Thông tin dạng văn bản là gì? Nội dung thông tin dạng văn bản gồm những gì?

Admin 30/08/2021

Thông tin dạng văn bản là gì?

- Thông tin dạng văn bản là thông tin yêu cầu phải được kiểm soát và được duy trì bởi một tổ chức (3.1.4) và phương tiện mà nó được trình bày hoặc lưu trữ (dưới bất kỳ định dạng và phương tiện nào và từ bất kỳ nguồn nào).

- Tài liệu: là các thông tin dạng văn bản phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát Hệ thống quản lý chất lượng.

- Hồ sơ: là các thông tin dạng văn bản dùng để công bố các kết quả hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện của Hệ thống quản lý chất lượng.

Chú thích:

+ Hồ sơ chất lượng có thể được sử dụng để lập tài liệu về xác định nguồn gốc và để cung cấp bằng chứng về kiểm tra xác nhận, về hành động khắc phục.

+ Hồ sơ không thuộc diện kiểm soát sửa đổi.

Hệ thống quản lý chất lượng: HTQLCL.

Clip: Thông tin dạng văn bản là gì? Nội dung thông tin dạng văn bản gồm những gì?

Cấu trúc thông tin dạng văn bản

Theo dạng thông tin tài liệu	Theo phòng ban	Theo các bên quan tâm	Theo dòng chảy cải tiến	Theo sản phẩm, dịch vụ cung cấp
-Chính sách CL -Mục tiêu CL -Sổ tay CL -Quá trình -Quy trình làm việc tự động -Hướng dẫn công việc -Biểu mẫu -Hồ sơ	-Phòng nhân sự -Phòng bán hàng -Phòng chế tạo -Phòng thiết kế -Phòng mua hàng -Phòng sản xuất -Phòng dự án -Phòng quy trình	-Khách hàng -Người sử dụng -Nhà cung cấp -Cộng đồng -Ban quản lý/lãnh đạo -Người lao động -Cổ đông -Bên quan tâm khác	-Chính sách -Mục tiêu -Kế hoạch thực hiện -Kết quả	-Thông số kỹ thuật -Các yêu cầu -Các yêu cầu hoạt động -Các hoạt động kiểm soát -Biên bản cuộc họp

Mục đích của thông tin dạng văn bản

Truyền thông tin
Làm bằng chứng
Lưu trữ kiến thức
Chia sẻ kiến thức
Mô tả hệ thống quản lý chất lượng

Lợi ích của thông tin dạng văn bản

Thể hiện sự tuân thủ
Cung cấp thông tin
Truyền đạt cam kết
Hiểu được vai trò của mình trong tổ chức
Tăng sự thấu hiểu giữa các cấp
Bằng chứng khách quan các yêu cầu đã đạt đươc
Giải quyết các rủi ro và cơ hội
Cung cấp kiến thức về tổ chức
Nêu rõ các công việc phải được thực hiện
Chứng minh năng lực
Cung cấp các yêu cầu cho các nhà cung cấp bên ngoài
Cung cấp thông tin để đánh giá hiệu lực và tính phù hợp liên tục của hệ thống quản lý chất lượng

Nội dung thông tin dạng văn bản, các thông tin dạng văn bản cần phải có

Phạm vi hệ thống quản lý chất lượng
Chính sách chất lượng
Mục tiêu chất lượng
Sổ tay chất lượng
Thông tin cần thiết
Sơ đồ tổ chức
Biểu đồ quy trình, lưu đồ quy trình và / hoặc mô tả quy trình
Thủ tục và hướng dẫn công việc
Quy trình làm việc tự động
Thông số kỹ thuật sản phẩm và dịch vụ
Thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài
Kế hoạch, chương trình và danh sách
Biểu mẫu và danh sách kiểm tra
Thông tin dạng văn bản có nguồn gốc bên ngoài
Thông tin dạng văn bản có thể ở bất kỳ loại phương tiện nào, chẳng hạn như giấy, điện tử, ảnh hoặc mẫu vật lý.

Điều khoản 5 trong ISO 10013 Hướng dẫn tạo và cập nhật thông tin dạng văn bản

Xác định thông tin dạng văn bản cần có phù hợp với phạm vi và bối cảnh của tổ chức
Liệt kê, thu thập dữ liệu, so sánh thông tin dạng văn bản với phạm vi và yêu cầu => phát triển & cải tiến
Đào tạo nhân viên soạn thảo thông tin dạng văn bản về yêu cầu của tiêu chuẩn, các tiêu chí chọn lựa
Xác định cấu trúc và thông tin dạng văn bản định xây dựng mức độ
Xác định trình tự và sự tương tác của các quá trình, xây dựng, kiểm soát các hồ sơ cần thiết đảm bảo tính phù hợp
Phân tích và cải tiến
Xác minh, so sánh với yêu cầu
Xác thực/ thẩm định
Xem xét/ phê duyệt
Ban hành và kiểm soát thông tin dạng văn bản
Đào tạo, cập nhật cho nhân viên tài liệu mới
Cập nhật thông tin dạng văn bản
- Kiểm soát thông tin dạng văn bản
Sẵn có
Phân phối, truy cập, truy xuất, sử dụng
Cập nhật & kiểm soát thay đổi
Sự bảo vệ
Lưu trữ, bảo quản
Lưu giữ & bảo lưu

Kiểm soát thông tin dạng văn bản

+ MỤC ĐÍCH
- Kiểm soát các thông tin văn bản dưới dạng tài liệu, hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng đã xác định nhằm đảm bảo các tài liệu này:

Luôn sẵn có và phù hợp để sử dụng khi cần.
Được bảo vệ một cách thỏa đáng, tránh mất tính bảo mật, sử dụng sai mục đích, mất tính toàn vẹn.

- Quy định cách thức các tài liệu, hồ sơ này:

Được tạo lập, cập nhật, nhận biết, xem xét và phê duyệt.
Được phân phối, tiếp cận, khôi phục và sử dụng.
Được lưu trữ, bảo quản bao gồm cả giữ gìn để có thể đọc được và hủy bỏ.
Được kiểm soát khi có các thay đổi.

Kiểm soát thông tin dạng văn bản phải đảm bảo:

Sẵn có
Phân phối, truy xuất, sử dụng
Cập nhật và kiểm soát thay đổi
Sự bảo vệ, lưu trữ, bảo quản
Lưu giữ và bảo quản

Khóa đào tạo hướng dẫn tạo lập, kiểm soát thông tin dạng văn bản tại ISOCERT ACADEMY

> Tìm hiểu các khóa đạo tại tại đây >

> Xem thêm lịch khai giảng >

Vui lòng liên hệ với chúng tôi

Hotline: 0976389199 hoặc tổng đài: 1900 636 538

Email: contacts@isocert.org.vn >

YÊU CẦU BÁO GIÁ >

Bài viết liên quan

Cách đơn giản để gia tăng chất lượng sản phẩm

Nâng cao chất lượng sản phẩm là một trong những điều quan trọng nhất để đạt được tăng trưởng doanh số bán hàng và lợi nhuận trong dài hạn nhờ vào việc đạt được sự hài lòng của khách hàng và người tiêu dùng.

Lợi ích đích thực từ việc chứng nhận ISO

Những lợi ích mà chứng nhận hệ thống quản lý ISO (chứng nhận ISO) đem lại là gì? Và liệu nó có thật sự hữu ích cho công ty/doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu trong bài dưới đây.

Công bố hợp quy vật liệu xây dựng - Đưa vật liệu xây dựng sản xuất, nhập khẩu vào thị trường Việt Nam

Như thông tin đã biết, sản phẩm, hàng hóa trước khi đưa ra thị trường cần phải đạt yêu cầu về tiêu chuẩn (công bố hợp chuẩn/ công bố hợp quy sản phẩm) theo quy định của pháp luật. Điều này cũng là bắt buộc đối với loại hàng hóa vật liệu xây dựng.

Công bố hợp chuẩn: Hồ sơ và thủ tục chi tiết

Đứng trước những yêu cầu ngàng càng gắt gao của nền kinh tế thị trường, nền kinh tế hàng hóa bắt buộc phải có những bước chuyển mình để đáp ứng được nhu cầu, mong đợi của người tiêu dùng. Trong đó, Chất lượng sản phẩm, hàng hóa lưu thông trên thị trường hiện nay là vấn đề cốt lõi. Sản phẩm, hàng hóa trước khi được đưa ra lưu thông trên thị trường, bên cạnh các quy định pháp luật về quy trình sản xuất, chất lượng sản phẩm, nhãn mác hàng hóa,... thì việc thực hiện công bố cũng nằm trong các yêu cầu về đảm bảo chất lượng. Việc thực hiện công bố phù hợp tiêu chuẩn áp dụng (công bố hợp chuẩn) đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, cho người tiêu dùng và cả các cơ quan quản lý, chức năng. Cùng ISOCERT tìm hiểu thêm về Công bố hợp chuẩn và các bước thực hiện để giúp doanh nghiệp công bố dễ dàng, nhanh chóng hơn.

Hiệu lực của bản tự công bố sản phẩm là bao lâu?

Trong xã hội hiện đại, việc đa dạng hóa các sản phẩm nhằm mở rộng thị trường kinh doanh là điều mà mọi doanh nghiệp hướng tới để phát triển và phát triển bền vững. Số lượng hàng hóa, sản phẩm tăng nhanh chóng mặt cũng đồng thời phải song hành với chất lượng của chúng được đảm bảo và cải tiến không ngừng nghỉ. Bởi lẽ người tiêu dùng là trung tâm cốt lõi của môi trường kinh doanh. Và thực tế là tất cả chúng ta đều mong muốn được trải nghiệm và sử dụng những sản phẩm tốt nhất và hơn thế nữa.

Tin tức và Sự kiện liên quan

Tổng Kết Chương Trình Đào Tạo Năng Lực Quản Lý Trong Ngành Sản Xuất

Chương trình đào tạo năng lực quản lý trong ngành sản xuất do ISOCERT tổ chức đã diễn ra thành công tốt đẹp, với sự tham gia và hưởng ứng của hơn 100 anh/chị quản lý của các doanh nghiệp

ISOCERT Đánh Giá ISO 9001:2015 Tại Công Ty Cổ Phần Phụ Gia PVC Xanh

Buổi đánh giá giúp Công ty CP Phụ Gia PVC Xanh thiết lập hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, xây dựng nền tảng cho việc đạt chứng nhận sau này

ISOCERT Đánh Giá ISO 9001 Tại Công Ty Cổ Phần Starpoly

Thực hiện đánh giá ISO 9001 là bước tiến quan trọng, giúp Công ty Cổ phần Starpoly thành công hơn trong tương lai

Thông báo chuyển đổi ISO 22003-1:2022, thay thế ISO/TS 22003:2013

Chuyển đổi từ tiêu chuẩn ISO/TS 22003:2013 sang ISO 22003-1:2023 sẽ có tác động đến khách hàng làm chứng nhận ISO 22000, HACCP

Những điều cần lưu ý đối với khách hàng được chứng nhận ISO của ISOCERT

Thông báo về hướng dẫn sử dụng dấu chứng nhận trong văn bản tài liệu, quảng bá, bao bì sản phẩm; Đánh giá giám sát và duy trì hiệu lực của Giấy chứng nhận.