Đào tạo hướng dẫn thực hành áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp

ISO 9001 được thiết kế để được sử dụng bởi hầu hết mọi doanh nghiệp. Các tổ chức thuộc mọi loại hình, quy mô và lĩnh vực có thể hưởng lợi từ việc thực hiện tiêu chuẩn. 

Bằng chứng cho thấy rằng các công ty làm việc theo tiêu chuẩn ISO 9001 đều tăng hiệu quả và năng suất; giảm thiểu sai sót và lãng phí tài nguyên; sản phẩm / dịch vụ chất lượng cao hơn; tăng sự hài lòng của khách hàng và tăng doanh số bán hàng. Tất cả những điều này dẫn đến một kết quả cuối cùng lành mạnh hơn.

Tất nhiên, việc thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 có thể là một thách thức. Tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức, thời gian để hoàn thành việc triển khai sẽ khác nhau.

HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH ÁP DỤNG ISO TRONG DOANH NGHIỆP 

Trước khi áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp, việc làm quen với các bước trong quy trình xây dựng và triển khai hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) là đặc biệt hữu ích. Bởi nó sẽ giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt hơn. Cũng như là cơ sở hệ thống được vận hành một cách suôn sẻ và đem lại thành công.

Cụ thể, quy trình áp dụng ISO 9001 được diễn ra như sau: 

Bước 1: Thành lập ban ISO

Doanh nghiệp cần phải thành lập một ban ISO đóng vai trò là trung tâm điều phối và kiểm soát toàn bộ hoạt động của HTQLCL. Trong đó, hãy chỉ định một đại diện lãnh đạo chất lượng để dẫn dắt cho toàn đội đi đúng hướng và đạt được thành công.

Bước 2: Thiết lập kế hoạch ISO 9001

Kế hoạch ISO 9001 cần được xây dựng trên cơ sở bối cảnh thực tế của doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp cần phân tích rõ hoạt động quản lý chất lượng hiện tại đang đáp ứng (hoặc chưa đáp ứng) được yêu cầu nào trong ISO 9001.Căn cứ vào đó, doanh nghiệp cần xác định những công việc mình cần làm, cách thức thực hiện, kiểm soát, đánh giá và điều chỉnh ra sao cho phù hợp để đảm bảo QMS được vận hành hiệu quả. Hãy cân nhắc thật kỹ lưỡng rồi ghi lại đầy đủ và rõ ràng vào bản kế hoạch ISO 9001. 

Bước 3: Thông báo và đào tạo trong nội bộ doanh nghiệp

Ban ISO cần phải thông báo với mọi nhân sự về kế hoạch áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp. Đồng thời, tiến hành đào tạo nâng cao nhận thức về HTQLCL và ISO 9001 nhằm giúp mỗi cá nhân trong doanh nghiệp hiểu được vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong việc tuân thủ các yêu cầu trong ISO 9001.

Mặc dù có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian ở bước này, nhưng việc đào tạo đảm bảo hiệu quả, chất lượng chính là chìa khóa đảm bảo một HTQLCL hiệu quả. 

Các chuyên gia đánh giá ISO 9001 đồng ý rằng điểm yếu chung của các tổ chức được chứng nhận ISO là các tài liệu và chính sách mục tiêu trong không được cập nhật đến từng cá nhân trong tổ chức. Vì vậy, trọng tâm của việc thực hiện áp dụng một HTQLCL hiệu quả là tạo ra một hệ thống tài liệu đào tạo, giáo dục kỹ năng và kinh nghiệm được thu thập để cung cấp các bằng chứng về năng lực, cũng như hiệu suất hoạt động. Trong các tổ chức lớn, điều này có thể được xử lý ở cấp bộ phận, nhưng vẫn cần có sự nhất quán trong toàn bộ tổ chức. Điều này đòi hỏi một cách tiếp cận có hệ thống được truyền đạt thông qua đào tạo, các ví dụ, khuôn khổ, v.v. cho các lãnh đạo bộ phận.

Bước 4: Thiết lập hệ thống tài liệu ISO 9001

Một HTQLCL chỉ có hiệu lực khi doanh nghiệp đảm bảo có một hệ thống tài liệu được thiết lập đầy đủ và phù hợp theo ISO 9001. Ngoài ra, các tài liệu, hồ sơ về HTQLCL phải phản ánh một cách chính xác, đầy đủ và thường xuyên cập nhập đúng với tình hình thực tế của doanh nghiệp. 

Hiểu các quy trình của bạn là chìa khóa cho một HTQLCL toàn diện. Mỗi tổ chức phải trả lời một câu hỏi về phạm vi (cuối cùng cũng sẽ được đưa vào Sổ tay Chất lượng). Chính xác thì những quy trình nào sẽ là một phần của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001? Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 có thể bao gồm toàn bộ tổ chức, một cơ sở cụ thể hoặc có thể chỉ là một dòng sản phẩm duy nhất.

Một cách để bắt đầu xác định các quy trình là xem xét các quy trình cấp cao nhất, tổng thể để chuyển đổi nguồn cung cấp và tài nguyên (tức là vật liệu, kiến thức và thiết bị vốn) thành sản phẩm của khách hàng.

Tuy không giới hạn về số lượng tài liệu, nhưng doanh nghiệp cần phải đảm bảo chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, hồ sơ cần thiết theo yêu cầu của ISO 9001. Đặc biệt là các hồ sơ, tài liệu ghi chép các quy trình cùng hướng dẫn được chuẩn hóa.

Bước 5: Triển khai HTQLCL theo kế hoạch ISO 9001

Các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp cần triển khai QMS theo các quy trình ISO 9001 được lập kế hoạch trước đó. Trong quá trình vận hành HTQLCL, đội ISO cần phải thường xuyên theo dõi, kiểm soát.

Nếu có bất cứ thay đổi nào thì cần phải nhanh chóng thông báo cho các bên liên quan để đảm bảo QMS hoạt động một cách trơn tru, suôn sẻ. 

Bước 6: Đánh giá nội bộ hệ thống ISO 9001

Doanh nghiệp cần phải thực hiện đánh giá HTQLCL định kỳ để xác nhận hiệu quả hoạt động của hệ thống trong thực tế. Các cuộc đánh giá nội bộ cần được thiết lập với lịch trình cụ thể, và được phân công rõ ràng. Với mỗi hạng mục cần đánh giá, giám sát, doanh nghiệp cũng phải thiết lập rõ về các chỉ tiêu dùng để đánh giá và phương thức đánh giá phù hợp và đảm bảo khách quan. 

Bước 7: Đăng ký và nhận chứng nhận ISO 9001

Để xác minh HTQLCL đáp ứng được các tiêu chuẩn của ISO 9001, doanh nghiệp cần đăng ký chứng nhận ISO 9001 tại tổ chức chứng nhận sự phù hợp uy tín (như ISOCERT). 

Căn cứ vào kết quả đánh giá HTQLCL, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận ISO 9001. Hoặc cần phải khắc phục, điều chỉnh để được tái đánh giá và nhận được giấy chứng nhận ISO 9001. 

>>> Xem thêm: Các doanh nghiệp đạt chứng nhận từ ISOCERT tại đây.

Bước 8: Duy trì việc áp dụng ISO 9001

Hình ảnh: Doanh nghiệp áp dụng và thành công đạt chứng nhận ISO 9001 từ ISOCERT

Sau khi đạt được chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp vẫn cần phải đảm bảo duy trì việc vận hành và cải tiến HTQLCL không ngừng sao cho phù hợp với bối cảnh thực tế của doanh nghiệp. Bởi điều này không chỉ nhằm mục đích duy trì hiệu lực cho chứng chỉ ISO 9001. Mà nó còn đảm bảo mọi hoạt động trong doanh nghiệp được diễn ra trơn tru và đáp ứng được các mục tiêu đề ra. 

Chứng nhận ISO 9001 có hiệu lực trong vòng 03 năm, tuy nhiên hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 phải được đánh giá giám sát định kỳ hàng năm và được đánh giá tái chứng nhận sau chu kỳ chứng nhận kết thúc.

Thực trạng áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

Hiện nay, việc áp dụng ISO 9001 trong các doanh nghiệp Việt Nam là khá phổ biến. Từ các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa tới các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ở các lĩnh vực khác nhau. Không ít doanh nghiệp đã và đang áp dụng ISO 9001 một cách hiệu quả và cho thấy nhiều hiệu quả tích cực. 

Những lợi ích ISO 9001 đem lại cho doanh nghiệp Việt Nam

Khi áp dụng ISO 9001, các doanh nghiệp Việt Nam đã nhận được vô vàn các lợi ích thiết thực như: 

• Quản lý HTQLCL hiệu quả hơn, nhờ vậy tối ưu được hiệu suất cũng như chi phí cho quy trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. 
• Chất lượng sản phẩm/ hàng hóa được nâng cao, hạn chế gặp phải sai sót, lỗi hỏng. 
• Đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và đối tác, hạn chế tình trạng phàn nàn, khiếu nại hay đổi trả hàng.
• Xây dựng niềm tin với khách hàng, đối tác
• Gia tăng lợi nhuận và doanh thu trong khi giảm thiểu được chi phí vận hành hệ thống. 
• Nâng cao hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp giúp gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
• Tạo cơ hội giúp doanh nghiệp thực hiện thương mại quốc tế.
• Cải tiến chuẩn hóa hệ thống, nâng cao năng lực quản lý

Những khó khăn trong quá trình áp dụng ISO 9001

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp Việt nào khi áp dụng ISO 9001 cũng đạt được hiệu quả. Một trong những khó khăn trong quá trình triển khai HTQLCL khiến cho doanh nghiệp chưa đạt được thành công chính là do tâm lý ngại thay đổi, không muốn thử sức với cái mới. 

Khi xây dựng và triển khai HTQLCL theo ISO 9001, vai trò của người lãnh đạo là đặc biệt quan trọng. Nếu như người lãnh đạo không thực sự hiểu về ISO 9001, không thực sự cho thấy quyết tâm và dành sự đầu tư nghiêm túc cho việc áp dụng HTQLCL thì rất khó để doanh nghiệp có thể đạt được thành công bền vững. 

Không chỉ vậy, việc ghi chép và lưu trữ hệ thống tài liệu ở nhiều doanh nghiệp thường mang tính hình thức. Các quy trình, thủ tục thường được ghi chép khá chung chung, chưa sát với thực tế. Thậm chí nhiều người còn không có thói quen ghi chép lại khiến cho hệ thống tài liệu không được đầy đủ gây ảnh hưởng tới việc vận hành QMS. 

Có thể thấy được, việc áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp là một quá trình phức tạp và có lẽ sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc và công sức của doanh nghiệp. Nhưng nếu đầu tư đủ về thời gian và nguồn lực, chắc chắn doanh nghiệp sẽ thu được vô vàn “trái ngọt”. 

Các khóa đào tạo hướng dẫn thực hành áp dụng ISO 9001:2015  tại ISOCERT ACADEMY

ISOCERT với sự mệnh nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hóa cho các doanh nghiệp vì lợi ích quốc gia. Để thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng một cách trơn tru, chúng tôi thiết kế những khóa đào tạo chi tiết, cụ thể, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp bạn. Các khoá học của ISOCERT giúp khách hàng có được nhận thức đầy đủ, chính xác và cụ thể nhất về Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 thông qua các ví dụ thực tế, làm việc nhóm, và thực hành ngay tại doanh nghiệp của ban.

> Xem tất cả các khóa đào tạo về ISO 9001 >

> Hướng dẫn thực hành áp dụng ISO 9001 >

> Khám phá thêm lý do để làm việc với ISOCERT >

Tại sao nên làm việc với ISOCERT?

• Sứ mệnh của ISOCERT đóng góp vào sự nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm, hàng hóa cho các doanh nghiệp vì lợi ích quốc gia. 
• ISOCERT – Thương hiệu của lòng tin: Từ Lòng tin – Trust, như bao nhiêu từ ngữ khác, đều có ý nghĩa khác nhau, như một biểu đổ Venn. Đối với chúng tôi (ISOCERT), lòng tin là một trách nhiệm thiêng liêng. Là một trong các tổ chức chứng nhận và giám định độc lập (bên thứ 3), công việc hàng ngày của chúng tôi là đánh giá hoặc giám định về sự phù hợp của sản phẩm, hàng hóa phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật mang lại giá trị gia tăng cho sản phẩm, dịch vụ của khách hàng thì niềm tin càng trở lên quan trọng. 

• Logo ISOCERT biểu tượng của sự "hài hòa cùng thịnh vượng" . Khi ISOCERT cấp dấu chứng nhận ISO 9001 cho doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ được dán dấu chứng nhận ISO 9001 lên sản phẩm biểu tượng của sự hài hòa cùng thịnh vượng. Sản phẩm của doanh nghiệp đi khắp mọi nơi, khi người tiêu dùng lựa chọn sản phẩm, họ nhìn thấy biểu tượng logo dấu chứng nhận hài hòa cùng thịnh vượng, họ yên tâm tin tưởng sử dụng sản phẩm hơn. Bởi họ tin rằng sản phẩm, hàng hóa đã được đánh giá đạt chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO, từ đó đem lại sự thịnh vượng cho tất cả mọi người.
•  Ước nguyện của ISOCERT xây dựng xã hội tươi đẹp trong tươi lai.

> Khám phá thêm lý do để làm việc với ISOCERT >