Làm thế nào để duy trì chứng nhận ISO trong tổ chức của bạn?

Công việc khó khăn chỉ thực sự bắt đầu sau khi tổ chức của bạn đạt được chứng chỉ ISO!

Điều quan trọng là tổ chức của bạn cần đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ luôn tuân thủ đầy đủ yêu cầu của tiêu chuẩn. Để làm được điều này, bạn cần thường xuyên giám sát và đánh giá hệ thống quản lý của mình và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Hãy nhớ rằng việc cải tiến liên tục là một trong những nguyên tắc cơ bản để đạt được chứng chỉ ISO!

Hình ảnh minh hoạ: ISOCERT đánh giá Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001:2015 tại công ty Công ty TNHH VTJ, thực hiện trong lĩnh vực gia công cơ khí chính xác, xưởng sản xuất tại Vĩnh Phúc.

Để duy trì chứng nhận ISO cũng có nghĩa là bạn sẽ phải theo dõi hoạt động của tổ chức mình. Ban đầu điều này có thể tốn nhiều thời gian nhưng khi mọi thứ đã vận hành trơn tru, có hệ thống thì sẽ mang lại nhiều dữ liệu có giá trị mà bạn có thể sử dụng trong giai đoạn xem xét của ban quản lý và giúp bạn xác định các hành động khắc phục cần thiết để cải thiện quy trình của mình. 

Để làm được điều đó bạn cần tiến hành các hoạt động thường xuyên sau: 

ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN

Các chính sách, thủ tục và SOP có thể đã là một phần công việc hàng ngày của nhân viên và họ biết cách thực hiện chúng. Tuy nhiên, những người khác có thể yêu cầu đào tạo bổ sung cho đến khi họ quen với công việc và có thể dễ dàng tích hợp công việc được giao mỗi ngày.

Do đó, bạn cần tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo và đưa ra kế hoạch đào tạo cho nhân viên của mình, đồng thời đánh giá năng lực của họ và lưu giữ hồ sơ.

THỰC HIỆN KIỂM TOÁN NỘI BỘ THƯỜNG XUYÊN

Kiểm toán nội bộ kỹ lưỡng sẽ cho phép bạn thu thập dữ liệu có giá trị về hoạt động của tổ chức. Bằng cách đó, bạn có thể xác định mức độ tuân thủ các quy trình của mình với tiêu chuẩn, toàn bộ hệ thống của bạn đang hoạt động như thế nào và bạn có thể làm gì để cải thiện quy trình của mình. 

ĐÁNH GIÁ CÁC HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHÂN TÍCH TIẾN HÀNH 

Cách tốt nhất mà chúng tôi biết để giám sát tính hiệu quả của hành động được thực hiện là tạo hồ sơ bằng biểu mẫu và đây là một phần được ghi lại trong Quy trình Hành động Khắc phục.

DUY TRÌ TUÂN THỦ PHÁP LUẬT VÀ QUY ĐỊNH

Tuân thủ quy định có thể được định nghĩa rộng rãi là việc tuân thủ luật pháp, quy định và hướng dẫn do cơ quan lập pháp của chính phủ và các cơ quan quản lý đặt ra áp dụng cho một tổ chức dựa trên ngành và thẩm quyền mà tổ chức đó hoạt động.

Chính sách tuân thủ quy định là một kế hoạch chi tiết dựa trên đó tổ chức rút ra các biện pháp tuân thủ của mình. Đó là tuyên bố của một công ty, thường ở dạng văn bản, trong đó cơ sở khẳng định sự tuân thủ và cam kết của mình đối với các luật và quy định có liên quan. 

ĐẠT ĐƯỢC SỰ HÀI LÒNG CỦA KHÁCH HÀNG

Việc xác định và thực hiện các quy trình sẽ khiến công ty của bạn được khen ngợi về ISO là chưa đủ. Bạn cũng cần biết cách xác định mức độ hài lòng của khách hàng. Bằng cách biết mức độ hài lòng của khách hàng với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, bạn có thể nỗ lực cải thiện chúng. 

LƯU TRỮ HỒ SƠ CÁC HOẠT ĐỘNG ĐÃ THỰC HIỆN

Quản lý hồ sơ bao gồm một số hoạt động cơ bản mà mỗi chương trình phải thực hiện để đảm bảo có một chương trình Quản lý hiệu quả.  Hồ sơ phải được xác định rõ ràng, sắp xếp thành từng dãy và lưu trữ trong văn phòng bằng cách sử dụng sơ đồ hồ sơ ghi lại phương pháp được sử dụng để sắp xếp hồ sơ. 

TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ QUẢN LÝ THƯỜNG XUYÊN

Xem xét của lãnh đạo là đánh giá thường xuyên về kết quả thực hiện của hệ thống quản lý dựa trên mục đích và mục tiêu của chúng, cũng như liệu chúng có tạo ra kết quả mong muốn phù hợp với nhu cầu của tổ chức hay không. Thông thường, lãnh đạo cao nhất của tổ chức tiến hành đánh giá của lãnh đạo để liên tục cải tiến các quy trình và tiêu chuẩn nhằm chủ động giải quyết các mối quan ngại và vấn đề.