Cách làm đơn giản để gia tăng chất lượng sản phẩm

Việc nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, nhưng lại giúp doanh nghiệp tăng doanh thu và giảm chi phí. Các doanh nghiệp đang tìm cách cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ thì cần phải đưa các thực hành chất lượng vào các quy trình hàng ngày của mình. Dưới đây là gợi ý cho doanh nghiệp cách làm đơn giản để gia tăng chất lượng sản phẩm.

1. Hiểu chất lượng sản phẩm là gì?

Dựa trên những quan sát, định nghĩa và giải thích do các chuyên gia chất lượng nổi tiếng trên thế giới đưa ra, chúng ta có thể chia định nghĩa về chất lượng sản phẩm thành hai loại.

Một là chất lượng sản phẩm có liên quan đến việc đáp ứng một tập hợp các thông số kỹ thuật được xác định trước. Theo định nghĩa này, các nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp dịch vụ tạo ra các sản phẩm có các đặc tính thỏa mãn một tập hợp các thông số kỹ thuật được xác định bằng số để đạt được chất lượng.

Hai là chất lượng sản phẩm có thể là tất cả về việc làm hài lòng khách hàng của doanh nghiệp. Đạt được sự hài lòng của khách hàng có nghĩa là sử dụng một tập hợp các đặc điểm có thể đo lường được. Chất lượng của sản phẩm được xác định trên cơ sở sản phẩm đó có đáp ứng được mong đợi của khách hàng về tiêu dùng và sử dụng hay không.

Rất rõ ràng, tốt nhất là các doanh nghiệp nên tập trung vào việc sử dụng kết hợp cả hai “góc nhìn“ này. Làm như vậy, doanh nghiệp sẽ đảm bảo cung ứng sản phẩm/dịch vụ chất lượng ổn định và đáp ứng yêu cầu, thỏa mãn yêu cầu của khách hàng.

2. Xây dựng chiến lược sản phẩm

Để nổi bật trong thị trường có vô số sản phẩm mới, doanh nghiệp cần đề ra một chiến lược sản phẩm sáng suốt. Lên ý tưởng cho một sản phẩm từ đầu rất khó, nhưng đó là vì đang thiếu ý tưởng, cần phải tạo ra một cái gì đó độc đáo bằng cách tìm cảm hứng bằng/ từ giao tiếp với người dùng và khách hàng tiềm năng của mình.

Sau khi biết khách hàng tiềm năng của mình cần gì, điều quan trọng là phải phát triển sản phẩm của mình với mục tiêu rộng hơn. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận chiến lược phát triển sản phẩm tốt hơn.

Do đó, các mục tiêu về sản phẩm sẽ đóng vai trò là KPI và bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng, có thể hoạch định các chức năng, tính năng của sản phẩm, v.v.

Sau khi xác định mục tiêu, cần phải viết chúng thành lộ trình phát triển sản phẩm chi tiết rõ ràng. Khi có một chiến lược rõ ràng và một lộ trình sản phẩm phù hợp,  có thể so sánh nó với mục tiêu sản phẩm ban đầu của mình. Sau khi xem xét, điều chỉnh lộ trình sản phẩm và thực hiện nó một cách thường xuyên.

3. Triển khai Hệ thống quản lý chất lượng (QMS)

Ai cũng nghĩ rằng chỉ cần lên ý tưởng, hình dung và tạo ra một lộ trình cho sản phẩm/dịch vụ là được, nhưng chỉ các bước này sẽ không quyết định được chất lượng của sản phẩm/dịch vụ được sản xuất theo mặc định với số lượng lớn. Lúc này, việc triển khai và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) như ISO 9001 - một tập hợp các quy tắc theo tiêu chuẩn quốc tế sẽ xác định cách thức một doanh nghiệp sẽ tạo ra và cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.

Việc thực hiện QMS sẽ cho phép doanh nghiệp tự kiểm tra các quy trình của mình và được tổ chức chứng nhận đánh giá và cấp Chứng nhận ISO 9001. Vì hệ thống quản lý chất lượng dựa trên những nguyên tắc nghiêm ngặt về chất lượng, nên khách hàng cùng các bên liên quan của doanh nghiệp có thể dựa vào chứng nhận này để đánh giá doanh nghiệp.

ISO 9001 là một tiêu chuẩn quốc tế được công nhận rộng rãi trên khắp thế giới nhằm đảm bảo cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng, đây là điều cần thiết cho doanh nghiệp nếu doanh nghiệp đang muốn nâng cao chất lượng sản phẩm của mình.

Bằng cách tuân thủ tiêu chuẩn, doanh nghiệp nâng cao uy tín và hình ảnh của mình, khi đó mức độ hài lòng của khách hàng cũng sẽ tăng theo. Một trong những yêu cầu của ISO 9001 là không ngừng nâng cao sự hài lòng của khách hàng bằng cách đáp ứng các nhu cầu của khách hàng. Điều này, cùng với các yêu cầu khác của QMS, chẳng hạn như tích hợp quy trình tốt hơn hoặc cải thiện bằng chứng cho việc ra quyết định, sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp phấn đấu tốt hơn về mặt chất lượng.

4. Biến chất lượng thành một phần của văn hóa doanh nghiệp

Việc thực hiện QMS là quan trọng, nhưng nếu chỉ tỏ ra tuân thủ thì chưa đủ. Các nguyên tắc chất lượng này cần được gắn chặt vào toàn bộ tổ chức của doanh nghiệp. Toàn bộ tổ chức cần phải thống nhất chung quan điểm và thực hiện khi nói đến những gì tạo nên một sản phẩm chất lượng.

Để tạo ra sản phẩm theo tiêu chuẩn chất lượng, ban lãnh đạo cần để nhân viên tham gia vào quá trình phát triển. Nếu một nhân viên cảm thấy không có tiếng nói trong một dự án, rất có thể họ sẽ bỏ qua việc phải cung cấp bất kỳ phản hồi nào. Và doanh nghiệp cần những thông tin phản hồi này vì nhân viên là người được kết nối trực tiếp với sản xuất hoặc khách hàng. Hãy để nhân viên tự do nói về việc đi lạc khỏi lộ trình sản phẩm hoặc yêu cầu chất lượng.

Lãnh đạo phải cung cấp cho nhân viên của mình sự hướng dẫn chính xác trong quá trình phát triển sản phẩm. Nếu lãnh đạo quản lý vi mô quá mức, nhân viên sẽ mất khả năng sáng tạo. Nếu quá lỏng lẻo, họ sẽ không thể đưa ra các quyết định độc lập. Cho phép nhân viên của bạn quan sát các quy trình sản xuất/kinh doanh và tổ chức các cuộc họp để họ đề xuất các cải tiến.

5. Thực hiện thử nghiệm sản phẩm và thị trường

Điều quan trọng là phải phân tích và kiểm tra sản phẩm của doanh nghiệp trước khi tung ra thị trường. Rất có thể sẽ phải sửa lỗi, bổ sung các tính năng và điều chỉnh các chức năng để sản phẩm đáp ứng được nhu cầu và yêu cầu của người tiêu dùng. Doanh nghiệp sẽ cần phải kiểm tra sản phẩm thông qua thử nghiệm, cũng như kiểm tra phản ứng của người tiêu dùng thông qua thử nghiệm thị trường.

Thử nghiệm sẽ cho phép bạn đáp ứng trải nghiệm người dùng đã hứa và đảm bảo tất cả các thành phần sản phẩm bao gồm chất lượng hoạt động như dự định ban đầu. Thử nghiệm sản phẩm cũng sẽ cho phép xem sản phẩm của mình hoạt động như thế nào trong thực tế so với hiệu suất của sản phẩm trong môi trường được kiểm soát. Cần kiểm tra sản phẩm của mình về khả năng sử dụng, hỗ trợ và tiếp thị để  có thể đo lường xác nhận của khách hàng và nâng cao chất lượng sản phẩm cho phù hợp.

Nghiên cứu thị trường sẽ giúp hiểu nhu cầu và sự chấp nhận sản phẩm của mình, cho phép đạt được độ chính xác cao hơn trong quá trình ra mắt toàn bộ sản phẩm. Bằng cách thực hiện các thử nghiệm thị trường, có thể cần hợp lý hóa hệ thống phân phối, sản xuất và hỗ trợ cho sản phẩm của mình. Ngoài ra, có thể giảm thiểu rủi ro đầu tư và thực hiện các thay đổi đối với việc tiếp thị sản phẩm cũng như chính sản phẩm.

6. Luôn nỗ lực vì chất lượng sản phẩm

Số lượng các nhà sản xuất và nhà cung cấp dịch vụ đang gia tăng lên từng ngày. Để doanh nghiệp nổi bật trong một môi trường cạnh tranh như vậy có thể là cực kỳ khó khăn. Nhiều sản phẩm và dịch vụ có thể không cung cấp được mức chất lượng thỏa mãn cho khách hàng. Bằng cách hiểu chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định sáng suốt hơn về cách phát triển sản phẩm của mình từ đầu đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Rất nhiều chuyên gia hoặc tổ chức có ý kiến khác nhau về những gì cấu thành chất lượng. Như tạo mục tiêu, chiến lược, thực hiện hệ thống quản lý chất lượng QMS (ISO 9001), đưa chất lượng vào văn hóa doanh nghiệp và thực hiện kiểm tra thị trường và sản phẩm thường xuyên. Bằng cách làm tất cả những điều này, doanh nghiệp đang trên con đường tạo ra  và duy trì các sản phẩm chất lượng cao làm hài lòng khách hàng của mình và giữ chân họ quay lại nhiều hơn.