Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001 - ISOCERT

Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001

Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001 được hiểu là việc xây dựng các bước tuyển dụng có trình tự, khoa học và dễ dàng thực hiện nhất cho doanh nghiệp. Quy trình này phải đảm bảo và đáp ứng được các yêu cầu mà tiêu chuẩn ISO 9001 đưa ra:

➢ Xác định rõ trình tự và các mối tương tác của quá trình quản lý nguồn lực, cụ thể là quá trình tuyển dụng nhân sự.

➢ Xác định phương pháp cần thiết cùng những chuẩn mực để đảm bảo việc vận hành trong quy trình tuyển dụng nhân sự được kiểm soát.

➢ Đảm bảo tính sẵn có của thông tin, nguồn lực và những hồ sơ, tài liệu cần thiết nhằm hỗ trợ việc vận hành và theo dõi quá trình tuyển dụng.

➢ Theo dõi, đo lường và phân tích quá trình tuyển dụng nhân sự.

➢ Tiến hành những hành động cụ thể nhằm đạt được kết quả như mong muốn và cần cải tiến quá trình tuyển dụng thường xuyên.

Tiêu chuẩn ISO 9001 là một tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế xây dựng và ban hành. Việc áp dụng tiêu chuẩn này vào trong quá trình tuyển dụng nhân sự sẽ tránh được những sai phạm trong các quá trình, chuẩn hóa quy trình hoạt động, rút ngắn thời gian và giảm chi phí cho doanh nghiệp. 

Lợi ích khi áp dụng quy trình tuyển dụng nhân sự theo chuẩn ISO 9001

Doanh nghiệp áp dụng quy trình tuyển dụng nhân lực theo tiêu chuẩn ISO 9001 không những đem lại lợi ích cho tổ chức mà còn giúp cải thiện hoạt động kinh doanh tổng thể và cung cấp một nền tảng cho sự phát triển vững mạnh.

Những lợi ích khi tổ chức áp dụng tiêu chuẩn ISO với quy trình tuyển dụng nhân lực bao gồm:

• Giảm thiểu chi phí doanh nghiệp như chi phí vận hành
• Nâng cao năng suất lao động
• Phát hiện và xử lý những sai sót, chậm trễ trong quá trình quản trị nhân sự, vận hành doanh nghiệp
• Xây dựng hình ảnh, thương hiệu uy tín cho doanh nghiệp
• Nâng cao năng lực cạnh tranh
• Đáp ứng được việc vượt hàng rào kỹ thuật trong thương mại quốc tế

Các bước tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001

Quy trình tuyển dụng nhân sự tại mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực, quy mô và mục đích của đơn vị đó. Tuy nhiên, quy trình tuyển dụng nhân sự theo ISO 9001 cơ bản sẽ có những bước sau, cụ thể:

Bước 1: Sắp xếp tuyển dụng

Các nhà tuyển dụng cần chuẩn bị phần mô tả ngắn giới thiệu công ty mình sao cho vừa ngắn gọn lại sáng tạo để thu hút được các ứng viên tiềm năng. Trong bản mô tả này cần nêu ra được những yêu cầu, vị trí công việc, quyền lợi và nghĩa vụ của ứng viên để có thể đáp ứng được các yêu cầu của nhà tuyển dụng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lưu ý không đưa sai thông tin vì dễ gây mất lòng tin với ứng viên sau này.

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Hiện nay, các doanh nghiệp có rất nhiều cách để thông báo tuyển dụng. Thông thường nhà tuyển dụng có thể đăng tin lên website chính của công ty, trên các trang mạng xã hội, hội nhóm, diễn đàn hoặc các trang tuyển dụng uy tín. 

Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ

Sau khi thu nhận các hồ sơ từ rất nhiều ứng viên, bộ phận tuyển dụng có nhiệm vụ nghiên cứu những hồ sơ này xem những ai là người phù hợp với vị trí công việc đang yêu cầu. Đây là bước đòi hỏi sự công bằng và minh bạch từ phía nhà tuyển dụng nhất dựa vào những kinh nghiệm thực tế, bằng cấp, trình độ...của ứng viên mà không phải do quen biết hay gì cả.

Bước 4: Phỏng vấn

Sau khi lọc được những hồ sơ đáp ứng được yêu cầu công việc, nhà tuyển dụng sẽ tiến hành sắp xếp và lên lịch phỏng vấn sơ bộ những ứng viên được chọn. Đây là bước giúp nhà tuyển dụng đánh giá tương đối khả năng, kinh nghiệm thực tế của ứng viên có phù hợp với công việc hay không. Trong quá trình phỏng vấn, cả nhà tuyển dụng và ứng viên sẽ đều đưa ra những màn hỏi-đáp từ cả 2 phía để hiểu rõ hơn về vị trí đó.

Bước 5: Thử việc

Thông thường các doanh nghiệp sẽ ra quyết định thử việc 1-2 tháng đối với các ứng viên được lựa chọn. Đây là giai đoạn đầy khó khăn và thử thách để ứng viên thể hiện được năng lực của mình. Nhà tuyển dụng cũng cần lưu ý luôn theo dõi sát sao và hướng dẫn cho nhân viên để quá trình thử việc được diễn suôn sẻ và minh bạch nhất, sau đó đưa ra những quyết định cuối cùng.

Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng

Sau khi hết thời gian thử việc, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra quyết định có chọn ứng viên đó trở thành nhân viên chính thức của doanh nghiệp hay không. Nếu có thì 2 bên sẽ tiến hành ký hợp đồng chính thức. Trong hợp đồng lao động sẽ ghi rõ những quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của cả 2 phía.

Những lưu ý trong quá trình tuyển dụng nhân sự 

Đưa ra tiêu chuẩn cao

Để tuyển được ứng viên phù hợp, chuyên môn giỏi thì phần yêu cầu công việc không nên quá sơ sài. Nếu như vậy thì ứng viên sẽ đánh giá vị trí đó thấp và không toàn tâm toàn ý để hoàn thành trách nhiệm công việc. Khi doanh nghiệp đưa ra những tiêu chuẩn cao đòi hỏi ứng viên phải có sự chuẩn bị tốt cả về kinh nghiệm lẫn chuyên môn để có thể đáp ứng được những yêu cầu mà nhà tuyển dụng đưa ra.

Không nghiên cứu hồ sơ của ứng viên trước khi phỏng vấn

Nhiều nhà tuyển dụng không hề nghiên cứu hoặc xem kỹ hồ sơ của ứng viên trước khi phỏng vấn. Điều này dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không nắm được những kinh nghiệm, kỹ năng của ứng viên. Những bản mô tả CV của ứng viên sẽ nói lên được trước đó ứng viên đã từng làm ở những công ty nào, công việc gì, có phù hợp với vị trí đang yêu cầu hay không. Vì vậy, nhà tuyển dụng cần xem xét những thông tin này để có thể đánh giá ứng viên một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Nhấn mạnh ưu điểm của công việc

Nhấn mạnh ưu điểm của công việc là việc đưa ra các quyền lợi, phần thưởng xứng đáng nếu nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng cũng không nên đưa ra những thứ viển vông, hứa hẹn suông với ứng viên. Ngoài ra, công ty cũng cần đưa ra những lợi ích khi nhân viên tăng ca sẽ như thế nào để tránh trường hợp bị khiếu nại sau này.

Để lại ấn tượng tích cực

Hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng. Vì vậy, nhà tuyển dụng nên giữ thái độ thoải mái, cởi mở, thân thiện nhưng không nên quá dễ dãi để ứng viên có thể trả lời một cách tự tin nhất. Cho dù ứng viên đó có được lựa chọn hay không thì nhà tuyển dụng cũng cần gửi mail thông báo cho họ được biết. Điều này thể hiện sự tôn trọng của nhà tuyển dụng với ứng viên và sự chuyên nghiệp của tổ chức.

Trên đây là những quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001 các doanh nghiệp có thể tham khảo. Hy vọng với những chia sẻ trên, các tổ chức sẽ lựa chọn được các ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu công việc của đơn vị. 

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký chứng nhận ISO 9001 hoặc chứng nhận sản phẩm hãy liên hệ tới hotline: 0976389199 (hoàn toàn miễn phí) để được các chuyên gia của ISOCERT hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.

Tham khảo thêm các dịch vụ mà ISOCERT cung cấp:

• ISO 9001:2015 về Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng
• ISO 14001:2015 về Hệ Thống Quản Lý Môi Trường
• ISO 13485:2016 về Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng cho lĩnh vực Trang Thiết Bị Y Tế
• ISO 22000:2018 về Hệ Thống Quản Lý An Toàn Thực Phẩm
• ISO 45001:2018 về Hệ Thống Quản Lý An Toàn và Sức Khỏe Nghề Nghiệp
• ISO/IEC 27001:2013 về Hệ Thống Quản Lý An Toàn Thông Tin