Tổng quan

Khi nói đến quản lý dự án hiệu quả, điều bắt buộc là phải lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát đầy đủ đối với dự án đã đưa ra. Cụ thể, một dự án xây dựng yêu cầu người quản lý dự án phải biết tất cả các hạn chế về thời gian và tài chính của dự án cụ thể. Trong hầu hết các trường hợp, thách thức chính của quản lý dự án là thực hiện tất cả các mục tiêu của dự án bằng các nguồn lực sẵn có. Hơn nữa, những loại chuyên gia đặc biệt này giúp đảm bảo rằng dự án đang diễn ra theo đúng kế hoạch. Các chức năng khác bao gồm lịch trình, phát triển chiến lược truyền thông và lập kế hoạch dự án đầy đủ. Những sự chậm trễ không lường trước được và yêu cầu thay đổi phạm vi công việc ban đầu đều có thể gây ra xáo trộn về tiến độ xây dựng; Tuy nhiên, một nhà quản lý dự án giỏi có kỹ năng và chuyên môn để vượt qua những trở ngại này.

Mẹo quản lý dự án hiệu quả

Sau đây là một số khuyến nghị lý tưởng mà người quản lý dự án xây dựng nên tính đến khi cải tiến hoặc phát triển chế độ quản lý của họ.

Giao tiếp tốt

Hầu hết các dự án sẽ không thể thành công nếu không có các chiến lược truyền thông phù hợp. Vì lý do này, người quản lý dự án nên xem xét điều gì hiệu quả nhất cho nhóm và phát triển một kế hoạch phù hợp với nhu cầu của mọi người. Các báo cáo và cập nhật tiến độ theo thời gian thực là vô giá vì nó giúp theo dõi các hoạt động kinh doanh, do đó giúp loại bỏ rủi ro. Giao tiếp tốt cũng bao gồm các cuộc nói chuyện thường xuyên với nhân viên và lắng nghe những mối quan tâm hoặc đề xuất khác nhau của họ về việc cải thiện toàn bộ dự án. Một nhà quản lý dự án xây dựng giỏi nên ghi lại mọi khía cạnh có thể có của toàn bộ dự án bao gồm các khoản chi tiêu, cũng như các cuộc họp bên ngoài và nội bộ.

Lập kế hoạch đầy đủ

Cuối cùng, các mục tiêu dự án của bạn nên được đặt trong một phạm vi công việc mạch lạc và được viết rõ ràng. Mọi bộ phận của dự án nhất định phải tuân theo các điều khoản của tài liệu và cũng sử dụng tài liệu đó để thiết lập nền tảng cho kết quả cuối cùng của dự án tổng thể. Vì lý do cụ thể này, khi bắt đầu một dự án, nó được coi là một hình thức thực hành nghề nghiệp để thảo luận với khách hàng của bạn, xem xét tiến trình dự án cùng với phạm vi dự kiến ​​của dự án. Đối với một nhà quản lý dự án xây dựng, điều này có nghĩa là bạn có thể phải giải thích lý do tại sao có thể mất nhiều thời gian hơn để tạo ra một tòa nhà ổn định và an toàn cho mục đích sử dụng công cộng.

Biết khi nào cần khen thưởng hoặc gắn kết nhóm

Có lẽ công cụ quan trọng nhất trong công việc của bạn với tư cách là người quản lý dự án là biết khi nào cần thu hút và khen thưởng những nhân viên làm việc chăm chỉ. Loại chiến lược cụ thể này trở lại với khái niệm rằng nhân viên yêu cầu các chương trình khuyến khích để thúc đẩy động lực và mức năng suất của họ. Vì lý do cụ thể này, việc xác định các thành viên tận tâm trong nhóm giúp nêu gương phù hợp cho các nhân viên khác. Hơn thế nữa, với tư cách là người quản lý, bạn sẽ nhận được sự tôn trọng của nhóm nhiều hơn khi bạn cấp tín dụng khi đến hạn. Là một người quản lý dự án xây dựng, chức danh công việc của bạn liên quan đến việc hoàn thành một số yêu cầu trong những điều kiện nghiêm ngặt, do đó, khả năng thu hút nhân viên của bạn truyền cảm hứng cho khả năng lãnh đạo và sự tự tin.

Phát triển những kĩ năng của bạn

Đối với hầu hết các nhà quản lý dự án, rất nhiều thời gian dành cho văn phòng, và thậm chí nhiều thời gian hơn dành cho công việc. Quản lý các nhà thầu phụ của bạn và lên lịch trình thời gian của dự án, theo dõi các đơn đặt hàng thay đổi, và các thủ tục cho phép cùng với quản lý ngân sách của bạn đòi hỏi một số kỹ năng bổ sung. Mặc dù hầu hết các công ty đương đại thuê ngoài sự trợ giúp của các chuyên gia khác để hoàn thành những công việc đó, nhưng sẽ thuận tiện hơn nhiều cho doanh nghiệp của bạn nếu bạn có thể hoàn thành những công việc này bằng kỹ năng của mình. Việc phát triển sự quan tâm đến các chủ đề liên quan đến dự án cụ thể của bạn có thể là một bước tiến dài trong việc cải thiện năng lực nói chung của bạn.

Triển khai các công nghệ và phần mềm gần đây

Tận dụng những tiến bộ công nghệ như thiết bị di động và phần mềm là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của các dự án trong thế giới xây dựng ngày nay, đặc biệt nếu phạm vi dự án của bạn lớn. Hơn thế nữa, ngày nay phần mềm xây dựng có thể được tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu riêng của dự án của bạn đang trở thành khía cạnh thiết yếu của bất kỳ dự án xây dựng nào. Lợi ích bổ sung của các loại giải pháp này là chúng có thể tự động hóa các thủ tục cụ thể cho các nhà quản lý dự án xây dựng, do đó họ sẽ có nhiều thời gian hơn để quản lý các hoạt động quan trọng khác của dự án. Phần mềm cũng có thể mang lại lợi ích cho việc truyền đạt các mục tiêu và cập nhật dự án cho nhóm của bạn.

Đào tạo và kinh nghiệm

Mặc dù một người có thể làm việc trong một công ty xây dựng để trở thành giám đốc dự án, nhưng bạn nên lấy bằng quản lý dự án hoặc xây dựng. Bạn sẽ được tiếp xúc với các khái niệm quản lý dự án khác nhau rất cần thiết nếu bạn muốn tạo ra kết quả tốt cho khách hàng của mình mỗi lần. Ví dụ, với mong muốn ngày càng tăng đối với các công trình xanh, bạn có thể tìm hiểu thêm về các ứng dụng tiết kiệm năng lượng như hệ thống chiếu sáng năng lượng mặt trời và hệ thống chiếu sáng hiệu quả. Ngoài giáo dục, kinh nghiệm đóng một vai trò quan trọng trong bất kỳ kỹ năng và kết quả tổng thể của người quản lý dự án. Loại lợi thế này bắt nguồn từ thực tế là một nhà quản lý dự án có kinh nghiệm có thể đã học được những bài học quý giá và cũng có được kiến ​​thức rộng lớn từ các nhà lãnh đạo trong ngành.

Những điều cần tránh

Một nhà quản lý dự án giỏi nên tránh những cạm bẫy và xu hướng nhất định có thể làm hỏng các mục tiêu của toàn bộ dự án. Cần tránh những nguy hiểm này bằng mọi giá nếu dự án được hoàn thành với kết quả mỹ mãn. Một dự án và tất cả các khía cạnh liên quan của nó có thể rất tinh vi, và nếu bạn xử lý nó không cẩn thận, nó có thể dễ dàng đổ vỡ. Một số khía cạnh có thể tránh được bao gồm:

• Thiếu ngân sách phù hợp
• Sự trì hoãn
• Giao tiếp kém với nhân viên
• Không có mục tiêu hoặc tầm nhìn cho dự án
• Tuyển dụng nhân viên kém, khuôn khổ và chiến lược

Vào cuối ngày, điều cần thiết đối với bất kỳ người quản lý dự án nào cũng phải có đủ cái nhìn sâu sắc về những việc nên làm và không nên của bất kỳ dự án nhất định nào để có kết quả tối ưu mỗi lần. Nếu không làm như vậy sẽ dẫn đến thất bại và không thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng, do đó làm tổn hại đến danh tiếng và độ tin cậy tổng thể của bạn. Tuy nhiên, một người quản lý dự án sử dụng những mẹo này để quản lý dự án xây dựng hiệu quả sẽ trải qua những dự án thành công hơn về tổng thể.