Lợi ích đích thực từ việc chứng nhận ISO

Quy trình chứng nhận ISO không kết thúc với việc thực hiện chứng nhận ban đầu. Nó phải được duy trì và hoàn thiện liên tục trong suốt thời gian tồn tại hoạt động của công ty. Chứng nhận quốc tế ISO đã thâm nhập vào cuộc sống của chúng ta trong suốt thời gian qua. Ngày nay, hầu như không có nhà quản lý nào lại không biết về ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 và các hệ thống quản lý khác. Chứng nhận đã trở thành một lĩnh vực kinh doanh to lớn đối với cả các công ty tư vấn và đặc biệt là các công ty chứng nhận. Tuy nhiên, câu hỏi vẫn là liệu nó có mang lại cho chủ sở hữu công ty, người quản lý và người lao động bất kỳ giá trị gia tăng nào hay không?

Đâu đó chứng nhận ISO đã từng và đang là yêu cầu bắt buộc để công ty tham gia vào các thủ tục lựa chọn cho các hợp đồng. Tuy nhiên hiện nay, đối mặt với số lượng lớn các sản phẩm dịch vụ gia tăng chóng mặt và những biến hóa không lường trước được của thị trường, cũng như những vụ bê bối tham nhũng/ hối lộ có liên quan, người ta phát hiện ra rằng không phải công ty nào có chứng nhận ISO cũng đem lại “Chất lượng”. Bởi lẽ chứng chỉ có thể “mua” được, từ những tổ chức tư vấn hoặc tổ chức chứng nhận sẵn sàng hạ thấp giá trị bản thân và sản phẩm của mình, xem nhẹ lòng tin của người tiêu dùng. Đây là lý do vì sao có những câu hỏi sau đây được đặt ra:

● Các lợi ích của việc xin cấp chứng nhận ISO và các tiêu chuẩn khác có phổ biến trong thực tế không?

● Chứng nhận ISO có thực sự làm gia tăng giá trị cho các công ty không?

● ISO thực sự mang lại lợi ích trên những điều kiện nào?

● Làm thế nào các chứng nhận được xác nhận bởi các cơ quan được công nhận?

● Làm thế nào để các chuyên gia đánh giá chứng nhận được cơ quan công nhận xác nhận năng lực của họ?

Trong thế giới đa dạng như vậy, không gì có thể khái quát được hết. Thực tế sẽ luôn phải xử lý từng trường hợp cụ thể và cũng cần phải xem xét liệu các công ty có chỉ chịu trách nhiệm cho chính họ về cách tiếp cận mà các công ty tư vấn và chứng nhận đã áp dụng hay không. Nhiều khi các nhà quản lý không nghĩ đến tương lai xa hơn của công ty mình, khi sắp xếp áp dụng hệ thống quản lý vào thời điểm muộn màng; chủ yếu là muộn như khi họ đã gặp vấn đề hoặc khi đối tác/ khách hàng yêu cầu chứng chỉ. Sau đó, họ đưa ra những mệnh lệnh vô nghĩa như - "Tôi cần bạn cấp chứng chỉ hệ thống tiêu chuẩn ISO trong vòng 7 ngày. Tất cả những gì tôi muốn là tài liệu giấy (có nghĩa là chứng nhận) được dán trên tường." Trong trường hợp đó, tất cả những gì họ có thể nhận được là bản sao hệ thống của công ty khác.

Ưu điểm của chứng nhận ISO

Mục đích chung của chứng nhận là tạo niềm tin cho tất cả các bên rằng hệ thống quản lý đáp ứng các yêu cầu cụ thể. Giá trị của chứng nhận là mức độ tin cậy và tín nhiệm của công chúng được thiết lập bởi sự đánh giá công bằng và có thẩm quyền của một bên thứ ba. Những lợi thế liên quan đến việc đăng ký cấp chứng nhận ISO là rất nhiều, vì cả các nhà phân tích kinh doanh và chủ sở hữu doanh nghiệp sẽ chứng thực được điều này. Những lợi ích này, có thể tác động đến gần như mọi ngóc ngách của công ty, từ tăng tầm vóc đến tiết kiệm hoạt động, lợi nhuận. Cụ thể đối với đăng ký ISO 9001, chúng bao gồm:

Tăng khả năng tiếp thị 

Gần như tất cả các nhà quan sát đều đồng ý rằng, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 mang lại cho các doanh nghiệp sự tín nhiệm cao hơn rõ rệt đối với các khách hàng hiện tại và tương lai. Về cơ bản, điều đó chứng tỏ rằng công ty đang tận tâm cung cấp chất lượng cho khách hàng, đó là một lợi thế không nhỏ cho dù công ty đang đàm phán với một khách hàng lâu năm hay đang cố gắng thu hút một khách hàng tiềm năng sinh lợi khỏi đối thủ cạnh tranh. Lợi ích này không chỉ thể hiện ở việc tăng khả năng giữ chân khách hàng, mà còn ở việc tăng khả năng thu hút khách hàng và tăng khả năng thâm nhập thị trường mới; thực sự, đăng ký chứng nhận ISO 9001 đã được coi là có giá trị đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn thiết lập sự hiện diện trên thị trường quốc tế.

Giảm chi phí hoạt động 

Thực tế là quy trình nghiêm ngặt thường bộc lộ những thiếu sót trong các lĩnh vực hoạt động khác nhau. Khi những vấn đề được phát hiện, công ty có thể thực hiện các bước thích hợp để hoàn thiện quy trình của mình. Những hiệu quả do việc hoàn thiện có thể giúp các công ty tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc. Chi phí phế liệu, làm lại, trả hàng và thời gian của nhân viên dành cho việc phân tích và xử lý sự cố các sản phẩm khác nhau đều giảm đáng kể bằng cách áp dụng kỷ luật của ISO 9001.

Kiểm soát quản lý tốt hơn 

Quy trình ISO 9001 đòi hỏi nhiều tài liệu và tự đánh giá mà công ty cần tuân thủ nghiêm ngặt. Dù vậy nhiều công ty cho rằng sự hiểu biết về định hướng và quy trình tổng thể của công ty là một lợi ích đáng kể.

Tăng mức độ hài lòng của khách hàng 

Vì quy trình chứng nhận ISO 9001 gần như chắc chắn sẽ phát hiện ra các lĩnh vực mà chất lượng sản phẩm cuối cùng có thể được cải thiện, những nỗ lực như vậy thường mang lại mức độ hài lòng cao hơn của khách hàng. Ngoài ra, bằng cách tìm kiếm và đảm bảo chứng nhận ISO 9001, các công ty có thể cung cấp cho khách hàng cơ hội để quảng cáo sự cống hiến của các nhà cung cấp đối với chất lượng trong các giao dịch kinh doanh của riêng họ.

Giao tiếp nội bộ được cải thiện 

Chứng nhận ISO 9001 nhấn mạnh vào các vấn đề tự phân tích và quản lý hoạt động khuyến khích các khu vực hoặc bộ phận nội bộ khác nhau của công ty tương tác với nhau với hy vọng có được sự hiểu biết đầy đủ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng nội bộ của họ.

Dịch vụ khách hàng được cải thiện 

Quá trình đảm bảo chứng nhận ISO 9001 thường nhằm tái tập trung vào các ưu tiên của công ty là làm hài lòng khách hàng của mình ở mọi khía cạnh, bao gồm cả các lĩnh vực dịch vụ khách hàng. Nó cũng giúp nâng cao nhận thức về các vấn đề chất lượng giữa các nhân viên.

Giảm rủi ro trách nhiệm sản phẩm 

Các công ty được cấp chứng chỉ ISO 9001 ít có nguy cơ bị kiện tụng về trách nhiệm sản phẩm, v.v., vì chất lượng quy trình của họ.

Hấp dẫn đối với các nhà đầu tư

Chứng nhận ISO 9001 có thể là một công cụ mạnh mẽ trong việc đảm bảo nguồn vốn từ các nhà đầu tư.

Đăng ký cấp Chứng nhận ISO 9001 - Hệ thống Quản lý Chất lượng

>>> Tìm hiểu thêm: Báo giá Chi phí cấp Chứng nhận ISO 9001

Rào cản của chứng nhận ISO

Mặc dù có nhiều lợi ích liên quan đến chứng nhận ISO, tuy nhiên, các chủ doanh nghiệp và nhà tư vấn vẫn thận trọng với các công ty nghiên cứu quy trình chứng nhận nghiêm ngặt trước khi dành nguồn lực cho nó. Sau đây là danh sách các rào cản tiềm năng mà các chủ doanh nghiệp phải nghiên cứu trước khi cam kết thực hiện sáng kiến để đạt được chứng nhận ISO 9001:

Chủ sở hữu và người quản lý không có hiểu biết đầy đủ về quy trình chứng nhận ISO 9001 hoặc về các tiêu chuẩn chất lượng 

Một số chủ doanh nghiệp được biết là hướng các nguồn lực của công ty họ đến việc đăng ký làm Giấy ISO 9001, nhưng họ nhận thấy rằng họ chưa hiểu rõ về quy trình và yêu cầu dẫn đến lãng phí thời gian và công sức.

Kinh phí để thiết lập hệ thống chất lượng không đủ 

Những người chỉ trích ISO 9001 cho rằng đạt được chứng nhận có thể là một quá trình rất tốn kém, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ.

Chú trọng nhiều vào tài liệu 

Quy trình chứng nhận ISO 9001 chủ yếu dựa vào tài liệu về quy trình đánh giá nội bộ ISO trong nhiều lĩnh vực. Nhiều người nói rằng các yêu cầu tài liệu chính xác của ISO tiêu tốn thời gian. Do đó các chủ doanh nghiệp nhỏ cần tìm ra sự cân bằng thích hợp giữa các yêu cầu về tài liệu ISO.

Thời gian quá trình chứng nhận kéo dài 

Các giám đốc điều hành doanh nghiệp và chủ sở hữu quen thuộc với quá trình chứng nhận ISO 9001 cảnh báo rằng đây là một quá trình mất nhiều tháng để hoàn thành. Các doanh nghiệp phải mất trung bình 15 tháng kể từ giai đoạn đầu đến giai đoạn đánh giá cuối cùng và các quá trình kéo dài 18-20 tháng hoặc thậm chí lâu hơn không phải là hiếm.

Cách lựa chọn tổ chức chứng nhận uy tín tại Việt Nam?

Khảo sát ISO mới nhất cho thấy hiện nay có hơn một triệu tổ chức trên toàn thế giới đã được cấp Giấy ISO 9001. Phần lớn trong số này đã dành những nỗ lực và nguồn lực đáng kể (thường được hỗ trợ bởi việc sử dụng hợp lý của các chuyên gia đào tạo có năng lực) để triển khai các hệ thống quản lý có khả năng tạo ra đầu ra mong muốn - “sản phẩm và dịch vụ nhất quán, phù hợp”. Sau đó, các hệ thống này đã được đánh giá và chứng nhận bởi các tổ chức chứng nhận có đạo đức, công bằng sử dụng các nhóm chuyên gia có năng lực đánh giá trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Lợi ích của việc đạt Chứng nhận ISO là cung cấp sự tin tưởng rằng tổ chức được chứng nhận đã thực hiện một hệ thống đáp ứng các yêu cầu của ISO và sự tin tưởng rằng hệ thống có hiệu quả trong việc đạt được các kết quả mong đợi. Điều này có nghĩa là một tổ chức được chứng nhận phải đạt được kết quả mong đợi là cung cấp “các sản phẩm và dịch vụ phù hợp, nhất quán” cho khách hàng của mình. Chứng nhận ISO không phải là “giải thưởng trọn đời” mà phải được tổ chức chứng nhận gia hạn định kỳ, thường là ba năm một lần, với một cơ chế giám sát định kỳ để giám sát sự phù hợp và tính hiệu quả của hệ thống.

ISOCERT là Công ty chứng nhận ISO 9001 uy tín hàng đầu được công nhận và thừa nhận bởi BoA (Văn phòng Công nhận chất lượng Việt Nam); giấy chứng nhận ISO của Công ty sử dụng dấu BoA và Diễn đàn công nhận quốc tế (IAF), có hiệu lực rộng rãi, đã đồng hành cùng doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn và trên những chặng đường phát triển. Tại ISOCERT, niềm tin được xây dựng chính từ những trải nghiệm chất lượng mà mỗi thành viên nỗ lực mang lại cho khách hàng.

Khi bạn hài lòng rằng doanh nghiệp của bạn đang làm việc theo các hướng dẫn của Hệ thống quản lý ISO, đã đến lúc bạn nên gọi đến Tổ chức chứng nhận. Việc đánh giá có thể được thực hiện bởi một số Tổ chức chứng nhận khác nhau, tuy nhiên điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả các tổ chức chứng nhận đều có năng lực cấp tất cả các loại chứng nhận ISO ở trên.

Tác giả: TS Vũ Văn Diện