Tại sao bạn cần một chương trình nhà cung cấp ưu tiên?

Nhưng đồng thời, rất khó để theo dõi tất cả các khoản chi tiêu của công ty bạn, đảm bảo mức giá tốt nhất và giảm thiểu rủi ro, đặc biệt là khi bạn đang quản lý danh mục hàng nghìn nhà cung cấp. Chưa kể rằng quyết định chi tiêu với ai có thể là một quá trình cực kỳ mất thời gian.

Vì lý do này, mọi tổ chức nên xem xét việc thực hiện một chương trình nhà cung cấp ưu tiên. Điều này có nghĩa là thiết lập danh sách các nhà cung cấp hàng đầu mà bạn sẽ ưu tiên chi tiêu - những nhà cung cấp này sẽ được xem xét và đánh giá kỹ lưỡng trước khi đưa vào danh sách nhà cung cấp ưu tiên của bạn.

Lợi ích của chương trình nhà cung cấp ưu tiên

• Giảm chi phí - Chương trình ưu tiên của nhà cung cấp giúp dễ dàng thương lượng giá cả có lợi và cải thiện các điều khoản thanh toán.
• Chất lượng dịch vụ được cải thiện - các nhà cung cấp được ưu tiên hiểu rõ hơn về doanh nghiệp của bạn do tính chất thân thiết hơn của mối quan hệ, có nghĩa là họ sẽ có vị trí tốt hơn để đáp ứng (và vượt quá) mong đợi của bạn.
• Giao tiếp đơn giản hơn - Khi có vấn đề, giao tiếp dễ dàng hơn nhiều vì các bạn đã có lịch sử làm việc cùng nhau.
• Giảm rủi ro - Chương trình ưu tiên của nhà cung cấp là một cách quan trọng để giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng. Bạn biết những nhà cung cấp này tuân thủ và sẽ tuân thủ các quy định. Mức độ tin cậy và độ tin cậy tăng lên có nghĩa là doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi theo những cách khác, chẳng hạn như chọn giữ mức tồn kho ở mức thấp.
• Các điều khoản hợp đồng tốt hơn - Cả người mua và nhà cung cấp đều được hưởng lợi từ chương trình nhà cung cấp ưu tiên.
• Tăng hiệu quả - Người mua trong toàn tổ chức của bạn sẽ thấy hợp tác kinh doanh với các nhà cung cấp ưu tiên nhanh hơn và dễ dàng hơn.
• Cải thiện tính nhất quán - Theo định nghĩa, các nhà cung cấp ưu tiên phải trung thành với bạn như bạn đối với họ. Họ sẽ ưu tiên doanh nghiệp của bạn và cung cấp dịch vụ chất lượng cao nhất quán. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không bắt buộc phải chuyển đổi nhà cung cấp thường xuyên.

Cách triển khai chương trình nhà cung cấp ưu tiên

1. Đánh giá tình hình mua hiện tại của bạn

Điều quan trọng là phải biết vị trí của tổ chức của bạn ngay bây giờ. Bạn hiện có nhà cung cấp ưu tiên nào không? Đánh giá tổ chức của bạn từng loại một và phân tích nơi bạn đang tiêu nhiều tiền nhất.

2. Xác định rõ yêu cầu của bạn

Trở thành nhà cung cấp ưu tiên có nghĩa là gì? Bạn sẽ cần bao nhiêu nhà cung cấp ưu tiên cho mỗi danh mục? Tổ chức của bạn có những yêu cầu chính nào để đạt được trạng thái nhà cung cấp ưu tiên? Bạn sẽ cần đánh giá bối cảnh nhà cung cấp hiện tại của mình để xác định các nhà cung cấp ưu tiên tiềm năng từ danh mục đầu tư hiện có của bạn.

Nhược điểm chính của việc tạo danh sách nhà cung cấp ưu tiên là nó có thể hạn chế khả năng sáng tạo, đổi mới và tính linh hoạt của tổ chức của bạn. Điều quan trọng là những người được giao nhiệm vụ biên soạn danh sách này phải hiểu đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp và các mục tiêu cụ thể của những người quản lý danh mục khác nhau. Hãy ghi nhớ điều này khi xác định các nhà cung cấp cho danh sách nhà cung cấp ưu tiên của bạn và đảm bảo rằng bạn không loại trừ các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các doanh nghiệp đa dạng và thuộc sở hữu của thiểu số.

3. Tiếp cận các nhà cung cấp đã chọn của bạn

Giải thích giá trị của chương trình nhà cung cấp ưu tiên của bạn cho các nhà cung cấp bạn đã chọn. Ví dụ, với tư cách là nhà cung cấp được ưu tiên, họ sẽ có thêm cơ hội kinh doanh và một số lợi ích tương hỗ, chẳng hạn như quy trình ký hợp đồng ngắn hơn, ít rủi ro hơn và giá cả được thương lượng trước.

Phác thảo rõ ràng các điều khoản và kỳ vọng của bạn (ví dụ: bạn có mong đợi giảm giá đơn hàng với số lượng lớn không?) Và tạo cơ hội cho các nhà cung cấp của bạn quảng cáo chiêu hàng của họ.

4. Đánh giá tiến độ của chương trình nhà cung cấp ưu tiên của bạn

Quá trình này không kết thúc khi bạn đã đạt được thỏa thuận với nhà cung cấp và chính thức thêm họ vào danh sách nhà cung cấp ưu tiên của mình. Bạn sẽ cần tìm kiếm phản hồi từ người mua về mức độ hiệu quả của chương trình đang tiến triển. Ví dụ: chi tiêu của tổ chức của bạn có đang dần được hướng đến các nhà cung cấp ưa thích của bạn không? Chương trình có đáng chú ý là làm cho cuộc sống của người mua dễ dàng hơn không?

Clip: Tại sao bạn cần một chương trình nhà cung cấp ưu tiên?