3 Lời khuyên để tránh bị kiệt sức khi làm việc tại nhà

Đây là rủi ro là đáng kể. Ranh giới giữa làm việc và không làm việc đang bị cuốn theo những cách thức mới và đa dạng, và nhiều nhân viên lần đầu tiên làm việc từ xa có cố gắng duy trì phù hợp giữa công việc và cuộc sống cá nhân của họ. Để tập trung nâng cao hiệu suất làm việc họ luôn tạo cảm hứng để có thể cảm thấy họ làm việc mọi lúc mọi nơi. Buổi chiều cũng như buổi tối; các ngày trong tuần sẽ xen kẽ với các ngày cuối tuần; và ít tạo cảm giác về thời gian nghỉ sẽ vẫn còn nhiều. Có thể một số nhân viên có thể được yêu cầu tiếp tục làm việc từ xa trong vài tháng tới.

Nhiều nghiên cứu cho thấy rằng việc phân chia thời gian giữa công việc và sinh hoạt cá nhân của chúng ta là rất quan trọng, đặc biệt là đối với sức khỏe tinh thần. Nhưng điều đó thật khó, ngay cả trong những trường hợp tốt nhất. Nói một cách tổng quát, đó là bởi vì nền kinh tế tri thức đã thay đổi hoàn toàn ý nghĩa của việc trở thành một “người lao động lý tưởng”.

Nghiên cứu của chúng tôi đã chỉ ra rằng người lao động thường vô tình gây khó khăn cho người quản lý, đồng nghiệp và nhân viên của họ trong việc duy trì trao đổi công việc. Họ gửi email công việc ngoài giờ hành chính. Trong nhiều năm nghiên cứu liên quan đến hơn 2.000 người trưởng thành đang đi làm, chúng tôi nhận thấy rằng những người gửi email sau giờ làm việc thì khi người nhận cảm thấy không hào hứng mà thậm trí còn không phản hồi lại ngay cả những email quan trọng cần giải quyết gấp.

Đại dịch Covid-19 khiến cho áp lực này còn khó khan hơn cả. Ngay cả đối với những nhân viên có tác phong làm việc rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân của họ, hoàn cảnh hiện tại có thể không cho phép họ làm như vậy. Nhiều trường học đóng cửa, và nhà trẻ có thể không còn được coi là một lựa chọn, điều này đồng nghĩa tạo thêm gánh nặng cho các bậc cha mẹ đang đi làm hoặc người lao động có thu nhập thấp. Ngay cả những công ty đã khuyến khích nhân viên làm việc tại nhà cũng có thể gặp khó khăn khi nhân viên làm tại nhà thì khó có thể tập trung hết được cho công việc vì có thể ảnh hưởng bởi các thành viên trong gia đình như con cái chẳng hạn.

Vậy một câu hỏi đặt ra là làm thế nào để nhân viên có thể tiếp tục phân tách cuộc sống công việc và sau công việc một cách rõ ràng, trong hoàn cảnh khó khăn mà rất nhiều người trong chúng ta đang gặp phải ngày nay? Làm thế nào chúng ta có thể “để lại công việc phía sau cánh cửa mỗi khi tan làm” nếu chẳng hạn công việc đó vẫn còn dang dở?

Các lãnh đạo, người quản lý và đồng nghiệp nên làm gì để giúp nhau hoàn thành công việc?

Dựa trên nghiên cứu của chúng tôi và một số tài liệu chuyên sâu chúng tôi đưa ra một số lời khuyên:

Duy trì khoảng cách tinh thần và xã hội

Trong một bài báo nổi tiếng, Blake Ashforth, thuộc Đại học Bang Arizona, đã mô tả những cách mà mọi người phân định sự chuyển đổi từ làm việc sang vai trò không làm việc thông qua “các hoạt động vượt qua giới hạn năng lực của bản thân”. Mặc quần áo đi làm, đi làm từ nhà đến cơ quan — đây là những hoạt động về thể chất và về mặt xã hội cho thấy đã có thay đổi. Bạn đã di chuyển từ hình thức “ở nhà”  sang hình thức đến “nơi làm việc”.

Tất cả chúng ta cố gắng duy trì những khoảng cách địa lý này bằng việc làm từ xa. Trong thời gian ngắn, có thể là một thay đổi tích cực khi chúng ta không phải dậy sớm vào lao ra đường với tình trạng ùn tắc để đi làm hoặc có thể cả ngày vẫn trong bộ đồ ngủ - nhưng cả hai điều đó đều là những hoạt động tích cực có thể giúp bạn thoải mái về tinh thần. Tuy nhiên bạn cũng đừng lãng quên chúng hoàn toàn. Bạn sẽ cảm thấy mặc quần áo đi làm vào mỗi buổi sáng – việc làm đó cũng được xem là một hành động chuẩn bị đầu tiên cho một ngày mới sẵn sàng giải quyết công việc với hy vọng đạt hiệu quả nhất. Và chúng ta cũng nên thử xem xét việc thay thế việc hằng ngày bạn phải lái xe đi làm buổi sáng bằng một chuyến đi bộ đến công viên gần đó, hoặc thậm chí chỉ quanh căn hộ của bạn, trước khi ngồi vào bàn làm việc. Một số người đã nghĩ ra những cách sáng tạo và vui vẻ riêng để duy trì thói quen làm việc làm thường nhật của họ.

Luôn duy trì thời gian biểu càng nhiều càng tốt

Duy trì thời gian biểu là rất quan trọng đối với niềm vui và sự hào hứng khi bắt tay vào giải quyết công việc. Điều này đặc biệt đúng khi rất nhiều nhân viên - hoặc đồng nghiệp của họ - hiện đang phải đối mặt với thách thức vô cùng khó đó là phải tích hợp trách nhiệm chăm sóc trẻ em hoặc chăm sóc người già trong giờ làm việc hành chính. Đó là thách thức ngay cả đối với những nhân viên không có con cái mà có các trách nhiệm khác chăm sóc gia đình, nhưng với thời điểm nền công nghệ phát triển nên nhờ các thiết bị di động luôn đồng hành cùng chúng tôi giải quyết được khó khăn này.

Vậy nên việc duy trì với thời gian biểu từ 9h00 đến 5h00 có thể không nhất thiết phải thực hiện thực tế. Nhân viên cần tìm quỹ thời gian làm việc phù hợp nhất với họ. Họ cũng cần có ý thức và tôn trọng những người khác có thể làm việc mà không ảnh hưởng đến người xung quanh. Đối với một số gia đình, đó có thể là giấc ngủ chớp nhoáng của một đứa trẻ, đối với những người khác, đó có thể là khi người thân của họ đang nấu bữa tối chẳng hạn. Còn đối với nhân viên không có con cái có thể tạo quỹ thời gian làm việc chủ động bằng cách để các thiết bị di động hay mạng xã hội  trong chế độ “off” vào những giờ nhất định trong ngày để tập trung cao nhất vào công việc. Một trong số đó những câu trả lời ít quan trọng hơn có thể là chỉ cho người khác biết rằng bạn có thể chậm hơn bình thường trong việc phản hồi, từ đó tránh làm giảm kỳ vọng phản hồi nhanh đối với người khác và chính bạn.

Tạo quỹ thời gian rõ ràng thường phụ thuộc vào khả năng phân chia thời gian của mình với người khác. Điều này kêu gọi các nhà lãnh đạo hỗ trợ nhân viên trong việc tạo dựng, điều phối và quản lý tốc độ làm việc. Điều này có nghĩa là thường xuyên tổ chức các cuộc họp online đăng ký online với nhân viên hoặc cung cấp cho họ các phương tiện để tạo không gian làm việc hoặc cà phê ảo. Thông qua sự gián đoạn này, luôn giữ và tạo cảm giác bình thường là mấu chốt của năng suất làm việc.

Tập trung vào công việc quan trọng nhất của bạn

Đây không phải là lúc dành cho tất cả các công việc bận rộn. Mỗi nhân viên nên dành năng lượng của họ cho các vấn đề được ưu tiên hàng đầu.

Trong khi làm việc tại nhà, nhân viên thường có thể cảm thấy bị ép buộc phải dự tính năng suất làm việc, nhưng điều này có thể khiến họ phải làm những công việc một cách nhanh chóng thay vì tập trung làm những công việc quan trọng hơn -  đó là một xu hướng mà các nghiên cứu đã cho thấy là phản tác dụng về lâu dài, ngay cả khi nó có đem lại lợi ích thì cũng là năng suất trong thời gian ngắn. Nhân viên, đặc biệt là những người phải đối mặt với khối lượng công việc gia tăng khi họ phải gánh vác các nhiệm vụ gia đình và công việc khác, do đó nên chú ý ưu tiên các công việc quan trọng.

Làm việc mọi lúc mọi nơi, ngay cả trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn, đó cũng không phải là câu trả lời. Theo một số ước tính, nhân viên tri thức trung bình chỉ làm việc hiệu quả trung bình ba giờ mỗi ngày và những giờ này không bị gián đoạn hoặc làm việc kiêm đa nhiệm. Ngay cả trước đại dịch Covid-19, các nhân viên đã cảm thấy khó khăn trong việc dành ra ba giờ liên tục để tập trung vào các nhiệm vụ công việc cốt lõi của họ. Khi phân chia công việc và gia đình được xóa bỏ, thời gian của nhân viên chưa bao giờ bị phân tách nhỏ hơn.

Những nhân viên luôn cảm thấy  trong trạng thái “làm việc” có nguy cơ kiệt sức khi giải quyết công việc ở nhà cao hơn so với khi họ đến văn phòng như bình thường. Về lâu dài, việc cố gắng làm việc và trả lời email bất cứ khi nào chúng ta có vài phút để làm việc đó - trong thời gian ngủ trưa, vào cuối tuần hoặc bằng cách tạm dừng một bộ phim vào buổi tối - không chỉ phản tác dụng mà còn gây bất lợi cho chúng ta. Tất cả chúng ta cần phải tìm ra những cách thức mới - và giúp những người khác làm điều tương tự - để tạo ra thời gian biểu không dành cho công việc thay vào đó là thời gian nghỉ ngơi để tinh thần thật thoái mái.

Trên đây là một số lời khuyên có thể giúp người lao động duy trì ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân của họ và do đó tránh kiệt sức về lâu dài. Nhân viên sẽ cần sự linh hoạt để thử nghiệm cách làm cho hoàn cảnh của họ phù hợp với họ trong những thời điểm mà các nhà lãnh đạo không thể đoán trước được.