Thực hiện thay đổi Đào tạo quản lý cho Nhân viên

Hãy hình dung điều này - bạn đã sẵn sàng tạo ra một thay đổi lớn trong công ty của mình. Có thể đó là một sự thay đổi đối với lợi ích hoặc cơ cấu lương thưởng của công ty bạn hoặc một sự thay đổi lớn trong quản lý. Nhưng bạn nhìn xung quanh để thấy tất cả nhân viên của mình thoải mái làm việc và ngần ngại sử dụng những gì quen thuộc với họ.

Sự lưỡng lự đó là điều dễ hiểu. Ước tính rằng “70% các chương trình thay đổi không đạt được mục tiêu, phần lớn là do sự phản kháng của nhân viên và thiếu sự hỗ trợ của quản lý”. Tin tốt là có một cách để giảm khả năng chương trình thay đổi của bạn không thành công. Đó là lúc chương trình đào tạo về quản lý thay đổi cho nhân viên bắt đầu.

Trước tiên, cùng tìm hiểu về Quản lý nhân viên:

Quản lý nhân viên là gì?

Quản lý nhân viên là một quá trình giúp nhân viên của bạn hoạt động tốt nhất và đạt được các mục tiêu kinh doanh của bạn. Đó là một quy trình tổng thể bao gồm hầu hết mọi thứ liên quan đến nguồn nhân lực như tuyển dụng nhân viên mới, quản lý tiền lương, quản lý hiệu suất và hơn thế nữa.

Quản lý nhân viên bao gồm ba lĩnh vực chính:

• Thu nhận - Tìm kiếm và tuyển dụng các ứng viên phù hợp.
• Tương tác và Giữ chân - Đảm bảo rằng nhân viên của bạn vui vẻ, gắn bó và gắn bó lâu nhất có thể! Điều này đạt được bằng cách liên lạc tích cực để hiểu nhu cầu và mối quan tâm của nhân viên và giải quyết chúng.
• Quản lý hiệu suất - Đo lường và tiến hành đánh giá hiệu suất, giúp họ liên tục cải tiến và khen thưởng những công việc tuyệt vời

Các lợi ích chính của việc quản lý nhân viên 

Dưới đây là bốn lợi ích của việc triển khai một hệ thống quản lý nhân viên hiệu quả.

1. Cải thiện hiệu quả của quy trình làm việc của bạn

Khi bạn quản lý nhân viên của mình một cách hiệu quả, bạn sẽ không gặp khó khăn gì khi sắp xếp quy trình làm việc.

Làm cách nào?

Hãy nghĩ về ba khía cạnh mà chúng tôi đã đề cập trước đó:

Bạn sẽ có thể:

• Thuê những nhân viên có kỹ năng phù hợp cho nhiệm vụ của bạn.
• Dễ dàng theo dõi các hoạt động của họ để đảm bảo mọi thứ đang diễn ra tốt đẹp.
• Giao tiếp hiệu quả với họ để đảm bảo rằng họ hiểu nhu cầu của dự án.
• Hãy chúc mừng và khuyến khích họ về những công việc tốt mà họ đã làm để tạo động lực cho họ hơn nữa.
• Thực hiện một cách hiệu quả khi mọi thứ không diễn ra theo đúng kế hoạch.

Bằng cách này, bạn sẽ có đúng người và các quy trình phù hợp để đảm bảo rằng mọi thứ luôn diễn ra suôn sẻ!

2. Tăng năng suất và động lực của nhân viên

Một nhân viên cảm thấy không được đánh giá cao sẽ cảm thấy thờ ơ với công việc của họ. Đó là lý do tại sao làm cho nhân viên của bạn cảm thấy có giá trị có thể cải thiện đáng kể năng suất của nhân viên.

Hệ thống quản lý nhân viên giúp bạn kết nối với nhân viên của mình ở cấp độ cá nhân và nhận phản hồi của họ về các chính sách và quy trình kinh doanh khác nhau.

Điều này giúp họ tin rằng ý kiến ​​của họ được coi trọng và được tính đến khi đưa ra các quyết định kinh doanh. Điều này sẽ cải thiện sự tham gia của nhân viên vì giờ đây họ cảm thấy mình có tiếng nói trong công ty!

3. Đảm bảo tính bảo mật cho dữ liệu của bạn

Khía cạnh này trước đây chỉ quan trọng trong một số lĩnh vực như dịch vụ tài chính, luật, các công ty đầu tư mạnh vào R&D, v.v. - nơi bảo mật dữ liệu là tối quan trọng. Tuy nhiên, với sự phát triển của các nhóm làm việc từ xa, điều này đang trở nên quan trọng ở tất cả các công ty có lực lượng lao động từ xa.

Hầu hết các doanh nghiệp quản lý hàng tấn dữ liệu quan trọng và bí mật mỗi ngày. Vậy làm thế nào để bạn đảm bảo rằng những tệp và tài liệu quan trọng đó vẫn an toàn? Bằng cách giám sát và quản lý cẩn thận nhân viên của bạn! Hệ thống quản lý nhân viên mạnh mẽ có thể giúp bạn theo dõi các tài liệu và dữ liệu khác. Nó liên kết mỗi nhân viên với các tài liệu mà họ chịu trách nhiệm và giảm bớt sự kém hiệu quả trong việc xử lý dữ liệu. Bằng cách này, bạn sẽ không phải lo lắng về bảo mật dữ liệu của mình nữa!

4. Giảm chi phí cho nhân viên

Thay đổi nhân viên là một trong những chi phí đắt đỏ nhất mà hầu hết các doanh nghiệp phải gánh chịu. Theo một nghiên cứu của CAP, chi phí trung bình để thay thế một nhân viên làm công ăn lương là từ 6 đến 9 tháng lương hàng năm của họ. Nói một cách dễ hiểu, nếu bạn đang tìm cách thay thế một người quản lý có thu nhập 40.000 đô la hàng năm, bạn sẽ phải chi 70-80% số tiền đó cho chi phí tuyển dụng và đào tạo! May mắn thay, sự tham gia của nhân viên có thể giúp giải quyết vấn đề này. Hãy nhớ rằng, quản lý nhân viên hiệu quả dẫn đến việc nhân viên hạnh phúc hơn, gắn bó hơn. Bằng cách này, họ sẽ có động lực hơn và hài lòng với công việc của mình. Và khi nhân viên của bạn hài lòng trong công việc, họ sẽ ít có khả năng rời đi hơn!

Chuẩn bị cho nhân viên để thay đổi

Khi một sự thay đổi lớn xảy ra, sẽ không tuyệt vời nếu không chỉ chuẩn bị cho nhân viên để thay đổi mà còn tạo ra những người ủng hộ sự thay đổi. Với đào tạo quản lý thay đổi hiệu quả, bạn sẽ có thể đảm bảo nhân viên của mình hiểu và được đầu tư vào sự thay đổi ở công ty của bạn.
Bạn có thể tự hỏi làm thế nào điều này hoạt động. Khóa đào tạo quản lý thay đổi tốt nhất bao gồm ba yếu tố chính:

1. Kế hoạch Truyền thông - Bạn sẽ thông báo về một thay đổi sắp tới với nhân viên của mình như thế nào? Đối với những thay đổi lớn, một email đơn giản sẽ không thực hiện được thủ thuật. Điều quan trọng là phải suy nghĩ thấu đáo về sự thay đổi và cách tốt nhất để truyền tải nó đến nhân viên. Điều này có nghĩa là một cách tiếp cận theo từng giai đoạn, lập kế hoạch cho các cuộc họp nhóm và mời các giám đốc điều hành để hỗ trợ. Hãy dành thời gian để thực sự đánh giá tác động của sự thay đổi và làm thế nào để giảm thiểu sự ngạc nhiên và khó khăn một cách tốt nhất cho nhân viên của bạn.

2. Bộ công cụ lãnh đạo - Các nhà lãnh đạo thiết lập tâm trạng cho sự thay đổi của bạn. Mọi người sẽ nhìn vào họ để đánh giá cảm giác của bạn. Một chương trình đào tạo quản lý thay đổi hiệu quả cung cấp một bộ công cụ để các nhà lãnh đạo hướng dẫn nhóm của họ vượt qua sự thay đổi. Nó cung cấp cho họ các nguồn lực cần thiết để thực hiện các câu hỏi từ nhóm của họ, giải quyết bất kỳ phản hồi nào từ các thành viên trong nhóm, xây dựng sự đồng cảm và nêu gương tích cực cho phần còn lại của tổ chức.

3. Chiến lược duy trì năng suất - Thay đổi có thể gây gián đoạn, nhưng không nhất thiết phải khiến mọi thứ dừng lại. Việc đào tạo nên bao gồm cách đối phó với những phiền nhiễu tiềm ẩn và những trở ngại khi bạn thực hiện thay đổi, theo cách đó bạn không bị mất lợi nhuận trong khi nỗ lực hướng tới sự thay đổi. Duy trì sự ổn định theo cách này cũng có thể giúp nhân viên của bạn cảm thấy yên tâm hơn giữa những thay đổi.

Ảnh minh họa

Tạo thanh quản lý thay đổi

Việc đào tạo sẽ không kết thúc sau khi thay đổi đã được triển khai. Chúng ta đều biết đào tạo bền vững có thể giúp đào tạo gắn bó hơn bằng cách củng cố các bài học kinh nghiệm. Nhưng đào tạo duy trì quản lý thay đổi có thể có một chút khác biệt. Dưới đây là một vài ý tưởng để cố gắng đảm bảo thay đổi của bạn hoạt động lâu dài.

Sử dụng kiến thức vi mô: Sau khi nhân viên đã hoàn thành khóa đào tạo về quản lý thay đổi, hãy củng cố những gì họ đã học được bằng các câu đố nhanh hoặc mô-đun mini-eLearning bao gồm các khái niệm chính.

Tạo mạng lưới hỗ trợ: Thiết lập mạng lưới và khuyến khích các thành viên trong nhóm gặp gỡ, thảo luận về sự thay đổi và bất kỳ thách thức nào mà họ phải đối mặt cũng như giải quyết các vấn đề với lãnh đạo của họ.

Kiểm tra với các nhóm: Sau khi hoàn thành khóa đào tạo của họ, hãy khuyến khích các thành viên trong nhóm đặt mục tiêu về cách họ sẽ đối phó hiệu quả với sự thay đổi. Đăng ký vào 30, 60 và 90 ngày sau chương trình để đảm bảo họ đang làm việc để đạt được mục tiêu của mình.

Tiến về phía trước

Thay vì sợ hãi sự thay đổi, hãy nắm lấy nó với một kế hoạch tuyệt vời. Như John Assaraf đã từng nói, "Vùng thoải mái là một nơi tuyệt đẹp, nhưng không có gì phát triển ở đó." Phát triển tiềm năng của công ty bạn bằng cách thực hiện những thay đổi giúp bạn đi đúng hướng.

Bạn đã sẵn sàng để thực hiện một thay đổi lớn nhưng cần một số hỗ trợ? Hãy xem chương trình đào tạo của ISOCERT đối với các lựa chọn dành cho nhân viên để biết thêm chi tiết tại đây.