Tổng quan

Lợi ích của ISO 9001

1. Giúp doanh nghiệp củng cố và nâng cao hình ảnh, uy tín của mình đối với khách hàng, đối tác.

Giữa một doanh nghiệp đã được cấp chứng nhận ISO 9001 với một doanh nghiệp chưa được cấp thì khách hàng và đối tác có xu hướng lựa chọn đơn vị đã áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vì trong tiềm thức của họ, đây là đơn vị có phong cách làm việc chuyên nghiệp, đồng thời những sản phẩm và dịch vụ mà họ cung cấp ra thị trường đều có chất lượng rất tốt và đảm bảo.

2. Hiệu quả làm việc được cải thiện rõ rệt.

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 cho các tổ chức, doanh nghiệp thúc đẩy người lao động không ngừng nỗ lực làm việc và cải thiện hiệu quả công việc để đáp ứng mục tiêu đã đề ra.
Không chỉ có các đơn vị sản xuất và kinh doanh mới áp dụng ISO 9001 để cải thiện hiệu quả công việc của nhân viên. Trên thực tế cho thấy, ngay cả các đơn vị hành chính sự nghiệp nhà nước cũng đã áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 và gặt hái được những thành công bước đầu.

3. Tạo sức mạnh nội bộ trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp và thúc đẩy người lao động không ngừng cố gắng trong công việc.

Áp dụng ISO 9001 trong mỗi tổ chức mang lại sự khách quan trong việc đánh giá người lao động:

Việc thực hiện công việc thực tế cùng với những đóng góp của nhân viên trong việc hoàn thành các mục tiêu công việc đề ra luôn được tổ chức theo dõi qua dữ liệu cụ thể.
Những quy trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự rõ ràng và có hệ thống giúp cho tổ chức biết được năng lực thực sự của người lao động.
Việc thưởng - phạt và bổ nhiệm chức vụ cho nhân viên đều được thực hiện minh bạch dựa trên những dữ liệu cụ thể để làm căn cứ kèm theo.

4. Người lao động cảm thấy có tinh thần và trách nhiệm hơn trong công việc.

Việc áp dụng ISO 9001 khiến người lao động hiểu được tầm quan trọng của công việc mình đang đảm nhận, đặc biệt là vai trò của họ trong sự phát triển chung của tổ chức, doanh nghiệp. Kết quả là mỗi nhân viên sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn trong công việc, quan trọng hơn, khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 thì trách nhiệm và quyền hạn được phân công rõ ràng và được truyền thông công khai trong nội bộ tổ chức. Điều này giúp cho giải quyết công việc được trơn tru và tránh tình trạng chồng chéo hay đùn đẩy công việc cho nhau.

5. Phát huy và nâng cao tính sức mạnh tập thể.

Trong 1 tổ chức, doanh nghiệp thường có những người có sự vượt trội hơn những người khác. Đây chính là những chiếc "chìa khóa vàng" để xây dựng và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp và tổ chức. Tuy nhiên, nếu quá phụ thuộc vào những con người này thì tổ chức sẽ rất khó khăn nếu họ đột ngột rời tổ chức. Chính vì vậy, việc áp dụng ISO 9001 là giải pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề này. Các vấn đề phát sinh trong công việc đều được ghi chép lại, sau đó mọi người cùng nhau bàn bạc, phân tích để đưa ra những biện pháp khắc phục nhằm giải quyết vấn đề triệt để. Dần dần những kinh nghiệm và cách xử lý công việc sẽ được chuyển thành quy trình hướng dẫn công việc cụ thể cho nhân viên. Qua đó bất cứ một nhân viên nào cũng có thể áp dụng các quy trình giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất.

6. Hạn chế tối đa các sai sót phát sinh trong quá trình giải quyết công việc.

Việc ban hành những quy trình hướng dẫn công việc khiến cho tất cả nhân viên liên quan đều phải đọc và làm theo những quy trình/hướng dẫn công việc đó, đặc biệt là trong công việc có độ phức tạp cao và đòi hỏi sự làm việc nhóm của nhiều phòng ban với nhau. Kết quả sẽ giúp công việc có tính chuẩn hóa cao và tránh được những sai sót cả chủ quan lẫn khách quan.

7. Nhân viên mới dễ dàng được tiếp nhận công việc.

Việc các hướng dẫn công việc đã được ban hành thành quy trình cụ thể giúp tổ chức, doanh nghiệp dễ dàng và tiết kiệm được thời gian trong việc đào tạo nhân viên mới. Không chỉ vậy, những người mới làm sẽ ít mắc phải sai sót hơn nhờ vào các quy trình, hướng dẫn xử lý công việc có sẵn.

8. Chất lượng sản phẩm và dịch vụ được giữ vững.

Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 sẽ giúp công việc được kiểm soát và quản lý chặt chẽ, năng lực của nhân viên đồng đều và không ngừng được nâng lên, do đó mà chất lượng sản phẩm và dịch vụ giữ ở mức ổn định.

9. Giảm rủi ro đối với nguồn nguyên liệu đầu vào.

Các doanh nghiệp xây dựng và triển khai ISO 9001 buộc phải đánh giá một cách kỹ càng hơn nguồn nguyên liệu đầu vào khi nhập từ các nhà cung cấp. Quá trình này sẽ giúp chúng ta lựa chọn được những nhà cung cấp tốt và phù hợp với mình.

10. Lợi nhuận tăng.

Khi các sai sót được hạn chế mức tối đa nhờ áp dụng ISO 9001 thì tổ chức, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được những khoản chi phí phát sinh dành cho việc sửa chữa, khắc phục những sai lầm ấy. Kết quả là, lợi nhuận sẽ tăng mà không cần phải bán được nhiều thêm sản phẩm. Áp dụng ISO 9001 khiến công việc của người lao động được chuẩn hóa. Giúp hiệu quả và năng suất làm việc sẽ trở lên tốt hơn. Trong kinh tế khi năng suất tăng thì đồng nghĩa với chi phí trên một sản phẩm sẽ giảm xuống kéo theo đó thì lợi nhuận của công ty tăng lên.

11. Cải thiện uy tín tổ chức thông qua việc làm thỏa mãn khách hàng.

Nếu yếu tố quan trọng làm thỏa mãn khách hàng là mỗi doanh nghiệp nên hạn chế ở mức tối đa những sai sót trong công việc thì ISO 9001 sẽ giúp giải quyết triệt để vấn đề này. Các tổ chức và doanh nghiệp đã áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 có xu hướng giải quyết công việc một cách trơn tru và ít phát sinh lỗi hơn so với các đơn vị chưa áp dụng ISO 9001.

12. Có thêm nhiều cơ hội kinh doanh phát triển:

Khi áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp, công tác quản lý sẽ đơn giản hơn vì hệ thống đã được vận hành theo một quy trình khoa học và hiệu quả. Đội ngũ lãnh đạo sẽ có thêm nhiều thời gian để tìm hiểu về thị trường, xây dựng các mối quan hệ trong kinh doanh.

13. Áp dụng ISO 9001 tạo tiền đề cho việc áp dụng thành công những hệ thống quản lý tiên tiến khác.

Nhiều doanh nghiệp thất bại trong việc áp dụng các hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning - Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp) và CRM (Customer Relationship Management - Quản lý quan hệ với khách hàng) vì chưa áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001. Ngược lại, ISO 9001 giúp mọi công việc, quá trình được chuẩn hóa thành quy trình, thủ tục và hướng dẫn công việc nên việc triển khai ERP hoặc CMR sau này sẽ trở lên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều.

Như vậy có thể nhận thấy việc áp dụng ISO 9001 sẽ đem lại cho doanh nghiệp và tổ chức những lợi ích:

- Khi doanh nghiệp được khách hàng tin tưởng thì họ sẽ ưu tiên lựa chọn mua hàng và sử dụng các dịch vụ mà đơn vị bạn cung cấp.
- Khách hàng cũ hài lòng sẽ tiếp tục mua hàng và sử dụng dịch vụ của công ty cung cấp.
- Khi khách hàng hài lòng về công ty thì khách hàng sẽ giới thiệu cho khách hàng kia.
- Thực tế khi quảng cáo sản phẩm có nhắc tới đã được chứng nhận ISO 9001 đều đạt được sự tin tưởng và ấn tượng trong đầu đối với khách hàng.
- Có nhiều lợi thế, cơ hội ký được hợp đồng khi tham gia đấu thầu.
- Dễ dàng hơn khi chào hàng với những khách hàng lớn vì những công ty ưu tiên lựa chọn các nhà cung cấp đã áp dụng và được chứng nhận ISO 9001.
- Bán được nhiều sản phẩm hàng hóa/dịch vụ hơn nhờ năng lực của nhân viên bán hàng được cải thiện, hiểu rõ về sản phẩm.
- Có cơ hội xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài vì hầu hết mọi công ty ở Châu Âu và Châu Mỹ đều chỉ mua hàng của các nhà cung cấp đã được chứng nhận ISO 9001.

Tối Ưu Hóa Quy Trình với ISO 9001 trong Ngành Cơ Khí

Trong ngành cơ khí, tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý là yếu tố then chốt quyết định sự thành công và cạnh tranh của một doanh nghiệp. ISO 9001 không chỉ là một bộ tiêu chuẩn chất lượng mà còn là một công cụ mạnh mẽ để tối ưu hóa quy trình, tạo ra những cơ hội mới và nâng cao hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp.

1. Thiết lập Quy trình rõ ràng và cụ thể

ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp xác định và thiết lập các quy trình rõ ràng, cụ thể cho mọi khía cạnh của hoạt động sản xuất và quản lý. Việc này giúp loại bỏ sự mơ hồ và không chắc chắn trong các quy trình, từ việc nhập liệu đến sản xuất và phân phối sản phẩm. Khi mỗi bước được xác định rõ ràng, nhân viên có thể hoạt động hiệu quả hơn và giảm thiểu rủi ro liên quan đến sai sót và lỗi hệ thống.

2. Kiểm soát chất lượng liên tục

ISO 9001 yêu cầu việc thiết lập các cơ chế kiểm soát chất lượng liên tục trong quá trình sản xuất. Việc này bao gồm việc xác định, giám sát và cải tiến các chỉ số chất lượng khác nhau để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng được các yêu cầu chất lượng đã đề ra. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các vấn đề và nguy cơ tiềm ẩn, từ đó thực hiện biện pháp sửa đổi kịp thời trước khi chúng gây ra hậu quả nghiêm trọng.

3. Giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu quả    

ISO 9001 khuyến khích việc tối ưu hóa quy trình và cải thiện hiệu suất bằng cách giảm thiểu lãng phí và tăng cường sự hiệu quả. Bằng cách phân tích và đánh giá các quy trình hiện tại, doanh nghiệp có thể xác định các vấn đề, điểm yếu và cơ hội cải tiến. Việc này có thể bao gồm việc sử dụng tài nguyên một cách thông minh hơn, tối ưu hóa luồng công việc và giảm thiểu thời gian chờ đợi và độ trễ.

4. Tập trung vào chất lượng

ISO 9001 không chỉ tối ưu hóa quy trình một cách cụ thể mà còn giúp xây dựng một văn hóa tổ chức tập trung vào chất lượng. Việc đặt chất lượng làm trung tâm của mọi hoạt động và quyết định mang lại sự tự tin cho nhân viên, khách hàng và đối tác về cam kết của doanh nghiệp với chất lượng và hiệu suất.
Tóm lại, ISO 9001 không chỉ là một tiêu chuẩn chất lượng mà còn là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình, cải thiện hiệu suất và xây dựng một nền tảng vững chắc cho sự thành công trong ngành cơ khí.

Điều Khoản 8.7: Kiểm Soát Đầu Ra Không Phù Hợp

Nhà máy A đã tồn tại trong nhiều năm và trở thành một phần không thể thiếu của ngành công nghiệp sắt thép trong khu vực. Tuy nhiên, như nhiều doanh nghiệp khác, A đối mặt với nhiều thách thức trong việc duy trì và cải thiện chất lượng sản phẩm của mình. Trong bối cảnh này, việc áp dụng và tuân thủ Điều Khoản 8.7 về Kiểm Soát Đầu Ra Không Phù Hợp của ISO 9001 là một yếu tố quan trọng giúp công ty này giải quyết những thách thức đó.

1. Khởi đầu:

Nhà máy A là một trong những nhà máy sản xuất sắt thép hàng đầu trong khu vực. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ và nhu cầu ngày càng tăng cao về chất lượng, công ty đã phải đối mặt với nhiều vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm.

2. Xác định sự không phù hợp:

Trong quá trình kiểm tra chất lượng, nhóm kiểm tra của Công ty A đã phát hiện ra rằng một số lô hàng sắt thép không đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu. Các sản phẩm này có thể bị lỗi trong quá trình sản xuất hoặc không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.

3. Nguyên nhân:

Sau khi tiến hành một cuộc điều tra kỹ lưỡng, nhóm quản lý chất lượng của A đã xác định một số nguyên nhân gây ra sự không phù hợp:
•    Quy trình sản xuất không hiệu quả: Có thể có lỗi trong các quy trình sản xuất, như quá trình nung, tôi luyện hoặc cán nóng, dẫn đến sự không phù hợp của sản phẩm cuối cùng.
•    Vật liệu đầu vào không đảm bảo chất lượng: Một số nguyên liệu sắt thép không đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng hoặc có thể bị nhiễm các chất tạp, ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm cuối cùng.

4. Cách khắc phục:

Sau khi xác định các nguyên nhân, A đã thực hiện một loạt biện pháp để khắc phục vấn đề này:
•    Cải thiện quy trình sản xuất: Kiểm tra và cải thiện các quy trình sản xuất để đảm bảo sự chính xác và đồng nhất trong mỗi bước.
•    Kiểm tra và lựa chọn nhà cung cấp vật liệu đầu vào: Xác định và chọn lọc các nhà cung cấp có thể cung cấp nguyên liệu đạt chất lượng cao và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật.

5. Lợi Ích từ ISO 9001:

A đã chủ động áp dụng các yêu cầu của ISO 9001 về kiểm soát đầu ra không phù hợp. Bằng cách này, họ không chỉ giúp cải thiện chất lượng sản phẩm mà còn tăng cường uy tín của mình trên thị trường. ISO 9001 cung cấp một khuôn khổ cụ thể và hướng dẫn về cách xác định, kiểm soát và xử lý sản phẩm không phù hợp, giúp A tăng cường quy trình quản lý chất lượng và đạt được hiệu suất sản xuất tối ưu.

6. Kết luận:

Như vậy, qua việc áp dụng Điều Khoản 8.7 của ISO 9001 và các biện pháp khắc phục kịp thời, Công ty A đã vượt qua những thách thức về kiểm soát đầu ra không phù hợp và đảm bảo rằng sản phẩm của họ đáp ứng được các yêu cầu chất lượng cao nhất của khách hàng. Điều này không chỉ giúp họ duy trì vị thế của mình trong ngành công nghiệp sắt thép mà còn tạo ra cơ hội cho sự phát triển và mở rộng trong tương lai.

Trần Thị Vân Anh - Nguyễn Thị Huyền