Văn hóa an toàn của tổ chức: Định nghĩa và hướng đi

Trong bài viết này, chúng tôi xem xét các câu hỏi sau: An toàn tại nơi làm việc có nghĩa là gì? Mối quan hệ giữa văn hóa an toàn và năng suất là gì? Trách nhiệm về an toàn nằm ở đâu trong các tổ chức? Làm thế nào để bạn thực hiện một chương trình đào tạo sức khỏe và an toàn? An toàn có bao gồm sức khỏe tâm thần không? Làm thế nào để bạn tạo ra một nền văn hóa an toàn phù hợp với một thế giới hậu sinh động?

5 yếu tố của văn hóa an toàn: Thông tin liên lạc, Đào tạo, Lãnh đạo từ cấp cao nhất,

Báo cáo các mối nguy, Thu hút người lao động tham gia vào quá trình ra quyết định.

Văn hóa an toàn trong tổ chức của bạn:

Trước khi tìm hiểu sâu hơn về chủ đề văn hóa an toàn, hãy dành một chút thời gian suy ngẫm và xem xét câu trả lời của bạn cho những câu hỏi sau:

• Công nhân, quản lý và lãnh đạo cấp cao trong tổ chức của bạn có thể trao đổi mối quan tâm của họ với nhau mà không sợ bị khiển trách không?
• Nhân viên của bạn có biết và hiểu các quy trình an toàn không?
• Dân số chung trong tổ chức của bạn có tin rằng an toàn là quan trọng không?
• Các nhà lãnh đạo an toàn và các nhà quản lý khác có thể cộng tác trong các dự án không?
• Tổ chức có đầu tư vào PPE, sửa chữa thiết bị và công nghệ an toàn không?
• Các nhà lãnh đạo có gặp gỡ thường xuyên để thảo luận về các cơ hội cải thiện an toàn không?
• Các nhà lãnh đạo có nhận trách nhiệm về sự an toàn của tổ chức không?
• Người lao động có cảm thấy được trao quyền để giải quyết các vấn đề an toàn một cách tự chủ không?
• Có các cơ hội đào tạo thường xuyên để nâng cao kiến ​​thức và hiểu biết về an toàn của người lao động không?

Nếu bạn trả lời "không" cho bất kỳ điều nào ở trên, bạn có thể cần giải quyết văn hóa an toàn trong tổ chức của mình và giới thiệu một số đề xuất — được nêu trong bài viết này — để tối ưu hóa an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc.

Văn hóa an toàn có nghĩa là gì?

Theo Nhóm Nghiên cứu Các Yếu tố Con người ACSNI, định nghĩa về văn hóa an toàn là:

Trong khi văn hóa tổ chức đề cập đến văn hóa chung của toàn tổ chức, văn hóa an toàn chỉ là một khía cạnh của văn hóa tổ chức. Để văn hóa an toàn phát triển, cần có văn hóa tổ chức mạnh mẽ và lành mạnh: văn hóa phù hợp với các giá trị và mục tiêu tổng thể của công ty.

Thật vậy, các công ty có văn hóa an toàn tích cực coi an toàn là trách nhiệm của cả tập thể và cá nhân. Thái độ và hành vi an toàn được khuyến khích từ trên xuống dưới của một tổ chức thông qua sự lãnh đạo và mô hình hóa vai trò của người giám sát, người quản lý và C-suite. Nhân viên trong toàn công ty cũng cảm thấy được tham gia vào một cuộc đối thoại về an toàn thông qua các buổi đào tạo thường xuyên về tầm quan trọng của sức khỏe và an toàn.

Văn hóa an toàn có cản trở hoặc thúc đẩy năng suất không?

Tại một thời điểm nào đó, tất cả chúng ta đều phải tham gia một cuộc họp giao ban về sức khỏe và an toàn hoặc một buổi đào tạo khô khan với tình trạng quá tải thông tin. Thật không may, sự an toàn lại bị nhiều người lao động coi thường với thái độ hoài nghi: nó thường được coi là một bài tập bắt buộc phải tích cực và ít có ý nghĩa trong công việc hàng ngày của họ.

Hơn nữa, trong các nền văn hóa an toàn tiêu cực, người lao động có xu hướng bỏ qua các biện pháp an toàn mà họ cảm thấy có thể cản trở năng suất của họ. Trong các nền văn hóa như vậy, sự đồng thuận rộng rãi thường là thời hạn và lợi ích thương mại nên được đặt trước các biện pháp an toàn.

Mặc dù giải quyết các vấn đề về sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc có thể tốn kém và mất thời gian, nhưng có nhiều lợi ích kinh doanh thu được từ văn hóa an toàn tích cực:

• Nâng cao tinh thần của nhân viên
• Tăng năng suất của nhân viên
• Tai nạn / thương tích tối thiểu
• Cải thiện khả năng giữ chân nhân viên
• Danh tiếng tổ chức mạnh mẽ hơn

Về mặt này, văn hóa an toàn tích cực không chỉ là một yêu cầu pháp lý: nó còn giúp các doanh nghiệp nâng cao năng suất và cải thiện lợi nhuận của họ.

5 thành phần hàng đầu của văn hóa an toàn:

1. Thông tin liên lạc: Thông tin liên lạc thường xuyên nên được thực hiện trong toàn tổ chức để cảnh báo nhân viên về các thông điệp an toàn. Cũng nên có một bảng an toàn được cập nhật thường xuyên.

2. Đào tạo: Tất cả nhân viên phải được đào tạo thường xuyên về các quy trình và chính sách về Sức khỏe và An toàn. Các bước cũng cần được thực hiện để theo dõi hiệu quả của việc đào tạo. Bất kỳ lỗ hổng hoặc mâu thuẫn nào cần được giải quyết thông qua đào tạo thêm hoặc từng người một.

3. Lãnh đạo từ cấp cao nhất: Lãnh đạo ở tất cả các cấp của tổ chức — trưởng nhóm, giám sát, quản lý và giám đốc điều hành C-suite — coi trọng vấn đề an toàn và làm gương cho các hành vi an toàn đối với các nhân viên khác. Điều này khuyến khích các nhân viên khác mua hàng vì văn hóa an toàn đã ăn sâu vào văn hóa của công ty từ cấp trên.

4. Báo cáo các mối nguy: Công ty khuyến khích nhân viên cảm thấy thoải mái về các mối nguy trong việc báo cáo. Một quy trình rõ ràng để làm như vậy được vạch ra cho các nhân viên trong Ban An toàn và mạng nội bộ của nhân viên. Mọi mối nguy được báo cáo phải được xử lý nhanh chóng và hiệu quả. Khi các mối nguy được xử lý thích hợp, điều này sẽ củng cố văn hóa báo cáo của tổ chức.

5. Thu hút người lao động tham gia vào quá trình ra quyết định: Sự đồng tình của nhân viên đối với văn hóa an toàn tăng lên khi một tổ chức cho họ cơ hội đóng góp ý kiến ​​vào các quyết định về các chính sách, đào tạo và quy trình an toàn tại nơi làm việc.

Hãy nhớ rằng việc áp dụng văn hóa an toàn phải bắt đầu từ cấp cao nhất của một tổ chức:

Nghĩa vụ pháp lý của người sử dụng lao động là quản lý sức khỏe và sự an toàn của người lao động trong tổ chức của họ. Về mặt này, người lao động không có trách nhiệm phải thực hiện các biện pháp phòng ngừa để giữ an toàn tại nơi làm việc. Thay vào đó, việc tạo ra văn hóa an toàn phải được hướng dẫn — hợp pháp — từ cấp cao nhất của hệ thống phân cấp của một tổ chức.

Theo Quy định Quản lý Sức khỏe và An toàn tại Nơi làm việc, điều tối thiểu bạn phải làm là:

• Thực hiện các biện pháp để xác định các mối nguy hiểm
• Quyết định khả năng một người nào đó có thể bị tổn hại tại nơi làm việc và nếu có, thì mức độ ảnh hưởng có thể nghiêm trọng như thế nào.
• Thực hiện các biện pháp để loại bỏ các nguy cơ hoặc giảm thiểu rủi ro.

Tuy nhiên, ngoài những yêu cầu tối thiểu này, các nhà lãnh đạo ở tất cả các cấp của tổ chức đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy văn hóa an toàn tích cực thông qua đào tạo thường xuyên về Sức khỏe và An toàn, các chiến dịch nội bộ và quan trọng là đi đầu bằng gương.

Thúc đẩy văn hóa an toàn tích cực với Thông tin và Đào tạo

Không thành vấn đề nếu họ là nhân viên biên chế, người được tuyển dụng tạm thời hay nhà thầu: tất cả người lao động trong một tổ chức cần hiểu cách thực hiện công việc của họ một cách an toàn. Khi lập kế hoạch đào tạo An toàn và Sức khỏe, người sử dụng lao động cần xem xét nhu cầu cụ thể của mọi người trong tổ chức. Ví dụ, khi nhân viên nhận trách nhiệm mới, nhu cầu đào tạo về an toàn của họ có thể thay đổi.

Cân nhắc các lựa chọn đào tạo của bạn. Không có lý do gì để bắn phá nhân viên bằng các buổi đào tạo tốn thời gian và chi tiết cao mà không liên quan đến vai trò của họ. Tỷ lệ tham gia của nhân viên có thể sẽ tăng lên nếu chương trình đào tạo có liên quan, hấp dẫn và dễ hiểu.

HSE tuyên bố rằng tất cả nhân viên nên nhận thức và hiểu rõ:

• quy trình khẩn cấp
• mối nguy hiểm
• rủi ro
• doanh nghiệp đã thực hiện những hành động nào để kiểm soát các nguy cơ và rủi ro

Triển khai một hệ thống để xác định mức độ mà công nhân của bạn nhận thấy khóa đào tạo có liên quan và đáng giá. Hồ sơ đào tạo kỹ thuật số có thể giúp bạn theo dõi việc tham gia đào tạo của nhân viên, cho phép bạn gửi lời nhắc và đánh giá xem đào tạo bổ sung có cần thiết và đáng giá hay không.

Theo HSE, đào tạo về Sức khỏe và An toàn cần phải được thực hiện trong giờ làm việc. Nó cũng sẽ miễn phí cho nhân viên. Mặc dù có nhiều tổ chức bên ngoài có thể giúp bạn thực hiện đào tạo về Sức khỏe và An toàn, nhưng có thể tạo ra khóa đào tạo hiệu quả trong nội bộ. Khi bạn hiểu rõ nhất về nơi làm việc của mình và rủi ro là gì, bạn có thể thực hiện các bước để tạo ra các khóa đào tạo có sắc thái, phù hợp và đáng giá được điều chỉnh cụ thể cho nhu cầu của nhân viên.

Văn hóa an toàn có bao gồm sức khỏe tâm thần không?

Phải, chắc chắn rồi! Theo luật, người sử dụng lao động có trách nhiệm đánh giá rủi ro do căng thẳng liên quan đến công việc và đảm bảo rằng các biện pháp thích hợp được thực hiện để giải quyết mọi rủi ro và bảo vệ người lao động.

Tại sao nó quan trọng? Ngăn ngừa căng thẳng mang lại những lợi ích kinh doanh có giá trị:

• Ngăn ngừa sức khỏe kém
• Làm giảm sự vắng mặt của nhân viên
• Nâng cao tinh thần
• Thúc đẩy năng suất

HSE khuyên rằng cả người sử dụng lao động và người lao động hãy thực hiện các bước chủ động để nhận ra các dấu hiệu căng thẳng ở bản thân và những người khác. Họ nói, điều quan trọng là xác định và điều trị căng thẳng trong giai đoạn đầu của nó vì đây là lúc nó có thể được quản lý và kiểm soát dễ dàng hơn.

Thật vậy, sức khỏe tinh thần ngày càng được các nhà lãnh đạo doanh nghiệp công nhận là một khía cạnh cốt yếu của văn hóa an toàn tổ chức, nó cũng quan trọng (nếu không muốn nói là hơn!) So với sức khỏe thể chất. Để tạo ra một nền văn hóa an toàn và sức khỏe tích cực, các nhà quản lý phải thúc đẩy một nền văn hóa trong đó nhân viên cảm thấy rằng họ có thể trung thực và cởi mở về sức khỏe tinh thần.

Thúc đẩy văn hóa an toàn tích cực để giảm căng thẳng trong công việc

Theo HSE, đây là những bước mà các nhà quản lý tuyến cần tuân thủ khi giải quyết căng thẳng ở nhân viên:

Mẫu làm việc

• Nên khuyến khích nghỉ giải lao thường xuyên, "đặc biệt khi công việc phức tạp hoặc đòi hỏi nhiều cảm xúc".
• Cho phép thay đổi mô hình làm việc (ví dụ: thời gian bắt đầu / kết thúc) hoặc giờ làm việc linh hoạt để cho phép người lao động đối phó với những áp lực bổ sung, chẳng hạn như cam kết chăm sóc trẻ em, nhiệm vụ chăm sóc hoặc đi làm.

Khối lượng công việc

• Lên lịch trình cập nhật thường xuyên, cả với cá nhân và với tư cách là một nhóm, để thảo luận về khối lượng công việc và dự đoán bất kỳ khoảng thời gian bận rộn nào.
• Triển khai một hệ thống để cảnh báo nhân viên về bất kỳ thời hạn hoặc yêu cầu chặt chẽ không lường trước được đối với thời gian làm việc dài hơn bình thường.
• Khuyến khích các trưởng nhóm và giám sát viên theo dõi khối lượng công việc của nhóm và quan trọng là nói không với công việc bổ sung nếu nhóm của họ đã hoạt động hết công suất.

Môi trường

• Đánh giá rủi ro của các mối nguy tiềm ẩn. Sau đó, thực hiện các bước để giải quyết chúng bằng cách tham khảo ý kiến ​​của các nhân viên khác. Bạn luôn có thể nhìn xa hơn đến các tổ chức từ thiện và tổ chức bên ngoài có thể giúp đỡ. HSE gợi ý rằng đối với nguy cơ bạo lực và gây hấn tiềm ẩn, bạn có thể tìm kiếm lời khuyên từ cảnh sát hoặc các tổ chức từ thiện chuyên môn. ∙
• Cố gắng giảm thiểu mọi phiền nhiễu không mong muốn và tham khảo ý kiến ​​của nhân viên để phát triển hệ thống xử lý mức độ tiếng ồn.

Ủng hộ

• Khi tiến hành đánh giá / đánh giá hiệu suất, hãy bao gồm căng thẳng liên quan đến công việc như một mục trong chương trình nghị sự. Bạn cũng có thể bao gồm nó như một vật phẩm đứng cho các cuộc họp nhóm thường xuyên.
• Triển khai các hệ thống theo dõi và phủ nhận công việc để cho phép nhân viên hiểu rõ hơn về các vai trò khác nhau trong nhóm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người mới bắt đầu.

Giải quyết nỗi xấu hổ: những vấn đề sức khỏe tâm thần đang gặp phải

• Chạy một chiến dịch thư nội bộ với thông điệp rằng "không sao đâu mà không ổn". Bao gồm một trang sức khỏe tâm thần cụ thể trên mạng nội bộ của công ty với các hướng dẫn có liên quan và đăng ký về nơi để nhận trợ giúp.
• Có một tuần lễ sức khỏe tâm thần hàng năm trong đó tổ chức của bạn tập trung vào việc chăm sóc sức khỏe và bản thân.
• Giới thiệu các buổi đào tạo giúp nhân viên phát triển các công cụ và chiến lược để đối phó với căng thẳng và quản lý thời gian hiệu quả.

Trở lại văn phòng? Cách tạo ra một nền văn hóa an toàn phù hợp với một thế giới hậu sinh động:

Nhiều công ty hiện đang chuyển sang phương thức làm việc kết hợp cho phép nhân viên dành một số ngày làm việc ở nhà và một số ngày ở văn phòng. IWG, nhà cung cấp không gian làm việc lớn nhất thế giới, đã tuyên bố vào tháng 4 năm 2021 rằng nhu cầu về không gian văn phòng đang tăng lên ở Vương quốc Anh khi các công ty lên kế hoạch cho mô hình làm việc mới này trong một thế giới hậu đại dịch.

Khi nhân viên quay trở lại văn phòng, người quản lý cơ sở cần đảm bảo rằng các tòa nhà được trang bị phù hợp cho những thay đổi chính sách hiện tại và sắp tới liên quan đến Covid-19.

Theo chính phủ Vương quốc Anh, có những biện pháp bắt buộc mà các tổ chức - trong tất cả các lĩnh vực - phải thực hiện khi tạo điều kiện cho nhân viên trở lại làm việc:

• Thông gió. Người sử dụng lao động phải cung cấp hệ thống thông gió đầy đủ (còn gọi là không khí trong lành) cho các không gian kín nơi nhân viên đang làm việc. Ví dụ, cửa sổ, cửa ra vào và lỗ thông hơi cung cấp ‘thông gió tự nhiên’. Quạt và ống dẫn cung cấp 'thông gió cơ học'.
• Đưa ra các biện pháp ngăn cách xã hội. Tạo một môi trường mà mọi người đều dễ dàng làm như vậy. Điều này có thể đạt được thông qua bảng chỉ dẫn, việc sử dụng các hệ thống một chiều và các máy trạm trải rộng. Các hàng rào có thể được sử dụng để ngăn cách các nhân viên. Ngoài ra, hãy cân nhắc sử dụng cách làm việc liên tục hoặc nghiêng sang hai bên.
• Làm sạch thường xuyên hơn. Đảm bảo rằng sự chú ý đặc biệt được dành cho các bề mặt được chạm vào thường xuyên nhất. Đặt các biển báo yêu cầu nhân viên, nhà thầu và khách phải vệ sinh tay và rửa tay thường xuyên. Lý tưởng nhất là bạn nên cung cấp chất tẩy rửa trong toàn bộ tòa nhà, đặc biệt là ở lối vào và trong khu vực căng tin.
• Che mặt. Giới thiệu bảng chỉ dẫn nhắc nhở du khách và nhân viên đeo khẩu trang / khăn che mặt khi ở trong nhà. Những trường hợp không thể thực hiện vì lý do sức khỏe nên được miễn trừ.
• Ngăn chặn sự đông đúc. Một cách để làm điều này là chia địa điểm làm việc thành các khu vực nhỏ hơn để duy trì sự tách biệt giữa các nhóm. Các nhà tuyển dụng nên xem xét thực tế có bao nhiêu người có thể ở trong mỗi khu vực trong khi vẫn giữ khoảng cách về mặt xã hội.
• Làm việc cùng với những người giống nhau mỗi ngày. Mô hình thay đổi giúp giảm lượng người mà mỗi người tiếp xúc.
• Làm sạch thiết bị dùng chung. Bạn nên giới hạn số lượng người sử dụng các công cụ dùng chung — nếu có thể. Ngoài ra, các dụng cụ và máy móc dùng chung cũng nên được vệ sinh thường xuyên.
• Thông tin cập nhật. Đảm bảo rằng tất cả công nhân, khách tham quan và nhà thầu nhận thức được các biện pháp an toàn mới hoặc đã được điều chỉnh.

Vì thời gian vẫn đang thay đổi, các nhà quản lý cơ sở nên cập nhật và thông báo về các chính sách mới liên quan đến Covid-19, phù hợp với lộ trình của chính phủ và các công nghệ mới sẽ giúp họ giảm thiểu rủi ro trong tương lai và nâng cao văn hóa an toàn trong toàn bộ tổ chức của họ. Một tư duy nhanh nhẹn, tích cực và kiên cường sẽ cần thiết để thích ứng với các nhu cầu thay đổi và mô hình làm việc kết hợp đang tiến lên.

Tham khảo thêm các dịch vụ mà ISOCERT cung cấp:

• ISO 9001:2015 về Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng
• ISO 14001:2015 về Hệ Thống Quản Lý Môi Trường
• ISO 13485:2016 về Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng cho lĩnh vực Trang Thiết Bị Y Tế
• ISO 22000:2018 về Hệ Thống Quản Lý An Toàn Thực Phẩm
• ISO 45001:2018 về Hệ Thống Quản Lý An Toàn và Sức Khỏe Nghề Nghiệp
• ISO/IEC 27001:2013 về Hệ Thống Quản Lý An Toàn Thông Tin