5 lầm tưởng về công việc linh hoạt

"Tính linh hoạt có thể rất tuyệt vời về mặt lý thuyết, nhưng nó không hiệu quả với chúng tôi."

Chúng tôi đã nghe tuyên bố này hàng trăm lần trong những năm qua. Không quan trọng chúng ta đang nói về ngành công nghiệp nào - cho dù đó là công nghệ, chính phủ, tài chính, chăm sóc sức khỏe hay doanh nghiệp nhỏ, chúng ta đã nghe thấy nó. Luôn có một người làm việc từ tiền đề rằng "không có cách nào các chính sách làm việc linh hoạt có thể hoạt động trong tổ chức của chúng tôi."

Hình ảnh: Minh họa 5 lầm tưởng về công việc linh hoạt

Trong thực tế, các chính sách làm việc linh hoạt có thể hoạt động trong bất kỳ ngành công nghiệp nào. Mười hai tháng cuối cùng của đại dịch đã chứng minh điều này. Trên thực tế, một nghiên cứu trực tuyến gần đây của Trường Kinh doanh Harvard cho thấy hầu hết các chuyên gia đã xuất sắc trong công việc của họ khi làm việc tại nhà và 81% hoặc không muốn quay trở lại văn phòng hoặc sẽ chọn lịch trình lai sau đại dịch. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải nhận ra rằng tính linh hoạt không phải lúc nào cũng giống nhau - một kích thước chắc chắn không phù hợp với tất cả.

Clip: 5 lầm tưởng về công việc linh hoạt

Lầm tưởng về năm C

Bạn có thể tự hỏi, "Nếu bạn có thể tuyển dụng các ứng cử viên tốt nhất, tăng tỷ lệ duy trì, cải thiện lợi nhuận và thúc đẩy đổi mới bằng cách kết hợp một sáng kiến tương đối đơn giản và rẻ tiền, thì tại sao nhiều tổ chức không phát triển các chính sách linh hoạt?" Câu hỏi này sẽ còn khó khăn hơn cho các tổ chức bỏ qua sau khi chúng ta đã trải qua một trường hợp xét nghiệm quan trọng như vậy trong đại dịch Covid-19.

Xây dựng lực lượng lao động ngày mai

Làm thế nào các công ty tốt nhất xác định và quản lý tài năng. Chúng tôi tin rằng nỗi sợ hãi đã tạo ra trở ngại cho nhiều tổ chức khi nói đến tính linh hoạt. Các công ty hoặc trở nên đóng băng bởi nỗi sợ hãi hoặc họ trở nên tập trung bởi nỗi sợ hãi. Đó là trọng tâm có thể giúp các công ty xoay trục trong thời gian khó khăn. Trong những năm chúng tôi đã làm việc với các công ty về tính linh hoạt, chúng tôi đã nghe vô số lời bào chữa và lầm tưởng cho lý do tại sao họ không thực hiện chính sách linh hoạt. Trên thực tế, Liên minh Đa dạng và Linh hoạt đã đun sôi những lầm tưởng này xuống nỗi sợ mất 5 C:

1. Mất kiểm soát
2. Mất văn hóa
3. Mất hợp tác
4. Mất đóng góp
5. Mất kết nối

Giải quyết nỗi sợ hãi

Hình ảnh: Minh họa 5 lầm tưởng về công việc linh hoạt

Lầm tưởng #1: Mất kiểm soát

Các giám đốc điều hành thường lo lắng rằng họ sẽ tạo ra một tiền lệ nguy hiểm nếu họ cho phép một số nhân viên làm việc linh hoạt. Họ lo lắng rằng nếu họ để một vài nhân viên làm việc tại nhà, thì văn phòng sẽ luôn trống rỗng và không ai làm việc. Câu trả lời cho điều này là cấu trúc và sự rõ ràng. Chúng tôi hầu như có thể đảm bảo rằng bất kỳ tổ chức nào thiết kế và thực hiện chính sách linh hoạt của họ sẽ không mất bất cứ điều gì.

Để duy trì sự kiểm soát và hoạt động trơn tru của tổ chức của bạn, điều bắt buộc là bạn phải đặt ra các tiêu chuẩn và truyền đạt rõ ràng. Các tổ chức nên cung cấp hướng dẫn rõ ràng về các loại tính linh hoạt được cung cấp (ví dụ: làm việc từ xa, giảm giờ làm, lịch trình không đồng bộ, chia sẻ công việc và / hoặc tuần làm việc nén) và tạo ra một quy trình phê duyệt tập trung để linh hoạt để đảm bảo rằng hệ thống công bằng. Nó cũng hữu ích để có một hệ thống lịch để theo dõi khi nào và nơi mỗi thành viên trong nhóm đang làm việc. Bạn cũng phải cam kết đào tạo mọi người về các tiêu chuẩn này - từ những người làm việc một lịch trình linh hoạt, đến những người giám sát họ, đến tất cả các đồng nghiệp khác. Giáo dục và đào tạo sẽ giúp nhóm của bạn tránh được "sự kỳ thị linh hoạt", nơi nhân viên bị thiệt thòi hoặc bị xem là ít cam kết hơn do tính linh hoạt của họ. Đào tạo cũng có thể giúp các tổ chức đảm bảo rằng các hệ thống và cấu trúc thành công hỗ trợ tính linh hoạt được duy trì.

Lầm tưởng #2: Mất văn hóa

Mặc dù bạn có thể không gặp mọi nhân viên mỗi ngày và bạn có thể không ăn trưa với mọi người mỗi ngày, văn hóa không phải chịu đựng với một sáng kiến làm việc linh hoạt. Tuy nhiên, điều quan trọng là các nhóm gặp nhau trực tiếp hoặc thông qua hội nghị video một cách thường xuyên. Tại Liên minh,chúng tôi khuyên các công ty và công ty trước tiên xác định ý nghĩa văn hóa đối với tổ chức cá nhân của họ và sau đó xác định cách họ có thể duy trì văn hóa này trong môi trường lai hoặc ảo.

Nhiều tổ chức mà chúng tôi đã làm việc đã báo cáo rằng họ đã tìm ra những cách sáng tạo để duy trì văn hóa trong những tháng làm việc từ xa trong đại dịch. Nhiều thành viên Liên minh đã tổ chức các chức năng xã hội như các lớp tập thể dục ảo, lớp học nấu ăn, giờ hạnh phúc và các bài tập xây dựng nhóm để duy trì cộng đồng. Ngoài ra, điều quan trọng là tận dụng những ngày mọi người có mặt để phát triển các mối quan hệ, tham gia các sự kiện và dành thời gian một-một với đồng nghiệp.

Lầm tưởng số 3: Mất hợp tác

Miễn là các nhóm đang làm việc một lịch trình linh hoạt cam kết các cuộc họp thường xuyên và giao tiếp nhất quán, thì sự hợp tác sẽ không bị tổn hại. Điều quan trọng đối với tất cả các thành viên trong nhóm là duy trì liên lạc (ngay cả khi trực tuyến), theo dõi tất cả các dự án và đáp ứng email và cuộc gọi điện thoại. Chúng tôi luôn khuyên các nhóm từ xa cũng thỉnh thoảng gặp mặt trực tiếp để duy trì liên lạc cá nhân và các mối quan hệ. Để hợp tác thành công, nhân viên từ xa không được tổ chức theo tiêu chuẩn cao hơn so với những người làm việc trong văn phòng. Ngoài ra, công nghệ nên được sử dụng để tăng cường hợp tác. Ví dụ, khi các công ty đang tập hợp các nhóm lại với nhau cho các phiên động não, các phòng đột phá ảo có thể tạo điều kiện cho sự hợp tác nhóm nhỏ và giúp đảm bảo rằng tất cả các tiếng nói được lắng nghe. Một số nhà lãnh đạo tổ chức cũng đã kết hợp giờ làm việc ảo thường xuyên để phản hồi đột xuất và hợp tác không chính thức.

Lầm tưởng #4: Mất đóng góp

Chúng ta thường nghe các nhà lãnh đạo nói: "Nếu nhân viên không có tinh thần làm việc trong văn phòng, thì làm thế nào chúng ta biết rằng họ đang thực sự làm việc?" Nhưng với những phiền nhiễu vô tận có sẵn trên máy tính những ngày này (từ mua sắm trực tuyến, Instagram, Facebook, v.v.), bạn thực sự không biết nhân viên của mình đang làm gì tại bàn làm việc của họ, ngay cả khi họ đang ở trong văn phòng. Trên thực tế, họ có thể đang tìm kiếm một công việc mới (mang lại sự linh hoạt!) ngay trước mắt bạn. Điều quan trọng là phải truyền đạt rõ ràng những gì được mong đợi của mỗi cá nhân và tin tưởng rằng họ sẽ hoàn thành công việc trong khung thời gian dự kiến. Tất cả nhân viên nên được đánh giá về chất lượng công việc và khả năng đáp ứng các mục tiêu hiệu suất được xác định rõ ràng, thay vì thời gian ở văn phòng.

Hình ảnh: Minh họa 5 lầm tưởng về công việc linh hoạt

Lầm tưởng #5: Mất kết nối

Công nghệ hiện cho phép mọi người kết nối bất cứ lúc nào trong ngày ở hầu hết mọi địa điểm. Các cuộc họp có thể được tổ chức thông qua vô số các ứng dụng hội nghị truyền hình. Ngoài ra, các ứng dụng chia sẻ lịch có thể giúp phối hợp lịch trình nhóm và hỗ trợ biết sự sẵn có của các thành viên trong nhóm. Ngay cả các sự kiện kết nối mạng bây giờ cũng có thể được thực hiện hầu như. Ví dụ: một trong những thành viên trong nhóm của chúng tôi đã tạo ra một hệ thống lên lịch các cuộc trò chuyện cà phê ảo không chính thức giữa các đối tác và cộng sự để duy trì cơ hội kết nối và cố vấn trong đại dịch.

Điều quan trọng là phải biết những gì nhân viên và các bên liên quan của bạn thích về kết nối trực tiếp, lai hoặc chỉ ảo. Trong một cuộc khảo sát gần đây được thực hiện bởi BNI với hơn 2.300 người từ khắp nơi trên thế giới, tổ chức mạng đã hỏi những người tham gia nếu họ muốn các cuộc họp của họ là: 1) chỉ trực tiếp, 2) chỉ trực tuyến hoặc 3) một sự pha trộn của các cuộc họp trực tuyến và trực tiếp. Một phần ba số người tham gia được khảo sát nói rằng họ muốn quay trở lại hoàn toàn các cuộc họp trực tiếp. Tuy nhiên, 16% chỉ muốn gắn bó với các cuộc họp trực tuyến và gần 51% số người trả lời khảo sát ủng hộ sự pha trộn của cuộc họp cả trực tiếp và trực tuyến. Đây là một sự chuyển đổi đáng kể từ thực tiễn tổ chức trước đại dịch, với hai phần ba tổ chức nói rằng họ muốn một số khía cạnh của các cuộc họp trực tuyến là tiêu chuẩn trong tương lai.

Một cuộc khảo sát Outlook Pulse của giám đốc điều hành KPMG năm 2021 gần đây cho thấy gần một nửa SỐ CEO của các tập đoàn lớn trên thế giới không mong đợi sẽ thấy sự trở lại "bình thường" trong năm nay. Có lẽ một lớp lót bạc của đại dịch sẽ là các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đã vượt qua nỗi sợ hãi của họ về 5C và bây giờ sẽ hiểu sự linh hoạt có thể mang lại lợi ích cho nỗ lực tuyển dụng và duy trì của họ như thế nào - chưa kể đến năng suất và lợi nhuận.