Hệ thống Quản Lý Chất Lượng Là Gì

Hệ thống quản lý chất lượng được viết tắt là QMS (Quality management system) là một hệ thống quản lý gồm các quy trình, thủ tục và những yêu cầu để đạt được những chính sách và mục tiêu về chất lượng. Hệ thống quản lý chất lượng giúp điều phối và định hướng hoạt động của doanh nghiệp giúp thoả mãn các yêu cầu của khách hàng và tạo ra sản phẩm chất lượng ổn định đến người tiêu dùng. 

Lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

Giúp doanh nghiệp xác định được cơ hội kinh doanh cũng như rủi ro liên quan và giúp doanh nghiệp xác định các bên chịu ảnh hưởng bởi các hoạt động của doanh nghiệp và những mong muốn của khách hàng. 

Từ đó đặt yếu tố thỏa mãn sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu, cung ứng sản phẩm chất lượng đáp ứng yêu cầu khách hàng, ra tăng doanh số cho doanh nghiệp, khách hàng cũ trung thành sử dụng sản phẩm, khách hàng mới tin tưởng sản phẩm tạo thuận lợi cho việc mở rộng thị trường.

Trong khi một số sử dụng thuật ngữ QMS để mô tả tiêu chuẩn ISO 9001 hay một nhóm các tài liệu mô tả chi tiết về QMS, thì thực sự thuật ngữ này đề cập đến toàn bộ hệ thống. Các tài liệu chỉ phục vụ cho việc mô tả hệ thống.

Mục đích của hệ thống quản lý chất lượng

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sẽ giúp cải tiến quy trình của tổ chức:

• Giảm lãng phí
• Giảm chi phí
• Tạo điều kiện và xác định các cơ hội đào tạo
• Thu hút nhân viên
• Thiết lập hướng phát triển cho doanh nghiệp

Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng

Mặc dù bất kỳ hệ thống quản lý chất lượng nào cũng được tạo ra cũng để đáp ứng các nhu cầu riêng biệt của mỗi doanh nghiệp, nhưng có một số yêu cầu chung của các hệ thống QMS:

• Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp
• Sổ tay chất lượng
• Thủ tục, hướng dẫn và hồ sơ
• Quản lý dữ liệu
• Quy trình nội bộ
• Sự hài lòng của khách hàng từ chất lượng sản phẩm
• Cơ hội cải tiến
• Phân tích chất lượng

Mỗi yếu tố của một hệ thống quản lý chất lượng đều hướng tới mục tiêu chung là đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và của doanh nghiệp. Đảm bảo mỗi yếu tố của một QMS chắc chắn thực hiện đúng và theo chức năng của QMS.

Xây dựng triển khai hệ thống quản lý chất lượng

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp vận hành một cách có hiệu quả. Trước khi thiết lập hệ thống quản lý chất lượng, doanh nghiệp phải xác định và quản lý các quá trình kết nối đa chức năng khác nhau để chắc chắn rằng sự hài lòng của khách hàng luôn là mục tiêu hàng đầu.

Có rất nhiều điều cần cân nhắc khi thiết lập một hệ thống QMS cho tổ chức của bạn. Điều quan trọng là phải đảm bảo được nó là một lựa chọn chiến lược, chịu ảnh hưởng bởi các mục tiêu, nhu cầu và sản phẩm và dịch vụ được cung cấp khác nhau. Cấu trúc này chủ yếu dựa vào chu kỳ Plan-Do-Check-Act (PDCA) và cho phép sự cải tiến liên tục, cả về sản phẩm và QMS.

Các bước thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng 

Thiết kế và xây dựng: 

Các phần thiết kế và xây dựng phục vụ cho việc phát triển cấu trúc, kế hoạch thực hiện và quy trình của hệ thống QMS. Quản lý cấp cao phải giám sát phần này để đảm bảo nhu cầu của doanh nghiệp và nhu cầu của khách hàng là động lực đằng sau việc phát triển hệ thống.

Triển khai: 

Triển khai được phục vụ tốt nhất theo kiểu chi tiết, thông qua việc chia nhỏ từng quy trình thành các tiểu quy trình và đào tạo nội bộ nhân viên về tài liệu, kiến thức, công cụ đào tạo và số liệu. Mạng nội bộ của công ty ngày càng được sử dụng nhiều để hỗ trợ triển khai các hệ thống quản lý chất lượng.

Nghiệm thu: 

Triển khai được phục vụ tốt nhất theo kiểu chi tiết, thông qua việc chia nhỏ từng quy trình thành các tiểu quy trình và đào tạo nhân viên về tài liệu, kiến thức, công cụ đào tạo và số liệu. Mạng nội bộ của công ty ngày càng được sử dụng nhiều để hỗ trợ triển khai các hệ thống quản lý chất lượng.

Kiểm soát và đo lường

Kiểm soát và đo lường là hai phần để thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng, phần lớn chúng được thực hiện thông qua việc kiểm toán định kỳ, có hệ thống của hệ thống quản lý chất lượng. Các chi tiết cụ thể khác nhau giữa các doanh nghiệp với doanh nghiệp tùy thuộc vào quy mô, rủi ro tiềm ẩn và tác động môi trường.

Xem xét và cải tiến

Đánh giá và cải tiến để giải quyết việc xử lý các kết quả của cuộc kiểm toán như thế nào. Mục đích là để xác định sự hiệu quả và năng suất của từng quá trình đối với các mục tiêu đề ra, truyền đạt những phát hiện này cho nhân viên, phát triển các phương pháp và quy trình mới tốt nhất dựa trên dữ liệu thu thập được trong quá trình kiểm toán.

Trên đây là những chia sẻ của ISOCERT về hệ thống quản lý chất lượng, mong rằng sẽ mang đến cho các bạn những thông tin hữu ích!

>> Tiêu chuẩn ISO là gì? Lịch sử hình thành ISO? Các tiêu chuẩn iso phổ biến

>> Top 10 tổ chức chứng nhận ISO uy tín nhất Việt Nam