Tổng quan

Vận hành một doanh nghiệp xây dựng thành công đi kèm với nhiều thách thức khác nhau. Một trong số đó bao gồm việc tạo ra các công việc chất lượng cao nhất trong một thời gian cụ thể. Những thách thức khác thường liên quan đến việc quản trị viên của công ty đảm bảo các khoản thanh toán kiếm được từ các dự án mà họ hoàn thành nhanh nhất và hiệu quả nhất có thể. Trên thực tế, các quy trình này rất cần thiết cho hoạt động hiệu quả của toàn bộ doanh nghiệp, đặc biệt là vì chúng hỗ trợ duy trì dòng tiền dương và đảm bảo hoạt động kinh doanh xây dựng thu được lợi nhuận. Để đạt được điều đó, dưới đây là 5 bí quyết tuyệt vời mà doanh nghiệp xây dựng của bạn có thể sử dụng để đảm bảo được thanh toán đúng hạn.

Bí quyết số 1: Thiết lập các Điều khoản thanh toán rõ ràng trong Hợp đồng của Khách hàng

Một phần quan trọng trong các hoạt động kinh doanh thường xuyên của công ty xây dựng là khiến khách hàng đồng ý ký hợp đồng trước khi công việc bắt đầu. Trong những khoảng thời gian này, mọi thứ cần được trình bày và xác định rõ ràng, từ khi bắt đầu dự án xây dựng cho đến khi hoàn thành dự án. Để đảm bảo mỗi khách hàng hiểu rõ về những gì họ mong đợi khi bắt đầu thanh toán, thông tin thanh toán cần được giải thích chi tiết trong hợp đồng. 

Ví dụ: khách hàng nên biết ngày đến hạn thanh toán, số tiền đến hạn, nơi nộp khoản thanh toán và bất kỳ thông tin kế toán nào khác liên quan đến việc thanh toán đúng hạn cho công ty xây dựng.

Bí quyết số 2: Gửi hóa đơn kế toán xây dựng theo cách xử lý kịp thời

Một chìa khóa khác để đảm bảo khách hàng thanh toán tài khoản của họ đúng hạn là gửi hóa đơn kế toán xây dựng của họ kịp thời. Mặc dù bộ phận thanh toán của một công ty xây dựng có thể dễ dàng bị tụt hậu khi chúng bị ngập nước, nhưng đây không phải là lĩnh vực nên thiếu. Để tránh những vấn đề này, cả các công ty lớn và nhỏ đều có thể hưởng lợi rất nhiều từ việc triển khai một giải pháp tự động. May mắn thay, có nhiều giải pháp phần mềm xây dựng có sẵn có thể hỗ trợ các loại vấn đề về lập hóa đơn. Các hệ thống phần mềm quản lý kế toán này có thể giúp đảm bảo việc thanh toán cho từng khách hàng được thanh toán đúng hạn hàng tháng, đồng thời cung cấp các nhắc nhở kịp thời để khách hàng biết trước khi đến hạn thanh toán.

Bí quyết số 3: Đưa ra các khuyến khích thanh toán sớm để khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn

Ngoài việc đảm bảo khách hàng nhận được hóa đơn đúng hạn, doanh nghiệp xây dựng có thể cung cấp nhiều ưu đãi khác nhau cho việc thanh toán vào hoặc trước ngày đến hạn. Để đảm bảo khách hàng thanh toán kịp thời, một số công ty xây dựng sẽ giảm giá. 

Ví dụ, công ty xây dựng có thể chiết khấu 5% hoặc 10% khi thanh toán tài khoản của họ trước khi đến hạn. Khi thực hiện các loại ưu đãi này, điều quan trọng là các ưu đãi cộng thêm phải được ghi chú rõ ràng trên hóa đơn để không dễ bị bỏ qua.

Bí quyết số 4: Làm cho quy trình thanh toán trở nên đơn giản và dễ dàng thực hiện

Ngày nay, các cá nhân và doanh nghiệp như nhau có nhiều cách khác nhau để thanh toán hóa đơn của họ. Mặc dù một số doanh nghiệp vẫn có thể thanh toán tất cả các hóa đơn của họ qua đường bưu điện, những doanh nghiệp khác thì có thể tận dụng các loại phương thức xử lý thanh toán điện tử khác nhau. Dù khách hàng thực hiện với các hình thức thanh toán như thế nào, công ty xây dựng cũng phải đảm bảo rằng họ đáp ứng được nhiều nhu cầu khác nhau của họ. Cụ thể, nếu khách hàng muốn gửi một khoản thanh toán điện tử qua thẻ tín dụng của công ty, thì đây là một phương thức thanh toán tuyệt vời, đặc biệt là vì nó sẽ xúc tiến việc nhận thanh toán của khách hàng. Ngoài ra, trong trường hợp khách hàng có thể đến trễ với các khoản thanh toán của họ, họ có thể đưa ra thời hạn bằng cách gửi thanh toán theo phương thức điện tử thay vì gửi qua đường bưu điện.

Bí quyết số 5: Các dòng giao tiếp nên cởi mở và tích cực cho các mối quan hệ hiện tại và tương lai

Một trong những mục tiêu chính của bất kỳ doanh nghiệp xây dựng nào là yêu cầu khách hàng của họ thanh toán trước hoặc ít nhất là trước ngày đến hạn. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là các tình huống khẩn cấp sẽ xảy ra theo thời gian. Cách xử lý những tình huống này có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong tương lai của khách hàng đó và mối quan hệ của công ty xây dựng với khách hàng đó. Do đó, các tài khoản này phải được xử lý cẩn thận và một lời nhắc nhở thân thiện với thông tin liên lạc được giữ ở trạng thái mở là một trong những cách tốt nhất để xử lý những tình huống này. 

Ví dụ: quản trị viên của tài khoản có thể cho khách hàng biết các tùy chọn thanh toán chậm của họ dựa trên chính sách và thủ tục của công ty.

Trên đây là những chia sẻ của ISOCERT về 5 bí quyết để các doanh nghiệp xây dựng được thanh toán đúng hạn. Hy vọng sẽ cung cấp những thông tin hữu ích giúp các doanh nghiệp xử lý khôn khéo và chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh của mình. Để tìm hiểu thêm về nhiều nội dung khác hãy truy cập vào website của chúng tôi isocert.org.vn hoặc liên hệ qua hotline 0976.389.199 để được giải đáp cụ thể và chi tiết nhất!