Hướng dẫn chuyển đổi sang hệ thống quản lý tài liệu - Văn phòng không giấy

Hướng dẫn chuyển đổi sang hệ thống quản lý tài liệu - Văn phòng không giấy

Khi các công ty xây dựng tiếp tục phát triển, lượng giấy tờ và tài liệu cũng tăng theo. Nhiều tệp trong số này tồn tại trong bộ nhớ, chiếm dung lượng và đòi hỏi nhiều thời gian và nỗ lực để tìm các tài liệu cụ thể. Để giải quyết đống thủ tục giấy tờ ngày càng tăng, hiện nay có rất nhiều hệ thống quản lý tài liệu mà các công ty có thể sử dụng để bắt đầu với các thủ tục không cần giấy tờ. Phần mềm xây dựng và các giải pháp quản lý tài liệu hiện đã tồn tại không chỉ giúp loại bỏ các thủ tục giấy tờ mà còn hợp lý hóa quy trình làm việc trong một công ty. Bài viết này thảo luận về cách thức không cần giấy tờ có thể giúp các tổ chức giảm chi phí, tránh thất lạc tài liệu và nâng cao hiệu quả.

Bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi sang văn phòng không giấy tờ là thanh lọc các tài liệu hiện có của bạn. Mặc dù là một công việc tốn thời gian, nhưng việc loại bỏ các tài liệu không cần thiết có thể giúp giải phóng dung lượng và giúp chủ doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình trạng hiện tại của công ty họ. Khi bạn đã xác định được những tài liệu quan trọng nào cần được lưu giữ, như hóa đơn và biên lai, việc quét các tài liệu này vào trình quản lý tài liệu trực tuyến là bước tiếp theo. Có rất nhiều hệ thống và phần mềm bạn có thể lựa chọn, mỗi hệ thống đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Sử dụng phần mềm này để sắp xếp và tổ chức tài liệu của bạn theo khách hàng, nhà cung cấp hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác sẽ giúp tổ chức dữ liệu trong doanh nghiệp của bạn tốt hơn.

Mặc dù việc chuyển đổi sang kinh doanh không giấy tờ không thể thực hiện trong một sớm một chiều, nhưng công ty của bạn phải giảm lượng giấy đến và bắt đầu áp dụng công nghệ di động và kỹ thuật số. Nhiều công ty xây dựng tiếp tục dựa vào các tài liệu giấy để lập hóa đơn, ghi nhật ký giờ làm việc, bảng chấm công và một loạt các chức năng khác. Thật không may, giấy rất dễ bị mất và các bản sao tài liệu đơn lẻ có thể mất nhiều thời gian để đổi chủ. Trong xây dựng và các ngành dịch vụ hiện trường, sự di chuyển liên tục của công nhân, kỹ thuật viên và nhà quản lý có thể dẫn đến việc tài liệu bị thất lạc và quên. Khi nhập chứng từ giấy vào hệ thống kế toán, nguy cơ sai sót càng cao hơn khi nhập thủ công. Việc áp dụng các giải pháp di động có thể được phát triển từng bước và có thể giảm bớt nhiều vấn đề mà thủ tục giấy tờ đưa ra. Thay vì để công nhân hoặc kỹ thuật viên sử dụng lịch giấy, hãy tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng email hoặc các ứng dụng liên lạc di động để gửi các bản sao điện tử. Người lao động cũng có thể được thông báo về bất kỳ thay đổi nào vào phút cuối thông qua thiết bị di động của họ. Bắt đầu từ đây có thể dẫn đến việc sử dụng nhiều hơn công nghệ di động và các thiết bị khác như máy tính xách tay hoặc máy tính bảng để thanh toán điện tử.

Quản lý xây dựng không cần giấy tờ có những lợi ích đáng kể đối với năng suất tổng thể của bất kỳ công ty nhất định nào. Ngoài việc giảm chi phí hành chính, giao tiếp di động và quản lý tài liệu điện tử có thể giúp tăng tốc các quy trình thường tốn thời gian. Khi công ty của bạn đã áp dụng phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của bạn, việc lập hóa đơn, lập hóa đơn và thanh toán điện tử có thể đẩy nhanh quá trình thanh toán. Hiện nay có rất nhiều tùy chọn phần mềm đám mây để lựa chọn có khả năng đồng bộ hóa thanh toán tại hiện trường, biểu mẫu và tài liệu, giúp các công ty theo dõi tiến độ dễ dàng hơn.

Phần mềm ước tính và đấu thầu cũng có thể mang lại lợi thế so với các công ty tiếp tục sử dụng các quy trình thủ công. Phần mềm quản lý xây dựng giúp các nhà thầu phụ dễ dàng tham gia vào giai đoạn lập dự toán, cũng như cho các nhà thầu nhắm mục tiêu mời thầu theo kết quả hoạt động, lịch sử đấu thầu và các quy định trước đó. Hơn nữa, phần mềm di động có thể cho phép truy xuất và nghiên cứu tài liệu trực tiếp từ thực địa.

Việc kiểm tra an toàn kéo dài cũng có thể được thực hiện hiệu quả hơn bằng cách loại bỏ các thủ tục giấy tờ và thay thế bằng thiết bị di động. Ghi lại thông tin, hình ảnh và biểu mẫu quan trọng trực tiếp trên thiết bị di động và giúp người quản lý có thể truy cập được những tài liệu này. Các thiết bị di động và máy tính bảng cũng dễ mang theo và có khả năng lưu trữ tất cả dữ liệu quan trọng trong trình quản lý tài liệu.

Tùy thuộc vào loại hình công ty xây dựng bạn đang hoạt động, hãy cân nhắc áp dụng một phần mềm tích hợp có thể giúp giải quyết nhiều vấn đề về quản lý văn bản và hành chính. Mặc dù nhiều người nghi ngờ về việc áp dụng các giải pháp di động, nhiều công ty phần mềm xây dựng cung cấp lượng hướng dẫn và đào tạo phù hợp cần thiết để dễ dàng chuyển đổi sang không cần giấy tờ.

Một hệ thống không cần giấy tờ cho phép các nhà quản lý, nhân viên hiện trường và nhân viên hành chính hiệu quả hơn bằng cách định vị và truy xuất các tài liệu quan trọng nhanh hơn. Bằng cách tiết kiệm thời gian và tạo ra một hoạt động kinh doanh hợp lý hơn, các công ty sẽ có thể tăng lợi nhuận. Để thuận tiện cho việc chuyển đến một văn phòng không giấy tờ, cần có một phần mềm xây dựng đáng tin cậy để theo dõi chi phí và ghi lại tất cả các tài liệu quan trọng. Ưu điểm lớn nhất mà hệ thống quản lý tài liệu mang lại là chế độ xem thời gian thực về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Có quyền truy cập vào dữ liệu chính xác và cập nhật có thể giúp các nhà quản lý và tất cả nhân viên đưa ra các quyết định sáng suốt hơn, có thể giúp mở rộng và hiện đại hóa bất kỳ công ty xây dựng nào.

Bài viết liên quan