Khi nào chúng ta thực sự cần gặp mặt trực tiếp?

Ba ngày ở văn phòng, hai ngày làm việc ở nhà? Hoặc hai tuần ở văn phòng, sau đó hai tuần ở nhà (hoặc một số khác, ngôn ngữ từ xa hấp dẫn hơn)? Mọi người mọi lúc, như năm 2019?

Đây là một số lựa chọn mà các nhà lãnh đạo đang cân nhắc khi họ vật lộn với việc quay trở lại làm việc sẽ như thế nào. Một số thỏa thuận mới này đang hạ cánh một cách không ổn định. Ví dụ, tại Apple, các nhân viên đang chống lại chính sách yêu cầu họ phải ở văn phòng ba ngày một tuần, mô tả “sự khác biệt giữa cách nhóm điều hành nghĩ về công việc từ xa / vị trí linh hoạt và trải nghiệm sống của nhiều nhân viên Apple Người lao động.'

Hình ảnh: Minh họa Khi nào chúng ta thực sự cần gặp mặt trực tiếp?

Để vượt qua sự thúc ép và kéo căng thẳng này, chúng ta cần phải điều chỉnh lại cuộc trò chuyện và tập trung vào những gì chúng ta thực sự đang cố gắng đạt được hơn là chính xác thì chúng ta sẽ ngồi ở đâu khi đạt được nó. Điều này liên quan đến việc kiểm tra bản chất chính xác của các nhiệm vụ trước mắt, các mục tiêu cụ thể của chúng ta và sức nặng mà chúng ta gắn liền với các nhiệm vụ cạnh tranh, như hiệu quả, tính hiệu quả, tình bạn thân thiết và sức khỏe tinh thần. Một khi chúng tôi xác định phần nào công việc của chúng tôi nên được thực hiện trực tiếp, phần nào là online và phần nào có thể được hưởng lợi từ sự kết hợp, chúng tôi có thể thiết kế theo hướng lý tưởng đó.

Như Priya Parker lưu ý trong cuốn Nghệ thuật thu thập: Cách chúng ta gặp nhau và lý do tại sao nó quan trọng, “Thu thập tiêu tốn thời gian của chúng ta và giúp xác định loại thế giới chúng ta đang sống”. Và vì vậy, để đảm bonline rằng chúng ta đi tiếp - không quay lại - văn phòng, điều quan trọng là chúng ta phải hình dung lại nền tảng của nơi làm việc hiện đại: cách chúng ta gặp gỡ.

Đó là một khoảng thời gian khó hiểu. Khi bạn vạch ra kế hoạch làm việc cho nhóm của mình, đây là sáu câu hỏi bạn nên hỏi.

1. Đây có nên là một cuộc họp không?

Nếu có điều gì chúng ta đã học được trong năm qua, thì đó là giá trị của thời gian - và nó có thể tiêu hao như thế nào khi phần lớn thời gian của chúng ta dường như dành cho các cuộc họp.

Đó là những gì đã xảy ra vào năm 2020. Nếu không có khả năng va vào nhau gần máy pha cà phê hoặc cạnh bàn của ai đó, chúng tôi phải lên lịch cho mọi tương tác. Kết quả là, quá trình chuyển đổi giữa các cuộc họp của chúng tôi đã được dành một cách điên cuồng để cố gắng tìm liên kết Thu phóng tiếp theo đó.

Giờ đây, việc tương tác trực tiếp tình cờ đã có thể thực hiện được và giờ chúng ta đã biết cách làm tốt công việc online, chúng ta hãy suy nghĩ thật kỹ về việc thời gian dành cho cuộc họp có thể tốt hơn để suy nghĩ, viết hay tham gia vào các dự án khác. Chúng ta có càng ít cuộc họp, thì số lượng cuộc họp chúng ta có càng nhiều. Tất cả đều có mục đích. Hãy tự hỏi bản thân: Tại sao bạn lại họp? Đảm bảo rằng câu trả lời thực sự có ý nghĩa. Bạn có thực sự cần gặp? Ưu tiên công việc không đồng bộ và sử dụng các cuộc họp để sáng tạo và làm điều gì đó cùng nhau, thay vì chỉ đơn giản là chia sẻ thông tin.

Các cuộc họp để các thành viên trong nhóm cung cấp báo cáo tiến độ, chẳng hạn, trong đó mọi cá nhân đều có phân khúc của họ nhưng tương đối thụ động trong thời gian còn lại, có thể không cần thiết. Ở đây, các mục tiêu có thể được hoàn thành hiệu quả hơn bằng văn bản. Mặt khác, các phiên họp suy nghĩ về ý tưởng, nơi mọi người đang xây dựng ý tưởng của nhau, được hưởng lợi từ động lực của một cuộc họp.

Hình ảnh: Minh họa Khi nào chúng ta thực sự cần gặp mặt trực tiếp?

2. Mục tiêu cuộc họp của tôi dựa trên mối quan hệ hay dựa trên nhiệm vụ?

Các mục tiêu dựa trên nhiệm vụ có thể bao gồm cập nhật hội đồng quản trị, tóm tắt các thành phần hoặc lập kế hoạch cho một sự kiện. Những mục tiêu này thường có thể được hoàn thành trong một cuộc họp online (nếu một cuộc họp được coi là cần thiết).

Các mục tiêu dựa trên mối quan hệ, liên quan đến việc tăng cường hoặc sửa chữa các kết nối giữa các thành viên trong nhóm, thường được hoàn thành một cách hiệu quả nhất trực tiếp. Mọi người nên được đưa ra phản hồi khó khăn một cách trực diện. Các cuộc trò chuyện nhóm đầy thử thách cũng nên diễn ra trực tiếp, nơi các cuộc trò chuyện song song phá hoại và gây mất tập trung không thể làm lu mờ cuộc online.

Tại sao tôi nói 'thường'? Bởi vì trong năm qua, tôi đã tham gia một số cuộc họp online có ý nghĩa, nơi những người tham gia gắn kết và cởi mở theo những cách mà tôi không chắc họ sẽ gặp trực tiếp. Đối với một số người, màn hình tạo ra cảm giác an toàn về tâm lý, và cùng với đó là quyền tự do chia sẻ quan điểm và chấp nhận rủi ro.

3. Mục tiêu của tôi phức tạp đến mức nào?

Đôi khi sự phức tạp là một khuôn khổ hữu ích hơn để xác định hình thức một cuộc họp nên diễn ra. Điều này bao gồm sự phức tạp về cảm xúc và mức độ phụ thuộc lẫn nhau mà các quyết định hoặc kết quả nhất định có thể yêu cầu.

Biểu đồ bên dưới vẽ ra các mục tiêu theo mức độ phức tạp tương đối của chúng. Bạn có thể nhận thấy một số mối tương quan giữa các mục tiêu dựa trên mối quan hệ và sự phức tạp, nhưng sự chồng chéo không hoàn toàn. Ví dụ, các cuộc họp để xác định phân bổ vốn hoặc các khoản đầu tư đáng kể, có thể đổ bộ thẳng vào lãnh thổ dựa trên nhiệm vụ. Nhưng nếu những cuộc thonline luận này liên quan đến việc điều hướng giữa các cá nhân và các phức tạp khác, hoặc cân bằng cẩn thận các ưu tiên cạnh tranh, chúng tốt nhất có thể được điều hướng trực tiếp.

Đồng thời, các mục tiêu dựa trên mối quan hệ có thể tương đối đơn giản. Một trong những câu chuyện thành công bất ngờ trong thời đại đại dịch yêu thích của tôi là trải nghiệm của tôi khi điều hành bữa tiệc nghỉ lễ Zoom của một công ty bất động sản lớn. Đối với công ty Bernstein Management Corporation, cuộc họp mặt này là cơ hội để tôn vinh và ghi nhận các nhân viên - một mục tiêu đơn giản khi họ đến.

“Nếu bạn hỏi tôi cách đây một năm liệu tôi có cân nhắc tổ chức một bữa tiệc kỳ nghỉ online hay không, tôi sẽ trả lời‘ không ’rõ ràng và đặt câu hỏi về đánh giá của người hỏi,” Giám đốc điều hành của công ty, Joshua Bernstein, nói với tôi. “Nhưng theo nhiều cách, nó hoạt động tốt hơn. Mọi người tham gia đều tập trung vào cùng một cuộc trò chuyện. Không có một chỗ ngồi tồi trong nhà. Hầu hết tất cả mọi người đều bày tỏ sự ngạc nhiên về mức độ thú vị của chương trình, và yếu tố bất ngờ và mới mẻ cuối cùng đã trở thành một phần của thành công ”.

Hình ảnh: Minh họa Khi nào chúng ta thực sự cần gặp mặt trực tiếp?

4. Cuộc họp của tôi có thể có hình dạng hoặc hình thức hoàn toàn khác không?

Có phòng, có Zoom và có hybrid. Nhưng cũng có một thế giới các khả năng không thuộc bất kỳ danh mục nào trong số đó. Giờ đây, chúng tôi có rất nhiều công cụ khác tùy ý sử dụng, có những cách nào khác mà thông tin có thể được truyền đạt để thông tin được hấp thụ hiệu quả hơn không?

Một trong những khách hàng của tôi đã thay thế cuộc họp toàn thể nhân viên hàng tháng của cô ấy bằng một video được ghi sẵn mà nhân viên có thể xem hoặc nghe vào thời gian của họ - có thể trong khi họ đi bộ hoặc chuẩn bị bữa tối. Nếu họ bỏ lỡ điều gì đó, họ có thể tua lại. Cách tiếp cận này tôn vinh các loại người học khác nhau; Một số người trong chúng ta thực sự lưu giữ thông tin tốt hơn khi chúng ta có thể đa nhiệm. Các công ty đi theo lộ trình này có thể yêu cầu nhân viên xem video vào một ngày nhất định, sau đó cung cấp các phiên hỏi đáp theo dõi tùy chọn trên một nền tảng như Slack hoặc thậm chí WhatsApp.

Khi tôi làm việc với khách hàng online, chúng tôi thường chỉ định một người ghi chép cho từng phòng đột phá. Người ghi chép ghi chú về cuộc trò chuyện trong một tài liệu Google. Khi chúng tôi trở lại cùng nhau, mọi người sẽ “đi dạo trong phòng trưng bày”, dành vài phút để cuộn qua tài liệu Google, xem xét những gì các nhóm khác đã nghĩ ra và chú thích những ý tưởng mà họ thích. Điều này ngăn chặn một hiện tượng được gọi là 'cái chết của báo cáo lại': khi đại diện của mỗi nhóm bay không người lái về nội dung của cuộc trò chuyện của họ trong khi những người khác dành toàn bộ thời gian để tìm ra những gì họ sẽ nói khi cuối cùng đến lượt họ nói .

5. Loại cuộc họp nào sẽ bao hàm nhất?

Trước Covid, tôi đã rất rõ ràng rằng chương trình Chứng chỉ điều hành dựa trên thuần tập về Tạo điều kiện mà tôi điều hành tại Đại học Georgetown cần phải thực hiện trực tiếp, mỗi tháng một lần, trong bốn tháng liên tiếp. Các nhà quản lý và giám đốc điều hành cấp cao tham gia sẽ bay đến từ khắp nơi trên thế giới trong ba ngày cùng một lúc. Mối liên kết sâu sắc giữa các cá nhân được rèn giũa giữa những người tham gia là rất quan trọng cho sự thành công của chúng tôi - sau cùng, chúng tôi đang dạy họ cách giúp các nhóm khác hình thành mối quan hệ tin cậy. Mặc dù tôi đã tạo điều kiện cho các hội thonline từ xa trong hơn một thập kỷ, tôi nghi ngờ rằng chương trình cụ thể này có thể xoay vòng.

Tôi đã sai. Trên thực tế, một trong những lợi thế đáng kể nhất của định dạng online là nó có tính toàn diện hơn. Những người từ nước ngoài hoặc bờ biển phía tây không có phản lực để cạnh tranh với. Những người có tổ chức sẵn sàng trang trải học phí nhưng không phải chuyến bay hoặc khách sạn của họ không còn phải đối mặt với những trở ngại tài chính đó nữa. Chúng tôi có nhiều bà mẹ có con nhỏ tham gia hơn bao giờ hết.

Điều này không có nghĩa là chúng tôi không trải qua cảm giác mất mát thực sự do không thể ở bên nhau trực tiếp. Nhưng chương trình của chúng tôi có nhiều mục tiêu và bao gồm một loạt các hoạt động khác nhau, hay còn gọi là “nhiệm vụ”. Một số trong số họ, như những người tập trung chiến thuật vào thiết kế và phát triển nhóm, có thể cực kỳ hiệu quả khi trực tuyến.

Trong tương lai, chúng tôi đang có kế hoạch tổ chức trực tiếp hai trong số bốn mô-đun của chúng tôi và hai học phần online. Đây là một cách kết hợp khác và có, toàn diện hơn: Thay vì để một số người tham gia trực tiếp và một số người trên màn hình, mọi người sẽ bình đẳng với nhau - tối đa hóa sự đóng góp của mỗi người và lợi ích của mỗi phương tiện.

6. Người điều hành của tôi có các kỹ năng và thiết lập công nghệ để thực hiện một cuộc tập hợp kết hợp không?

Trong những ngày đầu mở cửa văn phòng, có rất nhiều sự cám dỗ để tổ chức các cuộc họp trực tiếp với một lựa chọn kết hợp cho những người làm việc từ xa. Đây có thể là một giải pháp tuyệt vời khi được thực hiện tốt, cho phép mọi người xuất hiện từ nơi mà họ cảm thấy thoải mái nhất. Nhưng có những kỹ năng đặc biệt liên quan đến việc tạo điều kiện cho một cuộc họp hỗn hợp. Thực hiện không chính xác, bạn có thể phải bỏ qua và thậm chí xa lánh những người tham gia từ xa.

Các điều hành viên hỗn hợp có tay nghề cao biết cách làm cho những người tham gia Zoom cảm thấy như những người tham gia đầy đủ. Họ thiết lập các giao thức rõ ràng để tất cả những người tham gia đóng góp ý kiến. Họ giao tiếp bằng mắt trực tiếp không chỉ với những người trong phòng mà còn với máy ảnh.

Công nghệ và sự chuẩn bị cũng là chìa khóa. Pre-Covid, một trong những đồng nghiệp của tôi có mặt tại một khách sạn ở Thành phố New York, tràn đầy năng lượng cho buổi họp mặt trực tiếp mà cô ấy nghĩ rằng cô ấy sắp dẫn đầu. Chỉ khi đến nơi, cô ấy mới nhận ra rằng một số ít người tham gia sẽ tham gia trực tuyến. Cô ấy đã cố gắng hết sức để ứng biến, nhưng cô ấy đã thiết kế một chương trình hoạt động thể chất liên quan đến việc di chuyển quanh phòng. Nó không chuyển ngay sang môi trường online - ít nhất là không phải với công nghệ có sẵn. Vào cuối ngày, những người tham gia trực tiếp đã tham gia hoàn toàn, nhưng mọi camera của người tham gia online đều tắt.

Cho đến khi những người điều hành cuộc họp của bạn trau dồi kỹ năng của họ trong nghệ thuật tạo điều kiện kết hợp và có công nghệ hỗ trợ họ, hãy cân nhắc tổ chức một cuộc họp hoàn toàn online, ngay cả khi nhiều người tham gia đang phóng to từ văn phòng.

Với tất cả những gì chúng ta đã vượt qua trong suốt 15 tháng qua, sẽ thật đáng tiếc nếu chúng ta không tận dụng từng hạt ngọc khôn ngoan khó kiếm được xung quanh công việc, cuộc sống và mối quan hệ của cả hai. Hãy khai thác những quan điểm mới của chúng tôi về thời gian, công nghệ và sự hợp tác để xem xét lại cách chúng tôi làm việc - và cụ thể là cách chúng tôi thu thập.