Tổng quan

Trong suốt 50 năm qua, kinh tế thế giới đã có những bước chuyển rõ rệt từ nền tảng sản xuất thuần tuý sang hệ thống sản xuất dựa vào kỹ năng và tri thức. Ở Mỹ, chỉ trong vòng 40 năm số người lao động thuần tuý đã giảm gần một nửa (34% lực lượng lao động vào năm 1980 so với 57% vào năm 1940).

Quản lý tri thức (KM) là quá trình của việc quản lý một cách cẩn trọng tri thức để đáp ứng các nhu cầu hiện hữu, để nhận ra và khai thác những tài sản tri thức hiện có và có thể đạt được và để phát triển những cơ hội mới.

Ngày nay, tương lai và giá trị của một công ty phụ thuộc vào khả năng phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới một cách nhanh chóng và kịp thời để có thể bắt nhịp với những nhu cầu luôn thay đổi. Thay vì một số cách tiếp cận truyền thống như TQM hay tái cơ cấu quá trình, các doanh nghiệp giờ đây coi KM như một yếu tố mới nhưng quan trọng nhất để giữ vững lợi thế cạnh tranh bằng thoả mãn khách hàng.

Lợi ích

- Tăng năng suất.

- Thúc đẩy hoạt động đổi mới.

- Cải thiện hiệu quả quản lý.

- Nâng cao sự thoả mãn của Khách hàng.

- Thu hút và khai thác nhân tài.

- Khuyến khích học hỏi, chia sẻ.

Áp dụng

Để thực hiện quản lý tri thức có hiệu quả ta cần thực hiện qua 8 bước sau:

Bước 1: Thiết lập mục tiêu chương trình quản lý tri thức 

Trước khi lựa chọn một công cụ, xác định một quá trình, và phát triển công việc, bạn nên hình dung rõ và đặt ra mục tiêu cuối cùng. Để thiết lập các mục tiêu chương trình quản lý tri thức thích hợp cần xác định các vấn đề kinh doanh mà cần phân tích. Cung cấp cả hai mục tiêu ngắn hạn và dài hạn nhằm giải quyết các vấn đề kinh doanh.

Bước 2: Chuẩn bị cho sự thay đổi

Kiến thức quản lý là nhiều hơn chỉ là một ứng dụng của công nghệ. Nó liên quan đến những thay đổi văn hóa trong cách các nhân viên cảm nhận và chia sẻ kiến thức họ phát triển hoặc sở hữu. Một trở ngại văn hóa phổ biến để gia tăng chia sẻ kiến thức là các công ty chủ yếu là thưởng thành tích cá nhân. Do đó, quản lý tri thức cần hướng tới mọi cá nhân trong tổ chức.

Bước 3: Xác định quy trình quản lý tri thức cấp cao

Để thuận lợi cho việc quản lý hiệu quả tài sản tri thức của tổ chức, bạn nên bắt đầu bằng cách đặt ra một quy trình quản lý kiến thức cấp cao. Quá trình này có thể được phát triển mạnh với các thủ tục chi tiết và hướng dẫn công việc trong suốt thời gian dài. Tuy nhiên, nó phải được hoàn thành và phê duyệt trước khi thực hiện quản lý tri thức (bước 7). Tổ chức bỏ qua hoặc lơ là việc xác định quá trình quản lý tri thức sẽ không nhận ra tiềm năng đầy đủ các mục tiêu quản lý kiến thức của họ. Làm thế nào kiến thức được xác định, nắm

giữ, phân loại, và phổ biến tốt nhất. Nhìn chung, các hoạt động này bao gồm chiến lược kiến thức, sáng tạo, xác định, phân loại, nắm bắt, xác nhận, chuyển giao, bảo trì, lưu trữ, đo lường và báo cáo.

Bước 4: Xác định nhu cầu và ưu tiên công nghệ

Tùy thuộc vào các mục tiêu chương trình thành lập trong bước một và các quá trình quản lý tri thức tại bước thứ ba, bạn có thể bắt đầu để xác định và ưu tiên các nhu cầu công nghệ quản lý kiến thức của bạn. Với một loạt các giải pháp quản lý tri thức, bắt buộc phải hiểu chi phí và lợi ích của mỗi loại công nghệ và các nhà cung cấp công nghệ chính trên thị trường. Không quá nhanh chóng để mua một công nghệ mới mà không cần xác định xem công nghệ hiện tại của bạn có thể đáp ứng nhu cầu của bạn?

Bước 5: Đánh giá hiện trạng tổ chức

Đánh giá kiến thức quản lý nên bao gồm tất cả năm thành phần quản lý kiến thức cốt lõi: con người, quy trình, công nghệ, cơ cấu, và văn hóa. Cần có cách nhìn tổng quan của việc đánh giá, khoảng cách giữa các quốc gia hiện tại và mong muốn.

Bước 6: Xây dựng lộ trình thực hiện cho quản lý tri thức

Với việc đánh giá hiện trạng của tổ chức mà từ đó xây dựng lộ trình thực hiện cho chương trình quản lý kiến thức của bạn. Nhưng trước khi đi quá xa, bạn nên tái xác nhận cam kết hỗ trợ của lãnh đạo cấp cao, cũng như kinh phí để thực hiện và duy trì chương trình quản lý tri thức. Nếu không có những điều kiện tiên quyết, nỗ lực của bạn sẽ là vô ích. Một lộ trình tốt sẽ mang lại một số chiến thắng ngắn hạn trong bước đầu tiên của dự án và

sẽ tăng cường hỗ trợ cho các bước tiếp theo.

Bước 7: Thực hiện

Thực hiện chương trình quản lý kiến thức và trở thành hiệu quả cho tổ chức của bạn sẽ cần nguồn nhân lực đáng kể và cả kinh phí. Được chuẩn bị cho một đoạn đường dài, nhưng đồng thời, đảm bảo rằng những tiến bộ gia tăng được thực hiện và

công bố công khai.

Bước 8: Đo lường và cải thiện Chương trình Quản lý tri thức

Làm thế nào bạn sẽ biết đầu tư quản lý kiến thức của bạn đang làm việc? Bạn sẽ cần một cách để đo lường hiệu quả thực tế của bạn và so sánh rằng kết quả dự đoán. Nếu có thể, thiết lập các chỉ số đo cơ bản để so sánh với các kết quả thực hiện để đánh giá mức độ.