Chứng nhận hợp chuẩn và những điều cần biết - ISOCERT

Chứng nhận hợp chuẩn là gì?

Chứng nhận hợp chuẩn là hoạt động đánh giá, xác định mức độ phù hợp đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn so với các tiêu chuẩn tương ứng. 

Cụ thể, tiêu chuẩn là những quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn. Các tiêu chuẩn này sẽ được sử dụng như một cơ sở, một thước đo đáng tin cậy để đánh giá một đối tượng trong hoạt động kinh tế - xã hội cụ thể. Từ đó, góp phần nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả của các đối tượng được đánh giá. 

Tại Việt Nam, tiêu chuẩn được dùng để chứng nhận hợp chuẩn cho sản phẩm có thể là Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) hoặc Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN).

Về cơ sở pháp lý, hoạt động chứng nhận hợp chuẩn được thực hiện căn cứ vào: 

➣ Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật ban hành ngày 29/06/2006 (Số hiệu: 68/2006/QH11);

➣ Thông tư 28/2012/TT-BKHCN quy định về công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy và phương thức đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật

Giấy chứng nhận hợp chuẩn là gì?

Giấy chứng nhận hợp chuẩn là bằng chứng thể hiện một sản phẩm, hàng hóa cụ thể đã được đánh giá, xác minh là đã đáp ứng được các chỉ tiêu mà tiêu chuẩn tương ứng quy định. Thường giấy chứng nhận sẽ được cấp bởi các tổ chức chứng nhận hợp chuẩn có thẩm quyền. Cho nên, hình dáng và kết cấu, màu sắc của giấy chứng nhận sẽ không.

Về cơ bản, các thành phần trong một giấy chứng nhận hợp chuẩn bao gồm: 

➣ Thông tin của tổ chức chứng nhận doanh nghiệp đăng ký hợp chuẩn: Tên, logo, slogan (nếu có), trụ sở làm việc, thông tin liên hệ;

➣ Sản phẩm được chứng nhận hợp chuẩn: Tên và nhãn hiệu;

➣ Công ty đăng ký chứng nhận: Tên công ty, trụ sở văn phòng, địa chỉ cơ sở sản xuất;

➣ Tiêu chuẩn đánh giá tương ứng (TCCS hoặc TCVN) cùng dấu hợp chuẩn kèm theo;

➣ Phương thức đánh giá hợp chuẩn;

➣ Ngày chứng nhận hợp chuẩn cho sản phẩm;

➣ Ngày phát hành giấy chứng nhận hợp chuẩn;

➣ Hiệu lực của giấy chứng nhận (3 năm kể từ ngày cấp giấy chứng nhận);

➣ Mã truy xuất chứng chỉ;

➣ Chữ ký cùng dấu xác nhận của tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng nhận hợp chuẩn. 

Dấu hợp chuẩn và các quy định

Dấu hợp chuẩn là một ký hiệu chứng minh một sản phẩm, hàng hóa nào đó đã được đánh giá là phù hợp với các tiêu chuẩn tương ứng và được cấp sau khi đạt chứng nhận hợp chuẩn.

Dấu hợp chuẩn thường được in ngay trên sản phẩm hoặc bao bì của sản phẩm đó nhằm giúp người tiêu dùng dễ nhận biết hơn trong quá trình mua sắm. 

Hình dạng, kết cấu, cách thể hiện và cách sử dụng dấu hợp chuẩn có thể do tổ chức chứng nhận đã đăng ký quy định nhưng về cơ bản vẫn phải đảm bảo được những yếu tố như: 

- Phải rõ ràng, dễ phân biệt, không gây nhầm lẫn với các loại dấu khác;

- Phải thể hiện đầy đủ ký hiệu của tiêu chuẩn tương ứng được sử dụng làm căn cứ để chứng nhận hợp chuẩn.

Với trường hợp cá nhân hay tổ chức, cá nhân tự đánh giá và công bố hợp chuẩn thì không phải quy định về hình dạng, kết cấu, cách thể hiện và không được sử dụng dấu hợp chuẩn.

Sản phẩm, hàng hóa cần chứng nhận hợp chuẩn

Chứng nhận hợp chuẩn được áp dụng cho các đối tượng là những sản phẩm, hàng hóa thuộc nhóm 1. Đây là nhóm những sản phẩm, hàng hóa không có khả năng gây mất an toàn trong quá trình sản xuất, lưu trữ, bảo quản, vận chuyển hay sử dụng.

Trong khi đó, nếu sản phẩm của doanh nghiệp thuộc nhóm 2 - nhóm sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây hại dù được sử dụng hợp lý và đúng mục đích (ví dụ như các loại vật liệu xây dựng như gạch, đá ốp lát, ống và phụ tùng nhựa,...) thì không cần chứng nhận hợp chuẩn mà bắt buộc phải có chứng nhận hợp quy nếu muốn lưu thông trên thị trường. 

Chứng nhận hợp chuẩn có lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Chứng nhận hợp chuẩn cho sản phẩm là không bắt buộc. Tuy nhiên, việc các doanh nghiệp chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn sẽ mang lại những giá trị sau:

➣ Kiểm soát được giá thành sản phẩm nhờ hạn chế tối đa chi phí xử lý sai hỏng; chi phí và thời gian đánh giá thử nghiệm sản phẩm khi giao nhận cho khách hàng hoặc khi đấu thầu;

➣ Đảm bảo chất lượng sản phẩm được duy trì ổn định và cải tiến không ngừng, đáp ứng đúng các nhu cầu ngày càng cao từ người tiêu dùng;

➣ Gia tăng sức mua của sản phẩm nhờ tạo được niềm tin đối với khách hàng về chất lượng sản phẩm đã được đánh giá, chứng nhận;

➣ Đáp ứng các quy định, luật định của quốc gia về chất lượng sản phẩm. Nhờ đó, được xem xét miễn, giảm kiểm tra khi có giấy chứng nhận và dấu chất lượng Việt Nam;

➣ Khả năng trúng thầu cao hơn so với đối thủ do đáp ứng được các nhu cầu về chỉ tiêu kỹ thuật từ đối tác hay nhà thầu;

➣ Giấy chứng nhận hợp chuẩn là cơ sở để doanh nghiệp có thể công bố hợp chuẩn;

➣ Nâng cao uy tín, tạo dựng hình ảnh tốt cho doanh nghiệp trong mắt khách hàng hay đối tác. Đây sẽ là lợi thế cạnh tranh so với đối thủ trên thị trường trong nước và quốc tế.

➣ Là điều kiện để doanh nghiệp có thể có cơ hội vượt qua rào cản kỹ thuật thể mở rộng ra thị trường quốc tế với các thỏa thuận thừa nhận song phương và đa phương.

Các phương thức đánh giá hợp chuẩn 

Hiện nay, để đánh giá sự phù hợp cho một sản phẩm, hàng hóa thì có tới 8 phương thức được sử dụng. Căn cứ đặc điểm, tính chất của sản phẩm cùng quy trình sản xuất, kinh doanh ra sao mà cá nhân, tổ chức khi thực hiện chứng nhận hợp chuẩn có thể áp dụng một trong 8 phương thức. 

Trong đó, ISOCERT hiện đang thực hiện đánh giá chứng nhận hợp chuẩn theo phương thức  5  và phương thức 7. 

- Phương thức 5: Thử nghiệm bằng cách mẫu điển hình kết hợp đánh giá quá trình sản xuất; thực hiện giám sát thông qua thử nghiệm mẫu được lấy tại nơi sản xuất hoặc trên thị trường cùng với đánh giá quá trình sản xuất;

- Phương thức 7: Thử nghiệm và đánh giá theo lô sản phẩm, hàng hóa;

Hướng dẫn công bố hợp chuẩn 

Công bố hợp chuẩn là gì?

Công bố hợp chuẩn là hoạt động được thực hiện bởi một cá nhân (hoặc tổ chức) tự công bố một sản phẩm, hàng hóa nào đó phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Đối tượng công bố hợp chuẩn và đối tượng thực hiện

Đối tượng công bố hợp chuẩn là sản phẩm, hàng hóa được quy định trong tiêu chuẩn tương ứng.

Đối tượng thực hiện công bố hợp chuẩn là cá nhân hoặc tổ chức đăng ký hợp chuẩn sản phẩm, hàng hóa phù hợp với TCCS hoặc TCVN tương ứng.

Nguyên tắc công bố hợp chuẩn 

Hoạt động công bố hợp chuẩn cần phải dựa trên những nguyên tắc sau:

- Công bố hợp chuẩn là thủ tục dựa trên cơ sở hoàn toàn tự nguyện.

- Hoạt động công bố hợp chuẩn cần căn cứ vào: 

- Kết quả đánh giá,chứng nhận hợp chuẩn được thực hiện bởi một tổ chức chứng nhận có thẩm quyền hoặc;

- Kết quả tự đánh giá, xác minh sự phù hợp do chính tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn thực hiện. 

Quy trình công bố hợp chuẩn

Để công bố hợp chuẩn cho một sản phẩm, hàng hóa, doanh nghiệp cần phải thực hiện theo 2 bước sau: 

Bước 1: Đánh giá sự phù hợp của đối tượng cần công bố hợp chuẩn so với tiêu chuẩn tương ứng.

a) Việc đánh giá hợp chuẩn được thực hiện bởi bên thứ ba là tổ chức chứng nhận có thẩm quyền hoặc do bên thứ nhất là chính tổ chức, cá nhân muốn công bố hợp chuẩn thực hiện.

b) Kết quả đánh giá hợp chuẩn sẽ là căn cứ để tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn.

Bước 2: Đăng ký công bố hợp chuẩn và nộp hồ sơ tại Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng của tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương nơi cá nhân/ doanh nghiệp đăng ký hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Hồ sơ công bố hợp chuẩn

Để được công bố hợp chuẩn, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký và cần lưu ý đến những yếu tố sau: 

Số lượng hồ sơ: Hai (02) bộ.

Cách nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp hoặc chuyển phát qua bưu điện. 

Thành phần hồ sơ: Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, hồ sơ công bố hợp chuẩn doanh nghiệp, tổ chức cần chuẩn bị sẽ có những sự khác biệt nhất định.  

➣ Trường hợp 1: Công bố hợp chuẩn căn cứ vào kết quả đáng giá, chứng nhận sự phù hợp do bên thứ 3 thực hiện ( tổ chức chứng nhận đã đăng ký).

a) Bản công bố hợp chuẩn cho sản phẩm của doanh nghiệp; 

b) Bản sao y bản chính các giấy tờ chứng minh hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổ chức, cá nhân muốn công bố hợp chuẩn;

c) Bản sao y bản chính tiêu chuẩn được sử dụng làm căn cứ để công bố;

d) Bản sao y bản chính giấy chứng nhận cùng dấu hợp chuẩn được cấp bởi tổ chức chứng nhận đã đăng ký.

➣ Trường hợp 2: Công bố hợp chuẩn căn cứ vào kết quả tự đánh giá, chứng nhận (bên thứ nhất).

a) Bản công bố hợp chuẩn cho sản phẩm của doanh nghiệp;

b) Bản sao y bản chính các giấy tờ chứng minh hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổ chức, cá nhân cần công bố hợp chuẩn;

c) Bản sao y bản chính tiêu chuẩn được sử dụng làm căn cứ để công bố;

d) Trường hợp tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn chưa có giấy chứng nhận hệ thống quản lý (ISO 9001, ISO 22000, HACCP...), hồ sơ công bố hợp chuẩn cần bổ sung thêm quy trình sản xuất cùng kế hoạch kiểm soát chất lượng và giám sát hệ thống quản lý đang xây dựng và áp dụng trong thực tế;

đ) Trường hợp tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn đã có giấy chứng nhận hệ thống quản lý (ISO 9001, ISO 22000, HACCP...), hồ sơ công bố hợp chuẩn cần bao gồm bản sao y bản chính giấy chứng nhận ISO hoặc tương đương vẫn còn hiệu lực;

e) Báo cáo kết quả đánh giá hợp chuẩn cùng với bản sao y bản chính của phiếu kết quả thử nghiệm mẫu trong vòng 12 tháng tính tới thời điểm hồ sơ công bố hợp chuẩn được nộp. 

Trong quá trình xem xét hồ sơ, tùy vào tình hình thực tế mà doanh nghiệp sẽ cần phải cung cấp bản gốc để xem xét và đối chiếu. Ở một vài trường hợp, doanh nghiệp cũng có thể được yêu cầu bổ sung bản sao có chứng thực.

Thời hạn giải quyết hồ sơ: 

➣ Với hồ sơ không đầy đủ

Trong 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo đề nghị bổ sung hoặc sửa đổi hồ sơ bằng văn bản. Sau 15 ngày tiếp nhận thông báo, nếu doanh nghiệp không hoàn thiện đầy đủ thì hồ sơ công bố hợp chuẩn sẽ không được xử lý và bị hủy bỏ.

➣ Với hồ sơ đầy đủ

Trong thời gian 5 ngày làm việc tính từ ngày tiếp nhận, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được thông báo là hồ sơ đã đang tiếp nhận và đang xử lý. Còn trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được thông báo bằng văn bản trình bày cụ thể lý do hồ sơ không được tiếp nhận. 

Một số câu hỏi thường gặp về chứng nhận hợp chuẩn

Trong quá trình chứng nhận hợp chuẩn, ISOCERT nhận được không ít thắc mắc về loại chứng chỉ này. Cụ thể, ISOCERT sẽ liệt kê một số câu hỏi thường gặp cùng lời giải đáp dành cho chúng trong phần tiếp theo.

Chứng nhận hợp chuẩn có bắt buộc không?

Chứng nhận hợp chuẩn về nguyên tắc là hoạt động tự nguyện của một doanh nghiệp/ tổ chức. 

Tuy nhiên, nó sẽ trở thành bắt buộc trong trường hợp khách hàng của bạn yêu cầu sản phẩm, hàng hóa cần phải được chứng nhận sự phù hợp. 

Hiệu lực của giấy chứng nhận hợp chuẩn là bao lâu?

Giấy chứng nhận hợp chuẩn sẽ có hiệu lực 3 năm kể từ ngày được cấp chứng nhận. Trong 3 năm này, doanh nghiệp của bạn (hoặc bên thứ 3) cần phải thực hiện đánh giá định kỳ tối thiểu 1 năm/ lần. 

Nên chọn phương thức đánh giá sự phù hợp nào khi muốn chứng nhận hợp chuẩn? 

Việc lựa chọn phương thức đánh giá nào đều phụ thuộc vào quyết định của tổ chức chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn. Hoặc của chính tổ chức, cá nhân tự thực hiện chứng nhận và công bố hợp chuẩn. 

Tuy nhiên, việc lựa chọn phải đảm bảo phù hợp với đối tượng chứng nhận nhằm đảm bảo độ tin cậy của kết quả đánh giá. Thông thường, phương thức 5 và phương thức 7 là hai phương thức đánh giá sự phù hợp được áp dụng phổ biến nhất. 

Chứng nhận hợp chuẩn ở đâu uy tín?

Doanh nghiệp có thể đăng ký chứng nhận hợp chuẩn tại các tổ chức chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn đã có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động theo quy định tại Nghị định 107/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ quy định về điều kiện kinh doanh dịch vụ đánh giá sự phù hợp.

Chi phí chứng nhận hợp chuẩn ra sao? 

Mỗi một tổ chức chứng nhận sẽ có một mức chi phí khác nhau cho các dịch vụ khác nhau. Thông thường, các yếu tố sẽ ảnh hưởng đến chi phí chứng nhận hợp chuẩn bao gồm số lượng sản phẩm cần chứng nhận, tính phức tạp của sản phẩm khi thử nghiệm mẫu, tiêu chuẩn áp dụng, quy mô sản xuất,...

Do đó, để được báo giá cụ thể nhất, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với tổ chức chứng nhận mà mình muốn lựa chọn.

Dịch vụ chứng nhận hợp chuẩn tại ISOCERT

Nếu đang băn khoăn trong việc lựa chọn tổ chức chứng nhận hợp chuẩn, doanh nghiệp có thể tham khảo ngay Tổ chức Chứng nhận và giám định quốc tế ISOCERT. 

ISOCERT có đầy đủ điều kiện và năng lực để có thể đáp ứng được mọi nhu cầu và đem đến những giá trị thực sự thiết thực tới cho khách hàng với: 

➣ Đội ngũ chuyên gia hàng đầu về chuyên môn cũng như kinh nghiệm làm việc. 

➣ Đội ngũ chăm sóc khách hàng săn sóc, chu đáo, nhiệt tình;

➣ Dịch vụ chuyên nghiệp, không làm chậm trễ thời gian của khách hàng; 

➣ Chi phí hợp lý, tiết kiệm phù hợp với mọi tổ chức/ doanh nghiệp

➣ Hệ thống chi nhánh trải rộng cùng tổng đài tư vấn miễn phí 24/7 giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận mọi lúc, mọi nơi khi cần hỗ trợ.

Trên đây là những điều doanh nghiệp nên biết về chứng nhận hợp chuẩn. Hy vọng bài viết đã cung cấp được những thông tin thực sự có giá trị tới cho người đọc. 
Nếu còn có bất cứ thắc mắc nào, doanh nghiệp có thể liên hệ qua hotline 0976 389 199 (miễn phí 24/7) để được đội ngũ của ISOCERT tư vấn chi tiết trong thời gian ngắn nhất.