Các bước triển khai hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001

Bước 1: Xây dựng chính sách môi trường

Chính sách môi trường là kim chỉ nam cho việc áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý môi trường của tổ chức sao cho tổ chức có thể duy trì và có khả năng nâng cao kết quả hoạt động môi trường của mình. Do vậy, chính sách cần phản ánh sự cam kết của lãnh đạo cao nhất về việc tuân theo các yêu cầu của luật pháp và các yêu cầu khác được áp dụng, về ngăn ngừa ô nhiễm và cải tiến liên tục. Đây là giai đoạn đầu của cấu trúc HTQLMT, và là nền tảng để xây dựng và thực hiện HTQLMT. Chính sách môi trường phải được xem xét thường xuyên để đảm bảo hệ thống được thực hiện và đầy đủ.

Bước 2: Lập kế hoạch về quản lý môi trường

Đây là giai đoạn Lập kế hoạch trong chu trình Lập kế hoạch - Thực hiện – Kiểm tra - Đánh giá. Giai đoạn lập kế hoạch được thiết lập một cách hiệu quả là khi tổ chức phải đạt được sự tuân thủ với các yêu cầu về pháp luật và tuân thủ với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 và những mong đợi kết quả môi trường do chính mình lập ra. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:

- Xác định các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác về môi trường mà tổ chức/doanh nghiệp phải tuân thủ, các yêu cầu này có thể bao gồm: các yêu cầu pháp luật của quốc tế, quốc gia; các yêu cầu pháp luật của khu vực/tỉnh/ngành; các yêu cầu pháp luật của chính quyền địa phương.

- Xác định các khía cạnh môi trường có ý nghĩa: Tổ chức cần định đó các khía cạnh môi trường trong phạm vi hệ thống quản lý môi trường của mình, có tính đến đầu vào và đầu ra và, đây là một hoạt động rất quan trọng trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý môi trường. Khi xác định khía cạnh môi trường cần xem xét đến các hoạt động, quá trình kinh doanh, đầu vào và đầu ra có liên quan đến: Sự phát thải vào không khí, xả thải nước thải, quản lý chất thải, ô nhiễm đất, sử dụng nguyên liệu thô và tài nguyên thiên nhiên, các vấn đề môi trường của địa phương và cộng đồng xung quanh.

- Thiết lập mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình quản lý môi trường nhằm đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu đặt ra. Mỗi chương trình cần mô tả cách thức tổ chức sẽ đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu của mình, bao gồm cả thời gian, các nguồn lực cần thiết và người chịu trách nhiệm thực hiện các chương trình này.

Bước 3. Thực hiện và điều hành

Giai đoạn thứ ba của mô hình cung cấp các công cụ, các qui trình và các nguồn lực cần thiết để vận hành hệ thống HTQLMT một cách bền vững. Giai đoạn thực hiện và điều hành đưa hệ thống QLMT vào hoạt động. Giai đoạn này yêu cầu cập nhật liên tục những thay đổi, như phân công lại trách nhiệm cho các nhân viên khi các hoạt động hoặc sản phẩm của tổ chức thay đổi, hay những thay đổi nhu cầu đào tạo theo thời gian, hay chính sách và các thủ tục thông qua sự cải tiến liên tục. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:

- Cơ cấu và trách nhiệm: Tổ chức chỉ định một hoặc một nhóm người có trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện và duy trì hệ thống quản lý môi trường và cung cấp các nguồn lực cần thiết.

- Năng lực, đào tạo và nhận thức: Thực hiện các nội dung đào tạo thích hợp cho các đối tượng quản lý, các nhóm nhân công, nhóm quản lý dự án và các cán bộ điều hành chủ chốt của nhà máy.

- Thông tin liên lạc: Thiết lập và triển khai hệ thống thông tin nội bộ và bên ngoài nhằm tiếp nhận và phản hồi các thông tin về môi trường và phổ biến các thông tin cho những cá nhân/phòng ban liên quan. Các thông tin này thường bao gồm: luật định mới, thông tin của các nhà cung cấp, khách hàng và cộng đồng xung quanh, và phổ biến các thông tin về hệ thống quản lý môi trường tới người lao động.

-Văn bản hóa tài liệu của hệ thống quản lý môi trường: Tài liệu của hệ thống quản lý môi trường có thể bao gồm: sổ tay, các qui trình và các hướng dẫn sử dụng. Theo tiêu chuẩn, có 11 yêu cầu cần được lập thành văn bản, và các hướng dẫn công việc. Nếu tổ chức đã có hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, có thể kết hợp 6 qui trình cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng với hệ thống quản lý môi trường.

- Kiểm soát điều hành: Thực hiện các qui trình điều hành (các hướng dẫn công việc để kiểm soát các khía cạnh môi trường quan trọng của các quá trình sản xuất và các hoạt động khác mà đã được tổ chức xác định. Tổ chức cần lưu ý đến các khía cạnh môi trường có ý nghĩa liên quan đến các hoạt động và sản phẩm của các nhà thầu và nhà cung cấp.

- Sự chuẩn bị và ứng phó với tình trạng khẩn cấp: Thực hiện các qui trình nhằm xác định các tình trạng khẩn cấp tiềm ẩn và giảm thiểu tác động nếu tình trạng đó xảy ra (ví dụ : cháy nổ, rò rỉ các nguyên vật liệu nguy hại)

Bước 4: Kiểm tra và hành động khắc phục

Giai đoạn thứ tư của mô hình thể hiện hoạt động vận hành của hệ thống HTQLMT, đây là giai đoạn để xem xét cải tiến quá trình hoặc quyết định những thay đổi cho các giai đoạn khác. Giai đoạn thể hiện bước Kiểm tra trong chu trình Lập kế hoạch - Thực hiện – Kiểm tra - Đánh giá. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:

- Giám sát và đo: Tiến hành thủ tục giám sát và đo tiến trình của các dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra, hiệu quả hoạt động của các quá trình so với các tiêu chí đã đặt ra, định kỳ kiểm tra sự tuân thủ của tổ chức với các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác có liên quan đến các hoạt động kinh doanh của mình.

- Đánh giá sự tuân thủ: Tổ chức cần chứng minh rằng tổ chức đã đánh giá sự tuân thủ với các yêu cầu của pháp luật đã định rõ.

- Sự không phù hợp và hành động khắc phục và phòng ngừa: Thực hiện các thủ tục nhằm đưa ra các hành động khắc phục và phòng ngừa phù hợp khi xảy ra những sự không phù hợp của hệ thông quản lý môi trường như các vấn đề về kiểm soát quá trình, không tuân thủ với các yêu cầu của pháp luật, sự cố về môi trường.

- Hồ sơ: thực hiện thủ tục lưu giữ hồ sơ của hệ thống quản lý môi trường, các hồ sơ có thể bao gồm: các hồ sơ về giám sát quá trình; các hồ sơ về nhà thầu và nhà cung cấp, các hồ sơ về sự cố, các hồ sơ về thử nghiệm và sự chuẩn bị sẵn sàng với các tình huống khẩn cấp, hồ sơ về các cuộc họp môi trường, hồ sơ pháp luật…

- Đánh giá hệ thống quản lý môi trường: thực hiện thủ tục đánh giá hệ thống quản lý môi trường và các hoạt động của tổ chức nhằm xác nhận sự tuân thủ với hệ thống quản lý môi trường và với tiêu chuẩn ISO 14001. Cần báo cáo kết quả đánh giá tới lãnh đạo cấp cao. Thông thường chu kỳ đánh giá là một năm/ 1 lần nhưng tần suất có thể thay đổi phụ thuộc vào mức độ quan trọng của các hoạt động

Bước 5: Xem xét của lãnh đạo

Là giai đoạn thứ năm và là giai đoạn cuối của mô hình liên quan đến hoạt động xem xét của lãnh đạo về hệ thống QLMT. Quá trình xem xét yêu cầu thu thập các thông tin liên quan tới hệ thống QLMT và thông báo các thông tin này tới lãnh đạo cấp cao theo kế hoạch định trước. Mục đích của quá trình xem xét này gồm:

- Đảm bảo tính phù hợp liên tục của hệ thống HTQLMT;

- Xác định tính đầy đủ;

- Thẩm tra tính hiệu quả của hệ thống;

- Tạo điều kiện cải tiến liên tục hệ thống HTQLMT, các quá trình và thiết bị môi trường…

Từ kết quả xem xét của lãnh đạo về các thiết bị và nhân lực sử dụng trong quá trình áp dụng hệ thống HTQLMT cũng như các kết quả hoạt động về môi trường, tổ chức sẽ quyết định được điều kiện hiện tại có thể chấp nhận được, và cần phải thay đổi những gì. Giai đoạn này là bước Đánh giá trong chu trình Lập kế hoạch - Thực hiện – Kiểm tra - Đánh giá.

BKHCN - Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng cấp giấy chứng nhận, chứng nhận Tổ chức chứng nhận ISOCERT đánh giá, chứng nhận ISO 140001 đối với tổng hợp đa ngành. Quý Tổ chức/Doanh nghiệp có nhu cầu được đánh giá và cấp giấy chứng nhận và sử dụng dấu chứng nhận Hệ thống quản lý môi trường vui lòng liên hệ hotline 0916 239 199 hoặc Email contacts@isocert.org.vn để được hỗ trợ.