Thông tin dạng văn bản là gì? Nội dung thông tin dạng văn bản gồm những gì?

Thông tin dạng văn bản là gì? 

- Thông tin dạng văn bản là thông tin yêu cầu phải được kiểm soát và được duy trì bởi một tổ chức (3.1.4) và phương tiện mà nó được trình bày hoặc lưu trữ (dưới bất kỳ định dạng và phương tiện nào và từ bất kỳ nguồn nào).

- Tài liệu: là các thông tin dạng văn bản phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát Hệ thống quản lý chất lượng.

- Hồ sơ: là các thông tin dạng văn bản dùng để công bố các kết quả hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện của Hệ thống quản lý chất lượng.

Chú thích:

+ Hồ sơ chất lượng có thể được sử dụng để lập tài liệu về xác định nguồn gốc và để cung cấp bằng chứng về kiểm tra xác nhận, về hành động khắc phục.

+ Hồ sơ không thuộc diện kiểm soát sửa đổi.

• Hệ thống quản lý chất lượng: HTQLCL.

Clip: Thông tin dạng văn bản là gì? Nội dung thông tin dạng văn bản gồm những gì?

Cấu trúc thông tin dạng văn bản

Mục đích của thông tin dạng văn bản

• Truyền thông tin
• Làm bằng chứng
• Lưu trữ kiến thức
• Chia sẻ kiến thức
• Mô tả hệ thống quản lý chất lượng

Lợi ích của thông tin dạng văn bản

• Thể hiện sự tuân thủ 
• Cung cấp thông tin 
• Truyền đạt cam kết
• Hiểu được vai trò của mình trong tổ chức
• Tăng sự thấu hiểu giữa các cấp
• Bằng chứng khách quan các yêu cầu đã đạt đươc
• Giải quyết các rủi ro và cơ hội 
• Cung cấp kiến ​​thức về tổ chức
• Nêu rõ các công việc phải được thực hiện 
• Chứng minh năng lực
• Cung cấp các yêu cầu cho các nhà cung cấp bên ngoài
• Cung cấp thông tin để đánh giá hiệu lực và tính phù hợp liên tục của hệ thống quản lý chất lượng

Nội dung thông tin dạng văn bản, các thông tin dạng văn bản cần phải có

• Phạm vi hệ thống quản lý chất lượng
• Chính sách chất lượng
• Mục tiêu chất lượng
• Sổ tay chất lượng
• Thông tin cần thiết
• Sơ đồ tổ chức
• Biểu đồ quy trình, lưu đồ quy trình và / hoặc mô tả quy trình
• Thủ tục và hướng dẫn công việc
• Quy trình làm việc tự động
• Thông số kỹ thuật sản phẩm và dịch vụ
• Thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài
• Kế hoạch, chương trình và danh sách
• Biểu mẫu và danh sách kiểm tra
• Thông tin dạng văn bản có nguồn gốc bên ngoài
• Thông tin dạng văn bản có thể ở bất kỳ loại phương tiện nào, chẳng hạn như giấy, điện tử, ảnh hoặc mẫu vật lý.

Điều khoản 5 trong ISO 10013 Hướng dẫn tạo và cập nhật thông tin dạng văn bản

• Xác định thông tin dạng văn bản cần có phù hợp với phạm vi và bối cảnh của tổ chức
• Liệt kê, thu thập dữ liệu, so sánh thông tin dạng văn bản với phạm vi và yêu cầu => phát triển & cải tiến
• Đào tạo nhân viên soạn thảo thông tin dạng văn bản về yêu cầu của tiêu chuẩn, các tiêu chí chọn lựa
• Xác định cấu trúc và thông tin dạng văn bản định xây dựng mức độ 
• Xác định trình tự và sự tương tác của các quá trình, xây dựng, kiểm soát các hồ sơ cần thiết đảm bảo tính phù hợp 
• Phân tích và cải tiến
• Xác minh, so sánh với yêu cầu
• Xác thực/ thẩm định
• Xem xét/ phê duyệt
• Ban hành và kiểm soát thông tin dạng văn bản
• Đào tạo, cập nhật cho nhân viên tài liệu mới
• Cập nhật thông tin dạng văn bản
• - Kiểm soát thông tin dạng văn bản
• Sẵn có
• Phân phối, truy cập, truy xuất, sử dụng
• Cập nhật & kiểm soát thay đổi
• Sự bảo vệ
• Lưu trữ, bảo quản
• Lưu giữ & bảo lưu

Kiểm soát thông tin dạng văn bản

+ MỤC ĐÍCH
- Kiểm soát các thông tin văn bản dưới dạng tài liệu, hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng đã xác định nhằm đảm bảo các tài liệu này:

• Luôn sẵn có và phù hợp để sử dụng khi cần.
• Được bảo vệ một cách thỏa đáng, tránh mất tính bảo mật, sử dụng sai mục đích, mất tính toàn vẹn.

- Quy định cách thức các tài liệu, hồ sơ này:

• Được tạo lập, cập nhật, nhận biết, xem xét và phê duyệt.
• Được phân phối, tiếp cận, khôi phục và sử dụng.
• Được lưu trữ, bảo quản bao gồm cả giữ gìn để có thể đọc được và hủy bỏ.
• Được kiểm soát khi có các thay đổi.

Kiểm soát thông tin dạng văn bản phải đảm bảo:

• Sẵn có
• Phân phối, truy xuất, sử dụng
• Cập nhật và kiểm soát thay đổi
• Sự bảo vệ, lưu trữ, bảo quản
• Lưu giữ và bảo quản 

Khóa đào tạo hướng dẫn tạo lập, kiểm soát thông tin dạng văn bản tại ISOCERT ACADEMY 

> Tìm hiểu các khóa đạo tại tại đây >

> Xem thêm lịch khai giảng >