Tổng quan

Poka Yoke là thuật ngữ tiếng Nhật, có nghĩa là phòng ngừa sai lỗi hay chống sai lỗi, được phát triển bởi nhà tư vấn quản lý Shigeo Shingo như một phần của hệ thống sản xuất Toyota. Mục đích của Poka Yoke là để loại bỏ các khuyết tật sản phẩm bằng cách ngăn ngừa, sửa chữa hoặc cảnh báo kịp thời khi chúng xảy ra. Shigeo Shingo phân biệt giữa khái niệm sai sót không thể tránh được của con người và khiếm khuyết trong sản xuất. Mục đích của Poka Yoke là thiết kế quá trình khiến có thể phát hiện được những sai sót và sửa chữa ngay lập tức, loại bỏ các khuyết tật tại nguồn.

Trên thực tế, việc thiếu đào tạo, nhân viên mệt mỏi, hay quên, sự thiếu tính nhất quán của con người đều là nguyên nhân có thể dẫn đến sai lỗi hoặc bỏ qua các bước quan trọng của quá trình. Poka Yoke có thể ứng dụng cho bất cứ vị trí nào hoặc quá trình nào có nguy cơ xảy ra lỗi, trong sản xuất cũng như ngành công nghiệp dịch vụ.

Lợi ích

- Giúp con người và quá trình làm việc đúng ngay từ đầu;

- Giúp loại bỏ những sai sót xảy ra do con người và thiết bị;

- Phòng ngừa được những sai lỗi về sản phẩm và quá trình, do đó cải thiện đáng kể chất lượng và giảm thiểu các lãng phí do việc làm lại hoặc loại bỏ, giúp các thao tác trở nên đơn giản hơn.

Áp dụng

Trong quá trình sản xuất, kinh doanh chúng ta hay gặp phải các lỗi và sự cố khác nhau:

- Lỗi quá trình: quá trình hoạt động bị bỏ qua hoặc không thực hiện theo các quy trình hoạt động tiêu chuẩn;

- Lỗi cài đặt: sử dụng công cụ sai hoặc thiết lập điều chỉnh trên máy không chính xác;

- Thiếu linh kiện;

- Không đúng linh kiện/hạng mục sản xuất: linh kiện sai được sử dụng trong quá trình;

- Lỗi vận hành: thực hiện một hoạt động không chính xác, sử dụng các phiên bản về đặc điểm kỹ thuật không chính xác.

- Sai số đo: Lỗi trong điều chỉnh máy, đo lường thử nghiệm hoặc kích thước của một linh kiện đến từ một nhà cung cấp.

Có 4 mức độ trong chống sai lỗi gồm:

- OK - Lỗi được phát hiện sau khi tạo ra nó.

- GOOD - Lỗi đã được phát hiện trong cùng thời điểm được tạo ra.

- BETTER - Lỗi được ngăn chặn cùng thời điểm mà nó có thể xảy ra.

- BEST - Thiết kế không cho phép bị lỗi xảy ra.

Trình tự công việc cần thực hiện khi áp dụng chống sai lỗi bao gồm các bước:

Bước 1: Xác định những sai lỗi có thể xảy ra ngay cả khi có các hành động phòng ngừa. Xem xét lại mỗi bước trong quá trình đang làm đồng thời đặt ra câu hỏi “Trong bước này, lỗi nào có khả năng xảy ra nhất, lỗi con người hay do thiết bị?”

Bước 2: Quyết định một phương thức phát hiện ra một số lỗi hay sự cố máy móc có thể xảy ra hoặc sắp xảy ra. Ví dụ: đèn báo trong ô tô nhắc giúp bạn về việc đã thắt dây an toàn chưa? Hay trong một dây chuyền lắp ráp, khay giữ các phụ kiện sẽ giúp cho công nhân phát hiện ngay liệu có phụ kiện nào bị thiếu hay không?

Bước 3: Xác định và lựa chọn hành động phù hợp khi sai lỗi bị phát hiện:

- Kiểm soát: hoạt động nhằm tự khắc phục lỗi quá trình. Ví dụ: như thiết bị tự động chỉnh lỗi hay đánh dấu lỗi chính tả;

- Dừng hệ thống: quá trình hoặc thiết bị ngăn chặn hoặc chấm dứt quá trình khi có lỗi xảy ra. Ví dụ: tính năng tự động ngắt của chiếc bàn là dùng trong gia đình;

- Cảnh báo: báo động cho những người liên quan đến công việc khi có một sai lỗi xảy ra. Ví dụ: cảnh báo thắt dây an toàn. Trên thực tế, con người thường hay bỏ qua những tín hiệu cảnh báo, vì vậy các công cụ kiểm soát và dừng hệ thống thường được sử dụng.

Việc áp dụng những phương thức phát hiện, tự khắc phục, ngăn chặn/chấm dứt hoặc cảnh báo một vấn đề nào đó đòi hỏi chúng ta phải có thực tế và sáng tạo. Sau đây là một số phương pháp đơn giản nhất nên được sử dụng:

- Đặt mã bằng màu và hình dạng phù hợp với các chất liệu và tài liệu;

- Các biểu tượng và hình tượng để xác định dễ dàng các vật liệu, chi tiết, nguyên công thường bị lẫn lộn;

- Lập các bảng liệt kê công việc, mẫu bảng biểu rõ ràng, các quá trình công việc cập nhật nhất và sơ đồ công việc sẽ giúp ngăn chặn các lỗi xảy ra đối với các sản phẩm.

Dave Boenitz, một nhà quản lý của một Công ty sản xuất các thiết bị chất bán dẫn cho biết công cụ chống sai lỗi cần tập trung vào việc cải tiến và các nỗ lực sản xuất đúng thời điểm: “Chúng tôi đã tìm kiếm các phương thức làm dây chuyền láp ráp thật dễ hiểu để việc lắp ráp không thể nào bị sai lỗi. Vì vậy, chúng tôi đã thực hiện những cách có thể nhận biết dễ dàng bằng mắt như sử dụng sơ đồ được tô màu để dễ dàng nhận ra phần được lắp ghép với nhau”. Cũng tương tự như vậy, các loại kỹ thuật lắp ghép và những chi tiết gá lắp được thiết kế sao cho không thể lắp ráp sai lỗi – như là một chìa khoá chỉ khớp với một ổ khoá nhất định”. Bên cạnh đó, cũng cần quan tâm thêm đến việc kiểm tra công việc ở mỗi bước: “Người thực hiện công việc cần kiểm tra sản phẩm của họ trước khi nó chuyển qua một công đoạn khác, tiếp theo người tiếp nhận sản phẩm sẽ kiểm tra lại sản phẩm đó. Hành động này khi được thực hiện một cách hài hoà, chúng có thể giúp chúng ta loại bỏ hầu hết các lỗi lắp ráp có thể xảy ra”.