Giải đáp khúc mắc của doanh nghiệp khi xây dựng ISO 9001:2015

Câu hỏi số 1:  Sự khác biệt giữa ISO 9001 và ISO 14001 là gì?

ISO 9001 và ISO 14001 đều là cả hai tiêu chuẩn (được công bố bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO) cho các hệ thống quản lý. ISO 9001 đề cập đến quản lý chất lượng, ISO 14001 đề cập đến quản lý môi trường.

Rõ ràng cả hai lĩnh vực này hoàn toàn khác nhau. Tuy nhiên, có một số chồng chéo. Theo kinh nghiệm của tôi, câu hỏi tốt hơn và thú vị hơn để hỏi có thể là "những điểm tương đồng là gì?" Câu hỏi này sẽ rất thú vị cho tất cả những người đang có kế hoạch thực hiện cả hai, ISO 9001 và 14001.

• cả hai đều là tiêu chuẩn quản lý được công bố bởi ISO
• cả hai đều cho phép chứng nhận (với chứng chỉ có lợi trong tiếp thị)
• cả hai đều được xây dựng dựa trên một khuôn khổ chung (bố cục và hệ thống đánh số) kể từ khi sửa đổi năm 2015, giúp việc tích hợp dễ dàng hơn bao giờ hết.
• cả hai đều bao gồm nhiều yêu cầu tương tự hoặc giống hệt nhau.
• cả hai đều ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức, nhân viên và quy trình hoạt động của nó.
• Cả hai đều sử dụng chu kỳ Plan-Do-Check-Act
• cả hai đều có cách tiếp cận dự án để quản lý và xem tổ chức như một hệ thống các quy trình tích hợp

Tất nhiên, đây không phải là một danh sách đầy đủ các điểm tương đồng. Tuy nhiên, dựa trên những điểm tương đồng này, rõ ràng là đã thực hiện một trong hai tiêu chuẩn cũng làm cho nó khá dễ dàng để thực hiện tiêu chuẩn khác. Tôi nghĩ rằng hầu hết các chuyên gia sẽ đồng ý rằng ISO 9001 có thể được coi là nền tảng mà các tiêu chuẩn quản lý ISO khác như ISO 14001 có thể dễ dàng được xây dựng.

Bên cạnh đó, ISO 9001 là một hệ thống quản lý chất lượng (QMS) để duy trì một cách tiếp cận có hệ thống cho các quy trình kinh doanh khác nhau và cung cấp chất lượng nhất quán.

ISO 14001 là một hệ thống quản lý môi trường (EMS) cho phép các tổ chức tuân theo một cách tiếp cận có hệ thống để đo lường và cải thiện tác động môi trường của họ.

Cả hai đều có cấu trúc Plan-Do-Check-Act (PDCA) tương tự nhau và có nhiều điểm tương đồng khác nhưng chúng không liên kết trực tiếp nếu chúng ta kiểm tra cẩn thận các điều khoản của chúng.

Một tổ chức có thể theo đuổi cả hai tiêu chuẩn ISO và được chứng nhận trong cả hai tiêu chuẩn.

Nếu chúng ta đi vào một phân tích lý thuyết chuyên sâu, có rất nhiều sự khác biệt. Chúng tôi sẽ không đi vào từng người trong số họ nhưng một số điểm quan trọng được đưa ra dưới đây để bạn có được một ý tưởng tổng thể:

1. Không có 'tài liệu tham khảo quy phạm' (tiêu chuẩn hỗ trợ) được xác định trong ISO 14001.

2. ISO 9001 yêu cầu hướng dẫn chất lượng nhưng ISO 14001 thì không.

3. ISO 9001 yêu cầu 6 thủ tục được ghi lại nhưng ISO 14001 chỉ yêu cầu một thủ tục được ghi lại (tức là kiểm soát các khía cạnh môi trường).

4. ISO 9001 yêu cầu tối đa 21 bản ghi trong khi ISO 14001 yêu cầu tối đa 7 bản ghi.

5. Trong khi ISO 9001 tập trung vào các khía cạnh như sự hài lòng của khách hàng, ISO 14001 nhằm mục đích giảm thiểu tác động môi trường có hại cho các hoạt động, sản phẩm của tổ chức chúng tôi, v.v. đồng thời tập trung vào việc ngăn ngừa ô nhiễm.

Đây chỉ là một số khác biệt nhưng có rất nhiều (cả sự khác biệt và tương đồng) nếu chúng ta đi sâu vào nó (đặc biệt là sâu vào lý thuyết và điều khoản cho các khía cạnh mệnh đề).

Câu hỏi số 2: Hệ thống quản lý KAIZEN có thể thay thế ISO 9001?

Câu trả lời ngắn gọn là Kaizen không phải là sự thay thế cho ISO. Lý tưởng nhất, cách tiếp cận Kaizen nên được áp dụng để cải thiện trong khi vẫn duy trì các tiêu chuẩn ISO.

ISO 9001 là một tập hợp các tiêu chuẩn mà công ty cần đáp ứng (bao gồm một tiêu chuẩn để cải tiến liên tục). Kaizen là một triết lý và kỹ thuật để cải tiến liên tục.

Do đó, ISO cung cấp cho khách hàng sự đảm bảo rằng tất cả các phòng ban đáp ứng các tiêu chí tối thiểu cơ bản. Kaizen không đưa ra sự đảm bảo này. Nó chỉ cho chúng ta biết rằng một cái gì đó đang được cải thiện mọi lúc.

Có một câu chuyện rằng khi Toyota lần đầu tiên tung ra Lean/Kaizen cho các nhà cung cấp của mình, các công ty có ISO trở nên lo lắng. Điều này là do các công ty chưa trưởng thành nghĩ rằng ISO hạn chế cách họ điều hành doanh nghiệp và do đó hạn chế tư duy sáng tạo để cải thiện. Tất nhiên một công ty trưởng thành hiểu ISO sẽ không có bất kỳ quan niệm sai lầm nào như vậy. 

Câu hỏi 3: Có bất kỳ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng nào khác ngoài ISO 9001 không?

Nó phụ thuộc vào lĩnh vực như đã đề cập. Những người quen thuộc nhất là:

• ISO 13485 - dành cho y tế
• AS 9000 - cho Hàng không vũ trụ
• ISO/TS 16949 - Ô tô

Tuy nhiên, rất nhiều quốc gia có tiêu chuẩn quản lý chất lượng cụ thể của riêng họ cho các lĩnh vực khác nhau. Ví dụ, ở Hà Lan, có HKZ, một tiêu chuẩn chất lượng cho chăm sóc sức khỏe. Tuy nhiên, hầu hết trong số này có nguồn gốc từ ISO 9001.

Câu hỏi 4: Làm thế nào tôi có thể xác minh một công ty có thực sự đạt chứng nhận ISO 9001-2015

Để tìm hiểu xem một công ty có được chứng nhận hay không, bạn nên yêu cầu một bản sao chứng chỉ từ công ty đó. Trên bản sao chứng nhận  đó, bạn nên kiểm tra một vài thứ như:

- Tổ chức cấp chứng nhận (chi tiết có thể tra danh sách các tổ chức chứng nhận trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng      https://tcvn.gov.vn/2018/03/3154/) 

- Tên doanh nghiệp, phạm vi hoạt động doanh nghiệp có trùng với đăng ký kinh doanh. Trường hợp, doanh nghiệp có địa điểm khác cần xem thêm đăng ký chi nhánh, văn phòng…

- Kiểm tra số chứng chỉ, phát hành, ngày hết hạn, trạng thái chứng chỉ trên trang web của Tổ chức  chứng nhận bằng cách nhấp vào xác minh và điền vào số chứng chỉ và ngày cấp giấy chứng nhận hoặc check mã QR code (nếu có trên giấy chứng nhận).

Vì sao ISOCERT khuyên bạn nên kiểm tra tổng thể như vậy vì có nhiều doanh nghiệp đạt chứng nhận, khi đến thời gian định kỳ hàng năm lại không đánh giá giám sát. Khi đó tổ chức chứng nhận sẽ thu hồi và ra quyết định hủy bỏ hiệu lực của giấy chứng nhận ISO và cập nhập tình trạng hiệu lực trên Website của Tổ chức. Nhưng tuy nhiên, Doanh nghiệp vẫn lưu hành Giấy chứng nhận ISO đó trên thị trường.

Câu hỏi 5: Những công ty nào thì được chứng nhận ISO 9001?

Bất kỳ công ty nào cũng có thể nhận được chứng chỉ ISO. Có nhiều chứng chỉ ISO khác nhau như ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000.

Bằng cách thực hiện và tuân theo các nguyên tắc chất lượng nhất định, công ty của bạn có thể nhận được chứng nhận ISO.

Câu 6. Những công ty nào được chứng nhận ISO 9001 thành công nhất trên thế giới?

Câu hỏi rất khó trả lời đối với ISOCERT vì có hàng triệu công ty được chứng nhận ISO 9001. Từ một công ty xây dựng nhỏ xung quanh góc cho đến những tập đoàn như General Electric. Nói rõ những công ty nào đang làm tốt hơn là khá khó để nói. Bạn có đo lường bằng doanh thu, tác động xã hội, biên độ hoạt động, v.v. làm thế nào để bạn đo lường thành công?

Câu hỏi 7: Tại sao một số các công ty lớn không được chứng nhận ISO?

Hầu hết các công ty lớn đều được chứng nhận ISO trong ít nhất một tiêu chuẩn chứng nhận ISO. Một số ít không được chứng nhận là do họ có bộ tiêu chuẩn riêng đang được tuân thủ nghiêm ngặt. Một lý do khác khiến họ có thể không được chứng nhận ISO là khi khách hàng của họ không yêu cầu họ phải được chứng nhận ISO. Có rất nhiều trường hợp khi một công ty lớn không nhận được hợp đồng nếu họ không được chứng nhận ISO trong một lĩnh vực có liên quan. Vì vậy, họ mong muốn được chứng nhận.

Câu hỏi 8: Chứng nhận ISO của công ty có nên được xem xét thường xuyên không?

ISO chỉ đơn giản là một hình thức xác nhận để cho thấy các quy trình của công ty bạn tuân thủ các thực tiễn tiêu chuẩn tốt nhất định. Đó là một cái gì đó bạn có khả năng hiển thị cho bất kỳ đối tác nào yêu cầu một số hình thức kiểm tra chứng chỉ, đặc biệt nếu ISO có liên quan đến giao dịch kinh doanh.

ISOCERT cảm thấy chứng nhận ISO, hoặc bất kỳ chứng nhận nào khác, là một cơ chế tốt để kết hợp một số văn hóa mong muốn vào công ty. Nếu bạn xem xét kỹ lưỡng tất cả các chứng nhận như vậy, về cơ bản ISO yêu cầu các công ty hình thành Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) hoặc chính sách. Về cơ bản, nó là kết quả hữu hình nhất của bất kỳ bài tập chứng nhận nào. Giao tiếp hiệu quả từ trên xuống trong toàn bộ tổ chức là điều cần thiết để đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang. Điều quan trọng là phải tuân thủ các SOP để cho thấy họ có ý nghĩa và trách nhiệm của mình.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là nó không nên được xem xét và quan trọng hơn, được cập nhật để đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty. Trên thực tế, nếu được duy trì tốt, đóng vai trò như một kế hoạch chi tiết về cách công ty đã tiến bộ để đạt đến giai đoạn hiện tại. Doanh nghiệp nên ghi lại tất cả các yêu cầu thay đổi và bằng chứng rõ ràng chi tiết tại sao các bản cập nhật hoặc sửa đổi được bảo đảm.

Điều này phục vụ như một cuốn sách lịch sử nhỏ của công ty và giúp khởi động một phần quan trọng khác của một công ty - quản lý kiến thức. Vì vậy, hãy bắt đầu ở đâu đó. Chọn một lĩnh vực mà bạn cảm thấy công ty của bạn cần một số cấu trúc.

Câu hỏi 9. Nếu trụ sở chính của một công ty nhận được chứng nhận ISO, nó có áp dụng cho các chi nhánh của công ty đó hay họ cần phải tự mình lấy chứng nhận mới?

Đây là một câu trả hỏi này rất hay. Bạn có thể đưa ra lựa chọn khi quyết định phạm vi đánh giá. Nếu Lãnh đạo doanh nghiệp quyết định đưa các chi nhánh vào phạm vi, thì chuyên gia đánh giá cũng sẽ phải đánh gái các quy trình tại các chi nhánh. Nếu họ không bao gồm các chi nhánh, thì không.

Nếu bạn nhìn vào chứng nhận, phạm vi của chứng chỉ ISO sẽ được chỉ định.

Nếu các chi nhánh nằm ở xa và có cấu trúc nhân sự riêng biệt gồm: ban lãnh đạo chi nhanh, trưởng phòng chi nhánh….., thì thông thường chi nhánh sẽ không được bao gồm vì nó sẽ là quá nhiều rắc rối. Mỗi địa điểm sẽ nhận được chứng nhận ISO của riêng họ.

Câu hỏi 10. Tại sao chúng ta nên được chứng nhận ISO? Tại sao nhiều công ty vội vã làm điều này?

ISO 9001, giống như TQM và Six-Sigma, là một khung quy trình để cải thiện chất lượng sản phẩm của bạn và giảm chi phí sản xuất. Sự khác biệt giữa ISO 9001 và các quy trình cải tiến chất lượng khác là ISO 9001 được kiểm toán bên ngoài, vì vậy thật khó để tự lừa dối mình khi nghĩ rằng bạn đang thực sự làm điều đó khi bạn không làm.

Không có công ty nào vội vã tham gia ISO 9001 sẽ thành công, mặc dù họ có thể giữ chứng nhận trong một hoặc hai năm. Trong khi một số khách hàng tìm kiếm chứng nhận ISO 9001, nó thực sự vì lợi ích riêng của công ty.

Đôi khi một công ty tuyên bố với sự phô trương lớn rằng họ đang theo đuổi chứng nhận ISO 9001, bởi vì các nhà quản lý nghĩ rằng nó sẽ khắc phục vấn đề với nhân viên của họ. Nhưng nếu các nhà quản lý và giám đốc không cam kết cải thiện hành vi của chính họ, công ty sẽ không thành công.

Chúc may mắn với những nỗ lực của bạn.

Câu hỏi 11. Việc tự nghiên cứu tiêu chuẩn ISO 9001 khó khăn như thế nào?

Điều này phụ thuộc vào sự quan tâm của bạn đối với tiêu chuẩn và nền tảng kiến thức của bạn.

Một số người được hỏi nói rằng tiêu chuẩn ISO 9001 rất dễ đọc và dễ hiểu. Đây có thể là trường hợp của các chuyên gia chất lượng hoặc những người có kinh nghiệm với các tiêu chuẩn quản lý khác. Tuy nhiên, đối với những người mới, tiêu chuẩn nghe có vẻ giống như một ngôn ngữ nước ngoài.

Nếu bạn quan tâm đến việc nghiên cứu tiêu chuẩn vì bạn muốn thực hiện ISO tại công ty của mình, bạn đang ở một vị trí tốt để học điều đó. Lý do là bạn đang xem xét từng yêu cầu với câu hỏi "Làm thế nào để điều này áp dụng cho chúng tôi?" và "Làm thế nào chúng ta có thể thực hiện tốt nhất điều này?". Đó là một sự khác biệt lớn đối với nghiên cứu học thuật thuần túy vì nó mang lại tiêu chuẩn cho cuộc sống cho bạn, thêm màu sắc và làm cho nó thú vị.

Và bằng cách này, nó có thể khá dễ dàng để nghiên cứu các tiêu chuẩn. Đặc biệt nếu bạn có một bộ công cụ Do-It-Yourself tốt hoặc ít nhất là một cuốn sách hướng dẫn tốt mà bạn có thể làm theo trong quá trình thực hiện. Tiêu chuẩn được chia thành các phần có thể quản lý được và bạn có thể chỉ cần áp dụng nó mà không cần tham gia bất kỳ đào tạo chính thức nào.

Câu hỏi 12. Nhận thức sai lầm phổ biến nhất về ISO 9001 là gì?

Sai lầm 1) "Chúng ta phải làm điều đó cho ISO" là một quan niệm sai lầm lớn mà bạn thấy trong rất nhiều công ty. Đặc biệt là phiên bản 2015 hầu như không có bất kỳ yêu cầu khó khăn nào. Vẫn còn rất nhiều người trong các công ty có cảm giác rằng họ phải báo cáo một số điều nhất định cho ISO.

Sai lầm 2) Chuyên gia đánh giá biết tất cả. Chúng tôi đã thấy khá nhiều công ty có cảm giác Chuyên gia đánh giá biết tất cả và họ không thể tranh luận với anh ta hoặc cô ta. Bạn có thể dễ dàng thỏa hiệp với chuyên gia đánh giá mặc dù anh ta/ cô ta không điều hành công ty của bạn. Người ta có thể biết tiêu chuẩn nhưng có  rất nhiều vấn đề họ không biết gì về công ty của bạn.

 Câu hỏi 13. Điều gì khiến mọi người nghĩ rằng chứng nhận ISO 9001 là tệ?

Nhận thức này dễ hiểu khi khách hàng có chất lượng kém, giao hàng muộn, dịch vụ khách hàng kém, giá cả không cạnh tranh hoặc thiếu hụt khác từ nhà cung cấp, nhưng họ thấy rằng chứng nhận ISO 9001 trong văn phòng của nhà cung cấp hoặc trên trang web của họ.

Bất kỳ khách hàng nào cho rằng ISO 9001 sẽ tương đương với một nhà cung cấp tuyệt vời đã không thực hiện thẩm định thích hợp hoặc không hiểu rằng ISO 9001 không phải là một bộ quy tắc quy định. Tấm bằng đại học xuất sắc không có nghĩa là bạn thành công trong cuộc sống, bằng lái xe không tương đương với việc bạn lái xe không xảy ra tai nạn, quy tắc không có nghĩa là tuân thủ đầy đủ và ISO 9001 không có nghĩa là không có lỗi và dịch vụ hoàn hảo.

Những yêu cầu này cho bạn biết hoặc hướng dẫn bạn một cách để làm việc. Vấn đề bắt đầu khi mọi người hiểu các yêu cầu nhưng không làm theo yêu cầu.

Điều này có thể xảy ra khi bạn bắt đầu thực hiện với việc biết nó đầy đủ. Giữa chừng bạn thấy khó khăn và đổ lỗi cho ISO.

Đối với ISO đơn giản như viết những gì bạn sẽ làm và sau đó xác nhận nó, tất cả những điều này trong một số đặc điểm kỹ thuật. Bạn có thể hiểu rõ các tổ chức "những người chỉ không thể làm những gì họ nói" có thể được tổ chức như vậy.

Clip: Hỏi đáp cùng ISOCERT - Chuyên đề ISO 9001 phần 2