Tổng quan

1. Họp khai mạc

Để khách hàng hình dung được quá trình đánh giá sẽ diễn ra như thế nào cũng như bố trí được nguồn lực cần thiết nhất cho buổi đánh giá diễn ra thuận lợi, ISOCERT sẽ gửi một bản kế hoạch đánh giá chi tiết cho khách hàng trước ngày đánh giá chính thức. 

Khi bắt đầu cuộc đánh giá, đoàn chuyên gia đánh giá của ISOCERT, đại diện là Trưởng đoàn đánh giá sẽ tiến hành cuộc họp khai mạc. Mục đích của cuộc họp này là đưa ra những diễn giải ngắn gọn nhất về cách thức triển khai hoạt động đánh giá với đại diện lãnh đạo của khách hàng, những người chịu trách nhiệm về hệ thống ISO, những người sẽ tham gia trong buổi đánh giá hôm đó. Tuy thời gian của cuộc họp khai mạc thường kéo dài trong vòng 30 phút đầu giờ, nhưng các nội dung mà Trưởng đoàn đánh giá trao đổi rất quan trọng và khách hàng được chứng nhận cần phải chú ý vào các nội dung này, bao gồm: 
-    Giới thiệu về thành phần đoàn đánh giá, bao gồm cả vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của họ khi tham gia buổi đánh giá
-    Xác nhận lại các thông tin về phạm vi chứng nhận như đã đăng ký, mục tiêu đánh giá, chuẩn mực đánh giá
-    Xác nhận lại kế hoạch đánh giá dựa theo kế hoạch chi tiết đã thông báo trước đó, các thay đổi và các sắp xếp ngày, giờ làm việc tại từng bộ phận, phòng ban
-    Xác nhận các kênh trao đổi thông tin, các nguồn lưc và cơ sở vật chất cần thiết cho đoàn đánh giá, người dẫn đường, các điều kiện đánh giá và ngôn ngữ khi tiến hành đánh giá
-    Các vấn đề liên quan đến bảo mật, điều kiện kết thúc đánh giá và các thủ tục liên quan đến an toàn lao động, tình trạng khẩn cấp và an ninh đối với đoàn đánh giá
-    Phương pháp đánh giá và thủ tục đánh giá sẽ được giới thiệu cùng với việc phân loại phát hiện đánh giá và cách thức báo cáo

Không chỉ là thông tin một chiều từ Trưởng đoàn chuyên gia đánh giá, bên cạnh việc lắng nghe các thông tin quan trọng từ chuyên gia, khách hàng cũng cần giới thiệu, trao đổi thông tin và đặt các câu hỏi tại cuộc họp khai mạc này

2. Tiến hành đánh giá

Khi cuộc họp khai mạc kết thúc với sự đồng thuận từ cả 2 phía, hoạt động đánh giá sẽ chính thức diễn ra. Bắt đầu bằng việc đi tham quan cơ sở (văn phòng, nhà xưởng) của khách hàng, chuyên gia đánh giá sẽ thực hiện đánh giá thông qua việc quan sát, phỏng vấn và lấy mẫu. Với mỗi tiêu chuẩn ISO khác nhau, loại hình hoạt động của doanh nghiệp khác nhau mà cách thức đi tham quan cơ sở này cũng rất khác nhau về trình tự di chuyển, thời lượng tiến hành.

Chẳng hạn như khi đánh giá ISO 9001:2015 tại doanh nghiệp gia công cơ khí, chuyên gia đánh giá sẽ đi tham quan nhà máy sản xuất theo tiến trình từ đầu vào kho nguyên liệu sắt, thép đến khu vực gia công, khu hoàn thiện, kiểm tra sản phẩm và kho thành phẩm. Tại mỗi khu vực, các lô nguyên liệu, lô sản phẩm sẽ được lựa chọn ngẫu nhiên để đánh giá theo cách thức lấy mẫu phù hợp. Song song với việc trao đổi thông tin, phỏng vấn người dẫn đường, chuyên gia đánh giá sẽ lựa chọn một số nhân sự tại các khu vực, vị trí quan trọng trong dây chuyền sản xuất để phỏng vấn các chính sách, mục tiêu, trách nhiệm công việc hay bất kỳ các vấn đề nào chuyên gia đang xem xét hồ sơ tài liệu.

Kết hợp với việc quan sát, phỏng vấn và lấy mẫu trên hiện trường, chuyên gia đánh giá sẽ xem xét các tài liệu, hồ sơ đang áp dụng tại doanh nghiệp. Các chuyên gia trong đoàn sẽ đánh giá từng phòng ban với các nội dung theo sự phân công trước đó của trưởng đoàn và luôn duy trì việc trao đổi thông tin với khách hàng và trưởng đoàn trong suốt quá trình đánh giá. Việc thu thập và xác minh các thông tin nhờ vào các phương pháp đánh giá, giúp chuyên gia tìm kiếm được bằng chứng đánh giá để đưa ra các kết luận về sự phù hợp và sự không phù hợp về hệ thống của khách hàng. Hoạt động này diễn ra tại các phòng ban cho đến khi hết các nội dung đã trao đổi ở phần kế hoạch. Quá trình này đòi hỏi phía khách hàng phải sắp xếp nhân sự đối ứng phù hợp cũng như cung cấp các nguồn lực thuận lợi để tránh kéo dài thời lượng đánh giá hơn dự kiến. Hoạt động nghỉ trưa, nghỉ giải lao sẽ được diễn ra tuy nhiên không làm ảnh hưởng quá nhiều vào thời lượng đánh giá như đã hoạch định.

3. Họp kết thúc

Sau khi các thành viên trong đoàn đã hoàn thành nhiệm vụ đánh giá được giao, sẽ có một cuộc họp nội bộ với Trưởng đoàn đánh giá để xem xét, thống nhất các phát hiện đánh giá cũng như hoàn thiện các báo cáo cơ bản để tiến hành cuộc họp kết thúc.

Tại cuộc họp kết thúc được tổ chức với lãnh đạo, các đại diện đã tham gia vào quá trình đánh giá, Trưởng đoàn đánh giá sẽ đưa ra các kết luận đánh giá, bao gồm cả sự phù hợp, sự không phù hợp và các khuyến nghị liên quan đến chứng nhận kèm theo thời gian hoàn thiện tương ứng. Đối với đánh giá chứng nhận lần đầu, giám sát và chứng nhận lại thì thời gian để khắc phục sẽ khác nhau tùy thuộc mức độ của điểm không phù hợp là nặng hay nhẹ theo đúng các quy định của ISOCERT, thông thường thời gian cho các hành động này là 1 – 2 tháng.

Các kết luận đánh giá được đưa ra sẽ được đoàn đánh giá thông báo với đầy đủ các bằng chứng khách quan cũng như được sự thấu hiểu, xác nhận từ đại diện khách hàng. 

Việc doanh nghiệp đã đủ điều kiện để được cấp giấy chứng nhận ISO hay phải tiếp tục thực hiện hành động khắc phục sẽ được thông báo tại đây. Thủ tục sau đánh giá chứng nhận của ISOCERT cũng sẽ được thông tin đến doanh nghiệp để nắm được như thời gian cho các hành động khắc phục, thời gian cấp giấy chứng nhận và thủ tục giải quyết khiếu nại. Không tránh khỏi viêc bất đồng liên quan đến kết luận đánh giá giữa đoàn đánh giá và khách hàng, tuy nhiên ISOCERT luôn lắng nghe và thấu hiểu cũng như có các thủ tục để giải quyết các vấn đề này. 

Thời gian đánh giá có thể diễn ra trong 1 ngày hoặc vài ngày tuỳ theo việc tính toán thời lượng đánh giá của ISOCERT đối với từng khách hàng. Mặc dù vậy thì cơ bản cách thức triển khai của 3 phần sẽ diễn ra như vậy, luôn có sự tương tác 2 chiều giữa đoàn đánh giá và khách hàng, để đi đến kết quả cuối cùng là 1 báo cáo đánh giá được thống nhất 2 bên. 

Mọi mô tả chỉ mang tính chất khái quát, để hình dung rõ hơn cuộc đánh giá chứng nhận ISO được diễn ra như thế nào, hãy cùng theo chân chuyên gia ISOCERT trong các bài viết tiếp theo hoặc trực tiếp trải nghiệm thông qua việc đăng ký đánh giá hoặc các lớp đào tạo của ISOCERT.