Chắc hẳn, trong công việc hay cuộc sống thường nhật, chúng ta ai cùng đều ít nhiều nghe tới tiêu chuẩn ISO 9001. Vậy cụ thể ISO 9001 là tiêu chuẩn gì? Những nội dung sau đây sẽ cung cấp cho bạn đọc một cái nhìn khái quát nhất về ISO 9001.
Tiêu chuẩn ISO 9001 được biết đến là một tiêu chuẩn quốc tế phổ biến nhất trong các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý ISO. Cụ thể hơn, đây là một tiêu chuẩn được các doanh nghiệp/ tổ chức áp dụng cho thống quản lý chất lượng (QMS) của mình.
Nội dung của ISO 9001 bao gồm những nguyên tắc, yêu cầu cơ bản tập trung vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các quy trình trong QMS để đạt được mục tiêu mong muốn. Đó chính là đáp ứng, thỏa mãn được các yêu cầu cùng mong đợi của khách hàng và các bên liên quan khác. Đây chính là chìa khóa để doanh nghiệp có thể tồn tại và thành công trong bối cảnh nền kinh tế thị trường đang cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay.
Tiêu chuẩn ISO 9001 được xây dựng và chính thức ban hành lần đầu tiên vào năm 1987 bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế - ISO. Trải qua hàng chục năm phát triển, tiêu chuẩn này đã và đang không ngừng được cải tiến, cập nhập để đảm bảo tương thích với bối cảnh thực tế của nền kinh tế hiện nay.
Tính tới thời điểm hiện tại, ISO 9001 đã có tới 5 phiên bản. Cụ thể như sau:
ISO 9001 là một tiêu chuẩn khá linh hoạt. Nó không bắt buộc doanh nghiệp phải làm theo điều này hay điều kia. Thay vào đó, các nguyên tắc, yêu cầu của ISO 9001 chỉ đóng vai trò như những định hướng để doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả khi vận hành và kiểm soát QMS của mình.
Chính vì vậy, ISO 9001 có thể áp dụng cho QMS của mọi doanh nghiệp/ tổ chức. Không quan trọng quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ; là doanh nghiệp tư nhân hay nhà nước; mới thành lập hay đã hoạt động lâu năm; sản xuất hay kinh doanh sản phẩm hay dịch vụ gì...
Đặc biệt, ISO 9001 sẽ là một giải pháp hoàn hảo dành cho những doanh nghiệp muốn:
Như đã đề cập tới trước đó, ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Tiêu chuẩn này cũng là tiêu chuẩn hiện đang được sử dụng để chứng nhận QMS cho doanh nghiệp. Tại Việt Nam, TCVN ISO 9001:2015 hoàn toàn tương đương với tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là tập hợp của nhiều nguyên tắc, yêu cầu đảm bảo cho mọi khía cạnh của QMS trong một doanh nghiệp được kiểm soát và đạt được hiệu quả như mong đợi. Cụ thể, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hướng tới những mục đích sau đây:
Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được chia ra thành 10 điều khoản. Mỗi điều khoản sẽ thiết lập những yêu cầu, quy tắc riêng liên quan đến các khía cạnh khác nhau trong một QMS. Cụ thể:
|
Điều khoản |
Nội dung |
|
1. Phạm vi áp dụng |
Điều khoản này thiết lập phạm vi mà tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có thể được áp dụng trong QMS của bất kỳ doanh nghiệp nào. |
|
2. Tài liệu viện dẫn |
Yêu cầu sử dụng các tài liệu cần thiết trong việc áp dụng ISO 9001:2015. Với tài liệu có năm công bố thì áp dụng bản được nêu. Còn với tài liệu không rõ năm công bố thì áp dụng bản mới nhất (bao gồm những bản sửa đổi). |
|
3. Thuật ngữ và định nghĩa |
Danh sách các thuật ngữ được sử dụng trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cùng định nghĩa kèm theo |
|
4. Bối cảnh của tổ chức |
Xác định các vấn đề bên ngoài và bên trong doanh nghiệp; nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm cùng phạm vi của QMS và những quá trình của nó. |
|
5. Lãnh đạo |
Lãnh đạo cao nhất phải thể hiện vai trò lãnh đạo cùng cam kết về QMS. Đồng thời, thiết lập và truyền đạt các chính sách chất lượng. Đảm bảo vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức được phân công, truyền đạt rõ ràng. |
|
6. Hoạch định |
Doanh nghiệp cần phải hoạch định các hành động giải quyết rủi ro và cơ hội; mục tiêu chất lượng và các kế hoạch để đạt được chúng; và những thay đổi liên quan đến QMS. |
|
7. Hỗ trợ |
Doanh nghiệp cần xác định rõ các nguồn lực được sử dụng trong việc xây dựng và triển khai QMS. Đảm bảo lựa chọn nhân viên có đủ năng lực và nhận thức. Thực hiện trao đổi thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp cũng như quản lý và kiểm soát các thông tin dạng văn bản. |
|
8. Thực hiện |
Doanh nghiệp cần triển khai QMS theo các kế hoạch, quy trình đã được hoạch định trước đó. Đảm bảo có các kế hoạch và quy trình kiểm soát phù hợp để đáp ứng những yêu cầu đối với sản phẩm/dịch vụ (thiết kế và phát triển, nhà cung cấp bên ngoài, sản xuất và cung cấp dịch vụ, thông qua sản phẩm và dịch vụ, đầu ra không phù hợp). |
|
9. Đánh giá kết quả hoạt động |
Doanh nghiệp cần phải thực hiện theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá QMS. Tổ chức những cuộc đánh giá nội bộ. Đồng thời, hoạt động đánh giá này cũng phải đảm bảo có sự tham gia và xem xét từ lãnh đạo. |
|
10. Cải tiến |
Doanh nghiệp cần xác định và lựa chọn các cơ hội để cải tiến; thực hiện hành động khắc phục sự không phù hợp và liên tục cải tiến QMS của mình. |
Một trong những đặc điểm nổi bật của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là nó được triển khai theo chu trình PDCA (Plan - Do - Check - Act). Cụ thể:
|
Bước |
Mô tả |
|
Plan - Kế hoạch |
Doanh nghiệp cần xác định:
|
|
Do - Thực hiện |
Doanh nghiệp triển khai các kế hoạch đã vạch ra trước đó và áp dụng vào QMS của mình. |
|
Check - Kiểm tra |
Doanh nghiệp cần đánh giá, đo lường mức độ hoàn thành của các kế hoạch đã thực hiện so với các mục tiêu cùng yêu cầu đã đặt ra. |
|
Act - Hành động |
Căn cứ vào các sự không phù hợp hoặc kém hiệu quả trong QMS, doanh nghiệp cần phải có hành động khắc phục, cải tiến phù hợp để đảm bảo QMS duy trì được hiệu suất như mong đợi. |
Với chu trình PDCA trên đây, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mọi quy trình trong QMS đều được quản lý và kiểm soát một cách toàn diện. Các nguồn lực được phân bổ thỏa đáng, cũng như tìm ra được các cơ hội phù hợp giúp hệ thống luôn được cải tiến, cập nhập.
So với các phiên bản trước đó, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có nhiều sự cải tiến được đánh giá là đột phá và giúp việc quản lý chất lượng đạt được hiệu quả tối ưu và phù hợp với nền kinh tế hiện đại. Bởi vậy, để ISO 9001:2015 phát huy được tối đa hiệu quả trong công tác quản lý chất lượng, doanh nghiệp khi áp dụng tiêu chuẩn này cần lưu ý đến những điều sau:
10 điều khoản được nêu ra trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được xây dựng dựa trên cấu trúc bậc cao. Cấu trúc này cũng được áp dụng với tất cả các tiêu chuẩn ISO về hệ thống quản lý khác.
Điều này tạo ra sự đồng bộ và thống nhất. Giúp doanh nghiệp có thể linh hoạt hơn trong việc áp dụng các tiêu chuẩn một cách độc lập hoặc tích hợp chúng với nhau để tối ưu hiệu suất hoạt động.
Thực tế, tư duy dựa trên rủi ro luôn là một phần của tiêu chuẩn ISO 9001. Nhưng ở phiên bản năm 2015, điều này được nhấn mạnh và tiếp cận theo một cách rõ ràng hơn.
Với cách tiếp cận này, doanh nghiệp có thể xác định các yếu tố tích cực hoặc tiêu cực có thể tác động tới kết quả của QMS. Đây chính là cơ sở để doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp phòng ngừa, kiểm soát sao cho phù hợp và kịp thời . Đảm bảo giảm thiểu tối đa các rủi ro cũng như tận dụng được tối đa các cơ hội thuận lợi cho doanh nghiệp.
ISO 9001:2015 yêu cầu doanh nghiệp khi xây dựng và vận hành QMS cần phải đảm bảo tuân thủ 7 nguyên tắc về quản lý chất lượng sau đây:
Việc xác định bối cảnh của tổ chức khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là đặc biệt quan trọng. Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng về điểm mạnh, điểm yếu, các cơ hội, thách thức cùng bối cảnh bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Bởi đây chính là cơ sở để QMS đi đúng hướng và đạt được thành công như kỳ vọng.
Trong ISO 9001:2015, vai trò của người lãnh đạo được đặc biệt chú trọng. Có thể nói, một QMS chỉ có thể duy trì được hiệu lực cùng hiệu quả của nó khi có sự tham gia cùng cam kết của lãnh đạo thông qua việc:
ISO 9001: 2015 không quy định các phương pháp tiếp cận cụ thể để quản lý tài liệu. Mỗi doanh nghiệp sẽ cần tự quyết định cách tiếp cận riêng trong việc xây dựng, duy trì, lưu trữ, kiểm soát và cải tiến mọi tài liệu liên quan tới QMS.
Trong ISO 9001:2015, sổ tay chất lượng cũng không còn là một tài liệu bắt buộc doanh nghiệp phải có. Đồng thời, nếu như nếu như doanh nghiệp không thực hiện những quy trình liên quan. Hoặc chứng minh được nó không ảnh hưởng tới việc sản phẩm/ dịch vụ phù hợp với yêu cầu của khách hàng, đối tác thì doanh nghiệp có thể không cần xây dựng những tài liệu đó.
Để đạt xây dựng và vận hành một QMS hiệu quả và đạt chuẩn ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần tuân thủ theo các bước sau:
Mỗi một doanh nghiệp sẽ có một QMS riêng với mục đích và các vận hành khác nhau. Nhưng nhìn chung, những công việc mà doanh nghiệp cần thực hiện để xây dựng QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 bao gồm:
Sau khi QMS đã đi vào vận hành, doanh nghiệp cần đăng ký cấp chứng chỉ ISO 9001:2015 tại tổ chức chứng nhận có thẩm quyền (như ISOCERT). Hoạt động chứng nhận sẽ giúp doanh nghiệp có thể nhìn nhận một cách khách quan mức độ phù hợp giữa QMS của mình so với những yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Trong quá trình đánh giá và chứng nhận, nếu như vẫn còn sự không phù hợp, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng sự không phù hợp đó là gì, nguyên nhân do đâu để có hành động khắc phục sao cho phù hợp. Một khi QMS của doanh nghiệp đáp ứng được các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp sẽ được cấp chứng chỉ ISO 9001:2015.
Để đảm bảo QMS có hiệu lực và đem lại lợi ích, doanh nghiệp cần phải duy trì việc áp dụng nó theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001.Thường xuyên cải tiến, cập nhập QMS để luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp đang hướng tới.
Hình ảnh: Mẫu giấy chứng nhận ISO 9001
Đồng thời, việc duy trì QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cũng chính là một điều kiện bắt buộc để giữ được giá trị của giấy chứng nhận ISO 9001:2015 trong thời gian còn hiệu lực.
Trên đây là những thông tin sơ lược về tiêu chuẩn ISO 9001. Có thể khẳng định rằng, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không chỉ đơn thuần phục vụ cho việc đạt được chứng chỉ về QMS. Mà nó còn là một trong những công cụ hữu ích đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Tiêu chuẩn ISO 9001 PDF
Nếu như có mong muốn tìm hiểu rõ hơn về tiêu chuẩn này, doanh nghiệp có thể truy cập vào website của ISOCERT. Hoặc gọi tới hotline 0976 389 199 để được đội ngũ của ISOCERT hỗ trợ, tư vấn chi tiết trong thời gian sớm nhất.
