Hướng dẫn triển khai ISO 45001 - Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp

ISO 45001 Hiểu biết về tiêu chuẩn quốc tế mới về An toàn & Sức khỏe Nghề nghiệp

Phương thức quốc tế mới để quản lý An toàn & Sức khỏe Nghề nghiệp. Vậy tại sao lại là tiêu chuẩn quốc tế mới? Mặc dù các tổ chức có xu hướng sử dụng các hướng dẫn chung về sức khỏe và an toàn hoặc các tiêu chuẩn quốc gia và hiệp hội, nhưng không có hướng dẫn nào trong số này chứng minh sự phù hợp toàn cầu.

Trên toàn thế giới có nhu cầu hài hòa các hệ thống quản lý sức khỏe và an toàn theo tiêu chuẩn quốc tế và chia sẻ các phương pháp hay nhất. Điều này có thể thấy ở cấp độ địa phương, quốc gia, khu vực và toàn cầu - áp dụng cho cả các nước đang phát triển và đã phát triển. Với một tiêu chuẩn quốc tế để tham khảo, cùng với cơ sở hạ tầng và đào tạo phù hợp, các tổ chức sẽ có thể giải quyết những rủi ro này tốt hơn trong tương lai.

Hướng dẫn này được thiết kế để đọc cùng với ISO 45001:2018 - Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp - Yêu cầu với hướng dẫn sử dụng. Nó không chứa nội dung đầy đủ của tiêu chuẩn và không được coi là nguồn tài liệu tham khảo chính thay cho tiêu chuẩn. 79% Giúp chúng tôi tuân thủ các quy định 64% Giúp chúng tôi quản lý rủi ro kinh doanh 57% Khơi dậy niềm tin vào hoạt động kinh doanh của chúng tôi 55% giúp bảo vệ Doanh nghiệp Các tổ chức trên toàn thế giới nhận ra sự cần thiết phải cung cấp một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh, giảm thiểu khả năng xảy ra tai nạn và chứng tỏ họ đang tích cực quản lý rủi ro. ISO 45001, tiêu chuẩn quốc tế mới về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp sẽ cung cấp một khuôn khổ được quốc tế chấp nhận để giúp bảo vệ nhân viên cũng như bảo vệ tuổi thọ và sức khỏe của một tổ chức.

Xem thêm: Các khóa đào tạo nhận thức về ISO 45001:2018 >

Tiêu chuẩn này linh hoạt và có thể được điều chỉnh để quản lý sức khỏe và an toàn nghề nghiệp trong một loạt các tổ chức bao gồm; các tổ chức và doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các tổ chức công và phi lợi nhuận, các tổ chức phi chính phủ (NGO) và các tổ chức từ thiện.

Hướng dẫn này được thiết kế để cung cấp cho bạn bản tóm tắt về các tính năng nâng cao của ISO 45001 từ OHSAS 18001 để bạn có thể bắt đầu nâng cấp lên tiêu chuẩn mới này ngay hôm nay.

ISO 45001 dựa trên Cấu trúc Cấp cao của ISO (HLS) cho các tiêu chuẩn hệ thống quản lý có thể mang lại những lợi ích sau:

•  Tăng khả năng phục hồi của tổ chức thông qua việc chủ động phòng ngừa rủi ro, đổi mới và cải tiến liên tục

•  Tăng cường tuân thủ pháp luật và quy định trong khi giảm thiểu tổn thất kinh doanh

•  Thể hiện trách nhiệm thương hiệu bằng cách cam kết làm việc an toàn, lành mạnh và bền vững

•  Một hệ thống an toàn và sức khỏe nghề nghiệp toàn cầu cho tất cả các doanh nghiệp, thuộc mọi quy mô.

Các yêu cầu chính của ISO 45001

• Khoản 1: Phạm vi

Điều này đặt ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý và các kết quả dự kiến. ISO 45001 không chỉ nhằm mục đích cung cấp khuôn khổ cho hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OH&S MS) mà còn nhằm ngăn ngừa rõ ràng thương tích và sức khỏe liên quan đến công việc và cung cấp nơi làm việc an toàn và lành mạnh. Điều này về cơ bản khác với OHSAS 18001 nhằm hỗ trợ và thúc đẩy các thực hành OH&S tốt và cung cấp cho các tổ chức 'các yếu tố' của một hệ thống quản lý OH&S hiệu quả.

• Khoản 2: Tham chiếu quy phạm

Không có tài liệu tham khảo quy chuẩn. Điều khoản này được giữ lại đơn giản để duy trì việc đánh số nhất quán trên tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO.

• Khoản 3: Thuật ngữ và định nghĩa

Chúng được liệt kê theo tầm quan trọng khái niệm và không theo thứ tự bảng chữ cái. Có một số định nghĩa mới và được sửa đổi từ OSHAS 18001. Điều quan trọng là phải xem xét kỹ những định nghĩa này vì một số thuật ngữ chính là cơ bản đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn - chẳng hạn như "Tham vấn - tìm kiếm quan điểm trước khi đưa ra quyết định".

• Khoản 4: Bối cảnh của tổ chức

Mới từ OSHAS 18001 nhưng là một phần của HLS, điều khoản này "thiết lập bối cảnh" cho tổ chức và phạm vi và ranh giới cho hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Điều quan trọng là ISO 45001 phải phù hợp với định hướng chiến lược của tổ chức, đưa quản lý OH&S vào các chức năng kinh doanh cốt lõi, thay vì như một kỷ luật độc lập. Trong điều khoản này, tổ chức phải xác định các yếu tố bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được các kết quả dự kiến ​​của OH&S MS.

Về bên ngoài, đây có thể là các vấn đề như bất ổn kinh tế xã hội và chính trị; trong nội bộ, nó có thể là các vấn đề như tái cấu trúc, mua lại hoặc sản phẩm mới. Tổ chức cũng được yêu cầu xác định nhu cầu và mong đợi của "các bên quan tâm" đối với OH&S MS. Điều này có nghĩa là hệ thống không thể hoạt động một cách cô lập - những người quan tâm đến kết quả của OH&S MS - công nhân, cổ đông, cơ quan pháp luật, nhà thầu, v.v. phải được xem xét.

Hầu hết các tổ chức sẽ làm việc thông qua hai khía cạnh này như một phần trong quản lý rủi ro và cơ hội tổng thể của họ (và / hoặc nếu họ có các tiêu chuẩn ISO khác) nhưng điều quan trọng đối với ISO 45001 là những vấn đề này được xem xét rõ ràng dựa trên kết quả dự kiến ​​của OH&S MS. Làm thế nào mà bất an chính trị hoặc tái cơ cấu tổ chức lại có thể khiến sức khỏe và an toàn của người lao động gặp rủi ro hoặc cung cấp một cơ hội để cải thiện nơi làm việc?

Phạm vi cuối cùng của OH&S MS phải được lập thành văn bản; điều này giúp chứng minh tính toàn vẹn của MS. Sẽ không thể chấp nhận được nếu loại trừ một phần cụ thể của doanh nghiệp hoặc địa điểm do hoạt động kém về sức khỏe và an toàn. Hãy nhớ mục đích của OH&S MS - để ngăn ngừa thương tích và sức khỏe kém và cung cấp một nơi làm việc an toàn và lành mạnh.
Việc loại trừ một bộ phận cụ thể của doanh nghiệp sẽ làm giảm uy tín tổng thể của tổ chức

• Khoản 5: Lãnh đạo và sự tham gia của người lao động

Điều khoản này là nền tảng cho sự thành công của OH&S MS. Trong khi trong OHSAS 18001, quản lý cao nhất chịu trách nhiệm về OH&S và được yêu cầu 'bổ nhiệm' một thành viên của quản lý cao nhất chịu trách nhiệm cụ thể về OH&S. Lãnh đạo cao nhất trong ISO 45001 phải chịu trách nhiệm và chịu trách nhiệm về việc ngăn ngừa thương tích và sức khỏe liên quan đến công việc cũng như cung cấp nơi làm việc an toàn và lành mạnh (không chỉ đơn giản là cung cấp hỗ trợ cho một hệ thống quản lý). Điều này đòi hỏi lãnh đạo cao nhất phải tham gia cá nhân để phát triển, lãnh đạo và thúc đẩy một nền văn hóa hỗ trợ OH&S. Nó cũng cần lưu ý rằng lãnh đạo và văn hóa được xác định là mối nguy tiềm ẩn sau này trong tiêu chuẩn (6.1.2.1a).

Lãnh đạo cao nhất cũng phải đảm bảo rằng một quá trình tham vấn và tham gia với người lao động được thiết lập. Điều này có thể bao gồm việc thành lập một ủy ban sức khỏe và an toàn. Lãnh đạo cao nhất cũng có trách nhiệm thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách an toàn và sức khỏe. Các nội dung bắt buộc đối với chính sách được nâng cao từ OSHAS 18001 và bao gồm các yếu tố như cam kết tham vấn và tham gia của người lao động. Việc tham khảo ý kiến ​​quan trọng với người lao động về chính sách sức khỏe và an toàn được nêu ở phần sau của điều khoản này.

Việc tham vấn và tham gia của người lao động được tăng cường đáng kể từ OSHAS 18001, vốn chỉ giới hạn trong việc tham gia xác định mối nguy và tham vấn về các thay đổi. Trong ISO 45001, tham vấn liên quan đến việc tìm kiếm quan điểm trước khi đưa ra quyết định với sự trao đổi thông tin hai chiều rõ ràng, trong khi tham gia là tham gia vào quá trình ra quyết định. Điều này phải bao gồm những người lao động không quản lý. Tổ chức hiện được yêu cầu cung cấp cơ chế, thời gian, đào tạo và nguồn lực để tham vấn và tham gia của người lao động. Điều này bao gồm loại bỏ bất kỳ trở ngại hoặc rào cản nào như ngôn ngữ, khả năng đọc viết hoặc nỗi sợ hãi bị trả thù.

• Khoản 6: Lập kế hoạch

Sự phù hợp với cấu trúc HLS đã chứng kiến ​​sự phân chia quy hoạch theo một cách hơi bất thường. Vẫn có những yếu tố mà bạn mong đợi và biết từ OSHAS 18001 như xác định mối nguy, đánh giá, kiểm soát, các yêu cầu pháp lý và thiết lập mục tiêu nhưng các yêu cầu của HLS về rủi ro và cơ hội đã đưa ra một thách thức đối với Ủy ban chuyên gia đã phát triển ISO 45001. Để kết hợp HLS và mục tiêu của hệ thống quản lý OH&S, rủi ro và cơ hội đã được chia thành hai yếu tố:

• Đánh giá rủi ro OH&S và các rủi ro khác đối với hệ thống quản lý

• OH&S có nguy cơ là khả năng xảy ra 'truyền thống' x mức độ nghiêm trọng

• Rủi ro đối với hệ thống quản lý là những rủi ro truyền thống hơn liên quan đến rủi ro kinh doanh (ảnh hưởng của sự không chắc chắn) như đỉnh điểm của dòng công việc, tái cấu trúc cũng như các vấn đề bên ngoài như thay đổi kinh tế

• Đánh giá các cơ hội OH&S và các cơ hội khác đối với hệ thống quản lý OH&S

• Cơ hội OH&S là (các) tình huống có thể dẫn đến cải thiện hiệu suất OH&S

Điều này bao gồm việc điều chỉnh công việc cho người lao động, loại bỏ các mối nguy và các cơ hội khác để cải tiến hệ thống quản lý OH&S như thực hiện ISO 45001. Điều quan trọng là rủi ro và cơ hội phải được xác định trước khi thay đổi kế hoạch. Người ta cũng nhấn mạnh hơn vào việc xác định các mối nguy liên quan đến sức khỏe tâm thần (tâm thần bất lợi hoặc điều kiện nhận thức) chẳng hạn như khối lượng công việc, sự bắt nạt và sự lãnh đạo và văn hóa của tổ chức. Ngoài ra, việc xác định các mối nguy phải bắt đầu từ giai đoạn thiết kế khái niệm cũng như vòng đời đang diễn ra của nơi làm việc, cơ sở, thiết bị, quy trình, hoạt động, v.v. Các nguyên tắc của việc quét đường chân trời cũng được giới thiệu trong điều khoản này. Kiến thức mới và thông tin về các mối nguy hiểm phải được tính đến.

• Khoản 7: Hỗ trợ

Điều khoản này bắt đầu với yêu cầu rằng các tổ chức phải xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết để thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý OH&S. Chúng bao gồm nguồn nhân lực, tài nguyên thiên nhiên, cơ sở hạ tầng và nguồn tài chính. Nói một cách đơn giản, đây là một yêu cầu rất mạnh mẽ bao gồm tất cả các nhu cầu về nguồn lực OH&S. Yếu tố năng lực của điều khoản này rất giống với OSHAS 18001 nhưng giao tiếp được tách ra trong ISO 45001 thành nhận thức, giao tiếp, giao tiếp bên trong và bên ngoài.

ISO 45001 sử dụng thuật ngữ 'thông tin dạng văn bản', thay vì 'tài liệu' và 'hồ sơ' như được sử dụng trong OSHAS 18001. Điều này phản ánh các loại và việc sử dụng thông tin hiện đại - dựa trên đám mây, đa phương tiện, v.v. Tuy nhiên, một trong những động lực lớn nhất cho điều này sự thay đổi là sự thừa nhận rằng việc thực hiện OH&S MS's đã dẫn đến việc phụ thuộc quá nhiều vào các thủ tục được lập thành văn bản, tạo ra những lối mòn trên giấy tờ không cần thiết và quan liêu, điều này không thực sự cải thiện hiệu suất OH&S.

• Khoản 8: Hoạt động

Điều khoản này được cải tiến đáng kể so với OSHAS 18001. Nó không chỉ loại bỏ "tùy chọn" sử dụng hệ thống phân cấp kiểm soát, thay vào đó, việc sử dụng nó trở thành một yêu cầu cụ thể, nó còn đưa ra các điều khoản phụ mới về mua sắm và thay đổi. Một trong những điểm mạnh thực sự của OSHAS 18001 là sự công nhận rõ ràng rằng sự thay đổi cần được tính đến trong quá trình xác định mối nguy và đánh giá rủi ro. Tuy nhiên, "tính đến" và chủ động quản lý sự thay đổi là những điều rất khác nhau. Thay đổi mang lại những rủi ro và cơ hội thực sự cho tổ chức. ISO 45001 thừa nhận điều này và hiện có một điều khoản dành riêng về quản lý sự thay đổi.

Tổ chức sẽ cần lập kế hoạch cách thức thực hiện thay đổi theo cách không tạo ra các mối nguy mới (không lường trước được) hoặc làm tăng các rủi ro OH&S, đồng thời xác định các cơ hội để cải thiện hiệu suất OH&S mà thay đổi có thể tạo ra. Điều khoản phụ mới về mua sắm cung cấp sự thừa nhận rằng các rủi ro liên quan đến chuỗi cung ứng được quản lý hiệu quả nhất khi chúng được tính đến ở các giai đoạn đầu tiên của quá trình mua sắm - trước khi đấu thầu và đấu thầu. Kinh nghiệm cho thấy rằng việc cố gắng quản lý các rủi ro do chuỗi cung ứng đưa ra sau khi hoạt động là cực kỳ tốn kém và hiệu quả hạn chế.

Với ISO 45001, các tổ chức phải thiết lập các quy trình mua sắm phù hợp với OH&S MS, bao gồm xác định các tiêu chí OH&S để lựa chọn nhà thầu. Các hoạt động mua sắm này phải được phối hợp với các nhà thầu đó. Điểm mới trong phần này là gia công phần mềm. Liên quan đến ‘bối cảnh’ của một tổ chức và độ tin cậy của tổ chức đó, hội đồng chuyên gia lo ngại rằng một số hoạt động hoặc quy trình có rủi ro OH&S cao đang được thuê ngoài mà không có sự xem xét thích đáng về các tác động đối với OH&S mà điều này có. Một tổ chức có trách nhiệm sẽ thiết lập quyền kiểm soát các chức năng được thuê ngoài đó để đạt được các kết quả dự kiến ​​của OH&S MS. Các biện pháp kiểm soát có thể bao gồm những thứ như yêu cầu mua sắm và hợp đồng, đào tạo và kiểm tra.
ISO 45001 - Hiểu được tiêu chuẩn quốc tế mới về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.

• Điều khoản 9: Đánh giá hoạt động

Rất giống với OSHAS 18001 về chi tiết, thay đổi quan trọng là trong OSHAS 18001, nó là một "thủ tục", trong ISO 45001, nó bây giờ phải là một "quy trình". Đây là một trong những thay đổi cơ bản giữa OSHAS 18001 và ISO 45001. Trong khi việc giới thiệu 'quy trình' là phản ánh sự phù hợp với HLS, nó cũng phản ánh rằng OH&S MS hiệu quả là một cải tiến liên tục. Quá trình là một chu trình, nó phải phản ánh một chu trình PDCA (lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, hành động) và không được tĩnh. Do đó, ISO 45001 yêu cầu các quy trình tham vấn và tham gia, lập kế hoạch, xác định mối nguy, đánh giá rủi ro và kiểm soát hoạt động.

Việc xem xét của Ban Giám đốc phải xem xét các rủi ro, cơ hội và xu hướng trong các khía cạnh như sự tham vấn và tham gia của người lao động để đảm bảo việc đó diễn ra hiệu quả, đây là một phần trách nhiệm lãnh đạo của họ.

• Khoản 10: Cải tiến

Bỏ qua ISO 45001 là yêu cầu liên quan đến 'hành động phòng ngừa' được tìm thấy trong OSHAS 18001. Điều này là do toàn bộ tiêu chuẩn ISO 45001 là về phòng ngừa.
Cũng trong điều khoản này là yêu cầu loại bỏ (các) nguyên nhân gốc rễ của các sự cố và sự không phù hợp phản ánh mục tiêu chung của tiêu chuẩn là ngăn ngừa thương tích và sức khỏe kém và cung cấp nơi làm việc an toàn và lành mạnh.

Tiêu chuẩn kết luận bằng cách nhấn mạnh thực tế rằng việc quản lý OH&S hiệu quả không phải là tĩnh và cần được cải tiến liên tục và được hỗ trợ bởi một nền văn hóa chủ động. Bạn có thể mua bản sao của hộp tiêu chuẩn đầy đủ và tài liệu hướng dẫn hỗ trợ BS 45002 từ Cơ quan Tiêu chuẩn Trực tuyến của Anh.
Hướng dẫn lập bản đồ của chúng tôi cung cấp so sánh điều khoản giữa OSHAS 18001 và ISO 45001

Xem thêm đánh giá chứng nhận ISO 45001 >