ÁP DỤNG ISO 9001 TRONG DOANH NGHIỆP NHƯ THẾ NÀO?

Có thể nói, việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 vào doanh nghiệp, tổ chức sẽ là một quyết định chiến lược giúp cải tiến kết quả hoạt động tổng thể và cung cấp một nền tảng vững chắc cho hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển bền vững.

Cụ thể quy trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 vào doanh nghiệp, tổ chức như thế nào, bạn hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của chúng tôi!

1. Thế nào là hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001?

Để hiểu và hình dung việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 một cách đơn giản và dễ hình dung thông qua lưu đồ sau: 

Bước 1: Viết ra những gì sẽ làm

- Tại bước này, các doanh nghiệp cần chuẩn hóa các hoạt động của các công đoạn thành các quy trình/hướng dẫn vận hành để đảm bảo chuẩn hóa thao tác và tác phong làm việc trong doanh nghiệp.

- Cần lưu ý "Viết ra những gì sẽ làm" chứ không phải "Viết ra những gì đang làm" vì trong việc "viết ra những gì sẽ làm” bao gồm công việc hệ thống lại những gì đang làm và xem xét những vấn đề quản lý đã diễn ra, với những gì đã làm tốt, hiệu quả thì doanh nghiệp tiến hành tiêu chuẩn hoá - viết ra để tuân thủ thực hiện.

- Với những vấn đề chưa thực hiện tốt thì doanh nghiệp sẽ xem xét và đưa ra cách thức tiến hành tốt hơn, hiệu quả hơn chứ không phải hoàn toàn chỉ viết ra những đang làm - chúng ta không thể tiêu chuẩn hoá những công việc thực hiện không tốt.

Bước 2: Làm theo những gì đã viết

Tiếp đến, doanh nghiệp với tất cả sự nỗ lực của mọi người cần làm đúng những gì đã viết (làm đúng theo quy trình/hướng dẫn đã ban hành). Quá trình này là bước chuyển đổi giữa hệ thống quản lý cũ và hệ thống quản lý mới tiếp cận theo ISO 9001 vì vậy rất cần sự quyết tâm của Ban lãnh đạo doanh nghiệp, cũng như đội ngũ theo dõi và đôn đốc việc áp dụng.

Bước 3: Ghi lại những gì đã làm

Sau khi làm đúng những gì đã viết, tuỳ theo từng hoạt động sẽ " Ghi lại những gì đã làm" - hay hồ sơ, việc ghi nhận hồ sơ làm cơ sở để xác minh công việc đã được thực hiện và làm cơ sở để theo dõi đo lường công việc, cũng như truy xuất thông tin, điều tra nguyên nhân khi có vấn đề sai lỗi sản phẩm, sai lỗi công việc.

Bước 4: Cải tiến những gì đã viết

Bước tiếp theo là những gì viết ra không nằm chết ở đó mà tuỳ theo sự phát triển của doanh nghiệp, sự thay đổi quy mô, nhân sự, phạm vi hoạt động... các quy trình, hướng dẫn công việc sẽ được xem xét và cải tiến cho phù hợp và cứ thế chu trình này tiếp tục được lập lại và hoạt động cải tiến sẽ được thực hiện không ngừng.

2. Quy trình áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 vào doanh nghiệp  

Quyết định có nên áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 hay không?

Việc này phải dựa vào hoạt động của công ty hiện tại có đáp ứng được những yêu cầu giám sát, kiểm tra trong quản lý hay không? Tất nhiên với sự ưu việt của tiêu chuẩn ISO thì một công ty chưa từng có nên có quyết định áp dụng tiêu chuẩn này.

Tìm ra đại diện lãnh đạo chất lượng

Cần phải bổ nhiệm một đại diện trong ban lãnh đạo của tổ chức làm đại diện lãnh đạo chất lượng.

Xây dựng kế hoạch thực hiện

Để áp dụng ISO 9001 hệ thống quản lý chất lượng, trước tiên chúng ta cần phân tích và xác định được các điều khoản của tiêu chuẩn mà tổ chức mình áp dụng. Sau đó, xem xét sự đáp ứng các điều khoản đó của tổ chức mà nhất là tại những bộ phận, những công việc mà tổ chức dự định áp dụng. Sau khi phân tích các điều khoản, chúng ta có thể xây dựng kế hoạch thực hiện.

Thông báo trong nội bộ tổ chức 

Đây là một thông tin quan trọng quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh sắp tới. Vì vậy, cần phải thông báo cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp được biết, chuẩn bị cho kế hoạch áp dụng.

Chuẩn bị tài liệu

Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 đòi hỏi phải có hệ thống tài liệu bắt buộc theo yêu cầu của các điều khoản trong tiêu chuẩn. Và tổ chức phải soạn thảo mọi tài liệu liên quan để phù hợp cho việc đáp ứng và phù hợp với các tiêu chuẩn ISO.

Thực hiện

Đưa những quy trình tác nghiệp vào hệ thống tài liệu của ISO 9001 hệ thống quản lý chất lượng và áp dụng trong những phòng ban liên quan của tổ chức. Trong bước này thì các nhà lãnh đạo của tổ chức và đội ngũ nhân viên phải được thông báo về những quy trình làm việc mới hoặc những thay đổi chính thức trong tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Đánh giá nội bộ

ISO 9001 yêu cầu tổ chức phải định kỳ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của tổ chức thông qua việc đã đánh giá nội bộ. Việc đánh giá nội bộ sẽ được giúp đỡ để thực hiện trong quá trình tổ chức bắt đầu khi triển khai áp dụng.

Đăng ký ISO 9001

Trước khi tổ chức, doanh nghiệp có thể nhận được chứng nhận ISO 9001 thì cần phải lựa chọn một tổ chức chứng nhận ISO 9001 để đăng ký chứng nhận. Đơn vị chứng nhận này là một tổ chức độc lập và được công nhận về việc chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO.

Đơn vị này sẽ đánh giá chuẩn đoán hệ thống quản lí chất lượng ISO 9001 của doanh nghiệp và nếu cuộc đánh giá hoàn tất và phù hợp theo yêu cầu của tiêu chuẩn thì họ sẽ cấp giấy chứng nhận ISO 9001.

Chứng nhận ISO 9001

Đây là một bước cực kỳ quan trọng, doanh nghiệp được cấp phải được tổ chức chứng nhận ISO 9001 đánh giá là vượt qua và nhận được chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp ISO 9001. Các bước từ 1 đến 8 được thiết kế để doanh nghiệp có thể đạt được chứng chỉ ISO 9001 này.

Tuy nhiên, đội ngũ nhân viên của tổ chức có thể sẽ chưa quen với việc đánh giá của một tổ chức ở bên ngoài, do đó cần phải khuyến khích, động viên họ để có sự chuẩn bị tốt cho công cuộc đánh giá cũng nư là phải hướng dẫn cách thức tương tác, phối hợp với những chuyên gia đánh giá chứng nhận. Đừng để một nhân viên không am hiểu gì về hệ thống ảnh hưởng đến việc đánh giá chứng nhận ISO 9001 hệ thống quản lý chất lượng.

Duy trì chứng chỉ ISO 9001

Có rất nhiều doanh nghiệp đã sai lầm khi nghĩ rằng chỉ cần có chứng chỉ chứng nhận bộ tiêu chuẩn ISO 9001 đã là bước cuối cùng của công việc xây dựng và áp dụng chứng nhận ISO 9001.

Tuy nhiên, việc duy trì được hệ thống quản lý chất lượng đó cũng quan trọng không kém. Do đó, doanh nghiệp cần được đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của mình được vận hành xuyên suốt ở trong hoạt động hàng ngày của tổ chức và phải thường xuyên cải tiến nó hơn nữa.

Như vậy với lợi ích to lớn và quy trình các bước triển khai để có thể áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 vào doanh nghiệp như  chúng tôi nêu trên là rất rõ ràng, không quá phức tạp.

Vậy nên điều quan trọng là doanh nghiệp hãy chọn cho mình một công ty dịch vụ quản lý hệ thống chất lượng ISO chuyên nghiệp để được giúp đỡ trong việc áp dụng, từ đó nâng cao vị thế của mình trên thị trường trong và ngoài nước

BKHCN - Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng cấp giấy chứng nhận, chứng nhận Tổ chức chứng nhận ISOCERT đánh giá, chứng nhận ISO 9001 đối với tổng hợp đa ngành. Quý Tổ chức/Doanh nghiệp có nhu cầu được đánh giá và cấp giấy chứng nhận và sử dụng dấu chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng vui lòng liên hệ hotline 0916 239 199 hoặc Email contacts@isocert.org.vn để được hỗ trợ. 

Contacts@isocert. org. vn

Dịch và tra từ điển trên Word, PDF...