Tổng quan

ERP là gì

ERP là viết tắt của Enterprise resource planning (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hay thường được gọi là phần mềm quản lý doanh nghiệp). ERP là một hệ thống các ứng dụng phần mềm tích hợp mà các doanh nghiệp sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày như kế toán, mua sắm, quản lý dự án, quản lý rủi ro và tuân thủ cũng như các hoạt động của chuỗi cung ứng. Một bộ ERP hoàn chỉnh cũng bao gồm quản lý hiệu suất doanh nghiệp, phần mềm giúp lập kế hoạch, lập ngân sách, dự đoán và báo cáo kết quả tài chính của tổ chức.

Hệ thống ERP kết nối vô số quy trình kinh doanh với nhau và cho phép lưu chuyển dữ liệu giữa chúng. Bằng cách thu thập dữ liệu giao dịch được chia sẻ của một tổ chức từ nhiều nguồn, hệ thống ERP loại bỏ sự trùng lặp dữ liệu và cung cấp tính toàn vẹn của dữ liệu với một nguồn trung thực duy nhất.

Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?

Nhìn chung, hoạch định nguồn lực doanh nghiệp sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung cho các quy trình kinh doanh khác nhau để giảm lao động thủ công và đơn giản hóa quy trình kinh doanh hiện có. Một hệ thống ERP thường chứa các trang tổng quan nơi người dùng có thể xem dữ liệu thời gian thực được thu thập từ tất cả các doanh nghiệp để đo lường năng suất và lợi nhuận.

Ví dụ, một phần mềm chuỗi cung ứng ERP có thể nhận được đơn đặt hàng của khách hàng và sau đó tự động gửi thông tin đó đến trung tâm phân phối có vị trí hiệu quả nhất để hoàn thành đơn đặt hàng một cách kịp thời. Nếu bạn đã từng nhận thấy rằng địa chỉ trả hàng trên các gói hàng mà bạn nhận được từ cùng một nhà cung cấp không phải lúc nào cũng giống nhau, bạn có thể đã tận mắt chứng kiến ​​kết quả của công nghệ này. Tùy thuộc vào giải pháp bạn chọn, ERP của bạn có thể xem xét mức tồn kho, thời gian vận chuyển và các yếu tố khác để quyết định trung tâm phân phối nào sẽ hiệu quả nhất và tiết kiệm chi phí nhất trong việc hoàn thành đơn đặt hàng.

Nếu không có ERP, dữ liệu thường được lưu trữ theo từng bộ phận và có thể khó truy cập trong toàn công ty. Bằng cách sử dụng ERP, dữ liệu từ nhiều phòng ban có thể dễ dàng được chia sẻ và hiển thị trong một tổ chức. Sự giàu có về thông tin và sự đơn giản hóa này có thể hỗ trợ việc phát triển các mục tiêu kinh doanh và giảm thời gian mà nhân viên của bạn dành cho các công việc có thể được tự động hóa.

Các loại triển khai hệ thống ERP 

Có một số kiểu phát triển ERP đang là xu hướng trên thị trường ngày nay. Để tránh nhầm lẫn khi các nhà cung cấp ERP đưa ra giải pháp cho bạn, hãy cố gắng tìm hiểu ba kiểu phát triển ERP phổ biến sau đây:

• ERP tại chỗ (hay được gọi là On-Premise ERP): được cài đặt cục bộ trên phần cứng và máy chủ của công ty bạn do nhân viên CNTT của bạn quản lý. Đầu tư ban đầu cho ERP thông thường khá cao vì công ty của bạn cần mua máy chủ để vận hành hệ thống. Bạn cũng phải có nhân viên CNTT chịu trách nhiệm quản lý và bảo trì hệ thống. Ngoài ra, việc nâng cấp hệ thống ERP tại chỗ cũng đòi hỏi nhiều nỗ lực, vì nhóm CNTT của bạn sẽ phải bắt đầu tùy chỉnh lại từ đầu và các tùy chỉnh đã triển khai trước đó của bạn sẽ bị xóa sổ.

Mặc dù đòi hỏi nhiều chi phí và công sức, các giải pháp ERP thông thường vẫn có nhu cầu lớn vì các hệ thống này cho phép các công ty xử lý dữ liệu của chính họ để đảm bảo an toàn. Ngoài ra, hệ thống ERP tại chỗ cũng dễ dàng tùy chỉnh và kiểm soát nhiều hơn quá trình triển khai. Các giải pháp ERP thông thường thường phổ biến hơn ở các công ty quy mô lớn.

• ERP dựa trên đám mây (hay còn gọi là Cloud ERP hoặc còn gọi là SaaS ERP): là một loại hình triển khai ERP cho phép các công ty quản lý dữ liệu tập trung thông qua kết nối internet. Nhà cung cấp ERP của bạn chịu trách nhiệm về sự thông suốt của hệ thống này và họ giám sát nó thông qua phần phụ trợ. Người dùng chỉ cần tên người dùng và mật khẩu là có thể truy cập vào hệ thống.

Chi phí đầu tư cho một hệ thống ERP đám mây thấp hơn nhiều so với ERP tại chỗ. Tuy nhiên, người dùng phải chịu chi phí chung (thường là hàng tháng) miễn là họ sử dụng hệ thống. Các giải pháp ERP dựa trên đám mây phổ biến hơn trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Những ưu điểm của ERP đám mây như: triển khai nhanh hơn, cập nhật và nâng cấp hệ thống định kỳ, tính di động cao cho phép bạn theo dõi doanh nghiệp của mình mọi lúc mọi nơi. 

• ERP kết hợp: là sự kết hợp giữa ERP tại chỗ và ERP đám mây. Nó phục vụ như một giải pháp hợp lý cho nhiều công ty muốn nâng cấp hệ thống ERP thông thường hiện tại của họ mà không cần phải thay đổi chúng. Ngoài việc phân tách các chức năng giữa ERP thông thường và ERP dựa trên đám mây, Hybrid ERP còn giúp các công ty tích hợp hoặc thêm các chức năng vào hệ thống ERP hiện có của họ với chi phí tối thiểu.

Những ngành nào có thể được hưởng lợi từ ERP?

Mặc dù ban đầu ERP được thiết kế cho ngành sản xuất, nhưng giờ đây phần mềm đã mở rộng sang nhiều lĩnh vực khác như dịch vụ, giáo dục, bán lẻ và bán buôn, bất động sản, thực phẩm và đồ uống, y tế và thậm chí cả chính phủ.

Mọi tổ chức chắc chắn đều quản lý nhân viên, mua sản phẩm hoặc dịch vụ, bán hoặc phân phối thứ gì đó, và hạch toán tài chính. ERP cho phép các tổ chức từ mọi ngành tích hợp và quản lý tất cả các chức năng cơ bản này.

Tại sao ERP lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao rất nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm các giải pháp ERP? Họ cần chúng là để gì? Hầu hết các công ty hiện nay đang trong quá trình triển khai ERP hoặc đã triển khai thành công. Họ sẽ không bao giờ xem xét triển khai ERP ngay từ đầu nếu hệ thống không có lợi thế cho doanh nghiệp của họ. Hãy phân tích những lợi ích của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp của bạn.

1. Tối ưu hóa hiệu quả

Hệ thống ERP phục vụ cho việc đơn giản hóa nhiều quy trình kinh doanh vốn tốn nhiều thời gian và công sức khi thực hiện thủ công. Các công việc lặp đi lặp lại như theo dõi hàng tồn kho, phân công công việc cho nhân viên, theo dõi giờ làm việc, phân phối tiền lương, tạo báo cáo tài chính, tất cả đều có thể được thực hiện tự động.

Bằng cách tự động hóa các quy trình phức tạp, nhân viên của bạn có thể tập trung hơn vào các sản phẩm cốt lõi của họ mà không làm phiền lẫn nhau. Ví dụ: nhóm tiếp thị có thể tạo dữ liệu lưu lượng truy cập web hàng ngày mà không cần phải yêu cầu từ nhóm CNTT hoặc nhóm kế toán có thể tạo báo cáo liên quan đến bán hàng mà không cần phải phụ thuộc vào người quản lý bán hàng.

Hệ thống ERP cũng cung cấp khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng cho các nhà quản lý và các bên liên quan trong công ty. Những người ra quyết định có thể theo dõi các chỉ số hoạt động chính trong toàn công ty thông qua bảng điều khiển. Tất cả dữ liệu cần thiết có thể được tạo trong thời gian thực.

2. Tăng cường hợp tác trong nhóm

Sự hợp tác giữa các bộ phận là một phần quan trọng và thường cần thiết của một doanh nghiệp. Hệ thống ERP phá vỡ các rào cản giữa các phòng ban trong công ty. Với dữ liệu được lưu trữ trong phần mềm ERP tập trung và nhất quán, một bộ phận có thể truy cập dữ liệu từ các bộ phận khác. SaaS hoặc ERP dựa trên đám mây có thể mở rộng sự hợp tác giữa các nhóm hiện có trên nhiều văn phòng ở các địa điểm khác nhau qua internet.

3. Giảm chi phí vận hành

Hệ thống ERP cũng giúp các công ty tiết kiệm chi phí hoạt động. Vì hầu hết các hoạt động vận hành đều được tự động hóa, nên có thể lường trước được nhiều sự gián đoạn, chậm trễ và sự cố khác nhau. Tất cả các công việc phức tạp có thể được hoàn thành nhanh chóng hơn, do đó giảm thời gian thực hiện. Các công ty cũng có thể giảm số lượng lao động vì các giải pháp ERP đảm nhận nhiều nhiệm vụ hàng ngày.

4. Cải thiện bảo mật dữ liệu

Các giải pháp ERP có tường lửa và các biện pháp kiểm soát hạn chế để ngăn chặn vi phạm dữ liệu. Tất cả dữ liệu được lưu giữ trong một hệ thống tập trung để các điểm truy cập được giám sát chặt chẽ và tập trung bảo mật. Quản trị viên chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu công ty có thể cung cấp quyền truy cập hạn chế cho nhân viên. Ví dụ: người quản lý nhân sự có thể ẩn một số dữ liệu quan trọng chỉ cho chính họ và các bên liên quan trong khi cấp quyền cho nhân viên xem dữ liệu tài chính của họ.

Quản trị viên cũng có thể nhanh chóng hủy kích hoạt quyền truy cập của những nhân viên bị sa thải và cấp quyền truy cập cho những nhân viên mới. Các giải pháp ERP cũng hiển thị các hoạt động của người dùng, do đó quản trị viên có thể dễ dàng xác định các hành động trái phép hoặc các mẫu hoạt động đáng ngờ trong hệ thống.

5. Đưa ra dự báo thực tế, chính xác

Một trong những điều quan trọng nhất để phát triển kinh doanh là khả năng đưa ra dự báo chính xác. Các bên liên quan dựa vào các báo cáo để đưa ra các dự báo cuối cùng sẽ ảnh hưởng đến quyết định mà họ đưa ra. Do đó, điều rất quan trọng đối với các doanh nghiệp là phải có được các báo cáo theo thời gian thực, đầy đủ và nhất quán. ERP có thể tạo điều kiện cho tất cả những điều đó.

Các công cụ báo cáo ERP sử dụng các bộ lọc và phân tích phức tạp có thể lọc các điểm không nhất quán trong dữ liệu. Hệ thống cũng đảm bảo rằng dữ liệu thu được được tạo ra trong thời gian thực. Các báo cáo kinh doanh chính xác sẽ giúp các bên liên quan đưa ra quyết định tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của họ.

Làm thế nào để bạn biết rằng doanh nghiệp của bạn cần ERP?

Mỗi doanh nghiệp là duy nhất và đối mặt với những thách thức khác nhau. Bây giờ câu hỏi đặt ra là, làm thế nào để bạn biết rằng doanh nghiệp của bạn cần ERP? Sau đây là một số thông số cho thấy rằng bạn nên cân nhắc sử dụng hệ thống ERP ngay bây giờ.

• Nhân viên của bạn dành quá nhiều thời gian cho những công việc không nên làm theo cách thủ công
• Bạn không có quyền truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào dữ liệu bạn cần để đưa ra quyết định kinh doanh
• Bạn làm việc với nhiều nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp khác nhau trên các khu vực hoặc quốc gia khác nhau
• Bạn có nhiều ứng dụng khác nhau mà bạn đã triển khai cho doanh nghiệp của mình trong nhiều năm, nhưng chúng không được kết nối với nhau
• Bạn không thể theo dõi mức tồn kho của mình mỗi ngày
• Bạn dành quá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm thông tin, cố gắng tăng năng suất và hiệu quả cũng như tích hợp các chức năng khác nhau trong doanh nghiệp của mình
• Nhân viên của bạn không thể dễ dàng cộng tác hoặc chia sẻ thông tin với nhau
• Bạn không thể truy cập thông tin và dữ liệu kinh doanh quan trọng khi ở ngoài văn phòng
• Bạn giải quyết vấn đề khi quá muộn; Nói cách khác, bạn không thể chủ động khi xác định các vấn đề trong quy trình kinh doanh của mình

Nếu hầu hết các điểm nêu trên đều phù hợp với bạn, thì điều đó có nghĩa là đã đến lúc bạn phải tìm ngay giải pháp ERP phù hợp.

Top 5 phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp. Bên dưới đây là top 5 phần mềm quản lý doanh nghiệp mà theo đánh giá của ISOECRT là tốt nhất ở thời điểm hiện tại:

1. Phần mềm quản lý doanh nghiệp AMIS.VN
2. Phần mềm quản lý doanh nghiệp Facework
3. Tổng quan về phần mềm quản lý doanh nghiệp BRAVO
4. Phần mềm quản lý doanh nghiệp OOC – digiiMS
5. Phần mềm quản lýdoanh nghiệp Ecount

Có thể nói với tình hình kinh doanh ngày càng cạnh tranh khốc liệt, bạn phải có khả năng bắt kịp xu hướng công nghệ luôn thay đổi. Điều hành doanh nghiệp của bạn bằng các phương pháp thủ công hoặc lỗi thời sẽ chỉ khiến doanh nghiệp của bạn bị tụt hậu. Nếu các chủ doanh nghiệp khác đã tự động hóa hoạt động của họ, thì tại sao bạn lại không?

ERP giúp đơn giản hóa các hoạt động phức tạp khác nhau, tăng hiệu quả, giảm chi phí và tối ưu hóa năng suất của doanh nghiệp của bạn. Nó có thể áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô nhỏ, vừa và lớn.

Bây giờ bạn đã tìm hiểu phần mềm ERP là gì, ERP hoạt động như thế nào, các loại hình triển khai ERP,...cho đến các lợi ích mà doanh nghiệp có thể đạt được từ ERP. Điều tiếp theo cần làm là xác định tất cả những thách thức mà doanh nghiệp của bạn đang gặp phải và các giải pháp cần thiết. Nếu bạn không chắc chắn về các tính năng bạn cần trong hệ thống ERP, đừng ngần ngại thảo luận với ISOCERT - chúng tôi sẵn sàng cung cấp giải pháp phần mềm quản lý phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.