Các Lỗi Về Chất Lượng Doanh Nghiệp Thường Gặp theo ISO 9001:2015

Chất lượng chỉ có thể xác định dựa vào những tiêu chuẩn nhất định như chứng nhận ISO 9001 - tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý chất lượng đạt chuẩn quốc tế, chứ không phải là thứ mà tự doanh nghiệp có thể xác định.

Bạn có thể nghĩ rằng doanh nghiệp của mình đã làm rất tốt và cung cấp những sản phẩm, dịch vụ chất lượng. Nhưng “chất lượng” và sản phẩm “chất lượng” cuối cùng được quyết định bởi đối tượng sử dụng chúng - đó là khách hàng của bạn. Khách hàng là những người có tiếng nói mang tính quyết định. Trước khi đi sâu vào nội dung chính của bài viết này, hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn các khái niệm về giấy chứng nhận ISO 9001:2015 được nêu trên:

Chất lượng là gì?

Theo quy định về tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 về Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng định nghĩa:

Chất lượng sản phẩm và dịch vụ của tổ chức được xác định bằng khả năng thỏa mãn khách hàng và ảnh hưởng mong muốn và không mong muốn tới các bên quan tâm liên quan.

Chất lượng của sản phẩm và dịch vụ không chỉ bao gồm chức năng và công dụng dự kiến mà còn bao gồm cả giá trị và lợi ích được cảm nhận đối với khách hàng.

Kiểm soát chất lượng là gì?

Kiểm soát chất lượng (QC - Quality Control) là một quá trình mà thông qua đó doanh nghiệp tìm cách đảm bảo rằng chất lượng sản phẩm được duy trì hoặc cải thiện. Kiểm soát chất lượng đòi hỏi công ty phải tạo ra một môi trường trong đó cả quản lý và nhân viên đều phấn đấu cho sự hoàn thiện. Điều này được thực hiện bởi nhân viên đào tạo, tạo ra các tiêu chuẩn cho chất lượng sản phẩm và thử nghiệm sản phẩm để kiểm tra các biến thể có ý nghĩa thống kê theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Một khía cạnh quan trọng của kiểm soát chất lượng là việc thiết lập các kiểm soát được xác định rõ ràng. Các biện pháp kiểm soát này giúp tiêu chuẩn hóa cả quá trình sản xuất và phản ứng đối với các vấn đề chất lượng. Hạn chế sai sót bằng cách chỉ định các hoạt động sản xuất nào sẽ được hoàn thành mà nhân viên sẽ giảm khả năng nhân viên tham gia vào các công việc mà họ không được đào tạo đầy đủ.

Không có gì phải bàn cãi khi các công ty luôn muốn cung cấp các dịch vụ và sản phẩm chất lượng tốt nhất thông qua quy trình đánh giá ISO 9001. Những cách thức đo lường, kiểm tra và thực thi chất lượng đó thường bị đổ vỡ vì những sai lầm phổ biến.

Các lỗi về Chất lượng thường gặp và cách để doanh nghiệp tránh mắc phải

Thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng (QMS - Quality Management System) không phải là một nhiệm vụ đơn giản. Đầu tiên, không phải tất cả mọi người trong công ty đều hiểu QMS là gì. Thứ hai, một QMS hiệu quả đòi hỏi phải có sự đóng góp của nhân viên ở tất cả các cấp trong tổ chức, bao gồm cả quản lý cấp cao. Xét cho cùng, mặc dù có thể ủy thác các khía cạnh hoạt động và trao quyền cho những người liên quan, nhưng trách nhiệm và sự tham gia chính vẫn chưa đến từ hội đồng quản trị.

Những yếu tố này và các yếu tố khác cuối cùng góp phần gây ra một số sai lầm trong quy trình chất lượng. Bài viết dưới đây của ISOCERT chỉ ra những lỗi về chất lượng hay các sai lầm doanh nghiệp thường mắc phải trong quá trình quản lý chất lượng:

1) Áp dụng các thủ tục từ các tổ chức khác

Tất cả các quy trình Quản lý chất lượng ISO 9001 phải được lập kế hoạch nghiêm ngặt. Nếu không, một số lỗi có thể gây trở ngại ngay cả trong sản phẩm cuối cùng hoặc trong dịch vụ được cung cấp cho người tiêu dùng - điều này sẽ dẫn đến mất khách hàng và khả năng cạnh tranh. Để tránh loại vấn đề này, các nhà quản lý thường chọn đưa các thực hành chất lượng từ các tổ chức khác vào công ty của họ - đặc biệt là những công ty đã có chứng chỉ, chẳng hạn như ISO 9001:2015.

Nếu đó là trường hợp của bạn, hãy dừng lại và suy nghĩ lại! Mặc dù một số thủ tục đã thành công ở một tổ chức khác, nhưng nó có thể không thành công như ở công ty của bạn. Mỗi nhà quản lý chất lượng phải giám sát thể chế của chính mình và dựa trên những quan sát này, tạo ra các quy trình quản lý chất lượng của riêng bạn.

Để làm như vậy, bạn cần phải tính đến:

• Các mục tiêu và chính sách của doanh nghiệp;
• Bối cảnh của công ty và nơi nó được thêm vào;
• Văn hóa của công ty;
• Thực tế của các đội/nhóm của công ty.

2) Không coi trọng việc kiểm soát tài liệu

Bất chấp những lợi ích mà việc quản lý tài liệu mang lại nhờ việc đăng ký quy trình chứng nhận ISO 9001, nhiều tổ chức vẫn chỉ sử dụng phương pháp này cho những tài liệu được coi là chính thức. Điều này có nghĩa là các thông tin khác, chẳng hạn như các nhiệm vụ và thủ tục, vẫn được xử lý một cách vô tổ chức.

Vì vậy, trước khi chỉ tập trung vào một số thông tin nhất định, hãy có một cái nhìn toàn diện và cung cấp cho tất cả các dữ liệu cùng một cách xử lý và tổ chức. Muốn vậy công ty phải đầu tư một số thủ tục như:

• Tổ chức, lập danh mục và lập chỉ mục các tài liệu từ tất cả các lĩnh vực.
• Lưu trữ tất cả các tài liệu và biết vị trí của mỗi tài liệu. Tốt hơn là tạo các phiên bản kỹ thuật số cho các tệp in.
• Có một bản sao lưu của tất cả các tệp;
• Đồng bộ hóa thông tin để truy cập dữ liệu trên nhiều nền tảng;

3) Không ghi lại sự không phù hợp

Quản lý chất lượng tốt nhất thiết sẽ yêu cầu xác định các điểm không phù hợp. Nó là một phần của quá trình!

Tuy nhiên, không phải vì chúng ta đang nói về vị trí tự nhiên của một điểm tiêu cực mà nó không nên được ghi lại, trái lại theo quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001. Tài liệu về sự không tuân thủ là cực kỳ có giá trị, như:

• Nó sẽ đảm bảo đăng ký lịch sử tiến hóa;
• Nó sẽ ngăn chặn việc mất thông tin có giá trị góp phần giải quyết vấn đề;
• Nó sẽ giúp bạn có thể phân tích sự không phù hợp định kỳ và xác định nguyên nhân của chúng;

Khi lập hồ sơ về sự không phù hợp, các nhà quản lý chất lượng cũng coi trọng tương lai của tổ chức, vì các nhà quản lý mới và / hoặc các thành viên mới sẽ có quyền truy cập không hạn chế vào bối cảnh mà hệ thống Quản lý Chất lượng được triển khai. Vì vậy, hãy tài liệu hóa và chính thức hóa mọi thứ!

4) Sử dụng hệ thống quản lý chất lượng ngẫu nhiên

Đây là một sai lầm cực kỳ phổ biến. Điều này là do có một số hệ thống chất lượng (giấy chứng nhận ISO 9001:2015, QSB, VDA6.3, MSA, v.v.) và một phần lớn các chuyên gia chất lượng có xu hướng nghĩ rằng càng có nhiều ứng dụng và phần mềm thì càng tốt.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng mỗi tính năng này đều có những đặc điểm cụ thể của nó. Nếu chúng không bổ sung và hội tụ, chúng sẽ khiến việc giao tiếp nội bộ trở nên khó khăn hơn. Mẹo là: chọn các hệ thống tích hợp.

5) Quản lý các số liệu không thường xuyên

Việc sử dụng không đầy đủ các chỉ số đo lường dẫn đến mất tiềm năng cạnh tranh trên thị trường. Và kiểu quản lý không thường xuyên và không đạt yêu cầu này là một lỗi khác lặp đi lặp lại. Các giám đốc điều hành tại các công ty lớn sử dụng dữ liệu này trong các cuộc họp và thảo luận để tranh luận và đưa ra quyết định ngay lập tức, nhưng cần phải làm nhiều việc hơn. Các chỉ số có khả năng thúc đẩy cải tiến.

>> Tìm hiểu thêm: Các tổ chức cấp chứng nhận ISO 

Để sử dụng tiềm năng này, người quản lý chất lượng phải đưa chu trình PDCA vào hoạt động. Đó là:

• P (Plan): kế hoạch
• D (Do): thực hiện những gì đã được lên kế hoạch;
• C (Check): kiểm tra tiến độ thực hiện;
• A (Action): hành động để sửa chữa các lỗi cuối cùng.

Tránh các vấn đề về quản lý chất lượng để duy trì hoạt động kinh doanh của bạn suôn sẻ

Quản lý chất lượng không chỉ là bộ phận duy trì tiến độ; nó có thể giúp tổ chức của bạn tiết kiệm thời gian, nguồn lực, tiền bạc và danh tiếng thương hiệu. Với rất nhiều mối đe dọa, điều quan trọng là phải sử dụng công nghệ, tạo ra văn hóa dựa trên chất lượng và thường xuyên kiểm tra các quy trình quản lý chất lượng của bạn để theo kịp với doanh nghiệp ngày càng phát triển của bạn. Tránh các vấn đề quản lý chất lượng phổ biến này để giữ cho doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru.

>> Tìm hiểu thêm: Báo giá chứng nhận ISO 9001

Chìa khóa để tồn tại trong bối cảnh sản xuất năng động là đảm bảo rằng các giải pháp quản lý chất lượng của bạn linh hoạt và hiệu quả. Các giải pháp dựa trên công nghệ, được tổ chức hợp lý giúp tăng cường sự nhanh nhẹn và hợp tác mạnh mẽ hơn trong toàn bộ nhóm của bạn — bao gồm cả các nhà cung cấp — để tạo ra một nền văn hóa lấy chất lượng làm trung tâm để có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn.

Kết luận

Để Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) đạt được kết quả tốt nhất có thể, toàn bộ quá trình phải được liên kết hoàn hảo. Các lỗi sai về chất lượng doanh nghiệp thường mắc phải về ISO 9001:2015 có thể làm giảm hiệu quả của toàn bộ hệ thống và khiến nỗ lực của cả nhóm bị thất bại. Để việc được phê duyệt và cung cấp Chứng nhận ISO 9001:2015 trở nên có giá trị, doanh nghiệp cần đầu tư nghiên cứu và đưa ra những quyết định sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.

ISOCERT là tổ chức cung cấp các giải pháp về chất lượng và đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi quá trình hình thành và phát triển.

>> Xem thêm: Các khóa đào tạo về Chất lượng và Quản lý chất lượng