Áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp

Áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp

Hiện nay, việc áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp đang ngày càng phổ biến hơn và cho thấy nhiều hiệu quả tích cực. Bởi cho dù là nhằm tiêu chuẩn hóa quy trình, thúc đẩy thương mại, tạo dựng hình ảnh, uy tín hay đơn giản là cải thiện sự hài lòng của khách hàng… thì lợi ích mà ISO 9001 đem lại là vô số. Trong bài viết này, hãy cùng ISOCERT tìm hiểu rõ hơn về hoạt động triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

chứng nhận iso 9001

Hướng dẫn quy trình áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp

Trước khi áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp, việc làm quen với các bước trong quy trình xây dựng và triển khai hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là đặc biệt hữu ích. Bởi nó sẽ giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt hơn. Cũng như là cơ sở hệ thống được vận hành một cách suôn sẻ và đem lại thành công.

Cụ thể, quy trình áp dụng ISO 9001 được diễn ra như sau: 

Bước 1: Thành lập đội ISO 

Doanh nghiệp cần phải thành lập một đội ISO đóng vai trò là trung tâm điều phối và kiểm soát toàn bộ hoạt động của QMS. Trong đó, hãy chỉ định một đại diện lãnh đạo chất lượng để dẫn dắt cho toàn đội đi đúng hướng và đạt được thành công.

Bước 2: Thiết lập kế hoạch ISO 9001

Kế hoạch ISO 9001 cần được xây dựng trên cơ sở bối cảnh thực tế của doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp cần phân tích rõ hoạt động quản lý chất lượng hiện tại đang đáp ứng (hoặc chưa đáp ứng) được yêu cầu nào trong ISO 9001.

chứng nhận iso 9001

Căn cứ vào đó, doanh nghiệp cần xác định những công việc mình cần làm, cách thức thực hiện, kiểm soát, đánh giá và điều chỉnh ra sao cho phù hợp để đảm bảo QMS được vận hành hiệu quả. Hãy cân nhắc thật kỹ lưỡng rồi ghi lại đầy đủ và rõ ràng vào bản kế hoạch ISO 9001. 

Bước 3: Thông báo và đào tạo trong nội bộ doanh nghiệp

Đội ISO cần phải thông báo với mọi nhân sự về kế hoạch áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp. Đồng thời, tiến hành đào tạo nâng cao nhận thức về QMS và ISO 9001 nhằm giúp mỗi cá nhân trong doanh nghiệp hiểu được vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong việc tuân thủ các yêu cầu trong ISO 9001.

Mặc dù có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian ở bước này, nhưng việc đào tạo đảm bảo hiệu quả, chất lượng chính là chìa khóa đảm bảo một QMS hiệu quả. 

Bước 4: Thiết lập hệ thống tài liệu ISO 9001

Một QMS chỉ có hiệu lực khi doanh nghiệp đảm bảo có một hệ thống tài liệu được thiết lập đầy đủ và phù hợp theo ISO 9001. Ngoài ra, các tài liệu, hồ sơ về QMS phải phản ánh một cách chính xác, đầy đủ và thường xuyên cập nhập đúng với tình hình thực tế của doanh nghiệp. 

chứng nhận iso

Tuy không giới hạn về số lượng tài liệu, nhưng doanh nghiệp cần phải đảm bảo chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, hồ sơ cần thiết theo yêu cầu của ISO 9001. Đặc biệt là các hồ sơ, tài liệu ghi chép các quy trình cùng hướng dẫn được chuẩn hóa.

Bước 5: Triển khai QMS theo kế hoạch ISO 9001

Các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp cần triển khai QMS theo các quy trình ISO 9001 được lập kế hoạch trước đó. Trong quá trình vận hành QMS, đội ISO cần phải thường xuyên theo dõi, kiểm soát.

Nếu có bất cứ thay đổi nào thì cần phải nhanh chóng thông báo cho các bên liên quan để đảm bảo QMS hoạt động một cách trơn tru, suôn sẻ. 

Bước 6: Đánh giá nội bộ hệ thống ISO 9001

chứng nhận iso 9001

Doanh nghiệp cần phải thực hiện đánh giá QMS  định kỳ để xác nhận hiệu quả hoạt động của hệ thống trong thực tế. Các cuộc đánh giá nội bộ cần được thiết lập với lịch trình cụ thể, và được phân công rõ ràng. Với mỗi hạng mục cần đánh giá, giám sát, doanh nghiệp cũng phải thiết lập rõ về các chỉ tiêu dùng để đánh giá và phương thức đánh giá phù hợp và đảm bảo khách quan. 

Bước 7: Đăng ký và nhận chứng nhận ISO 9001

Để xác minh QMS đáp ứng được các tiêu chuẩn của ISO 9001, doanh nghiệp cần đăng ký chứng nhận ISO 9001 tại tổ chức chứng nhận sự phù hợp uy tín (như ISOCERT). 

Căn cứ vào kết quả đánh giá QMS, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận ISO 9001. Hoặc cần phải khắc phục, điều chỉnh để được tái đánh giá và nhận được giấy chứng nhận ISO 9001. 

Bước 8: Duy trì việc áp dụng ISO 9001

giấy chứng nhận iso 9001

Sau khi đạt được chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp vẫn cần phải đảm bảo duy trì việc vận hành và cải tiến QMS không ngừng sao cho phù hợp với bối cảnh thực tế của doanh nghiệp. Bởi điều này không chỉ nhằm mục đích duy trì hiệu lực cho chứng chỉ ISO 9001. Mà nó còn đảm bảo mọi hoạt động trong doanh nghiệp được diễn ra trơn tru và đáp ứng được các mục tiêu đề ra. 

Thực trạng áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

Hiện nay, việc áp dụng ISO 9001 trong các doanh nghiệp Việt Nam là khá phổ biến. Từ các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa tới các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ở các lĩnh vực khác nhau. Không ít doanh nghiệp đã và đang áp dụng ISO 9001 một cách hiệu quả và cho thấy nhiều hiệu quả tích cực. 

Những lợi ích ISO 9001 đem lại cho doanh nghiệp Việt

Khi áp dụng ISO 9001, các doanh nghiệp Việt Nam đã nhận được vô vàn các lợi ích thiết thực như: 

  • Quản lý QMS hiệu quả hơn, nhờ vậy tối ưu được hiệu suất cũng như chi phí cho quy trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. 
  • Chất lượng sản phẩm/ hàng hóa được nâng cao, hạn chế gặp phải sai sót, lỗi hỏng. 
  • Đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và đối tác, hạn chế tình trạng phàn nàn, khiếu nại hay đổi trả hàng.
  • Gia tăng lợi nhuận, doanh thu trong khi giảm thiểu được chi phí hoạt động. 
  • Nâng cao hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp giúp gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
  • Tạo cơ hội giúp doanh nghiệp thực hiện thương mại quốc tế. 

Những khó khăn trong quá trình áp dụng ISO 9001

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp Việt nào khi áp dụng ISO 9001 cũng đạt được hiệu quả. Một trong những khó khăn trong quá trình triển khai QMS khiến cho doanh nghiệp chưa đạt được thành công chính là do tâm lý ngại thay đổi, không muốn thử sức với cái mới. 

Khi xây dựng và triển khai QMS theo ISO 9001, vai trò của người lãnh đạo là đặc biệt quan trọng. Nếu như người lãnh đạo không thực sự hiểu về ISO 9001, không thực sự cho thấy quyết tâm và dành sự đầu tư nghiêm túc cho việc áp dụng QMS thì rất khó để doanh nghiệp có thể đạt được thành công bền vững. 

áp dụng iso 9001 trong doanh nghiệp

Không chỉ vậy, việc ghi chép và lưu trữ hệ thống tài liệu ở nhiều doanh nghiệp thường mang tính hình thức. Các quy trình, thủ tục thường được ghi chép khá chung chung, chưa sát với thực tế. Thậm chí nhiều người còn không có thói quen ghi chép lại khiến cho hệ thống tài liệu không được đầy đủ gây ảnh hưởng tới việc vận hành QMS. 

Có thể thấy được, việc áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp là một quá trình phức tạp và có lẽ sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc và công sức của doanh nghiệp. Nhưng nếu đầu tư đủ về thời gian và nguồn lực, chắc chắn doanh nghiệp sẽ thu được vô vàn “trái ngọt”. 

Nếu như đang quan tâm tới hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm nhiều thông tin hữu ích tại isocert.org.vn hoặc liên hệ ngay tới hotline 0976 389 199 nếu có bất cứ thắc mắc nào cần được giải đáp. Đội ngũ ISOCERT sẽ luôn sẵn sàng phản hồi bạn một cách chi tiết, kỹ lưỡng trong thời gian sớm nhất.

Tin tức liên quan

icon messenger icon zalo icon phone
ajax-loader