QMS là gì? - Hệ thống quản lý chất lượng- ISOCERT

QMS là gì?

QMS là từ viết tắt của Quality Management System - Hệ thống quản lý chất lượng. Đây là tiêu chuẩn được ban hành bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế và được xác định bởi một tập hợp các quy trình, chính sách, thủ tục tài liệu và hồ sơ.

Hệ thống quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp xác định cách thức sẽ hoạt động qua việc tạo và cung cấp dịch vụ, sản phẩm mà đơn vị cung cấp cho khách hàng. QMS còn có chức năng điều phối và định hướng một doanh nghiệp hoạt động nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, hệ thống quy định và nâng cao hiệu lực cũng như hiệu quả của nó một cách thường xuyên, liên tục.

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng. Chúng ta có thể dùng thuật ngữ “QMS” để miêu tả ISO 9001 hoặc nhóm tài liệu chi tiết về QMS, nhưng thực chất thì nó còn đề cập đến toàn bộ hệ thống. Các tài liệu chỉ có chức năng phục vụ nhằm miêu tả hệ thống.

Hệ thống quản lý chất lượng được hình thành nhằm phục vụ cho rất nhiều mục tiêu, cụ thể:

• Làm giảm thiểu chi phí, nâng cao năng suất
• Quy trình được cải tiến liên tục
• Làm giảm thiểu chất thải, hạn chế các hoạt động làm ô nhiễm môi trường
• Xác định các cơ hội đào tạo
• Thu hút đông đảo nhân viên
• Xây dựng và định hướng toàn bộ doanh nghiệp

Vai trò và lợi ích của hệ thống quản lý chất lượng

Việc thiết lập, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Quá trình triển khai QMS đem lại những lợi ích cho tổ chức, cụ thể:

• Hệ thống quản lý chất lượng cung cấp cho tổ chức một cái nhìn rõ ràng, mục tiêu rõ ràng giúp doanh nghiệp thành công hơn.
• Cung cấp các thông tin, yêu cầu tiêu chuẩn hóa đầy đủ cho các bộ phận, phòng ban.
• Đánh giá hiệu quả của quá trình sản xuất sản phẩm, kiểm soát nhằm đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng.
• Làm tăng uy tín, thương hiệu, hình ảnh của doanh nghiệp.
• Nâng cao mức độ tin cậy của khách hàng đối với dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp.
• Nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên.
• Đưa ra mục tiêu cụ thể, rõ ràng cho từng vai trò của từng vị trí
• Tuân thủ theo các yêu cầu quy định của pháp luật

Các yếu tố và yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng (QMS)?

Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) được thiết lập, duy trì, cải tiến giúp đáp ứng các yêu cầu cho từng doanh nghiệp, tổ chức cụ thể. Thông thường các yếu tố của một QMS có những điểm chung sau:

• Đáp ứng các mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng của doanh nghiệp
• Xây dựng sổ tay chất lượng
• Xây dựng quy trình thủ tục, hồ sơ, tài liệu hướng dẫn và cách lưu trữ những hồ sơ, tài liệu đó
• Xác định cách quản lý dữ liệu
• Xây dựng quy trình nội bộ
• Tập trung chuyên môn vào chất lượng sản phẩm nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng
• Tập trung cải tiến các cơ hội
• Xác định các yếu tố chất lượng và phân tích rõ ràng những yếu tố đó

Cách thiết lập và triển khai một QMS cụ thể

Thực tế cho thấy việc xây dựng một QMS bài bản giúp doanh nghiệp, tổ chức vận hành hiệu quả hơn rất nhiều. Vì vậy, trước khi tiến hành thiết lập hệ thống QMS, các tổ chức cần xác định và quản lý các quá trình kết nối đa chứng năng khác nhau để đảm bảo luôn ưu tiên sự hài lòng của khách hàng.

Dưới đây là một số bước cơ bản để thiết lập hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm:

• Thiết kế
• Xây dựng
• Triển khai
• Điều khiển
• Đo lường
• Nghiệm thu
• Cải tiến

Thiết kế và xây dựng

Để xây dựng cấu trúc, kế hoạch và quy trình của QMS, doanh nghiệp cần chú trọng đến phần thiết kế và xây dựng. Theo đó, bộ phận quản lý cấp cao cần giám sát phần thiết kế và xây dựng để đảm bảo nhu cầu của khách hàng cũng như nhu cầu của tổ chức là động lực đằng sau việc phát triển hệ thống.

Triển khai

Việc triển khai được tiến hành bằng việc chia nhỏ từng quy trình và đào tạo nhân viên về kiến thức, tài liệu, công cụ đào tạo và các số liệu liên quan đến hệ thống. Trong đó, mạng nội bộ của tổ chức càng được sử dụng phổ biến để hỗ trợ triển khai các hệ thống quản lý chất lượng.

Kiểm soát và đo lường

Kiểm soát và đo lường là 2 yếu tố quan trọng để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng. Việc này được tiến hành qua việc kiểm toán định kỳ, có hệ thống của QMS. Các chi tiết cụ thể giữa các tổ chức tùy thuộc vào rủi ro, quy mô và tác động môi trường.

Xem xét và cải tiến

Mục đích của việc xem xét và cải tiến nhằm xác định sự hiệu quả và năng suất của từng quá trình đối với các mục tiêu đề ra. Sau đó, doanh nghiệp truyền đạt những điều này cho nhân viên, việc phát triển các phương pháp và quy trình mới tốt nhất dựa trên những dữ liệu thu thập được trong quá trình kiểm toán.

Trên đây là những kiến thức giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về QMS là gì? Hy vọng với những chia sẻ trên, các tổ chức sẽ thiết lập, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của mình phù hợp và hiệu quả hơn.

Mọi thắc mắc liên quan đến QMS hoặc chứng nhận ISO 9001, quý khách hàng vui lòng liên hệ tới hotline: 0976389199 (hoàn toàn miễn phí) để được các chuyên gia của ISOCERT hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.