Tổng quan

Quản lý trực quan là một kỹ thuật quản lý giúp truyền đạt và nhận biết thông tin một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng tín hiệu hình ảnh thay vì một văn bản viết hoặc đánh máy thông thường. Theo kinh nghiệm quản lý sản xuất, thông tin được truyền đạt hiệu quả nhất thông qua thị giác. Do đó, sử dụng phương pháp trực quan cho phép người công nhân nhanh chóng hiểu thông tin được truyền đạt, đặc biệt là những thông tin quan trọng để tăng hiệu quả công việc. Quản lý trực quan giúp cho việc kiểm soát và quản lý của

một công ty đơn giản nhất có thể. Các vấn đề, sự bất thường, hoặc sai lệch so với tiêu chuẩn được hiển thị trực quan đến tất cả mọi người. Khi những sai lệch được nhìn thấy một cách rõ ràng, tổ chức có thể thực hiện những hành động khắc phục ngay lập tức để sửa chữa, khắc phục kịp thời.

Lợi ích

- Làm nổi bật thông tin quan trọng cần truyền tải;

- Phổ biến những phương pháp, hướng dẫn công việc đã được tiêu chuẩn hóa theo một cách thức đơn giản, dễ hiểu;

- Giảm thời gian cần thiết để hiểu thông tin, tránh được việc quá tải thông tin và giúp nhân viên nhìn thấy ngay kết quả công việc của họ;

- Giúp cảnh báo trực quan những tình trạng bất thường, những yếu tố quan trọng trong an toàn và vận hành sản xuất hiệu quả;

- Trao đổi thông tin hiệu quả hơn, giảm số lượng các cuộc họp…

Áp dụng

Phương pháp quản lý trực quan nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả của một quá trình bằng cách làm cho các bước trong quá trình đó có thể nhìn thấy rõ hơn. Lý thuyết cơ sở của quản lý trực quan là nếu một cái gì đó rõ ràng là có thể nhìn thấy, nó rất dễ dàng để nhớ và giữ lâu trong tâm trí. Một khía cạnh khác của kiểm soát trực quan là tất cả mọi người được đưa ra các tín hiệu thị giác tương tự nhau và do đó có thể hiểu giống nhau.

Những tín hiệu truyền thông tin bằng phương pháp trực quan có thể có nhiều hình thức, dạng trực quan đơn giản như sử dụng màu sắc để phân biệt các nhóm sản phẩm, các loại sản phẩm hoặc các nhóm công việc, hoặc hình thức phức tạp hơn như các bảng hiển thị điện tử, các hộp Kanban (dạng thẻ truyền thông tin sản xuất và vận chuyển) và Heijunka (cân bằng dây chuyền sản xuất) và nhiều ví dụ đa dạng khác.

Các công cụ trực quan thường ở dưới các hình thức sau:

- Các bảng hiển thị trực quan - Các biểu đồ, bảng đo lường hiệu quả, các thủ tục và tài liệu quy trình làm nguồn thông tin tham khảo cho công nhân. Ví dụ, biểu đồ xu hướng về hiệu suất thực hiện, % dao động của tỷ lệ lỗi, tiến độ xuất hàng trong tháng, v.v...

- Các bảng kiểm soát trực quan - Các chỉ số dùng để kiểm soát hay báo hiệu điều chỉnh cho thành viên nhóm. Các bảng biểu có thể bao gồm cả thông tin về tiến độ sản xuất, thông tin theo dõi chất lượng, v.v... Ví dụ các bảng màu chỉ thị giới hạn kiểm soát nhiệt độ hay tốc độ giúp người vận hành thiết bị nhanh chóng phát hiện khi quy trình vận hành vượt mức cho phép. Các thẻ Kanban là một ví dụ khác về kiểm soát bằng trực quan.

- Các chỉ dẫn bằng hình ảnh - Công cụ này giúp truyền đạt các quy trình sản xuất hay luồng vật tư được quy định. Chẳng hạn, việc sử dụng các ô vẽ trên nền nhà xưởng để phân biệt khu vực chứa vật liệu sử dụng được với phế phẩm hay các chỉ dẫn luồng di chuyển nguyên vật liệu và bán thành phẩm trên mặt bằng xưởng.

Quản lý trực quan tại nơi làm việc có thể ứng dụng trong nhiều hoạt động quản lý khác nhau. Có thể áp dụng cho quản lý nguyên vật liệu, quản lý kho như việc dán nhãn rõ ràng cho phép các nhân viên biết chính xác vị trí một loại vật tư hoặc công cụ, hoặc công cụ, vật tư nào đã được lấy đi thông qua thông tin trên bảng hiển thị. Công cụ trực quan cũng áp dụng rất hiệu quả trong việc gây chú ý cho các trường hợp cần cảnh báo an toàn, nhắc nhở những gì cần thực hiện để giải quyết một vấn đề. Trên thực tế, rất nhiều công ty có sử dụng quản lý trực quan nhưng ở các mức độ khác nhau. Nếu như việc quản lý trực quan được quan tâm thì việc thay thế văn bản hoặc những con số bằng đồ thị sẽ làm cho thông tin dễ hiểu hơn, nhanh hơn, dẫn đến sự phản ứng kịp thời hơn và năng suất làm việc cao hơn.