Tổng quan

Quản lý dự án 101: Quản lý dự án là gì?

Dự án là một hoạt động có thời gian bắt đầu và kết thúc được chỉ định. Đây không phải là một hoạt động thường xuyên và thường liên quan đến một nhóm người thường không làm việc cùng nhau, từ các tổ chức, ngành và địa điểm khác nhau. Để các dự án này diễn ra suôn sẻ nhất có thể, việc áp dụng kiến ​​thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật là cần thiết để thực hiện các hoạt động này.

Quản lý dự án xây dựng là gì?

Trong ngành xây dựng, quản lý dự án đã trở thành một quá trình cần thiết. So với các ngành công nghiệp khác, xây dựng - cho dù là tạo ra cầu, đường hay các tòa nhà - đòi hỏi rất nhiều sự phối hợp và quản lý giữa các nhóm khác nhau. Quản lý dự án xây dựng cũng khác với quản lý các loại dự án khác bởi tính chất định hướng sứ mệnh của nó. Một dự án thường sẽ bị chấm dứt khi nhiệm vụ hoàn thành. Về mặt thực tiễn của nó, quản lý dự án là hành động chỉ đạo và điều phối nhân lực và vật lực và sử dụng các kỹ thuật cụ thể để đảm bảo việc hoàn thành một dự án được thực hiện một cách hiệu quả và có lãi.

Quản lý dự án xây dựng đòi hỏi nhiều kỹ năng như giao tiếp, tổ chức, giải quyết vấn đề và tính linh hoạt để thành công. Trong những năm gần đây, ngành quản lý dự án đã phát triển vượt bậc. Viện Quản lý Dự án (PMI) ước tính rằng từ năm 2010 đến năm 2020, chỉ riêng ở Hoa Kỳ sẽ có 6,2 triệu nhà quản lý dự án.

Tài sản lớn nhất mà quản lý dự án mang lại cho các công ty xây dựng là khả năng kết hợp các kỹ năng trong xây dựng, kỹ năng giao tiếp và áp dụng các nguyên tắc kinh doanh. Các nhà quản lý dự án thường được cử đến để giám sát nhiều hoạt động khác nhau, nhưng chủ yếu được sử dụng để tạo ra các dự án hoạt động hiệu quả nhất, đúng thời gian và ngân sách. Việc có người quản lý dự án trình bày mang lại lợi ích cho khách hàng, toàn bộ công trường và công ty xây dựng tham gia theo nhiều cách khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về cách một người quản lý dự án có thể tạo ra tác động tích cực:

• Hãy là người đại diện cho khách hàng và sử dụng kiến ​​thức của họ để đưa ra các đề xuất có lợi nhất cho (các) chủ sở hữu.
• Giám sát toàn bộ dự án ngay từ đầu, bao gồm đấu thầu cạnh tranh, gia tăng giá trị, hủy bỏ hợp đồng và giảm thời gian hoàn thành.
• Đưa ra các quyết định kinh doanh để giữ lại hoặc loại bỏ các đội hoặc nhân sự cụ thể dựa trên năng suất.
• Giảm thiểu sai sót và đảm bảo chất lượng công việc bằng cách duy trì các tiêu chuẩn cao thông qua việc kiểm tra thường xuyên.
• Giải quyết mọi mâu thuẫn giữa công ty xây dựng và khách hàng, đại diện cho cả hai bên một cách công bằng và bình đẳng.
• Phát triển các mốc thời gian thực tế và ngân sách đáng tin cậy bằng cách phối hợp với các nhóm khác nhau.

Trong một bài báo của Business News Daily , họ thảo luận về các loại phương pháp quản lý dự án thường được thực hành. Tùy thuộc vào loại công việc cụ thể, bất kỳ công ty hoặc người quản lý dự án cụ thể nào cũng có thể sử dụng một phương pháp khác phù hợp nhất với một dự án cụ thể. Dưới đây là danh sách một số chiến lược quản lý dự án xây dựng phổ biến.

• Quản lý dự án truyền thống: Đây là một quy trình từng bước đánh giá một dự án dựa trên 5 giai đoạn: bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và hoàn thành. Mỗi giai đoạn được thực hiện theo thứ tự thời gian, với các giai đoạn chỉ bắt đầu khi giai đoạn trước đã kết thúc. Kiểu quản lý dự án truyền thống này phù hợp với công việc tuyến tính, nơi dự kiến ​​sẽ có ít thay đổi.
• Ấn định thời hạn: Chiến lược này là khi mỗi nhiệm vụ được đưa ra một khung thời gian cụ thể trước khi xác định những nguồn lực nào cần thiết để thực hiện mỗi nhiệm vụ. Quá trình này được thiết kế để hoàn thành các dự án trong thời gian ít nhất, theo cách hiệu quả nhất có thể.
• Phương pháp chuỗi sự kiện: Với phương pháp này, nó được áp dụng tốt nhất với các tác vụ bắt đầu một chuỗi sự kiện. Khi mỗi nhiệm vụ kết thúc, một sự kiện hoặc nhiệm vụ mới sẽ được tạo. Các sự kiện không phải lúc nào cũng được dự đoán trước, điều này khiến vai trò của người quản lý dự án càng trở nên quan trọng. Chiến lược này hoạt động tốt nhất cho các dự án không có tính chất tuyến tính.
• Agile: Quản lý dự án Agile là một cách tiếp cận mà các dự án được chia thành các phần nhỏ được gọi là các bước lặp lại. Sau mỗi lần lặp lại, nhóm sẽ xem xét và phê bình công việc đã thực hiện và quyết định các bước tiếp theo của dự án sẽ như thế nào. Phương pháp này lý tưởng cho các công ty có thể tự mình đưa ra quyết định nhanh chóng mà không cần sự chấp thuận của hội đồng quản trị hoặc ủy ban.
• Scrum: Chiến lược quản lý dự án này bắt nguồn từ phương pháp nhanh nhẹn trong đó nhiều nhóm nhỏ làm việc theo cách phụ thuộc lẫn nhau. Với scrum, các lần lặp lại được thực hiện nhanh chóng và thường xuyên với cường độ cao.

Công ty quản lý dự án

Có nhiều cách để triển khai tính năng quản lý dự án cho bất kỳ công ty xây dựng nào. Có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ quản lý dự án xây dựng và giúp các doanh nghiệp tạo ra các tòa nhà, đường xá và bất kỳ loại cấu trúc nào từ đầu đến cuối. Các dịch vụ và khả năng của các công ty này rất đa dạng, nhưng cốt lõi của nó, các công ty quản lý dự án cung cấp cho các doanh nghiệp việc lập ngân sách / chi phí công việc, khởi tạo hợp đồng phụ / theo dõi báo cáo và ước tính.

Có mặt trong cả các dự án tư nhân và công cộng, các công ty quản lý xây dựng được tiếp cận dựa trên danh tiếng của họ trong ngành, cũng như trình độ của họ. Ngay cả trước giai đoạn thiết kế, cần phải có một công ty quản lý xây dựng để giúp thiết lập ngân sách và lịch trình phù hợp với khả năng tài chính của khách hàng. Ngoài ra, các công ty quản lý dự án cũng giảm bớt áp lực đối với tổng thầu, bằng cách đại diện cho cả những mối quan tâm của khách hàng cũng như công ty xây dựng. Các công ty quản lý dự án tốt nhất cung cấp dịch vụ tiền xây dựng và được biết đến với mức độ chính xác cao trước khi đấu thầu dự án hoặc khi bắt đầu xây dựng thực tế. Ngoài ra, các công ty quản lý dự án phải trực tiếp tham gia với cả nhà xây dựng và khách hàng trong suốt quá trình xây dựng và cả sau khi hoàn thành.

1. Jacobs
2. AECOM
3. Hill Internation
4. Gilbane Building Co.
5. Cấu tạo Turner

Công cụ quản lý dự án

Cùng với việc hợp tác với một công ty quản lý xây dựng, ngày càng có nhiều công cụ quản lý dự án trở nên phổ biến. Cho dù thông qua ứng dụng hay phần mềm, các công ty xây dựng đang đầu tư vào giải pháp quản lý dự án được sử dụng nội bộ để quản lý tốt hơn từng công việc. Một số công cụ quản lý dự án phổ biến bao gồm AtTask, Clarizen và Earliz, tất cả đều dựa trên phần mềm. Tuy nhiên, những phần mềm cụ thể này được xây dựng để quản lý dự án trong tất cả các ngành. Đối với xây dựng cụ thể, có một số công cụ quản lý dự án cũng được tích hợp với các chức năng khác của doanh nghiệp. Đầu tư vào một phần mềm tích hợp giải quyết nhiều vấn đề mà các công ty xây dựng thường gặp phải, ngoài việc giải quyết các nhu cầu quản lý dự án.

Phần mềm quản lý dự án đặt quyền kiểm soát nhiều hơn vào tay các công ty xây dựng, giảm khối lượng công việc thuê ngoài thường được yêu cầu. Quản lý dự án là một tính năng của phần mềm xây dựng lớn hơn nhiều, nhưng là một phần không thể thiếu của câu đố. Một phần mềm xây dựng hoàn chỉnh cho phép doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời của từng dự án thông qua một hệ thống tích hợp và dễ tiếp cận. Một số công cụ quản lý dự án tốt nhất hỗ trợ các chức năng như chi phí công việc, ước tính, lập lịch trình lao động, quản lý thiết bị và quản lý tài liệu. Dưới đây là danh sách một số công cụ quản lý dự án hàng đầu mà các công ty xây dựng tốt nhất thế giới đang sử dụng:

• Phần mềm xây dựng Jonas
  Jonas là một giải pháp phần mềm xây dựng tích hợp đầy đủ được xây dựng đặc biệt cho ngành xây dựng. Jonas Construction Software có hơn 1.000 khách hàng trong nhiều ngành xây dựng và thực sự là một giải pháp phần mềm xây dựng hàng đầu trong ngành. Giải pháp phần mềm của họ chứa hơn 50 mô-đun, bao gồm quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý tài liệu và quản lý khách hàng, tên một số mô-đun, tất cả đều được tích hợp với kế toán. Họ cũng cung cấp các giải pháp di động để nâng cao hơn nữa khả năng tiếp cận và năng suất trong lĩnh vực này.

• Procore
  Procore là một ứng dụng phần mềm quản lý xây dựng dựa trên đám mây được thiết kế để tăng hiệu quả và trách nhiệm giải trình của dự án bằng cách hợp lý hóa và huy động thông tin liên lạc và tài liệu của dự án. Procore cho phép người dùng của mình cộng tác trong các dự án và xem các tài liệu khác nhau, bao gồm đệ trình, RFI, hợp đồng, lịch trình và bản vẽ. Hoàn toàn dựa trên web, người dùng của họ có thể quản lý các dự án từ bất kỳ thiết bị di động được kết nối web nào.

• BuilderTREND
  BuilderTREND là hệ thống phần mềm quản lý xây dựng được thiết kế cho các nhà xây dựng và tu sửa nhà. Nền tảng dựa trên web của họ có thể truy cập từ mọi nơi và bao gồm lập lịch dự án, quản lý dự án, quản lý khách hàng và quản lý dịch vụ trong một bộ duy nhất. BuilderTREND dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm kế toán khác như QuickBooks và Xero. BuilderTREND cũng cung cấp đào tạo và hỗ trợ không giới hạn cho khách hàng của họ.
• Phần mềm xây dựng Vista by Viewpoint
  Vista by Viewpoint là một bộ ứng dụng tài chính, hoạt động và quản lý dự án tích hợp, hợp tác dành cho các nhà thầu và chủ dự án vốn. Các chức năng của Vista bao gồm kế toán, quản lý dự án, cộng tác dự án, di động, ước tính, quản lý nội dung và quản lý dịch vụ, dễ dàng tích hợp với tất cả các phần mềm chính của bên thứ ba. Vista by Viewpoint là phần mềm có khả năng mở rộng được xây dựng cho các doanh nghiệp xây dựng phức tạp ngày nay.
• Phần mềm xây dựng Sage 300
  Sage 300 Construction and Real Estate là một hệ thống quản lý xây dựng cung cấp các chức năng như cất cánh, ước tính chi phí, quản lý dự án, quản lý tài liệu, quản lý dịch vụ, hoạt động dịch vụ và kế toán. Với các phân hệ kế toán tiêu chuẩn như tài khoản phải trả, sổ cái, tài khoản phải thu và xử lý bảng lương, doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng quản lý tài chính hàng ngày. Sage 300 được thiết kế cho các ngành công nghiệp hợp đồng chung, phát triển bất động sản, tu sửa khu dân cư và xây dựng nhà cửa.

Đào tạo quản lý dự án xây dựng

Đào tạo quản lý dự án xây dựng được cho là phần quan trọng nhất dẫn đến thành công của các công ty xây dựng và nhà xây dựng. Nếu không có sự đào tạo và giáo dục thích hợp, rất khó để lấp đầy số lượng công việc quản lý dự án đang gia tăng. Quản lý dự án xây dựng đã phát triển thành một phần rất đáng tin cậy và quan trọng của toàn bộ ngành, với nhiều trường cao đẳng và đại học cung cấp rất nhiều khóa học để chuẩn bị tốt hơn cho sinh viên cho công việc trong ngành xây dựng. Hơn nữa, đào tạo quản lý xây dựng có thể được thực hiện thông qua nhiều hiệp hội, câu lạc bộ và viện. Dưới đây là một số tổ chức uy tín nhất cho các nhà quản lý dự án, nhiều trong số đó là đặc thù của ngành xây dựng. Các thành viên của các nhóm này được hưởng lợi từ các sự kiện kết nối, đào tạo, các khóa học giáo dục và các cơ hội phát triển chuyên môn, liên kết trực tiếp với việc quản lý dự án.

Viện quản lý dự án (PMI)

PMI là một hiệp hội thành viên chuyên nghiệp phi lợi nhuận dành cho các nhà quản lý dự án. PMI cung cấp các nguồn lực chuyên môn và nghiên cứu có giá trị cho hơn 2,9 triệu chuyên gia làm việc tại hầu hết các quốc gia trên thế giới. Mục tiêu của các thành viên là nâng cao sự nghiệp của họ, cải thiện sự thành công của tổ chức và phát triển nghề nghiệp hơn nữa. Tại PMI, các thành viên được cấp quyền truy cập vào:

• Các chương trình chứng nhận
• Nghiên cứu học thuật sâu rộng
• Chương trình giáo dục
• Các chương khu vực
• Cơ hội tình nguyện.

Hiệp hội Quản lý Xây dựng Hoa Kỳ (CMAA)

CMAA là một hiệp hội nghề nghiệp phi lợi nhuận phục vụ cho ngành quản lý xây dựng. Thông qua CMAA, các thành viên được cấp quyền truy cập vào nhiều dịch vụ và tài nguyên khác nhau nhằm mục đích cải thiện hiệu suất cá nhân và nâng cao năng lực của họ. Một số tài nguyên chuyên nghiệp do CMAA cung cấp bao gồm:

• Hợp đồng mẫu, cụ thể cho nhiều loại môi trường phân phối dự án khác nhau
• Hội nghị và cơ hội kết nối chuyên nghiệp
• Các ấn phẩm như CMCity
• Các chương khu vực để kết nối với các nhà quản lý xây dựng khác
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp và các chương trình dịch vụ kinh doanh khác nhằm vào các doanh nghiệp nhỏ hơn

Hiệp hội Quản lý Dự án Xây dựng Quốc tế (ICPMA)

ICPMA là một tổ chức toàn cầu thúc đẩy các phương pháp tốt nhất trong xây dựng và quản lý dự án cho các thành viên. ICPMA cung cấp một diễn đàn cung cấp cho các thành viên cơ hội kết nối với các chuyên gia khác và cho phép các học giả tham gia vào công việc kinh doanh và nghiên cứu mới. ICPMA được điều hành bởi các tình nguyện viên có đam mê cải thiện thành phố, cơ sở hạ tầng và môi trường một cách hiệu quả và hiệu quả. ICPMA cung cấp cho các thành viên:

• Trung tâm quản lý tri thức ICPMA
• Bài báo học tập
• Hội nghị
• Hội thảo
• Báo cáo thực hành
• Phỏng vấn

Đào tạo quản lý dự án xây dựng cũng có sẵn trong nhiều trường cao đẳng và đại học, trong cả chương trình cấp bằng đại học và sau đại học. Dưới đây là danh sách các trường cung cấp bằng quản lý xây dựng, tất cả đều mang lại trải nghiệm độc đáo cho sinh viên của trường.

• Đại học Clemson

Đại học Clemson cấp bằng Cử nhân Khoa học, Thạc sĩ Khoa học hoặc chứng chỉ sau đại học về quản lý xây dựng. Bằng thạc sĩ được cung cấp tại Clemson được cả Trung tâm Nghiên cứu và Giáo dục Xây dựng quốc gia cũng như các Tổng thầu Liên kết của Hoa Kỳ công nhận.

• Đại học Washington

Đại học Washington cũng cấp bằng về quản lý xây dựng dưới dạng cử nhân, thạc sĩ hoặc sau đại học. Khoa duy trì mối quan hệ tích cực với ngành công nghiệp địa phương thông qua Hội đồng Cố vấn Ngành Xây dựng và giúp đưa sinh viên vào thực tập.

• Đại học Florida

Đại học Florida cấp bằng quản lý xây dựng của Cao đẳng Thiết kế, Xây dựng và Quy hoạch (DCP). Trường cũng được công nhận bởi Hội đồng Giáo dục Xây dựng Hoa Kỳ.

• Đại học Western Illinois

Đại học Western Illinois cung cấp bằng cử nhân về quản lý xây dựng và cung cấp các kinh nghiệm như phòng thí nghiệm xây dựng, phòng thí nghiệm vật liệu, các hoạt động khảo sát và thử nghiệm bê tông.