Tổng quan

Các loại trách nhiệm do người quản lý dự án, kỹ sư thiết kế và kiến ​​trúc sư dự án quản lý trước đây nay được thực hiện bởi một số chương trình phức tạp nhất. Người ta ước tính rằng phần lớn các nhà thầu sử dụng một số loại phần mềm xây dựng để ước tính chi phí, kế toán, quản lý dự án, lập kế hoạch và thiết kế có sự hỗ trợ của máy tính. Điều này đã dẫn đến vô số phần mềm như vậy có sẵn cho lĩnh vực xây dựng, tuy nhiên sự bùng nổ của nhiều phần mềm đã làm cho việc tìm kiếm một phần mềm toàn diện nhất có thể đáp ứng mọi nhu cầu của các chuyên gia xây dựng là rất khó. 

Dưới đây là 10 tính năng cần thiết nhất mà một phần mềm quản lý xây dựng cần có để cung cấp cho một công ty xây dựng những chức năng hoàn chỉnh và mạnh mẽ nhất phục vụ cho các hợp đồng xây dựng thương mại, dân dụng và công nghiệp.

1. Kế toán

Các khoản chi tiêu và chi phí của một dự án xây dựng cần được giám sát chặt chẽ và phần mềm phục vụ cho nhiệm vụ đó cũng cần có khả năng tích hợp và trao đổi dữ liệu kế toán với các loại phần mềm kế toán doanh nghiệp khác. Nó cũng có thể hỗ trợ các nhà quản lý dự án, những người phải giám sát mọi nơi từ một lượng nhỏ các dự án một năm đến hàng trăm dự án đồng thời còn tùy thuộc vào quy mô của công ty. Một chương trình kế toán xây dựng cũng cần có khả năng tự động hóa các chức năng như tài khoản phải thu, phải trả, nhập đơn hàng công việc và bảng lương cho một số tên, với sự linh hoạt để điều chỉnh dựa trên khách hàng và công việc.

2. Chi phí công việc

Bất kỳ phần mềm quản lý xây dựng nào cũng cần có khả năng đặt giá tiêu chuẩn cho các loại dịch vụ xây dựng khác nhau mà công ty của bạn cung cấp và xác định chi phí cho từng nhân viên hoặc nhà thầu, người quản lý sản xuất và giám sát. Nó cũng có thể theo dõi chi phí thời gian, quản lý tiến trình dự án và tạo ra dữ liệu có thể hành động để tăng năng suất, tạo đơn đặt hàng và tạo hóa đơn.

3. Quản lý dịch vụ

Hầu hết chúng ta đều cần một phần mềm quản lý xây dựng có thể quản lý và gửi lệnh công việc, đưa ra lịch trình, phân bổ tài sản và thiết bị xây dựng một cách có ý nghĩa, quản lý nhà thầu, ghi sổ công việc và quản lý nhân lực hiệu quả. Các giải pháp phần mềm quản lý xây dựng tiên tiến hơn cung cấp công nghệ GPS, cho phép điều phối viên gửi công việc đến kỹ thuật viên gần nhất, do đó cải thiện năng suất của kỹ thuật viên.

4. Quản lý dự án

Thông thường, người giám sát không thể tham gia vào từng chi tiết trong một vòng đời phân phối dự án xây dựng nhất định. Ngay cả một nhóm quản lý cũng có thể gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch nguồn lực, tập hợp các nhóm để cộng tác, theo dõi tiến độ dự án, quản lý và tích hợp các yêu cầu mới của khách hàng, sắp xếp lại lịch trình do thay đổi thời hạn của dự án, theo dõi bất kỳ vấn đề nào cũng như quản lý SLA. Phần mềm quản lý dự án tốt sẽ tự động hóa nhiều tác vụ này cũng như các tác vụ khác như quản lý tài nguyên trên nhiều dự án, phát triển và cập nhật lịch trình dự án và đảm bảo dự án có lợi nhuận.

5. Lên lịch công việc

Còn được gọi là tự động hóa khối lượng công việc, chức năng này của bất kỳ phần mềm quản lý xây dựng tốt nào đều giúp lên lịch công việc theo đúng thứ tự, phân bổ thiết bị hoặc công nhân lành nghề cho nhiều dự án, cân bằng khối lượng công việc trên nhiều dự án với khả năng nhanh chóng cân bằng lại khối lượng công việc này để đáp ứng với những điều không thể lường trước sự chậm trễ (thời tiết, đầu vào của khách hàng, những thách thức trên trang web việc làm, v.v.). Nó cũng có thể bố trí tiến trình dự án và phân bổ nhân lực và nguồn lực, kết quả là dự đoán các yếu tố phụ thuộc lẫn nhau quan trọng của lao động và thiết bị, tạo lời nhắc cho các nhà thầu phụ và các nhân viên khác, đồng thời điều chỉnh lịch trình này khi một dự án tiến triển. 

6. Báo cáo

Phần mềm quản lý xây dựng tốt cũng cho phép người quản lý kiểm soát tất cả các dữ liệu của dự án, tạo báo cáo phân tích dự án để nâng cao khả năng ra quyết định, nhóm và tổng hợp dữ liệu, đồng thời tạo nhiều loại báo cáo dữ liệu khác nhau từ chi phí ngân sách đến chi phí dịch vụ kiến ​​trúc. Phần mềm báo cáo dự án phải tạo báo cáo dữ liệu chính xác theo thời gian thực, lập lịch trình tự động gửi báo cáo cho tất cả các nhân viên quan trọng, cho phép xuất sang phần mềm của bên thứ ba khác như Microsoft Excel và giúp người quản lý đánh giá trạng thái của dự án và xác định các khu vực có nguy cơ, hoạt động hiệu quả hoặc chậm tiến độ. Nó cũng cần tạo ra dữ liệu này ở định dạng dễ hiểu mà tất cả những thành viên trong nhóm có thể sử dụng.

7. Quản lý tài liệu

Tất cả thông tin và dữ liệu có thể tạo ra nhiều tài liệu hơn mức mà công ty xây dựng trung bình có thể xử lý. Bao gồm trong phần mềm quản lý xây dựng tốt là chức năng quản lý tất cả các tài liệu thích hợp cho một văn phòng không cần giấy tờ hơn. Thay vì sử dụng nhiều chương trình để tạo báo cáo dữ liệu quy trình làm việc, bạn muốn phần mềm có thể cung cấp tất cả các báo cáo này trong một giao diện duy nhất. Điều này có thể giúp tăng năng suất của nhà thầu, cải thiện quy trình công việc của dự án và hỗ trợ bảo mật tài liệu. Hệ thống quản lý tài liệu xây dựng cũng phải có khả năng tích hợp với các loại phần mềm năng suất kinh doanh khác như Excel.

8. Quản lý hàng tồn kho

Nguồn lực của một công ty xây dựng lớn hơn và phức tạp hơn nhiều so với hầu hết các loại hình kinh doanh khác, bao gồm thiết bị, vận tải, vật liệu xây dựng và công nghệ. Chức năng phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt sẽ có thể loại bỏ việc xóa sổ, thực hiện kiểm tra hàng tồn kho nhanh chóng, tìm hàng tồn kho bị mất nhanh hơn, theo dõi tài sản trên công trường và hỗ trợ người quản lý trong việc phân phối thiết bị và tài nguyên dựa trên dữ liệu hàng tồn kho này một cách có hiệu quả nhất. Nếu không có nó, bạn khó có thể hoàn thành nhiều dự án một cách có hiệu quả nhất hoặc đáp ứng các kỳ vọng của khách hàng vì thiếu nhận thức về các hạn chế về hàng tồn kho và thiết bị.

9. Quản lý thiết bị

Điều này không chỉ bao gồm việc phân bổ tất cả các thiết bị có sẵn cho các dự án khác nhau một cách có hiệu quả, mà còn ghi lại thiết bị nào cần được bảo trì và thiết bị nào có đầy đủ chức năng và sẵn sàng sử dụng trên công trường. Thậm chí tốt hơn, phần mềm quản lý thiết bị tốt đi kèm với chương trình quản lý xây dựng toàn diện cũng có thể hợp lý hóa các quy trình và lịch trình bảo trì, đảm bảo hiệu suất nhất quán trên công trường và tăng hiệu quả tổng thể bằng cách đảm bảo tất cả các thiết bị và tài sản xây dựng có thể đáp ứng nhất quán nhu cầu của khách hàng. Khả năng cảnh báo khi các nhiệm vụ yêu cầu thiết bị cụ thể đến hạn cũng là một điểm cộng lớn.

10. Khả năng di động

Cuối cùng, các doanh nghiệp ngày nay rất cần phần mềm quản lý xây dựng có thể hoạt động trên cả nền tảng máy tính để bàn và di động. Không thể đánh giá thấp khả năng cho người giám sát, nhà thầu phụ và nhân viên truy cập vào tất cả dữ liệu dự án dựa trên đám mây khi đang ở địa điểm làm việc thực tế. Phần mềm xây dựng dựa trên web là lựa chọn ưu tiên, vì các khả năng gia tăng có thể tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa cho việc xem xét các thông số kỹ thuật của dự án, lịch trình thiết bị, lịch trình của công nhân, tiến độ công việc, thay đổi thời hạn, đầu vào của khách hàng mới và các tài nguyên sẵn có. Điều này có thể giúp quản trị viên dự án đưa ra quyết định tại chỗ nhanh hơn và giảm nhu cầu quay lại văn phòng để trao đổi với tất cả các bộ phận liên quan. Truy cập tất cả các tính năng được liệt kê ở trên trên nền tảng di động có thể giúp hoàn thành dự án nhanh hơn và thuận tiện nhất.

Doanh nghiệp bạn đã chọn và sử dụng phần mềm quản lý xây dựng phù hợp với tổ chức mình hay chưa? Hãy tham khảo top 10 tính năng cần có của một phần mềm quản lý xây dựng mà chúng tôi giới thiệu trên đây để có cho mình những giải pháp đúng đắn và thích hợp nhất phục vụ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh của đơn vị mình. Nếu có điều gì thắc mắc hoặc cần giải đáp, vui lòng liên hệ đến chúng tôi qua hotline 0976.389.199 để được hỗ trợ tận tình và chi tiết nhất!