Các bước xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng và áp dụng ISO 9001:2015

Bạn muốn cải thiện chất lượng tổng thể của sản phẩm, dịch vụ mà bạn cung cấp. Bạn muốn nâng cao danh tiếng cho doanh nghiệp, tối ưu hoá lợi nhuận và tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp mình. Nhưng làm thế nào để giải quyết bài toán chất lượng hiệu quả?

Việc chủ động xây dựng và áp dụng ISO 9001 là một cách tuyệt vời để giúp hỗ trợ và phát triển doanh nghiệp của bạn thông qua việc tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng toàn cầu. Đối với các tổ chức chưa từng xây dựng và áp dụng ISO 9001, bạn đang loay hoay chưa biết bắt đầu từ đâu, bạn sẽ phải làm gì, các yêu cầu của ISO là gì, quy trình biểu mẫu phải như thế nào là đúng và hợp lý.

Thực tế hiện nay còn có rất nhiều các tổ chức đã xây dựng hệ thống của mình theo ISO 9001 nhưng áp dụng không hiệu quả. Vậy lý do là gì? Khi xây dựng và áp dụng không đi đôi và song hành cùng nhau thì chắc chắn bạn sẽ không thực sự thấy được hiệu quả mà ngược lại nó còn gây khó khăn cho hoạt động quản lý của bạn. Nếu xây dựng hệ thống một cách mơ hồ, chưa phù hợp với bối cảnh thực tế, những gì bạn xây dựng chỉ mang tính hình thức mà không áp dụng vào thực tế của tổ chức. Chính điều này là nguyên nhân làm trì trệ, mãi không thay đổi, kém hiệu quả trong hoạt động quản lý của tổ chức bạn.

Quá trình để được xây dựng và áp dụng ISO 9001 có thể khó khăn. Tuy nhiên, chia nhỏ nó thành các bước đơn giản hơn sẽ hợp lý hóa cho bạn dễ dàng thực hiện.

Tại ISOCERT, bạn có thể dễ dàng xây dựng và áp dụng ISO 9001 theo 5 bước cơ bản:

1. Chuẩn bị, khảo sát Hệ thống

• Lập ban ISO: Khi bắt tay vào xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hay bất kỳ hệ thống nào khác, việc đầu tiên mà tổ chức bạn cần làm là thành lập Ban ISO với nhiệm vụ là tổ chức chỉ đạo, triển khai, duy trì việc thực hiện xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn. ISOCERT sẽ hướng dẫn bạn cách thành lập Ban ISO như thế nào, gồm bao nhiêu thành viên, …
• Khảo sát thực trạng doanh nghiệp của bạn: Các thông tin về yêu cầu về pháp luật, nhà xưởng, đặc tính sản phẩm…cần được thu thập và lưu trữ làm cơ sở cho việc xây dựng và áp dụng cải tiến sau này.
• Đào tạo nhận thức chung về tiêu chuẩn ISO: Để xây dựng và áp dụng ISO 9001, bạn phải hiểu kiến thức cơ bản về ISO, các điều khoản trong ISO yêu cầu những gì, bạn không thể đốt cháy giai đoạn trong quá trình xây dựng và áp dụng ISO 9001:2015. Thực tế đối với một số doanh nghiệp, khi nói về việc đào tạo nhận thức chung, họ nói rằng công ty chúng tôi đã có nhiều người hiểu biết về ISO rồi, nhưng họ có nghĩ rằng sự hiểu biết của tất cả các nhân viên về hệ thống đều giống nhau và sự hiểu biết đó là chính xác. Vì vậy, việc đào tạo nhận thức chung sẽ giúp tất cả các nhân viên nhìn nhận một cách chính xác và đúng đắn về ISO, làm tiền đề cho việc thực hiện sau này.
• Đào tạo phương pháp xây dựng hệ thống văn bản: Ban ISO, Ban lãnh đạo cùng với các Trưởng/phó phòng ban, bộ phận sẽ cùng với chuyên gia đào tạo cùng nhau xác định các văn bản tài liệu cần xây dựng, thống nhất hình thức tài liệu, cách liên kết thực tế vào văn bản đảm bảo có thể áp dụng sau khi xây dựng.

2. Xây dựng Hệ thống văn bản

Để áp dụng hiệu quả hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001, bạn cần xác định bối cảnh, phạm vi áp dụng khi áp dụng hệ thống. Dựa vào thực tế hoạt động, mong muốn của tổ chức, khách hàng để thiết lập chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng. Xây dựng, thiết lập các quy trình, biểu mẫu thực tế để áp dụng đối với từng phòng bạn trong tổ chức. Việc chỉnh sửa lại các văn bản sẽ được thực hiện sau khi bạn áp dụng hệ thống.

3. Áp dụng hệ thống quản lý theo ISO 9001:2015

Tổ chức cần phổ biến đến toàn nhân viên, hướng dẫn áp dụng quy trình tại từng phòng ban cụ thể, cách lưu trữ, ghi chép tài liệu hồ sơ. Trong thời gian áp dụng hệ thống, cần chuẩn bị cho việc đánh giá nội bộ công ty thông qua việc đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ.

Các chuyên gia đánh giá nội bộ sẽ xem xét lại thực trạng áp dụng hệ thống của tổ chức, dựa vào các vấn đề gặp phải trong quá trình áp dụng để tiến hành xác định thời gian và tần suất đánh giá nội bộ thích hợp tiến đến cải tiến và hoàn thiện hệ thống.

4. Đánh giá cấp chứng chỉ hệ thống quản lý theo ISO 9001:2015

• Lựa chọn tổ chức chứng nhận;
• Cùng với tổ chức chứng nhận thực hiện đánh giá chứng nhận;
• Thực hiện các hành động khắc phục được phát hiện trong quá trình chứng nhận;

5. Duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Hệ thống quản lý chất lượng chỉ được duy trì và thường xuyên cải tiến một cách hiệu quả khi người đứng đầu của tổ chức am hiểu, quan tâm và sử dụng hệ thống quản lý chất lượng để kiểm soát và nâng cao chất lượng. Để duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng, Tổ chức cần:

• Thực hiện đánh giá nội bộ một cách khách quan, độc lập để phát hiện ra những vấn đề bất cập và cần cải tiến;
• Khi có nhân viên mới, tổ chức cần chú ý việc đào tạo, hướng dẫn thực hiện các quy định của hệ thống quản lý chất lượng;
• Hệ thống văn bản khi thay đổi cần được cập nhật sửa đổi kịp thời, định kỳ rà soát cập nhật các quy định của Hệ thống quản lý cũng như quy định của pháp luật;
• Tìm hiểu thêm về các công cụ cải tiến để nâng cao chất lượng sản phẩm, năng suất lao động.

Đến với ISOCERT, bạn sẽ được các chuyên gia hướng dẫn xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý Chất lượng chi tiết và cụ thể nhất. ISOCERT sẽ giúp bạn đưa ra nội dung các bước thực hiện từ việc khảo sát hệ thống ban đầu đến duy trì và cải tiến hệ thống của bạn sau khi áp dụng, cho bạn có cái nhìn dễ dàng và đơn giản hơn về ISO 9001, lợi ích thực tế mang lại cho bạn, chuẩn hóa lại tài liệu như những gì thực tế bạn.