Quy trình ISO là gì? Quy trình áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp như thế nào?

Quy trình ISO là gì?

Trước khi tìm hiểu quy trình ISO 9001 gồm những bước nào, thực hiện ra sao, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ về khái niệm của quy trình. Cụ thể như sau:

Khái niệm quy trình ISO

Tiêu chuẩn ISO 9001 đã định nghĩa quy trình ISO là một cách thức dùng để xác định những bước/công đoạn cần thiết và thiết lập chúng theo một trình tự hợp lý, logic để thực hiện một hoạt động nào đó. Cụ thể ở đây là những quy trình được thiết lập nhằm quản lý chất lượng trong doanh nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một hệ thống các quy trình ISO riêng biệt không giống nhau. Nhưng nhìn chung, quy trình ISO có thể được chia làm 3 nhóm chính, bao gồm: 

• Quy trình quản lý hệ thống
• Quy trình vận hành hệ thống
• Quy trình hỗ trợ

3 nhóm quy trình này đều có sự tương tác với nhau, bổ sung và hỗ trợ cho nhau để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng vận hành trơn tru và không bỏ sót bất cứ một khâu nào. Từ đó, duy trì và nâng cao hiệu quả của hệ thống. 

Bên cạnh đó, quy trình ISO thường được ghi chép lại và lập thành văn bản. Bởi vậy, nó cũng được coi như là một bản hướng dẫn giúp chúng ta có thể thực hiện công việc ngay tại chỗ.

Tại sao cần xây dựng quy trình ISO?

Việc có một quy trình ISO cụ thể, rõ ràng sẽ giúp cho mọi công việc được thực hiện dễ dàng hơn. Nhờ có quy trình ISO, cá nhân mỗi người lao động có thể nắm rõ được công việc cụ thể của mình là gì, thực hiện ra sao cũng như kết quả cần phải đạt được là như thế nào. 

Ngoài ra, nó còn là một công cụ hữu ích dành cho các quản lý ở mọi cấp trong doanh nghiệp trong việc theo dõi và kiểm soát chất lượng cùng tiến độ công việc của nhân viên. 

Một khi hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện theo quy trình, doanh nghiệp có thể đạt được vô vàn lợi ích thiết thực trên nhiều khía cạnh khác nhau. Bao gồm các hoạt động nội bộ, hiệu quả vận hành, lợi nhuận thu được. Cũng như về khía cạnh marketing và những cơ hội tiếp cận những thị trường khó tính trong và ngoài nước. 

Ngược lại, nếu như việc quản lý chất lượng được thực hiện một cách tự do không theo một quy trình nào thì sẽ ra sao?

Chắc chắn là công việc sẽ trở nên lộn xộn, việc của người này chồng chéo lên việc của người kia. Kết quả đầu ra vì thế mà khó được kiểm soát. Hiệu quả đạt cũng kém ổn định hơn hẳn. Thậm chí, hệ thống có thể bị trì trệ và gây ảnh hưởng tới hoạt động chung của toàn doanh nghiệp. 

Quy trình áp dụng ISO 9001 vào trong doanh nghiệp

Khi vận hành hệ thống quản lý chất lượng (QMS) theo tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp cần xem xét tới hai yếu tố sau: 

Các nguyên tắc khi áp dụng ISO 9001 vào trong doanh nghiệp

Việc xây dựng và áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp cần phải được thực hiện trên cơ sở tuân thủ 7 nguyên tắc cơ bản được trình bày trong bảng dưới đây:

Quy trình áp dụng ISO 9001 cho doanh nghiệp

Mỗi một doanh nghiệp sẽ có một cách tiếp cận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 theo một cách khác nhau. Nếu như vẫn chưa biết bắt đầu từ đâu, thực hiện quy trình ISO như thế nào, doanh nghiệp có thể tham khảo 10 bước cơ bản dưới đây: 

Ra quyết định áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp

Tiêu chuẩn ISO 9001 có thể đem lại vô vàn lợi ích cho doanh nghiệp. Và doanh nghiệp nào cũng nên áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp của mình. 

Một số động lực thúc đẩy doanh nghiệp áp dụng ISO bao gồm: nhu cầu nâng cao nhận thức về hiệu suất của các quy trình chính; nhu cầu cải tiến liên tục và đáp ứng mọi yêu cầu từ khách hàng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ nên ra quyết định áp dụng ISO 9001 khi có thể đầu tư được cả về mặt thời gian, công sức và tài chính để xây dựng QMS đáp ứng được các yêu cầu của ISO 9001. 

Lựa chọn đại diện lãnh đạo chất lượng

Sau khi quyết định áp dụng ISO 9001, doanh nghiệp cần lựa chọn đại diện lãnh đạo chất lượng cũng như thành viên ban ISO để đảm bảo QMS có hiệu lực và cho hiệu quả như mong đợi. 

Đại diện lãnh đạo chất lượng cùng ban ISO sẽ là những người chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm soát toàn diện từ khâu xây dựng, triển khai, theo dõi, đánh giá tới cải tiến QMS. Do đó, lãnh đạo cao nhất cần lựa chọn những cán bộ thực sự xuất sắc về năng lực, chuyên môn và kinh nghiệm. 

Thiết lập kế hoạch ISO 9001

Kế hoạch ISO 9001 cần được thiết lập sao cho phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xem xét xem QMS của mình có thể đáp ứng được những điều khoản nào của ISO 9001? Cách thức thực hiện ra sao? Phương thức đánh giá như thế nào? Ai là người thực hiện? Tất cả cần được cân nhắc thật kỹ lưỡng và ghi lại đầy đủ, rõ ràng vào bản kế hoạch ISO 9001. 

Đào tạo nâng cao nhận thức cho nhân viên về ISO 9001

Khi kế hoạch ISO 9001 được phê duyệt bởi lãnh đạo cao nhất, ban ISO cần thông báo kế hoạch này tới cho toàn bộ nhân viên bên trong doanh nghiệp. Đồng thời, tổ chức các chương trình đào tạo nâng cao nhận thức cho nhân viên về ISO 9001. Đảm bảo họ có thể nắm rõ và áp dụng vào các công việc liên quan tới QMS. 

Xây dựng hệ thống tài liệu ISO 9001

Một QMS chỉ duy trì được hiệu lực và thành công khi có một hệ thống tài liệu đầy đủ, được kiểm soát toàn diện và cập nhập thường xuyên. Hệ thống tài liệu trong ISO 9001 (bao gồm những hồ sơ, tài liệu, biểu mẫu…) cần phản ánh chính xác, rõ ràng các hoạt động trong quá trình vận hành QMS và phải phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp. 

Hệ thống tài liệu ISO 9001 không giới hạn số lượng tài liệu cần xây dựng. Bên cạnh việc đáp ứng đủ các tài liệu, hồ sơ bắt buộc, doanh nghiệp cần cân nhắc xây dựng những tài liệu, hồ sơ hỗ trợ để đảm bảo QMS đạt được hiệu quả tối ưu.

Triển khai hệ thống ISO 9001 theo kế hoạch

Doanh nghiệp tiến hành triển khai QMS thông qua các quy trình đã được thiết lập theo như kế hoạch ISO 9001. Cần phải đảm bảo mọi phòng ban, cá nhân tuân thủ và áp dụng đúng theo quy định đặt ra. 

Nếu như có bất cứ thay đổi hay điều chỉnh, cần phải thông báo cụ thể đến phòng ban, cá nhân liên quan trong doanh nghiệp để kịp thời cập nhập và áp dụng. Tránh trường hợp vẫn duy trì quy trình cũ khiến QMS hoạt động kém hiệu quả. 

Đánh giá nội bộ hệ thống ISO 9001

Doanh nghiệp cần tổ chức các cuộc đánh giá QMS để xác định rõ hiệu quả của hệ thống và mức độ hoàn thành mục tiêu trong thực tế. Các cuộc đánh giá cần phải được tiến hành định kỳ, phân công rõ ràng về thời gian, nội dung đánh giá, người thực hiện và thông báo rõ ràng tới các phòng ban, cá nhân liên quan. 

Đăng ký chứng nhận ISO 9001

Doanh nghiệp cần đăng ký chứng nhận ISO 9001 để QMS được đánh giá một cách khách quan nhất. Cũng như chứng minh được với đối tác cùng khách hàng rằng các sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp đều được sản xuất, kinh doanh đạt chuẩn ISO 9001. 

Doanh nghiệp có thể đăng ký tại các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng nhận chứng nhận ISO 9001. Cần lưu ý lựa chọn những đơn vị độc lập, được cấp phép hoạt động trong lĩnh vực đánh giá sự phù hợp và có đủ thẩm quyền cùng năng lực để đánh giá và cấp chứng chỉ ISO 9001 cho doanh nghiệp. 

Đánh giá và nhận chứng nhận ISO 9001

Sau khi đăng ký, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá, xác nhận mức độ phù hợp giữa QMS của doanh nghiệp và các điều khoản trong tiêu chuẩn ISO 9001.

Trước khi đoàn chuyên gia tới đánh giá, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, hồ sơ cần thiết theo yêu cầu. Cũng như thông báo tới toàn bộ nhân viên để họ có sự chuẩn bị tốt nhất. Tránh làm ảnh hưởng tới kết quả của cuộc đánh giá. 

Nếu kết quả đánh giá là phù hợp, doanh nghiệp sẽ được cấp chứng nhận ISO 9001. Ngược lại, nếu QMS vẫn còn tồn tại sự không phù hợp, doanh nghiệp cần nhanh chóng khắc phục, cải thiện để được đánh giá lại và nhận chứng chỉ ISO 9001. 

Duy trì chứng nhận ISO 9001

Việc duy trì QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001 cần được thực hiện nhằm đảm bảo 2 yếu tố sau:

• Duy trì hiệu lực của chứng nhận ISO 9001
• Đảm bảo QMS vận hành trơn tru và đạt được các hiệu quả đã đặt ra.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần phải thực hiện cải tiến QMS thường xuyên để nâng cao hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu từ khách hàng. Có như vậy, doanh nghiệp mới có thể hoạt động, phát triển và thành công một cách bền vững và dài lâu.

Với những thông tin được chia sẻ trên đây, hy vọng doanh nghiệp đã hiểu hơn về quy trình ISO cũng như các nguyên tắc và các bước trong quy trình áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp. 

Nếu vẫn còn thắc mắc về việc triển khai QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001 cần được giải đáp, hoặc muốn đăng ký chứng nhận ISO 9001:2015 tại ISOCERT, doanh nghiệp có thể để lại thông tin trên webiste isocert.org.vn hoặc liên hệ trực tiếp qua hotline 0976 389 199 để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.