Viện quản lý chất lượng là gì và những chú ý khi lựa chọn đơn vị đào tạo

Chất lượng sản phẩm dịch vụ đang trở thành yếu tố then chốt để tạo nên vị thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, vì vậy các viện quản lý chất lượng cũng được thành lập để đáp ứng nhu cầu hội nhập thị trường quốc tế và tạo dựng tương lai bền vững cho sự phát triển. Để khẳng định được chất lượng sản phẩm trên thị trường cũng như thực hành chất lượng trong chính vận hành quản trị, vai trò của các viện quản lý chất lượng là không thể thiếu trên hành trình doanh nghiệp thâm nhập vào thị trường mới bằng những tiêu chuẩn hóa được công nhận toàn cầu.

Viện quản lý chất lượng là gì?

Viện quản lý chất lượng là tổ chức được thành lập dưới sự cho phép của các cơ quan có thẩm quyền Nhà nước thực hiện các hoạt động cung cấp sản phẩm/dịch vụ phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp trong lĩnh vực chất lượng.

Thông thường viện quản lý chất lượng sẽ thông qua các khóa đào tạo tập huấn cải thiện phong cách lãnh đạo, nhận thức của nhân viên tổ chức, thúc đẩy tinh thần đồng đội và thực hiện hiệu quả các đổi mới và áp dụng các hệ thống, công cụ quản lý quốc tế để đảm bảo tổ chức vận hành theo đúng mục tiêu và phương hướng phát triển trong tương lai.

Các chương trình đào tạo được thiết kế chung cho nhiều đối tượng hoặc thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp với các khóa học phù hợp với đối tượng được hỗ trợ, có thể thay đổi văn hóa làm việc của doanh nghiệp với các giá trị và kỹ năng để:

• Triển khai các Tiêu chuẩn chất lượng (ISO) một cách chính xác trong tổ chức
• Áp dụng tư duy hệ thống để tạo ra các dự án tinh gọn với nguồn nhân lực tinh gọn.

Tại sao cần Viện quản lý chất lượng? 

Để trả lời câu hỏi trên, việc đầu tiên cần tìm hiểu quản lý chất lượng là gì? Từ đó chúng ta sẽ nhận thấy vai trò quan trọng của Viện quản lý chất lượng đối với các tổ chức và cá nhân. 

Quản lý chất lượng là quá trình cải tiến liên tục các quy trình kinh doanh dựa trên việc thiết lập các mục tiêu, xác định các sai lệch so với các mục tiêu này và điều chỉnh các quy trình và hành vi cho phù hợp. Nói cách khác, quản lý chất lượng là cơ chế mà theo đó doanh nghiệp tìm ra các lĩnh vực kinh doanh và thực hiện hành động để mọi thứ có thể hoạt động trơn tru hơn. Điều này bao gồm việc xác định chính sách chất lượng, xây dựng kế hoạch và thực hiện để đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng và cải tiến chất lượng. Nó còn được gọi là quản lý chất lượng toàn diện (TQM).

Nói chung, quản lý chất lượng tập trung vào các mục tiêu dài hạn thông qua việc thực hiện các bước bắt đầu ngắn hạn.

Quản lý chất lượng yêu cầu tất cả các bên liên quan trong một tổ chức làm việc cùng nhau để cải thiện các quy trình, sản phẩm, dịch vụ và văn hóa của chính tổ chức đó.

Với các yêu cầu của quản lý chất lượng, tổ chức thường sẽ gặp khó khăn nếu phải thực hiện một mình. Làm thế nào để xây dựng mục tiêu, kế hoạch, lộ trình; áp dụng hệ thống quản lý nào, tiêu chuẩn nào, công cụ nào để tiết kiệm thời gian và chi phí; Làm thế nào truyền đạt được mọi ý tưởng, sự thay đổi vào trong văn hóa tổ chức để thực hiện mục tiêu chung. Viện quản lý chất lượng thường là lựa chọn tối ưu cho tổ chức khi muốn thực hiện một cuộc cải tổ toàn diện.

Các chương trình đào tạo tập huấn của Viện quản lý chất lượng sẽ giúp hiểu các nguyên tắc cơ bản để đạt được sự hài lòng tối đa của khách hàng với tổng chi phí thấp nhất, tập trung vào việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng bằng cách cải tiến quy trình của tổ chức hoặc thiết lập hệ thống quản lý chất lượng đẳng cấp thế giới như ISO.

Xem các khóa đào tạo về chất lượng cần học>>>

Vai trò của Viện quản lý chất lượng

Kỳ vọng của khách hàng cao hơn bao giờ hết, vì vậy những tổ chức đáp ứng thành công những kỳ vọng ngày càng tăng này sẽ có cơ hội to lớn để tạo sự khác biệt cho mình. Những kỳ vọng ngày càng cao của khách hàng và các tiêu chuẩn ngày càng tăng có nghĩa là đảm bảo chất lượng và quản lý chất lượng là vô cùng quan trọng. 

Trong kinh doanh, điều đó có nghĩa là luôn chú ý đến mọi quy trình và điểm tiếp xúc để tìm ra nơi mọi thứ có thể được cải thiện. Trong đó 02 lĩnh vực ví dụ mà quản lý chất lượng được áp dụng nhiều nhất là sản xuất/vận chuyển và hỗ trợ khách hàng.

Viện quản lý chất lượng sẽ đóng vai trò là người đồng hành và hỗ trợ tổ chức xây dựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng với đầy đủ công cụ và phương pháp phù hợp nhất với tổ chức. Bởi vì quản lý chất lượng là sự kết hợp giữa đảm bảo chất lượng (QA) và cải tiến quy trình nên đây là một thành phần quan trọng để vận hành toàn bộ tổ chức.

Ví dụ: Với bộ phận kinh doanh là điểm đầu tiên khách hàng tiếp xúc với doanh nghiệp. Đây là bộ phận mang đến trải nghiệm xuyên suốt cho khách hàng và giúp khách hàng có nhận thức về công ty. Nếu bộ phận này không làm tốt vai trò của mình như tiết lộ thông tin riêng tư của khách hàng hoặc có cư xử không phù hợp, điều này vô tình khiến công ty gặp phải rắc rối pháp lý, gây ra ảnh hưởng truyền thống xấu đến công ty và thương hiệu.

Hệ thống quản lý chất lượng và kiểm soát chất lượng có thể cải thiện hiệu suất của bộ phận này bằng cách xác định rõ ràng các hành vi mong muốn, xác định các tương tác không đạt yêu cầu và cung cấp dịch vụ tư vấn dựa trên “những vấn đề có thể đào tạo để thay đổi” này.

Nghĩa là nếu nhân viên được đào tạo đúng cách, làm việc theo một quy trình đồng nhất và cải tiến liên tục, những vấn đề như ví dụ trên sẽ giảm bớt và biến mất hoàn toàn. Đó là lúc vai trò của Viện quản lý chất lượng phát huy tác dụng. Một chương trình quản lý chất lượng phù hợp không chỉ cải thiện nhận thức của khách hàng về một tổ chức mà còn trao quyền cho các bộ phận trở thành và duy trì các động lực trong mọi khâu của quy trình được thực hiện hiệu quả bằng sự tuân thủ nhất quán.

Tham khảo thêm các dịch vụ mà ISOCERT cung cấp:

• ISO 9001:2015 về Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng
• ISO 14001:2015 về Hệ Thống Quản Lý Môi Trường
• ISO 13485:2016 về Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng cho lĩnh vực Trang Thiết Bị Y Tế
• ISO 22000:2018 về Hệ Thống Quản Lý An Toàn Thực Phẩm
• ISO 45001:2018 về Hệ Thống Quản Lý An Toàn và Sức Khỏe Nghề Nghiệp
• ISO/IEC 27001:2013 về Hệ Thống Quản Lý An Toàn Thông Tin

Viện quản lý chất lượng uy tín

Việc lựa chọn viện quản lý chất lượng uy tín có thể đảm bảo đào tạo tổ chức có thể xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng là rất quan trọng. Vì hệ thống này cần phải được triển khai toàn diện và được tiêu chuẩn hóa. Đây là cách duy nhất để đảm bảo liên tục cải tiến có thể đo lường được cho các hệ thống của tổ chức. Thông qua tài liệu và lập kế hoạch, hệ thống quản lý chất lượng hỗ trợ tuân thủ, ủng hộ tổ chức để thay đổi, minh bạch và – cuối cùng – xây dựng sự hài lòng của khách hàng.

Các hệ thống quản lý chất lượng, được hỗ trợ bởi công nghệ phù hợp để triển khai chúng, cũng đảm bảo rằng các cơ hội không bị bỏ qua – và hệ thống càng mạnh mẽ, tổ chức càng có thể theo dõi nhiều hơn.
Ví dụ: khi đánh giá hiệu suất của bộ phận kinh doanh, các yêu cầu về kỹ năng mềm có thể không rõ ràng và phụ thuộc nhiều vào cách giải thích chủ quan theo đánh giá của tổ chức. Các quy trình quản lý chất lượng thủ công cũng có thể dẫn đến khả năng xảy ra lỗi chủ quan và lỗi của con người.

Sẽ có nhiều cuộc gặp, điện thoại với khách hàng không được kiểm tra, không cố định số giờ trong ngày và khung thời gian kiểm tra. Và nếu không có một hệ thống phù hợp, tổ chức không thể kiểm soát được bộ phận kinh doanh giao tiếp với khách hàng. Trong khi đó, việc thiếu hồ sơ và tài liệu ghi chép lại khiến lãnh đạo và giám sát gặp khó khăn trong việc theo dõi sự cải thiện theo thời gian.

Vì vậy, tham khảo lựa chọn Viện quản lý chất lượng uy tín bằng 03 lợi ích mà họ mang lại cho tổ chức bạn:

Tính nhất quán

Bằng cách đào tạo tổ chức lập tài liệu, thử nghiệm và cải thiện các quy trình, giúp tổ chức loại bỏ sự không nhất quán một cách hiệu quả. Một doanh nghiệp không ngừng cải thiện sẽ tự nhiên trở thành một doanh nghiệp nhất quán hơn, và sự nhất quán đó thường đồng nghĩa với hiệu quả tiết kiệm chi phí.

Thay đổi dựa trên bằng chứng

Viện quản lý chất lượng sẽ đào tạo tổ chức xây dựng hệ thống quản lý toàn diện, bạn có thể loại bỏ phỏng đoán khỏi việc ưu tiên những gì cần thay đổi và những gì đang hoạt động tốt. Một phương pháp kiểm soát chất lượng thống kê dẫn đến việc ra quyết định có nhiều bằng chứng thực nghiệm.

Lợi nhuận tăng

Có một số lý do được ghi nhận tại sao các hệ thống quản lý chất lượng có thể dẫn đến tăng lợi nhuận, đáng chú ý nhất trong số đó là hiệu quả được cải thiện và danh tiếng được cải thiện trong thị trường của bạn.

Tuy nhiên để xây dựng và áp dụng được hệ thống quản lý chất lượng toàn diện như vậy không phải là điều dễ dàng. Những Viện quản lý chất lượng uy tín sẽ có nhiều kinh nghiệm và phương pháp để hỗ trợ tổ chức bạn.

Khi đã xây dựng và áp dụng được hệ thống quản lý, việc có chứng nhận cho hệ thống này cũng rất quan trọng. Xét cho cùng, nếu bạn không có gì để chứng minh tổ chức có hệ thống quản lý chất lượng, nó sẽ gửi một thông điệp đến khách hàng của bạn rằng bạn không đầu tư nghiêm túc vào việc cải thiện chất lượng của các quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.

Các viện quản lý chất lượng uy tín thường sẽ liên kết với bên thứ 3 là các tổ chức đánh giá và cấp chứng nhận quốc tế để hỗ trợ tổ chức được cấp các chứng nhận về hệ thống quản lý chất lượng.

Xem thêm 10 tổ chức đánh giá và cấp chứng nhận uy tín tại Việt Nam>>>