Hoạch định nguồn lực dựa trên đám mây là gì và nó hoạt động như thế nào?

ERP đám mây và ERP tại chỗ

Để hiểu ERP đám mây là gì, trước tiên bạn phải hiểu mô hình ERP tại chỗ mà nó phát triển. ERP, viết tắt của từ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, là một thuật ngữ được giới thiệu vào những năm 1990 đề cập đến phần mềm tự động hóa các quy trình kinh doanh trong một công ty. Vào thời điểm đó, hệ thống ERP được triển khai trên máy chủ của khách hàng trong trung tâm dữ liệu của chính họ.

Tuy nhiên, ngày nay, phần mềm có thể được cung cấp thông qua internet dưới dạng ứng dụng phần mềm như một dịch vụ (SaaS). Đây là cái mà chúng tôi gọi là ERP dựa trên đám mây. Các giải pháp dựa trên đám mây được cung cấp và quản lý trên nền tảng đám mây của nhà cung cấp, trái ngược với các tổ chức lưu trữ hệ thống ERP trên máy chủ của họ. Thay vì được mua hoàn toàn, mô hình này có thể được cho thuê hàng tháng. Có nhiều điểm khác biệt rõ ràng khác giữa ERP tại chỗ và phần mềm ERP đám mây, bao gồm cả sự khác biệt về tính linh hoạt và bảo mật. Để cung cấp câu trả lời về ERP đám mây là gì, cách thức hoạt động và lợi ích của nó, trước tiên, hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về quá trình phát triển của ERP.

Phần mềm ERP tại chỗ là gì?

Tất cả các phần mềm ERP đều bắt đầu là giải pháp tại chỗ. ERP tại chỗ là phần mềm lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp được cài đặt cục bộ trên phần cứng và máy chủ của doanh nghiệp và được quản lý bởi nhân viên CNTT của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải cấp phép cho nền tảng phần mềm cốt lõi và mua hoặc thuê các máy chủ, mạng và bộ nhớ cấp doanh nghiệp để chạy và lưu trữ phần mềm cũng như dữ liệu của nó.

Với mô hình này, công việc bảo mật và duy trì phần mềm được đặt lên vai doanh nghiệp phần lớn. Nhân viên CNTT và các nhân sự được lựa chọn khác không chỉ cần thiết cho việc triển khai ban đầu mà còn cần đào tạo và hỗ trợ liên tục khi cần thiết để giữ cho hệ thống được cập nhật. Đây là một yêu cầu liên quan, tốn nhiều thời gian đối với đội ngũ CNTT. Việc triển khai một giải pháp tại chỗ cũng có thể mất nhiều thời gian để một công ty có được sự chấp thuận và mua lại từ các bên liên quan của công ty trước khi lựa chọn và triển khai phần mềm.

Với hệ thống ERP tại chỗ, các doanh nghiệp chỉ cần mua nền tảng cốt lõi một lần, điều này nghe có vẻ khả quan. Tuy nhiên, các doanh nghiệp chắc chắn phải đầu tư thêm tiền để duy trì và cập nhật hệ thống của họ, giữ cho cơ sở hạ tầng hỗ trợ luôn cập nhật, khắc phục sự cố và thuê chuyên gia cài đặt, cũng như duy trì phần mềm chống vi-rút và các phần mềm bảo mật khác. Nếu không có các bản cập nhật và bảo trì thường xuyên này, chức năng hệ thống, khả năng sử dụng và bảo mật có thể bị ảnh hưởng. Việc đầu tư về thời gian và tài chính cho phần mềm ERP tại chỗ có thể hạn chế các doanh nghiệp thay vì giúp họ dẫn đầu, như dự định của phần mềm ERP.

Phần mềm ERP đám mây là gì?

Hệ thống ERP đám mây là phần mềm lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp được nhà cung cấp lưu trữ và quản lý ngoại vi trên đám mây. Nhà cung cấp đó chịu trách nhiệm về ứng dụng, lưu trữ dữ liệu, hệ điều hành cơ bản, máy chủ, cơ sở hạ tầng trung tâm dữ liệu vật lý, cập nhật bảo mật và nâng cấp tính năng, giúp giảm bớt gánh nặng to lớn cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, trong khi các hệ thống ERP tại chỗ chỉ giới hạn ở các doanh nghiệp, thì mô hình đám mây cho phép các công ty vừa và nhỏ tận dụng khả năng của ERP. Bởi vì các giải pháp ERP đám mây không yêu cầu mức đầu tư tài chính, thời gian và nhân sự như nhau, các công ty nhỏ hơn này có thể hưởng lợi từ quá trình tự động hóa, nâng cao hiệu quả, cải thiện độ chính xác của dữ liệu và hiệu suất kinh doanh chiến lược, hợp lý.

Sự phát triển này từ các giải pháp ERP tại chỗ đã trở thành then chốt đối với các doanh nghiệp, với hệ thống ERP đám mây đầu tiên được cung cấp vào năm 1998. Các doanh nghiệp không còn cần phải mua một hệ thống mà chỉ được kỳ vọng liên tục để duy trì nó về mặt tài chính. Họ cũng không còn phải dành thời gian quý báu của nhân viên CNTT cho việc bảo trì phần mềm hoặc chịu đựng thời gian thực hiện kéo dài và nâng cấp phức tạp. Tuy nhiên, các dịch vụ ERP đám mây ban đầu đến giữa những năm 2000 bị hạn chế về chức năng và không phải không có sai sót, thậm chí chúng cũng không được thiết kế thực sự cho đám mây. Điều này khiến các doanh nghiệp khó có thể nắm bắt hết được. Những giải pháp ban đầu này không linh hoạt và khó tích hợp, điều này đã gây khó khăn cho các doanh nghiệp. Các dịch vụ ERP dựa trên đám mây ngày nay đã phát triển khỏi nhiều hạn chế và hiện mang lại những lợi ích đáng kể.

Lợi ích của việc sử dụng giải pháp ERP đám mây là gì?

Có rất nhiều lợi ích khi sử dụng hệ thống ERP dựa trên đám mây, với những lý do hàng đầu sau đây là lý do hàng đầu khiến các doanh nghiệp lựa chọn giải pháp ERP đám mây tại chỗ.

Chi phí

Một trong những lợi ích hấp dẫn nhất của ERP đám mây là chi phí vận hành trả trước và liên tục thấp hơn so với tại chỗ. Với hệ thống ERP tại chỗ, một doanh nghiệp trả tiền cho giấy phép phần mềm ban đầu cũng như các máy chủ cần thiết, chi phí năng lượng, nhân viên CNTT, chuyên gia tư vấn, sao lưu, bảo mật, tạo và quản lý cơ sở dữ liệu cũng như bảo trì và nâng cấp liên tục. Với ERP đám mây, nhà cung cấp xử lý tất cả các hoạt động bảo trì, hỗ trợ, nâng cấp và bảo mật cho doanh nghiệp, cho phép các công ty chỉ trả tiền cho các tài nguyên họ cần và không liên tục tích lũy các chi phí khác nhau từ khoản đầu tư phần mềm ban đầu của họ. Không chỉ giảm chi phí mà còn minh bạch hơn. Người dùng Cloud ERP sẽ trả tiền thuê bao hàng tháng hoặc theo mô hình trả tiền cho mỗi lần sử dụng, làm cho chi phí có thể dự đoán được và dễ quản lý hơn.

Bản nâng cấp

Các giải pháp ERP tại chỗ đòi hỏi thời gian đáng kể và có khả năng là các nhà thầu được thuê để thực hiện các cập nhật và nâng cấp phần mềm cần thiết. Tuy nhiên, một hệ thống ERP đám mây có thể mất ít nhất 30 phút và thường diễn ra ngoài giờ. Kết hợp với thực tế là các nhà cung cấp chăm sóc kết quả cập nhật mà ít hoặc không có gánh nặng hoặc gián đoạn cho hoạt động kinh doanh có nghĩa là các hệ thống luôn được trang bị công nghệ mới nhất, có giá trị nhất.

Thời gian thực hiện

Việc triển khai thường là một trong những thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp phải đối mặt khi sử dụng phần mềm mới. Nó có thể là một quá trình dài thường kéo dài ngoài ngày triển khai mục tiêu. May mắn thay, các giải pháp ERP đám mây giảm thời gian thực hiện rất nhiều. Không mất thời gian để lựa chọn và mua phần cứng, thuê hoặc đào tạo nhân viên CNTT, tạo các giao thức bảo mật dữ liệu mới, v.v. Quy trình triển khai các giải pháp đám mây nhanh hơn và ít phức tạp hơn nhiều đối với một doanh nghiệp.

Khả năng tiếp cận

Một lợi ích đáng kể của dịch vụ đám mây ERP là khả năng truy cập phần mềm và công cụ trên bất kỳ thiết bị di động nào từ bất kỳ đâu có kết nối internet. Vì giải pháp được lưu trữ và quản lý trên đám mây nên doanh nghiệp cũng như các nhà cung cấp, đối tác và khách hàng đã được phê duyệt của mình có thể truy cập thông tin trong thời gian thực. Điều này cho phép nhân viên kinh doanh giao tiếp, cộng tác, thực hiện nhiệm vụ và đưa ra quyết định kinh doanh mọi lúc mọi nơi mà không cần phải ở cùng nhau hoặc tại chỗ.

Khả năng mở rộng

Một lợi ích đáng chú ý khác là các hệ thống ERP đám mây có thể dễ dàng phát triển với một doanh nghiệp hơn là các giải pháp tại chỗ. Các doanh nghiệp có thể bắt đầu với nhiều chức năng cơ bản hơn và sau đó bổ sung thêm nếu cần mà không cần mua phần cứng mới. Bởi vì các máy chủ cục bộ không cần thiết với các giải pháp đám mây và vì các nhà cung cấp đám mây có trung tâm dữ liệu trên khắp thế giới, các đơn vị mới có thể được đưa trực tuyến nhanh chóng trên toàn cầu và các doanh nghiệp có thể thích ứng nhanh hơn.

Tùy chỉnh

Mặc dù các tùy chỉnh có thể được thực hiện bằng phần mềm tại chỗ, nhưng các tùy chỉnh đó bị giới hạn ở phiên bản phần mềm hiện tại và có khả năng không thể dễ dàng thực hiện lại với các phiên bản phần mềm mới hơn. Sự phức tạp này là một lý do khiến các doanh nghiệp chọn để công nghệ trở nên lạc hậu, đây không phải là một thực tiễn kinh doanh tốt. Cloud ERP có thể dễ dàng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và các mô-đun mới có thể được thêm vào hệ thống đám mây mà không cần thời gian ngừng hoạt động hoặc mua phần cứng mới.

Bảo vệ

Có thể hiểu được dữ liệu công ty lưu trữ của nhà cung cấp bên ngoài là điều dễ hiểu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, tuy nhiên, các nhà cung cấp ERP dựa trên đám mây có uy tín có xu hướng cung cấp mức độ bảo mật và tuân thủ cao hơn mức mà các doanh nghiệp thông thường có thể đủ khả năng. Các giải pháp tại chỗ đi kèm với rủi ro mất dữ liệu đáng kể, đặc biệt là trong trường hợp lỗi công nghệ, thiên tai hoặc trộm cắp. Các nhà cung cấp đám mây cung cấp bảo mật cấp doanh nghiệp và mã hóa dữ liệu đầu cuối. Họ có các quy trình khôi phục sau thảm họa và đảm bảo dữ liệu luôn được sao lưu an toàn.

Hội nhập

Hệ thống đám mây cũng có thể dễ dàng tích hợp với nhiều giải pháp khác, chẳng hạn như phần mềm QMS, MRP và CRM. Một số ERP đám mây thậm chí còn có các nền tảng doanh nghiệp đầy đủ dịch vụ hoạt động liền mạch với nhau để liên lạc và quản lý hợp lý trên nhiều chức năng kinh doanh khác nhau. Đừng đánh giá thấp những lợi ích có thể đo lường được mà các giải pháp tích hợp có thể có đối với sự thành công trong kinh doanh. Ví dụ: kết nối các giải pháp ERP và CRM của bạn, cung cấp khả năng hiển thị nâng cao vào toàn bộ chuỗi cung ứng của bạn, giúp nhân viên, phòng ban và đối tác cộng tác để mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn.

Năng suất kinh doanh

Một lý do hàng đầu cuối cùng mà các doanh nghiệp thường nghiêng về phần mềm ERP dựa trên đám mây so với tại chỗ là hiệu quả tổng thể của nó, giúp thúc đẩy năng suất kinh doanh được cải thiện. Khi một doanh nghiệp không phải lo lắng về việc phân bổ thời gian, ngân sách hoặc nhân sự cho việc giám sát và duy trì thường xuyên giải pháp tại chỗ, thì có thể thoải mái tập trung vào các nhu cầu kinh doanh có giá trị hơn góp phần vào tăng trưởng.

Hệ thống ERP dựa trên đám mây hoạt động như thế nào?

Hệ thống ERP dựa trên đám mây giúp tăng hiệu quả và khả năng kết nối của một tổ chức bằng cách quản lý và cải thiện cách sử dụng các nguồn lực của công ty mà không cần các yêu cầu về bảo trì và tài nguyên của giải pháp tại chỗ. Các giải pháp dựa trên đám mây cung cấp sự linh hoạt và tính di động để truy cập hệ thống ERP và các giải pháp được kết nối của nó thông qua nền tảng đám mây của nhà cung cấp. Phần mềm dựa trên đám mây có thể được truy cập thông qua các thiết bị cục bộ được kết nối, như máy tính xách tay, điện thoại hoặc máy tính bảng, có thể cung cấp dữ liệu, thông báo và thông tin chi tiết an toàn, chính xác trong thời gian thực để giúp đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.

Nhu cầu của doanh nghiệp đối với một hệ thống ERP dựa trên đám mây có thể khác nhau, điều này có nghĩa là tất cả các triển khai ERP cũng khác nhau.

Thành công của Cloud ERP bắt đầu bằng việc lựa chọn một nhà cung cấp đủ năng lực tiến hành triển khai thành công, cung cấp cho doanh nghiệp một đội ngũ chuyên gia trong suốt quá trình. Chìa khóa thành công khi thiết lập doanh nghiệp sử dụng hệ thống đám mây là sự hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Để thực hiện thành công là một hành trình, và các nhà cung cấp và doanh nghiệp phải công khai và minh bạch, truyền đạt hiệu quả các nhu cầu và hạn chế để có được kết quả cuối cùng mong muốn.