Quản lý là gì? Những gì bạn cần biết về vị trí của người quản lý trong tổ chức

Quản lý là gì?

Quản lý là sự phối hợp và điều hành các công việc nhằm đạt được một mục tiêu. Các hoạt động quản lý như vậy bao gồm việc thiết lập chiến lược của tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên để hoàn thành các mục tiêu này thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có. Ban lãnh đạo cũng có thể đề cập đến cơ cấu thâm niên của các nhân viên trong tổ chức.

Người quản lý là gì?

Người quản lý là một vai trò đại diện trong hệ thống cấp bậc của một tổ chức, bắt đầu từ Giám đốc điều hành và chuyển xuống phó chủ tịch, giám đốc và cuối cùng là các giám đốc bộ phận. Người quản lý là đường dây liên lạc giữa một nhóm điều hành và các nhân viên làm việc dưới quyền của họ, những người làm việc cùng nhau để thực hiện các dự án và hoàn thành các mục tiêu của họ.

Cấu trúc phân cấp của một công ty có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và phong cách quản lý của một tổ chức, nhưng việc thực hiện từng vai trò này trong hệ thống phân cấp có thể xác định xem một công ty có thể thực hiện các nhiệm vụ cần thiết và thu được lợi nhuận nhất quán hay không.

Nhiệm vụ của người quản lý

Sau đây là danh sách những gì người quản lý thay mặt cho một tổ chức thực hiện:

Hoạt động như người trung gian giữa quản lý cấp trên và nhân viên của họ

Người quản lý có trách nhiệm truyền đạt các mục tiêu của nhóm điều hành và thông báo trách nhiệm của từng nhân viên trong bộ phận của họ. Các nhà quản lý tham gia vào các cuộc họp với nhóm điều hành và đặt câu hỏi liên quan đến sự rõ ràng về các mục tiêu của tổ chức. Chúng cũng giúp suy nghĩ về các mục tiêu trong tương lai có lợi cho khách hàng và nhân viên của tổ chức. Người quản lý phải chú ý và chủ động để thành công trong vai trò này và giúp đỡ các nhân viên dưới quyền họ thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức.

Hoạt động như người trung gian giữa khách hàng và tổ chức

Các nhà quản lý cũng phục vụ những khách hàng nhận được công việc do tổ chức trình bày, bao gồm cả các thành viên trong bộ phận của họ. Khách hàng gửi phản hồi về chất lượng sản phẩm họ nhận được có đạt tiêu chuẩn của họ hay không. Các nhà quản lý cũng làm việc với nhân viên của họ để thực hiện các điều chỉnh dựa trên phản hồi của khách hàng, vì vậy họ liên tục làm việc với nhiều kênh để hoàn thành các dự án phức tạp đúng hạn.

Dạy cho nhân viên các kỹ năng để giúp họ hoàn thành dự án

Một nhà quản lý chịu trách nhiệm trước nhóm điều hành để đảm bảo nhân viên của họ đạt được các mục tiêu của họ. Người quản lý giúp đỡ nhân viên khi họ đang làm những công việc cụ thể và họ có thể là động lực và là hệ thống hỗ trợ cho nhân viên trong thời gian gặp nghịch cảnh. Các nhà quản lý dành phần lớn thời gian để đào tạo nhân viên mới để giúp họ thích nghi với vị trí mới của tổ chức.

Thuê nhân viên

Người quản lý bộ phận được coi là người quản lý tuyển dụng phỏng vấn các ứng viên để xem họ có phù hợp với công việc hay không. Các nhà quản lý chuẩn bị các câu hỏi và kiểm tra các câu trả lời mà những người được phỏng vấn đưa ra để xem liệu câu trả lời của họ có đáp ứng các tiêu chí của họ hay không.

Tiến hành đánh giá hiệu suất

Các nhà quản lý đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên. Điều này thường xảy ra hàng năm, nhưng điều này cũng có thể xảy ra hàng quý hoặc sáu tháng một lần. Người quản lý có thể đề xuất cách để nhân viên cải thiện và đạt được những mục tiêu lớn hơn do tổ chức đề ra hoặc họ có thể nghe phản hồi từ nhân viên về quỹ đạo của con đường sự nghiệp và nơi họ nhìn thấy mình trong tương lai. Đây là cơ hội tuyệt vời để gắn kết với từng nhân viên và khiến họ cảm thấy mình là một phần giá trị trong thành công của tổ chức.

Theo dõi kết quả và quản lý ngân sách của bộ phận

Trước khi người quản lý có thể quản lý đánh giá hiệu suất, họ phải đưa ra và theo dõi các chỉ số để giám sát hiệu suất của từng nhân viên. Những đóng góp của nhân viên nói chung có thể gắn liền với sự thành công của tổ chức, nhưng một số vị trí như bán hàng có thể dễ dàng hơn trong việc định lượng sản lượng của từng cá nhân. Ngoài ra, họ phải suy nghĩ về ngân sách của tổ chức, vì người quản lý cần phải kiểm soát cách chi tiêu tiền và xác định xem các khoản đầu tư có liên quan đến sức sống và sự mở rộng của tổ chức hay không.

Đưa ra quyết định cho các vấn đề của bộ phận

Người quản lý có thể gặp phải tình huống họ phải can thiệp vào một cuộc tranh chấp giữa hai hoặc nhiều nhân viên trong bộ phận của họ. Người quản lý có quyền lựa chọn để xử lý nó trong nội bộ với các thành viên của bộ phận hoặc nhờ nhân lực hỗ trợ trong những trường hợp này. Người quản lý thường làm việc với bộ phận nhân sự để giải quyết tranh chấp và đảm bảo giải quyết nhanh chóng.

Vai trò của người quản lý

Nhà quản lí đóng vai trò quan trọng, góp phần chủ yếu quyết định hiệu quả và sự phát triển bền vững của tập thể. Với chức trách của mình, người quản lí đảm đương nhiều vai trò khác nhau. Có thể tổng hợp các vai trò cơ bản chung nhất mà tất cả những người làm quản lí đều phải thực hiện:

Vai trò giao tiếp, quan hệ:

• Đối với bên ngoài là đại diện cho tập thể mà người đó quản lý.
• Đối với bên trong là lãnh đạo, liên kết mọi người để hoàn thành mục tiêu chung.

Vai trò thông tin:

• Thu thập thông tin từ cấp dưới.
• Phổ biến thông tin từ cấp trên.
• Cung cấp thông tin cho bên ngoài.

Vai trò quyết định:

• Đây là vai trò quan trọng nhất của người quản lý.
• Nhà quản lý là người có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về những quyết định của mình.

Để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ của cấp trên giao cho, một nhà quản lý cần thực hiện các vai trò cụ thể sau:

• Tạo điều kiện thuận lợi cho công việc chung:

Nhà quản lý phải hợp tác với nhóm cộng sự của mình, với cấp quản lý cao hơn và với toàn thể nhân viên trong công ty. Về nguyên tắc, một nhà quản lý tốt phải đặt lợi ích của tập thể trong tính toàn thể. Vai trò của nhà quản lý vì thế chủ yếu là việc tìm thấy một sự cân bằng giữa nhu cầu của đơn vị, yêu cầu của cấp quản lý cao hơn và nhu cầu của nhân viên.

• Khơi gợi và thiết lập tinh thần tập thể: 

Đạo đức tốt và tinh thần tập thể là hai thành phần chủ yếu của một nhóm. Bản chất của tinh thần tập thể có thể là sự nhiệt tình hứng khởi, những kết quả làm hài lòng, sự vui thích. Nó có thể bắt nguồn từ sự quan tâm dù nhỏ của nhà quản lý như một bó hoa trên bàn, một bức vẽ hài hước trên bảng thông báo, một chiếc bánh gatô. Tóm lại, những hành động như thế phải được tiến hành đủ để cho nhân viên thấy được nhà quản lý có quan tâm đến họ. Từ đó, nhân viên sẽ hết lòng hết sức vì công việc chung.

• Đảm bảo sự an toàn, yên ổn của các cộng sự: 

Để hoàn thành một công việc theo cách có lợi nhất, con người luôn cần có sự an toàn. Nhà quản lý sẽ không bao giờ thành công nếu như đặt sự an toàn và sức khỏe của nhân viên vào vòng nguy hiểm, các cộng sự chính là đối tượng mà nhà quản lý phải tìm kiếm sự trợ giúp và lòng trung thành ở họ vì thế nhất thiết phải tạo cho họ niềm tin và sự an toàn.

• Truyền đạt sự hiểu biết, kinh nghiệm: 

Nhà quản lý tài năng thường dành nhiều thời gian để cải thiện năng lực những cộng sự của mình, truyền cho họ những hiểu biết, kinh nghiệm bản thân sao cho họ có thể từ đó mà phát triển hơn. Chính qua hành động này, nhà quản lý đã đào tạo được người thay thế mình trong tương lai, một nhân vật có đủ khả năng được thăng tiến, điều này càng có ý nghĩa kích thích các cộng sự hơn.

Chức năng của người quản lý

Sau đây là 4 chức năng của người quản lý cần thực hiện, bao gồm:

• Lập kế hoạch: Bước này liên quan đến việc vạch ra chính xác cách thức để đạt được một mục tiêu cụ thể. Ví dụ, giả sử rằng mục tiêu của tổ chức là cải thiện doanh số bán hàng của công ty. Đầu tiên người quản lý cần quyết định những bước nào là cần thiết để thực hiện mục tiêu đó. Các bước này có thể bao gồm việc tăng nhân viên quảng cáo, kiểm kê và bán hàng. Các bước cần thiết này được phát triển thành một kế hoạch. Khi kế hoạch được đưa ra, người quản lý có thể tuân theo nó để hoàn thành mục tiêu nâng cao doanh số bán hàng của công ty.

• Tổ chức thực hiện: Cùng với việc lập kế hoạch, các kỹ năng tổ chức của nhà quản lý có thể giúp đảm bảo một công ty hoặc đơn vị phòng ban hoạt động trơn tru. Từ việc thiết lập các quy trình và cấu trúc nội bộ đến việc biết nhân viên hoặc nhóm nào phù hợp nhất cho các nhiệm vụ cụ thể, giữ cho mọi người và mọi thứ được tổ chức trong suốt hoạt động hàng ngày là những chức năng quan trọng của quản lý.

• Lãnh đạo: Các nhà quản lý nên cảm thấy thoải mái và tự tin khi chỉ huy các công việc hàng ngày của các thành viên trong nhóm của họ cũng như trong các giai đoạn có nhiều thay đổi hoặc thách thức. Điều này liên quan đến việc tạo ra ý thức chỉ đạo và lãnh đạo mạnh mẽ khi thiết lập mục tiêu và truyền đạt các quy trình, sản phẩm và dịch vụ mới hoặc chính sách nội bộ..

• Kiểm soát: Để đảm bảo tất cả các chức năng trên đều hoạt động vì sự thành công của một công ty, các nhà quản lý nên theo dõi nhất quán hiệu suất của nhân viên, chất lượng công việc cũng như hiệu quả và độ tin cậy của các dự án đã hoàn thành. Kiểm soát (và kiểm soát chất lượng) trong quản lý là việc đảm bảo các mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp được đáp ứng đầy đủ, cũng như thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào khi chúng không đạt được.

Tất cả các nhà quản lý ở tất cả các cấp của mọi tổ chức đều thực hiện các chức năng này, nhưng lượng thời gian mà một nhà quản lý dành cho mỗi chức năng phụ thuộc vào cả cấp quản lý và tổ chức cụ thể.

Mục tiêu chính của người quản lý

Người quản lý phải đảm bảo công việc hướng tới các mục tiêu sau đây:

• Sức khỏe và sự an toàn của lực lượng lao động.
• Thực hiện và đạt được sứ mệnh và mục tiêu của đơn vị kinh doanh được quản lý .
• Phát triển lực lượng lao động ưu việt .
• Sự phát triển của bộ phận.
• Phát triển văn hóa công ty theo định hướng nhân viên, nhấn mạnh đến chất lượng, cải tiến liên tục, duy trì và phát triển nhân viên chủ chốt cũng như hiệu suất cao.
• Phát triển bản thân liên tục và phát triển cá nhân với tư cách là một nhân viên

Kỹ năng cơ bản của nhà quản lý

Dưới đây là những kỹ năng cơ bản mà một nhà quản lsy cần có:

• Có kiến ​​thức và kinh nghiệm về kinh doanh, giám sát và quản lý.
• Kiến thức về chức năng, hoạt động và sứ mệnh của bộ phận cụ thể.
• Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và nói ở mức trung bình .
• Các kỹ năng xây dựng và phát triển mối quan hệ giữa các cá nhân nổi bật với các kỹ năng huấn luyện và phát triển nhân viên.
• Ưu tiên kinh nghiệm quản lý tại nơi làm việc theo định hướng nhóm.
• Thể hiện khả năng lãnh đạo và phát triển bộ phận và nhân viên bộ phận.
• Có kiến ​​thức về kinh tế học cơ bản, ngân sách và các nguyên tắc và thực hành kế toán.
• Thể hiện khả năng phục vụ như một nguồn thông tin hiểu biết cho đội ngũ quản lý của tổ chức, cung cấp khả năng lãnh đạo và chỉ đạo.
• Kỹ năng máy tính xuất sắc trong môi trường Microsoft Windows. Phải bao gồm kiến ​​thức về Excel và các kỹ năng về Access.
• Kiến thức chung về các luật và thông lệ lao động khác nhau và các mối quan hệ với nhân viên .
• Bằng chứng về khả năng thực hành mức độ bảo mật cao.
• Kỹ năng quản lý tổ chức xuất sắc.