Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 - Hệ thống quản lý chất lượng

Tiêu chuẩn ISO 9001 là gì?

Chắc hẳn, trong công việc hay cuộc sống thường nhật, chúng ta ai cùng đều ít nhiều nghe tới tiêu chuẩn ISO 9001. Vậy cụ thể ISO 9001 là tiêu chuẩn gì? Những nội dung sau đây sẽ cung cấp cho bạn đọc một cái nhìn khái quát nhất về ISO 9001. 

Tổng quan về tiêu chuẩn ISO 9001

Tiêu chuẩn ISO 9001 được biết đến là một tiêu chuẩn quốc tế phổ biến nhất trong các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý ISO. Cụ thể hơn, đây là một tiêu chuẩn được các doanh nghiệp/ tổ chức áp dụng cho thống quản lý chất lượng (QMS) của mình.

Nội dung của ISO 9001 bao gồm những nguyên tắc, yêu cầu cơ bản tập trung vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các quy trình trong QMS để đạt được mục tiêu mong muốn. Đó chính là đáp ứng, thỏa mãn được các yêu cầu cùng mong đợi của khách hàng và các bên liên quan khác. Đây chính là chìa khóa để doanh nghiệp có thể tồn tại và thành công trong bối cảnh nền kinh tế thị trường đang cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay. 

Các phiên bản của tiêu chuẩn ISO 9001?

Tiêu chuẩn ISO 9001 được xây dựng và chính thức ban hành lần đầu tiên vào năm 1987 bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế - ISO. Trải qua hàng chục năm phát triển, tiêu chuẩn này đã và đang không ngừng được cải tiến, cập nhập để đảm bảo tương thích với bối cảnh thực tế của nền kinh tế hiện nay.

Tính tới thời điểm hiện tại, ISO 9001 đã có tới 5 phiên bản. Cụ thể như sau: 

• ISO 9001:1987 - Đây là phiên bản đầu tiên của tiêu chuẩn ISO 9001. Phiên bản này gần như là thuần sản xuất và nặng về phần tài liệu.
• ISO 9001:1994 - Phiên bản này không có nhiều sự thay đổi so với phiên bản năm 1987. Chủ yếu vẫn tập trung vào hoạt động sản xuất chứ chưa tiếp cập đến khía cạnh cung cấp dịch vụ. 
• ISO 9001:2000 - Đây là phiên bản có sự thay đổi vượt bậc khi đã có thể áp dụng cả vào doanh nghiệp sản xuất và cung ứng dịch vụ. Tiêu chuẩn này cũng linh động và có tính tổng quát hơn. Hướng đến việc cải tiến liên tục để luôn đảm bảo được hiệu quả của việc quản lý quy trình và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
• ISO 9001:2008 - Phiên bản này chỉ có một vài sự thay đổi về mặt thuật ngữ và vẫn giữ nguyên các nội dung, điều khoản được sử dụng trong phiên bản năm 2000. 
• ISO 9001:2015 - Đây là phiên bản mới nhất hiện nay và được đánh giá là có sự cải tiến vượt bậc so với phiên bản đầu tiên. Cốt lõi của phiên bản này là tập trung vào việc kiểm soát và quản lý hệ thống dựa trên yếu tố rủi ro. Hướng đến sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp áp dụng nó. 

Doanh nghiệp nào nên áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001?

ISO 9001 là một tiêu chuẩn khá linh hoạt. Nó không bắt buộc doanh nghiệp phải làm theo điều này hay điều kia. Thay vào đó, các nguyên tắc, yêu cầu của ISO 9001 chỉ đóng vai trò như những định hướng để doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả khi vận hành và kiểm soát QMS của mình. 

Chính vì vậy, ISO 9001 có thể áp dụng cho QMS của mọi doanh nghiệp/ tổ chức. Không quan trọng quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ; là doanh nghiệp tư nhân hay nhà nước; mới thành lập hay đã hoạt động lâu năm; sản xuất hay kinh doanh sản phẩm hay dịch vụ gì...

Đặc biệt, ISO 9001 sẽ là một giải pháp hoàn hảo dành cho những doanh nghiệp muốn:

• Quản lý QMS theo quy trình một cách hiệu quả, chuyên nghiệp.
• Đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm/ dịch vụ hoặc đối tác khi đấu thầu. 
• Sử dụng đánh giá chứng nhận ISO 9001 như một phương pháp để marketing cho doanh nghiệp.
• Tích hợp ISO 9001 với các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý ISO khác để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. 

ISO 9001:2015 - Tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng

Như đã đề cập tới trước đó, ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Tiêu chuẩn này cũng là tiêu chuẩn hiện đang được sử dụng để chứng nhận QMS cho doanh nghiệp. Tại Việt Nam, TCVN ISO 9001:2015 hoàn toàn tương đương với tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Các mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là tập hợp của nhiều nguyên tắc, yêu cầu đảm bảo cho mọi khía cạnh của QMS trong một doanh nghiệp được kiểm soát và đạt được hiệu quả như mong đợi. Cụ thể, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hướng tới những mục đích sau đây: 

• Đảm bảo doanh nghiệp có khả năng cung cấp các phẩm/ dịch vụ một cách ổn định. Đáp ứng đúng được nhu cầu của khách hàng cũng như yêu cầu của pháp luật. 
• Là cơ sở để nâng cao mức độ thỏa mãn của khách hàng, đối tác. 
• Có các phương pháp, hành động hợp lý, kịp thời khi phát hiện các rủi ro hoặc cơ hội liên quan tới bối cảnh cùng mục tiêu của doanh nghiệp. 
• Đảm bảo doanh nghiệp có khả năng chứng minh sự phù hợp với những yêu cầu quy định của QMS. 

Các điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được chia ra thành 10 điều khoản. Mỗi điều khoản sẽ thiết lập những yêu cầu, quy tắc riêng liên quan đến các khía cạnh khác nhau trong một QMS. Cụ thể: 

Cấu trúc của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 theo chu trình PDCA

Một trong những đặc điểm nổi bật của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là nó được triển khai theo chu trình PDCA (Plan - Do - Check - Act). Cụ thể: 

Với chu trình PDCA trên đây, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mọi quy trình trong QMS đều được quản lý và kiểm soát một cách toàn diện. Các nguồn lực được phân bổ thỏa đáng, cũng như tìm ra được các cơ hội phù hợp giúp hệ thống luôn được cải tiến, cập nhập. 

Một số điểm cần lưu ý về tiêu chuẩn ISO 9001:2015

So với các phiên bản trước đó, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có nhiều sự cải tiến được đánh giá là đột phá và giúp việc quản lý chất lượng đạt được hiệu quả tối ưu và phù hợp với nền kinh tế hiện đại. Bởi vậy, để ISO 9001:2015 phát huy được tối đa hiệu quả trong công tác quản lý chất lượng, doanh nghiệp khi áp dụng tiêu chuẩn này cần lưu ý đến những điều sau: 

Áp dụng cấu trúc bậc cao

10 điều khoản được nêu ra trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được xây dựng dựa trên cấu trúc bậc cao. Cấu trúc này cũng được áp dụng với tất cả các tiêu chuẩn ISO về hệ thống quản lý khác. 

Điều này tạo ra sự đồng bộ và thống nhất. Giúp doanh nghiệp có thể linh hoạt hơn trong việc áp dụng các tiêu chuẩn một cách độc lập hoặc tích hợp chúng với nhau để tối ưu hiệu suất hoạt động. 

Các thuật ngữ và định nghĩa

Ở phiên bản năm 2015, các thuật ngữ trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã có sự điều chỉnh theo hướng cụ thể, dễ hiểu hơn. Sự thay đổi này được dựa trên cơ sở phù hợp với thực tế về bối cảnh kinh tế - xã hội hiện nay. Điều này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và linh hoạt trong việc sử dụng hơn. 

Tư duy dựa trên rủi ro 

Thực tế, tư duy dựa trên rủi ro luôn là một phần của tiêu chuẩn ISO 9001. Nhưng ở phiên bản năm 2015, điều này được nhấn mạnh và tiếp cận theo một cách rõ ràng hơn. 

Với cách tiếp cận này, doanh nghiệp có thể xác định các yếu tố tích cực hoặc tiêu cực có thể tác động tới kết quả của QMS. Đây chính là cơ sở để doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp phòng ngừa, kiểm soát sao cho phù hợp và kịp thời . Đảm bảo giảm thiểu tối đa các rủi ro cũng như tận dụng được tối đa các cơ hội thuận lợi cho doanh nghiệp.  

7 nguyên tắc quản lý chất lượng 

ISO 9001:2015 yêu cầu doanh nghiệp khi xây dựng và vận hành QMS cần phải đảm bảo tuân thủ 7 nguyên tắc về quản lý chất lượng sau đây: 

1. Hướng vào khách hàng.
2. Sự tham gia của lãnh đạo
3. Sự tham gia của tất cả mọi người
4. Tiếp cận QMS theo quá trình
5. Cải tiến liên tục
6. Đưa ra các quyết định dựa trên bằng chứng
7. Quản lý các mối quan hệ

7 nguyên tắc này được coi là cơ sở có tính chiến lược cho mọi quyết định liên quan đến công tác quản lý chất lượng trong một doanh nghiệp. Những nguyên tắc này cũng được thể hiện xuyên suốt trong mọi điều khoản của ISO 9001:2015. Tùy vào  từng giai đoạn hoạt động mà doanh nghiệp sẽ cần xem xét, cân nhắc về thứ tự ưu tiên của từng nguyên tắc để đảm bảo đạt được mục tiêu đã đặt ra. 

Bối cảnh của tổ chức

Việc xác định bối cảnh của tổ chức khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là đặc biệt quan trọng. Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng về điểm mạnh, điểm yếu, các cơ hội, thách thức cùng bối cảnh bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Bởi đây chính là cơ sở để QMS đi đúng hướng và đạt được thành công như kỳ vọng.  

Sự tham gia của lãnh đạo

Trong ISO 9001:2015, vai trò của người lãnh đạo được đặc biệt chú trọng. Có thể nói, một QMS chỉ có thể duy trì được hiệu lực cùng hiệu quả của nó khi có sự tham gia cùng cam kết của lãnh đạo thông qua việc:

• Chịu trách nhiệm về tính hiệu quả của QMS
• Đảm bảo QMS phù hợp với bối cảnh và chiến lược của doanh nghiệp.
• Tích hợp QMS vào các quy trình hiện có của doanh nghiệp.
• Thúc đẩy việc tiếp cận theo quá trình và tư duy dựa trên rủi ro.
• Cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết cho QMS
• Truyền đạt tầm quan trọng của việc tuân thủ QMS.
• Đảm bảo sự thành công của QMS.
• Hỗ trợ nhân viên duy trì QMS. 
• Thúc đẩy QMS được cải tiến liên tục.
• Hỗ trợ các quản lý khác trong các lĩnh vực liên quan tới QMS. 

Các tài liệu trong ISO 9001:2015?

ISO 9001: 2015 không quy định các phương pháp tiếp cận cụ thể để quản lý tài liệu. Mỗi doanh nghiệp sẽ cần tự quyết định cách tiếp cận riêng trong việc xây dựng, duy trì, lưu trữ, kiểm soát và cải tiến mọi tài liệu liên quan tới QMS. 

Trong ISO 9001:2015, sổ tay chất lượng cũng không còn là một tài liệu bắt buộc doanh nghiệp phải có. Đồng thời, nếu như nếu như doanh nghiệp không thực hiện những quy trình liên quan. Hoặc chứng minh được nó không ảnh hưởng tới việc sản phẩm/ dịch vụ phù hợp với yêu cầu của khách hàng, đối tác thì doanh nghiệp có thể không cần xây dựng những tài liệu đó. 

Các bước để đạt được hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015?

Để đạt xây dựng và vận hành một QMS hiệu quả và đạt chuẩn ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần tuân thủ theo các bước sau: 

Bước 1: Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Mỗi một doanh nghiệp sẽ có một QMS riêng với mục đích và các vận hành khác nhau. Nhưng nhìn chung, những công việc mà doanh nghiệp cần thực hiện để xây dựng QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 bao gồm:

• Xem xét sự phù hợp của việc áp dụng QMS trong doanh nghiệp. 
• Lãnh đạo cao nhất thể hiện cam kết về việc áp dụng QMS theo ISO 9001:2015.
• Xác định mục đích của việc áp dụng QMS trong doanh nghiệp.
• Lập ban ISO và phân bổ đội ngũ thành viên tham gia sao cho phù hợp. 
• Tổ chức đào tạo nhận thức về tiêu chuẩn ISO 9001 và cách xây dựng hệ thống tài liệu.
• Phân tích và đánh giá thực tế bối cảnh của doanh nghiệp. 
• Xây dựng, thực hiện, kiểm soát và đánh giá quá trình xây dựng, vận hành QMS.
• Cải tiến và hoàn thiện QMS dựa trên kết quả đánh giá QMS thực tế. 

Bước 2: Đăng ký chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Sau khi QMS đã đi vào vận hành, doanh nghiệp cần đăng ký cấp chứng chỉ ISO 9001:2015 tại tổ chức chứng nhận có thẩm quyền (như ISOCERT). Hoạt động chứng nhận sẽ giúp doanh nghiệp có thể nhìn nhận một cách khách quan mức độ phù hợp giữa QMS của mình so với những yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015. 

Trong quá trình đánh giá và chứng nhận, nếu như vẫn còn sự không phù hợp, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng sự không phù hợp đó là gì, nguyên nhân do đâu để có hành động khắc phục sao cho phù hợp. Một khi QMS của doanh nghiệp đáp ứng được các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp sẽ được cấp chứng chỉ ISO 9001:2015. 

Bước 3: Duy trì, giám sát hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Để đảm bảo QMS có hiệu lực và đem lại lợi ích, doanh nghiệp cần phải duy trì việc áp dụng nó theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001.Thường xuyên cải tiến, cập nhập QMS để luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp đang hướng tới. 

Hình ảnh: Mẫu giấy chứng nhận ISO 9001

Đồng thời, việc duy trì QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cũng chính là một điều kiện bắt buộc để giữ được giá trị của giấy chứng nhận ISO 9001:2015 trong thời gian còn hiệu lực. 

Trên đây là những thông tin sơ lược về tiêu chuẩn ISO 9001. Có thể khẳng định rằng, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không chỉ đơn thuần phục vụ cho việc đạt được chứng chỉ về QMS. Mà nó còn là một trong những công cụ hữu ích đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp. 

Xem thêm: Tiêu chuẩn ISO 9001 PDF

Nếu như có mong muốn tìm hiểu rõ hơn về tiêu chuẩn này, doanh nghiệp có thể truy cập vào website của ISOCERT. Hoặc gọi tới hotline 0976 389 199 để được đội ngũ của ISOCERT hỗ trợ, tư vấn chi tiết trong thời gian sớm nhất.