Phần 2: Vòng đời tiêu chuẩn hóa và quá trình xây dựng chiến lược

1.  Vòng đời tiêu chuẩn hóa

Việc xây dựng Chiến lược TCHQG thường được đặt trong một khuôn khổ tổng thể được gọi là vòng đời tiêu chuẩn hóa (Standization life cycle). 

Vòng đời tiêu chuẩn hóa mô tả các giai đoạn khác nhau trong quá trình xây dựng, sử dụng tiêu chuẩn, đánh giá các tác động của tiêu chuẩn đến kinh tế, xã hội hoặc các tác động khác và các quyết định tiếp theo. Những công việc này có thể dẫn đến việc phê duyệt và công bố, soát xét hoặc hủy bỏ tiêu chuẩn hoặc các hành động khác như nâng cao năng lực hoặc phổ biến kiến thức và đào tạo để tạo điều kiện cho việc sử dụng tiêu chuẩn đã công bố.

Vòng đời tiêu chuẩn hóa bao gồm sáu giai đoạn chính sau:

Có thể mô tả vòng đời tiêu chuẩn hóa qua hình vẽ dưới đây:

Chiến lược TCHQG trong bối cảnh vòng đời của tiêu chuẩn hóa diễn ra ở  Giai đoạn 1 và 2 được xây dựng  bằng cách xác định các tiêu chuẩn nào được yêu cầu để giải quyết các nhu cầu kinh tế, xã hội và các nhu cầu khác. Để đảm bảo Chiến lược TCHQG vẫn được cập nhật và vẫn phù hợp, nó cần được đánh giá định kỳ và điều chỉnh, nếu thích hợp, trong các giai đoạn sau của vòng đời tiêu chuẩn hóa.

2. Quá trình xây dựng 

Nguyên tắc chung: Như đã nêu ở các phần trên, mục tiêu của Chiến lược TCHQG thường là xây dựng một kế hoạch tiêu chuẩn hóa quốc gia với danh sách các tiêu chuẩn đã được xác định tương ứng với nhu cầu của quốc gia. Theo đó, các tiêu chuẩn này có thể được xây dựng và phê duyệt để công bố như là tiêu chuẩn quốc gia và cung cấp cho các bên liên quan sử dụng. Kinh nghiệm cho thấy các Cơ quan Tiêu chuẩn Quốc gia (NSB) trên thé giới áp dụng các cách tiếp cận khác nhau để xây dựng chiến lược của họ. Trong khi một số cơ quan thực hiện theo quy trình đầy đủ như được mô tả trong phần này, những cơ quan khác lại chọn tập trung vào việc xác định các lĩnh vực và chủ đề ưu tiên mà không xây dựng kế hoạch tiêu chuẩn hóa trong đó các ưu tiên đã xác định được tiếp cận đến các tiêu chuẩn quốc tế, khu vực hoặc quốc gia (nước ngoài) hiện hành có thể được chấp nhận thành tiêu chuẩn quốc gia. Trường hợp thứ hai thường xảy ra đối với các nước phát triển chủ yếu dựa vào sự tham gia tích cực của các bên tham gia thị trường để tạo ra các đề xuất cụ thể và xây dựng các tiêu chuẩn mới cho các đề xuất này.

Đối với các nước đang phát triển, việc sử dụng kết hợp hai cách tiếp cận nêu trên có thể mang lại lợi ích nhất định khi trong giai đoạn 1, trước tiên có thể áp dụng toàn bộ quá trình xác định nhu cầu và các ưu tiên cho công việc tiêu chuẩn hóa và trong giai đoạn 2, cố gắng đưa các ưu tiên đã xác định tiếp cận đến các tiêu chuẩn quốc tế, khu vực hoặc quốc gia (nước ngoài) hiện hành hoặc các dự án tiêu chuẩn tương ứng đang thực hiện.

Quá trình xây dựng Chiến lược TCHQG bao gồm hai giai đoạn chính:

Giai đoạn 1: bao gồm việc xác định các nhu cầu có thể được giải quyết bằng cách sử dụng các tiêu chuẩn và trên cơ sở này, xác định các ưu tiên cho công việc tiêu chuẩn hóa. Quá trình sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên hai nguồn chính sau: 

▸ Phân tích các điều kiện kinh tế và xã hội của quốc gia, hoạt động thương mại xuất nhập khẩu, cũng như kế hoạch phát triển của các cơ quan chính phủ, các xu hướng quốc tế ảnh hưởng đến quốc gia và các yếu tố then chốt khác có khả năng ảnh hưởng đáng kể đến hiện tại và tương lai. 

▸ Sự tham gia của các bên liên quan từ các doanh nghiệp, cơ quan/tổ chức nghiên cứu, người tiêu dùng, các cơ quan chính phủ nhằm nắm bắt được quan điểm và ưu tiên của họ cho công việc tiêu chuẩn hóa. 

Hình dưới đây mô tả quá trình xác định các ưu tiên cho công việc tiêu chuẩn hóa là một quá trình lặp đi lặp lại trong đó các kết quả từ phân tích kinh tế - xã hội, phân tích kế hoạch phát triển quốc gia của các cơ quan khác nhau và đầu vào từ các bên liên quan được đối chiếu với nhau nhằm đưa ra quyết định về những lĩnh vực và chủ đề nào cần được giải quyết như là ưu tiên trong công việc tiêu chuẩn hóa trong tương lai.

Giai đoạn 2: Trong giai đoạn này, các ưu tiên cho công việc tiêu chuẩn hóa được xác định trong Giai đoạn 1 được sử dụng làm đầu vào để xác định liệu có các tiêu chuẩn (có thể là quốc tế, khu vực, quốc gia) hiện hành hoặc các dự án xây dựng tiêu chuẩn đang được thực hiện tương ứng với các ưu tiên này hay không. Nếu không, cần xem xét liệu có nên xây dựng các tiêu chuẩn hoàn toàn mới để giải quyết những nhu cầu này hay không. 

Hình dưới đây mô tả việc xây dựng kế hoạch tiêu chuẩn hóa tại Giai đoạn 2 của quá trình xây dựng Chiến lược TCHQG, trong đó áp dụng qúa trình dẫn đến kế hoạch tiêu chuẩn hóa được lập với các thông tin quản lý dự án đã sẵn sàng để thực hiện.

Hình 1: Hai giai đoạn chính trong quá trình phát triển Chiến lược TCHQG

 

Kế hoạch tiêu chuẩn hóa này bao gồm: 

▸ Danh sách các tiêu chuẩn sẵn có sẽ được chấp nhận và thông qua thành tiêu chuẩn quốc gia;

▸ Danh sách các dự án xây dựng tiêu chuẩn đang thực hiện mà NSB sẽ tham gia

▸ Danh sách các tiêu chuẩn sẽ được xây dựng mới

 ▸ Thông tin quản lý dự án cung cấp thông tin chi tiết về từng dự án, chẳng hạn như mức độ ưu tiên, ngày bắt đầu và kết thúc dự án đã lên kế hoạch, người đề xuất dự án và có thể là các thông tin khác

Kỳ hạn của một kế hoạch như vậy thường là ba năm, tuy nhiên nó cũng có thể được thay đổi.

Quá trình xây dựng Chiến lược TCHQG thường được chia hành 13 bước, trong đó Bước 1 đến 7 nằm trong Giai đoạn 1, và Bước 8 đến 13 nằm trong Giai đoạn 2. Tuy nhiên, việc chia hai giai đoạn này thành các bước không có nghĩa là toàn bộ quá trình là tuần tự và tuyến tính. Ngược lại, việc xây dựng  phần lớn mang tính gia tăng và các bước khác nhau có thể xảy ra song song, chẳng hạn như bước phân tích kinh tế xã hội và bước tham gia của các bên liên quan.

Nhiều bước được hỗ trợ bởi các phương tiện như biểu mẫu, công cụ tính toán, hướng dẫn và tài liệu trình bày. Các tài liệu hỗ trợ cho một bước cụ thể được liệt kê trong bước tương ứng nếu thích hợp.

Lưu ý rằng có thể cần phải điều chỉnh chi tiết kết quả của các bước nhất định bằng cách lặp lại chúng. Trình tự của các bước như được nêu dưới đây cũng có thể được sửa đổi, ví dụ: Bước 6 “Thu thập ý kiến ​​đóng góp của các bên liên quan” có thể được thực hiện trước hoặc song song với các Bước 2 đến 4. Tuy nhiên, điều quan trọng là cả việc phân tích kinh tế xã hội (Bước 2, 3 và 4) và sự tham gia của các bên liên quan (Bước 6 ) đều phải thực hiện sao cho thông tin và các ưu tiên từ cả hai cách tiếp cận này có thể được kết hợp để xác định các ưu tiên quốc gia về tiêu chuẩn hóa.

• Bước 1: Thành lập Nhóm đặc trách chiến lược để xây dựng Chiến lược TCHQG

Kết quả 1: Nhóm đặc trách chiến lược  được thiết lập để báo cáo trực tiếp cho lãnh đạo cao nhất trong cơ quan tiêu chuẩn quốc gia (NSB) và có sự hỗ trợ đầy đủ từ lãnh đạo cao nhất.

• Bước 2: Tiến hành phân tích các ngành/lĩnh vực ưu tiên của nền kinh tế quốc dân

Kết quả 2: Xếp hạng ưu tiên cho các ngành/lĩnh vực kinh tế của nền kinh tế quốc dân theo mức độ đóng góp của các ngành /lĩnh vực cho GDP, cho thương mại hoặc tạo việc làm được thiết lập bằng cách ấn định cho mỗi ngành/lĩnh vực một giá trị số đại diện cho mức độ ưu tiên của nó. Nếu có thể, các loại cây trồng, sản phẩm hoặc loại hình dịch vụ cụ thể nên được xác định như là một ưu tiên đặc biệt.

• Bước 3: Tiến hành phân tích các lĩnh vực xã hội hoặc phi kinh tế ưu tiên trong nước.

Kết quả 3: Xếp hạng ưu tiên cho các chủ đề phi kinh tế của quốc gia đã được thiết lập bằng cách ấn định cho mỗi chủ đề đã xác định một giá trị số đại diện cho mức độ ưu tiên của chủ đề đó.

• Bước 4: Rà soát các kế hoạch phát triển quốc gia để xác định các lĩnh vực mới nổi dự kiến sẽ có tầm quan trọng đáng kể trong tương lai.

Kết quả 4: Xếp hạng ưu tiên cho các lĩnh vực mới nổi thể hiện qua số thứ hạng đã được thiết lập.

• Bước 5: Kết hợp các lĩnh vực kinh tế, phi kinh tế và ưu tiên của các lĩnh vực mới xuất hiện thành một thứ hạng duy nhất

Kết quả 5: Xếp hạng ưu tiên về kinh tế - xã hội cho các ngành / chủ đề được thể hiện thông qua một số xếp hạng duy nhất.

• Bước 6: Thu thập thông tin đầu vào và phản hồi từ các bên liên quan

Kết quả 6: Các lĩnh vực và chủ đề đã được xác định thông qua trao đổi với các bên liên quan đã được xếp hạng theo mức độ ưu tiên của chúng bằng cách ấn định cho chúng một số thứ hạng bằng số.

• Bước 7: So sánh đầu vào nhận được từ các bên liên quan với kết quả của Bước 5 (phân tích các lĩnh vực và chủ đề ưu tiên) và kết hợp chúng thành một xếp hạng tổng thể duy nhất

Kết quả 7: Xếp hạng ưu tiên cuối cùng đã được thiết lập cho đối tượng hoặc chủ đề tiêu chuẩn hóa dựa trên kết quả nghiên cứu của Nhóm đặc trách (Bước 2, 3, 4 và 5) và các yêu cầu thu được từ các bên liên quan (Bước 6).

• Bước 8: Xây dựng danh sách các chủ đề cho các tiêu chuẩn quốc gia mới được yêu cầu tương ứng với các ngành, lĩnh vực hoặc lĩnh vực ưu tiên đã được xác định trong Bước 7

Kết quả 8: Danh sách các chủ đề tiêu chuẩn hóa với các ưu tiên đã xác định của chúng, bao gồm các lĩnh vực kinh tế mà chúng thuộc về.

Hình dưới đây mô tả giai đoạn 1 của quá trình xây dựng Chiến lược TCHQG từ việc đánh giá đến xác định các ưu tiên tiêu chuẩn hóa quốc gia

• Bước 9: So sánh các chủ đề đã xác định với Danh mục (Catalogue) tiêu chuẩn quốc gia hiện hành và chương trình công tác tiêu chuẩn quốc gia đang được xây dựng

Kết quả 9: Danh sách cuối cùng các chủ đề cho tiêu chuẩn mới được yêu cầu xây dựng cùng với các mức độ ưu tiên đã xác định của chúng.

• Bước 10: Xác định xem có tồn tại các tiêu chuẩn quốc tế, khu vực hoặc các tiêu chuẩn khác có liên quan có thể đáp ứng các chủ đề này một cách thỏa đáng hay không hoặc liệu có các dự án tiêu chuẩn hóa quốc tế, khu vực hoặc quốc gia tương ứng nào đang thực hiện hay không.

Kết quả 10: Danh sách các tiêu chuẩn hoặc dự án được thiết lập với các đề xuất cụ thể về a) Chấp nhận thành tiêu chuẩn quốc gia, b) đánh giá việc chấp nhận thành tiêu chuẩn quốc gia, c) tham gia tích cực vào dự án tiêu chuẩn đang thực hiện, d) Theo dõi và quan sát dự án tiêu chuẩn nhưng không tham gia tích cực hoặc e) Xây dựng tiêu chuẩn quốc gia (hoặc khu vực)…

• Bước 11: Tính toán nguồn nhân lực và tài chính cần thiết để thực hiện kế hoạch

Kết quả 11: Kế hoạch tiêu chuẩn hóa quốc gia được lập, bao gồm phần cung cấp thông tin về các nguồn lực  cần thiết cho việc xây dựng các tiêu chuẩn mới, thời gian cần cung cấp nguồn lực này và tiến độ thực hiện kế hoạch. Lưu ý rằng phần nội dung về nguồn nhân lực và tài chính có thể được giữ bí mật và không cần phải cung cấp cho công chúng.

• Bước 12: Kết hợp các nguồn nhân lực và tài chính cần thiết với các nguồn lực sẵn có, điều chỉnh kế hoạch nếu thích hợp và / hoặc cố gắng tìm được các nguồn lực bổ sung

Kết quả 12: Hoàn thiện kế hoạch theo các nguồn lực sẵn có bằng cách giảm số lượng các dự án ưu tiên hoặc bám sát kế hoạch nếu bạn có thể có thêm các nguồn lực.

• Bước 13: Tham vấn cuối cùng về kế hoạch, phê duyệt và công bố chính thức

Kết quả 13: Một Chiến lược TCHQG chính thức đã sẵn sàng và có thể được sử dụng để hướng dẫn các hoạt động tiêu chuẩn hóa trong khoảng thời gian ba năm. Chiến lược TCHQG  nên được xem xét hàng năm và, nếu cần, được cập nhật để thích ứng với những thay đổi về kinh tế, chính trị hoặc những thay đổi khác.

Hình dưới đây mô tả giai đoạn 2 của quá trình xây dựng chiến lược TCHQG: Từ các ưu tiên tiêu chuẩn hóa quốc gia đến kế hoạch tiêu chuẩn hóa quốc gia.

Nguồn: KS. Trần Văn Học, Phó Chủ tịch Hội KH&KT về Tiêu chuẩn và Chất lượng Việt Nam