Tổng quan

Lợi ích

- Nâng cao uy tín: thể hiện rõ cho khách hàng sự quan tâm và cam kết của doanh nghiệp đối với chất lượng sản phẩm, dịch vụ;

- Chất lượng tốt hơn: doanh nghiệp có áp dụng công cụ kiểm soát chất lượng chủ động kiểm soát quá trình để không tạo ra hoặc giảm thiểu các rủi ro gây ra sản phẩm khuyết tật;

- Giảm chi phí liên quan đến chất lượng: giảm thiểu được các chi phí liên quan đến sản phẩm lỗi, kể cả sản phẩm đang trong quá trình nội bộ hoặc sau khi đã chuyển giao cho khách hàng;

- Các mục tiêu chất lượng trở nên rõ ràng hơn: mỗi nhân viên, công nhân sẽ hiểu và kiểm soát quá trình theo cách thức nhất quán;

- Giảm căng thẳng và nâng cao kỹ năng làm việc: người chủ trì quá trình tạo sản phẩm sẽ nhận thức, hiểu rõ và chủ động hơn trong việc kiểm soát quá trình để tạo ra sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng ngay từ đầu;

- Giảm chi phí: thông qua kiểm soát tốt, năng lực của quá trình sẽ được cải thiện, vì vậy giảm yêu cầu đối với hoạt động kiểm tra, thử nghiệm cuối cùng;

- Giảm thiểu các sự cố, hỏng hóc máy móc: phát hiện sớm các khiếm khuyết, hỏng hóc máy móc, thiết bị, do vậy hoạt động bảo trì, sữa chữa được tiến hành thuận lợi hơn.

Áp dụng

- Xác định vấn đề cần giải quyết;

- Lựa chọn công cụ thống kê thích hợp và khả thi;

- Thực hiện thu thập dữ liệu một cách chính xác, đầy đủ;

- Tiến hành phân tích dựa trên dữ liệu thống kê thu thập được, đánh giá và tìm nguyên nhân để có biện pháp cải tiến thích hợp.

Đây là những công cụ đơn giản nhưng mang lại những kết quả hữu hiệu. Các công cụ này có thể sử dụng một cách độc lập hoặc kết hợp với nhau để biến những sự kiện riêng lẻ, rời

rạc thành thông tin hữu ích cho quá trình ra quyết định. Nội dung chi tiết, cách lập và áp dụng từng công cụ được trình bày chi tiết tiếp theo.

• Biểu đồ Kiểm soát - Control Chart: là đồ thị đường gấp khúc biểu diễn giá trị trung bình của các đặc tính, tỷ lệ khuyết tật hoặc số khuyết tật. Chúng được sử dụng để kiểm tra sự bất thường của quá trình dựa trên những thay đổi của các đặc tính (đặc tính kiểm soát). Biểu đồ kiểm soát bao gồm 2 loại đường kiểm soát: đường trung tâm và các đường giới hạn kiểm soát, được sử dụng để xác định xem quá trình có bình thường hay không. Trên các đường này vẽ các điểm thể hiện chất lượng hoặc điều kiện quá trình. Nếu những điểm này nằm trong các đường giới hạn và không thể hiện xu hướng ra ngoài đường giới hạn thì quá trình đó ổn định. Nếu các điểm này nằm ngoài giới hạn kiểm soát hoặc thể hiện xu hướng ra ngoài nghĩa là đang có một nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến sự bất thường trong quá trình.

Lợi ích

- Kiểm soát sự biến động của quá trình (biến động ngẫu nhiên, biến động có thể loại bỏ nguyên nhân);

- Xác nhận rằng quá trình ổn định và để duy trì tính ổn định của quá trình;

- Kiểm tra sự bất thường của quá trình.

Áp dụng

Tùy theo từng dạng dữ liệu có các loại biểu đồ kiểm soát khác nhau.

• Biểu đồ Nhân quả - Cause and Effect Diagram: còn được gọi là biểu đồ xương cá, hoặc biểu đồ Ishikawa sử dụng để nhận biết các yếu tố mang lại những kết quả mong đợi cũng như các yếu tố, nguyên nhân gốc rễ gây ra những kết quả không mong đợi để có hành động khắc phục, cải tiến. Các yếu tố hay được đưa vào biểu đồ để phân tích như 5M &1E (Manpower - con người; Machinery - máy móc thiết bị; Materialn - nguyên vật liệu; Method - phương pháp; Measurement - đo lường và Environment - môi trường). Khi lập biểu đồ nhân quả thường áp dụng phương pháp Brainstorming (Não công) và 5 WHY.

Lợi ích

Biểu đồ nhân quả giúp xác định các nguyên nhân xảy ra khuyết tật. Đây là công cụ hữu hiệu xắp xếp mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả, phát hiện ra các nguyên nhân thực để phân tích và phân loại xem vấn đề tồn tại ở đâu.

Áp dụng

Bước 1: Đưa ra các vấn đề chất lượng cần xem xét, giải quyết với mục đích rõ ràng.

Bước 2: Sử dụng phương pháp Brainstorming để thảo luận về những yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề đó và thu thập ý kiến. Nên mô tả ý kiến trong giấy hoặc thẻ. Một số nguyên tắc cần lưu ý khi sử dụng phương pháp Brainstorming như sau:

- Không phê phán chỉ trích ý kiến của người khác;

- Viết ra càng nhiều ý kiến càng tốt;

- Khuyến khích các ý kiến của tất cả mọi người cho dù không cùng quan điểm;

- Tổng hợp, xắp xếp các ý kiến thu thập được.

Bước 3: Phân loại các yếu tố từ 4 đến 8 hạng mục và vẽ xương lớn chính. Yếu tố để xem xét các hạng mục này bao gồm: con người, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, phương pháp, đo lường, môi trường, hệ thống thông tin.

Bước 4: Xác định các xương nhánh vừa và nhỏ. Tìm các yếu tố từ xương lớn đến xương vừa, từ xương vừa đến xương nhỏ.

Bước 5: Đánh giá tầm quan trọng của mỗi yếu tố và đánh dấu vào các yếu tố có ảnh hưởng lớn tới vấn đề chất lượng được xem xét.

• Biểu đồ Pareto - Pareto Chart: Biểu đồ Pareto sử dụng các cột để minh họa những hiện tượng và nguyên nhân, nhóm lại các dạng như là các khuyết tật, tái sản xuất sửa chữa, khiếu nại, tai nạn và hỏng hóc. Đường gấp khúc được thêm vào để chỉ ra tần suất tích luỹ. Biểu đồ Pareto sắp xếp các dạng khuyết tật trên trục X theo tần số và số khuyết tật hoặc tổng sai lỗi và tổng tích luỹ của chúng trên trục Y.

Lợi ích

Biểu đồ Pareto được sử dụng rộng rãi để lựa chọn các vấn đề và các đối tượng nghiên cứu và khảo sát tại giai đoạn lập kế hoạch của quá trình giải quyết vấn đề về chất lượng và để xác nhận kết quả của hoạt động khắc phục khi các hành động này đã được thực hiện. Từ biểu đồ Pareto, cho thấy:

- Hạng mục nào quan trọng nhất;

- Hiểu được mức độ quan trọng;

- Để nhận ra tỉ lệ một số hạng mục trong số các hạng mục;

- Mức cải tiến đạt được sau khi thực hiện hoạt động cải tiến;

- Dễ dàng thuyết phục về một vấn đề nào đó khi chỉ cần nhìn

trên biểu đồ.

Áp dụng

Bước 1: Xác định vấn đề cần nghiên cứu (Ví dụ các hạng mục khuyết tật), dữ liệu cần thu thập, phương pháp và thời gian thu thập dữ liệu (Ví dụ dạng khuyết tật, vị trí, quá trình, máy móc, con người và phương pháp).

Bước 2: Sắp xếp bảng dữ liệu theo các hạng mục.

Bước 3: Điền vào bảng tính dữ liệu và tính toán tổng số.

Bước 4: Lập bảng dữ liệu cho biểu đồ Pareto theo các hạng mục, tổng số từng hạng mục, tổng số tích luỹ, phần trăm tổng thể và phần trăm tích luỹ.

Bước 5: Sắp xếp các hạng mục khuyết tật theo số lượng giảm dần và điền vào bảng dữ liệu.

Bước 6: Vẽ trục tung và trục hoành.

- Trục tung: Bên trái trục tung, đánh dấu vào trục, chia từ 0 đến tổng số các khuyết tật; Bên phải trục tung, đánh dấu vào trục, chia từ 0% đến 100%.

- Trục hoành: Chia trục hoành thành các khoảng theo số các loại khuyết tật đã được phân loại.

Bước 7: Xây dựng biểu đồ cột.

Bước 8: Vẽ đường cong tích luỹ. Đánh dấu các giá trị tích lũy (tổng tích lũy hay phần trăm tích lũy) ở phía trên bên phải khoảng cách của mỗi một hạng mục, nối các điểm bằng một đường cong.

Bước 9: Viết các chi tiết cần thiết trên biểu đồ.

- Các chi tiết liên quan tới biểu đồ: Tiêu đề, các con số quan trọng, đơn vị, tên người vẽ biểu đồ.

- Các hạng mục liên quan tới dữ liệu: thời gian thu thập dữ liệu, chủ đề và địa điểm nghiên cứu, tổng số dữ liệu

• Biểu đồ Phân bố - Histogram: là một dạng của đồ thị cột cho thấy các giá trị khác nhau trong một tập hợp các dữ liệu xuất hiện ở mức độ thường xuyên như thế nào. Biểu đồ phân bố sử dụng để theo dõi sự phân bố các thông số của sản phẩm hoặc quá trình, từ đó đánh giá năng lực của quá trình đó.

Lợi ích

- Phát hiện ra các vấn đề và thiết lập những chương trình cải tiến;

- Xem xét hành động nào là hiệu quả;

- Khẳng định kết quả của hành động

Áp dụng: Quá trình xây dựng biểu đồ phân bố bao gồm xây dựng bảng

tần suất và sau đó vẽ biểu đồ.

(1) Thiết lập bảng tần suất

Bước 1: Tính độ rộng (R)

R = (giá trị lớn nhất quan sát được) - (giá trị nhỏ nhất quan sát được)

Bước 2: Xác định độ rộng lớp

- Độ rộng của lớp được xác định sao cho độ rộng R, bao gồm các giá trị lớn nhất và nhỏ nhất, được chia thành các khoảng có độ rộng bằng nhau. Để có được độ rộng các khoảng bằng nhau, chia R cho 1, 2 hoặc 5 (hoặc 10, 20, 50, 0.2, 0.5...) để thu được từ 5 - 20 khoảng có độ rộng bằng nhau. Có 2 khả năng, sử dụng khoảng hẹp hơn nếu số lượng các giá trị đo lớn hơn hoặc bằng 100. Nếu giá trị này nhỏ hơn hoặc bằng 99 thì sử dụng khoảng rộng hơn.

- Số lớp: số lớp thường xấp xỉ bằng căn bậc 2 của số dữ liệu và có các điều chỉnh để quyết định độ rộng thích hợp. K có thể lấy theo bảng dưới đây:

Hoặc tính theo công thức K = n

- Độ rộng lớp: độ rộng lớp có thể được quyết định bằng các con số đơn giản như 1, 2 hay 5 (chúng ta sử dụng hệ thập phân) và số lớp phải được điều chỉnh. h = (giá trị lớn nhất - giá trị nhỏ nhất) / K

- Giá trị đại diện của lớp: là điểm giữa của mỗi lớp, thậm chí cả khi điểm giữa này không tròn số.

Bước 3: Chuẩn bị bảng tần suất, trong đó gồm các lớp, điểm giữa, đánh dấu tần suất, tần suất, vv...

Bước 4: Xác định biên và độ rộng của các lớp sao cho chúng bao gồm các giá trị lớn nhất và nhỏ nhất, viết vào bảng tần suất

Bước 5: Tính điểm giữa của các lớp

- Điểm giữa của lớp thứ nhất = (Tổng của biên trên và biên dưới của lớp thứ nhất) ÷ 2

- Điểm giữa của lớp thứ 2 = (Tổng của biên trên và biên dưới của lớp thứ 2) ÷ 2

Và tiếp tục tính theo như vậy.

Bước 6: Xác định tần suất. Ghi tần suất vào mỗi lớp sử dụng các ký hiệu.

(2) Vẽ biểu đồ

Bước 1: Vẽ trục ngang. Việc xác định tỷ lệ trên trục ngang không nên dựa vào độ rộng của lớp mà tốt hơn dựa trên đơn vị đo của số liệu.

Bước 2: Đánh dấu trục tung bên tay trái theo tỷ lệ tần suất và nếu cần thiết vẽ trục tung bên tay phải theo tỷ lệ tần suất tương đối. Chiều cao của lớp có tần suất lớn nhất nên gấp 0,5 đến 2 lần khoảng cách giữa giá trị lớn nhất trên trục hoành.

Bước 3: Đánh dấu tỷ lệ trục ngang với các giá trị biên của lớp.

Bước 4: Sử dụng độ rộng lớp như một đường cơ bản, vẽ hình chữ nhật với độ cao tương ứng với tần suất trong lớp.

Bước 5: Vẽ một đường thẳng trên biểu đồ phân bố để biểu thị giá trị trung bình, và đồng thời cũng vẽ một đường thẳng để chỉ ra giới hạn kỹ thuật, nếu có.

Bước 6: Tại chỗ trống của biểu đồ, ghi chú thông tin về các dữ liệu của biểu đồ (giai đoạn thu thập dữ liệu...), số dữ liệu n, giá trị trung bình, độ lệch chuẩn

• Biểu đồ phân tán - Scatter Diagram: Biểu đồ phân tán là một dạng hình vẽ, biểu thị mối quan hệ giữa hai thông số nhất định nào đó, xác định xem chúng có mối quan hệ với nhau không (còn được gọi là đồ thị X-Y). Ví dụ: quan hệ giữa tỉ lệ khuyết tật sản phẩm và thông số nhiệt độ.

Lợi ích: Biểu đồ phân tán cho thấy mối quan hệ và mức độ phụ thuộc giữa các nhân tố với nhau, từ đó xác định điều kiện tối ưu để giải quyết vấn đề.

Áp dụng

Bước 1: Thu thập cặp dữ liệu (X-Y). X và Y là hai đặc tính được giả định là có quan hệ với nhau. Nên có ít nhất 30 cặp dữ liệu.

Bước 2: Xác định giá trị lớn nhất và nhỏ nhất của X và Y, từ đó xác định tỉ lệ đơn vị trên trục tung và trục hoành sao cho chiều dài có số liệu trên hai trục gần bằng nhau.

Bước 3: Vẽ các điểm tương ứng với từng cặp dữ liệu trên biểu đồ.

Bước 4: Điền các dữ liệu liên quan như:

- Tên biểu đồ

- Khoảng thời gian thu thập dữ liệu

- Số cặp dữ liệu

- Tên các trục

- Tên người xây dựng biểu đồ

Bước 5: Tính hệ số tương quan (r). 

Tính tổng các bình phương của các đặc tính x và vẽ đường thẳng tương ứng với phương trình hồi qui. Phương trình hồi qui này có thể sử dụng cho các mục đích: dự báo quá trình, lập kế hoạch....

• Lưu đồ - Flowchart: Lưu đồ là một đồ thị biểu diễn một chuỗi các bước cần thiết để thực hiện một hành động, thường sử dụng các hình đã được chuẩn hoá phù hợp với ý nghĩa.

Lợi ích

Lưu đồ rất hữu ích khi muốn truyền đạt, hướng dẫn các bước thực hiện công việc cho tất cả mọi người và hỗ trợ hiệu quả khi giải thích những điểm cần cải tiến.

Áp dụng

Bước 1: Xác định phạm vi của quá trình;

Bước 2: Nhận biết các bước cần thực hiện;

Bước 3: Thiết lập trình tự các bước;

Bước 4: Kiểm tra để chắc chắn bạn đã sử dụng đúng các biểu tượng;

Bước 5: Kiểm tra lưu đồ và hoàn thiện.

• Phiếu kiểm tra - Checksheet: 

Phiếu kiểm tra là một phương tiện để lưu trữ dữ liệu, có thể là hồ sơ của các hoạt động trong quá khứ, cũng có thể là phương tiện theo dõi cho phép bạn thấy được xu hướng một cách khách quan. Đây là một dạng lưu trữ đơn giản một số phương pháp thống kê dữ liệu cần thiết để xác định thứ tự ưu tiên của vấn đề.

Các loại phiếu kiểm tra thông thường bao gồm:

(a) Phiếu kiểm tra để lưu hồ sơ hay để điều tra nghiên cứu.

- Phiếu kiểm tra các hạng mục khuyết tật

- Phiếu kiểm tra các nguyên nhân khuyết tật

- Phiếu kiểm tra nơi gây ra khuyết tật

- Phiếu kiểm tra quá trình khuyết tật

(b) Phiếu kiểm tra bảo dưỡng máy móc thiết bị.

Lợi ích

- Phiếu kiểm tra cung cấp những dữ liệu, bằng chứng khách quan về vấn đề nào đó.

- Phiếu kiểm tra được sử dụng cho việc thu thập dữ liệu. Dữ

liệu thu được từ phiếu kiểm tra là đầu vào cho các công cụ phân tích dữ liệu khác.

Áp dụng

Bước 1: Xác định mục đích rõ ràng.

Phải lập phiếu kiểm tra phù hợp với mục đích. Mục đích phải được xác định rõ ràng như: Điều tra nghiên cứu số khuyết tật; Điều tra nghiên cứu vị trí khuyết tật”, hay Điều tra nghiên cứu sự biến động về kích thước sản phẩm...

Bước 2: Quyết định loại phiếu kiểm tra phù hợp với mục đích kiểm tra.

Bước 3: Quyết định các hạng mục kiểm tra phù hợp với mục đích kiểm tra, xem xét dữ liệu chọn lọc. Phiếu kiểm tra phải nêu được các hạng mục khuyết tật, vị trí khuyết tật, nhưng không nên quá nhiều chi tiết.

Bước 4: Lập phiếu kiểm tra.

Khi thiết kế một mẫu phiếu kiểm tra phải tham khảo các phiếu kiểm tra khác và câ nhắc kỹ lưỡng việc xắp xếp để mô tả được các hạng mục cần kiểm tra. Phiếu kiểm tra phải dễ dàng lưu giữ, dễ dàng nhìn thấy được toàn bộ nội dung và dễ dàng xử lý sau khi thu thập dữ liệu. Phiếu kiểm tra cần phải có các hạng mục:

- Tiêu đề: để thấy được mục đích một cách dễ dàng.

- Mục tiêu và các hạng mục: Tên sản phẩm, tên chi tiết, tên hạng mục?

- Phương pháp kiểm tra: Bằng công cụ gì và như thế nào?

- Ngày, thời gian, khoảng thời gian và từ khi nào?

- Người kiểm tra: Ai kiểm tra?

- Địa điểm kiểm tra: Kiểm tra ở đâu?

- Kết quả kiểm tra: Tính toán toàn bộ, trung bình, tỷ lệ, v.v. và nêu lý do.

Bước 5: Hồ sơ dữ liệu

Dữ liệu sẽ được lưu giữ trong phiếu kiểm tra, do đó cần sử dụng dấu ///, //, /, /// / v.v để thuận tiện khi muốn mô tả một số loại dữ liệu trong một cột.

Bước 6: Kết quả kiểm tra như tổng số, giá trị trung bình, tỷ lệ, v.v. sẽ được mô tả sau khi tóm tắt kết quả phiếu kiểm tra.

Bước 7: Xem xét các kết quả kiểm tra

Bước tiếp theo là xem xét toàn bộ xu hướng, mức độ biến động, tỷ lệ giữa các hạng mục kiểm tra được, tần suất xuất hiện các khuyết tật hay tổng số khuyết tật, biến động do phân loại, khuynh hướng phân loại, dạng phân bố, v.v

Bước 8: Tìm nguyên nhân

Bước tiếp theo là xem xét và điều tra nghiên cứu các nguyên nhân: nguyên nhân khuyết tật, nguyên nhân biến động về kích thước, phân loại lao động, máy móc, nguyên vật liệu, phương pháp, v.v.

Bước 9: Thực hiện các biện pháp khắc phục

Việc thực hiện biện pháp khắc phục phải được đưa ra để tất cả những người có liên quan xem xét và có sự nhất trí giữa nhân viên và trưởng bộ phận liên quan.

Bước 10: Xem xét kết quả.

Bước 11: Tiêu chuẩn hoá

Khi đạt được kết quả tốt hơn, cần tiêu chuẩn hoá để phòng ngừa sự xuất hiện lại.