Triển khai kế hoạch Cải tiến chất lượng

1. Chương trình và Sáng kiến ​​Mới

Chương trình Cải tiến Chất lượng (Tinh gọn, Kaizen, Six Sigma, Cải tiến Liên tục, TPM, v.v.) không được áp đặt một sáng kiến ​​hoàn toàn mới cho doanh nghiệp của bạn. Nếu có thể, hãy sử dụng các công cụ, điều khoản và hệ thống hiện có, đặc biệt là khi chúng có liên quan đến kết quả kinh doanh tốt. Có thể cần phải điều chỉnh chương trình mới khi cần thiết. Nếu mọi người cảm thấy chương trình là một quá trình mà họ đã quen thuộc, thì nó sẽ tránh tâm lý “đây rồi chúng ta lại có thêm một hương vị ớt cay khác trong tháng”.

2. Khung xương vững chắc

Một “tư duy cải tiến” hoặc khuôn khổ tốt cho một hệ thống bền vững phải đã tồn tại trong doanh nghiệp, nơi càng nhiều người hiểu và cam kết tiếp tục quá trình càng tốt. Tối thiểu, hệ thống mới phải khuyến khích nhiều hơn nữa việc tạo ra ý tưởng, thu thập và lựa chọn, thành lập nhóm và các phương pháp tiếp cận chính thức để giải quyết vấn đề, ghi nhận và giao tiếp và cuối cùng là theo dõi. Cố gắng đạt được cam kết từ mọi người trong doanh nghiệp về khuôn khổ cơ bản ngay từ đầu và đảm bảo có sự hiểu biết chung và thống nhất về bức tranh lớn về cách áp dụng sáng kiến ​​Quản lý chất lượng.

3. Cấp tín dụng

Trong hầu hết các doanh nghiệp, các sáng kiến ​​Cải tiến Chất lượng không thực sự là một suy nghĩ hoàn toàn mới, vì nhiều người đã tiếp xúc và làm việc với các khái niệm Cải tiến Chất lượng trong một thời gian dài và với một số thành công. Điều quan trọng là phải thừa nhận những thành tích trong quá khứ và công nhận những nhà vô địch đã làm nên điều đó bằng cách giao cho họ những vai trò quan trọng đối với làn sóng mới. Tuy nhiên, nếu cách tiếp cận đã cũ, bạn có thể muốn xây dựng một đội khác và tiếp cận sáng kiến ​​một cách chủ động hơn. Nếu các dự án trước đây không thành công thì điều quan trọng là phải cho thấy sáng kiến ​​mới khác với sáng kiến ​​trước như thế nào và tại sao nó lại có cơ hội thành công tốt hơn.

4. Khuyến khích ý tưởng

Ý tưởng nên đến từ bất kỳ ai và không có ý tưởng nào bị từ chối. Làm cho mọi người biết các tiêu chí để thiết lập các ưu tiên và mục tiêu là gì cho sáng kiến ​​Cải tiến Chất lượng. Chỉ định trách nhiệm hoặc nhà tài trợ, những người có thể kích thích sự nảy sinh ý tưởng trong lĩnh vực ảnh hưởng của họ. Nên luôn có một lượng dư ý tưởng đang chờ thực hiện. Bất kỳ ý tưởng nào bị từ chối hoặc bị trì hoãn phải được cung cấp lại cho người khởi tạo, giải thích lý do cho quyết định.

5. Lựa chọn cá nhân hoặc dự án thí điểm

Tùy thuộc vào cách tiếp cận của bạn, có thể cần bắt đầu chương trình ở quy mô nhỏ hoặc như một “Thí điểm”. Trong trường hợp này, các tiêu chí để lựa chọn các dự án đầu tiên phải dựa trên một dự án có kết quả trực tiếp mang lại lợi ích và tác động đến nhiều người trong doanh nghiệp và khi kết quả đó có thể nhìn thấy được trong vòng một vài tháng. Bạn nên chọn một mục đích được tạo thành “Một Nhóm” để dẫn dắt Thí điểm. “Đội tấn công” này nên bao gồm những người sẵn sàng nói về những gì đang xảy ra với tất cả đồng nghiệp của họ và những người muốn thấy sự cải thiện xảy ra.

6. Hòa nhập và làm việc thông qua mọi người

Tránh chỉ định cho từng bước trong phương pháp tiếp cận của bạn, thay vào đó chọn sử dụng phương pháp tiếp cận được tạo điều kiện để nhận được sự hỗ trợ và thu hút từ các nhóm liên quan. Luôn cởi mở với một nhóm bằng cách sử dụng cách tiếp cận khác mặc dù vẫn phù hợp với các mục tiêu tổng thể. Việc ép buộc mọi thứ xuống cổ họng của mọi người không thực sự hoạt động tốt. Việc tạo điều kiện thuận lợi sẽ cho phép một nhóm đạt được kết luận đã được hình thành trước theo cách riêng của họ. Trên cùng một bối cảnh, hãy cho phép các nhóm quyết định những nhiệm vụ và hành động sẽ được thực hiện và đề nghị giúp đỡ thay vì phân bổ nhiệm vụ trực tiếp cho những người khác nhau.

7. Thông báo cho mọi người về tiến độ và kết quả

Sự thành công của một chương trình Cải tiến Chất lượng tốt phụ thuộc vào phản hồi tốt và giao tiếp xung quanh tiến trình. Báo cáo về Tiến độ có thể có nhiều hình thức, miễn là thông tin liên quan và kịp thời được truyền đạt. Điều quan trọng là phải công khai kỷ niệm bất kỳ thành công nào đến từ chương trình. Cuối cùng, khi các kỷ lục mới đã được thiết lập và các Mục tiêu cải tiến cũ bị “phá vỡ”, hãy đặt các mục tiêu mới và làm cho chúng được biết đến.

8. Những gì đo lường được phải được quản lý

Đặt một hệ thống giám sát tốt để theo dõi số lượng ý tưởng được tạo ra theo thời gian, mức độ tham gia của mọi người tại bất kỳ thời điểm nào và tích lũy trong suốt quá trình, tỷ lệ thực hiện và Lợi tức đầu tư hoặc lợi ích. Theo dõi và chỉ ra mối tương quan trực tiếp giữa nỗ lực và lợi ích là cách tốt nhất để duy trì Chương trình Chất lượng. Sử dụng các mục tiêu đã thống nhất và KPI làm "que thăm" của bạn. Gần đây, tôi đã đăng một bài viết về Tại sao doanh nghiệp của bạn nên quan tâm đến KPI trên blog của tôi mà bạn có thể tham khảo để biết thêm chi tiết về KPI.

9. Tài trợ của các bên liên quan

Theo quan điểm của tôi, khi nói đến việc hỗ trợ và tài trợ cho các Chương trình Chất lượng, Đầu tư Thời gian đáng giá hơn trọng lượng vàng của nó, đặc biệt nếu “thời gian” này là do Top Management cung cấp. Một ban lãnh đạo cấp cao có cam kết rõ ràng luôn gửi thông điệp phù hợp trong toàn bộ tổ chức và thể hiện “cuộc nói chuyện”. Đôi khi, việc tham dự và hỗ trợ một buổi nhóm Dự án, cuộc họp hoặc tụ tập một cách thường xuyên không cần nỗ lực nhiều hơn. Một nhà quản lý cấp cao được nhìn thấy với tay áo xắn lên tại văn phòng tiền tuyến của Gemba hoặc cửa hàng là hình thức tuyên truyền tốt nhất.

10. Vui vẻ & Liên kết

Một cách tốt để giữ cho các Chương trình Chất lượng của bạn thực sự tồn tại và một chút cơ hội bị bỏ lỡ là khả năng sử dụng công nghệ hiện đại và đặc biệt là internet, các công cụ Web 4.0 và các ứng dụng điện thoại thông minh. Ngày càng có nhiều người tiếp tục sử dụng các nền tảng mạng xã hội và các ứng dụng điện thoại thông minh như một phần mở rộng và thể hiện họ là ai. Có những lợi ích to lớn trong việc sử dụng các yếu tố của những công cụ này để hỗ trợ sáng kiến ​​của bạn trong khi vẫn giữ cho nó có liên quan, thú vị và cập nhật. Ví dụ: sử dụng Twitter để thu thập thông tin về những gì mọi người đang nói về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, tạo các trang Facebook để sử dụng nội bộ, sử dụng YouTube để chia sẻ và xã hội hóa kết quả và tất nhiên là sử dụng hàng trăm Ứng dụng cải thiện năng suất miễn phí có sẵn trên hầu hết các hệ thống điện thoại thông minh . Bạn đã từng làm gì, hãy vui vẻ với chương trình của bạn.