Bối cảnh của tổ chức bao gồm các yếu tố bên ngoài như các điều kiện kinh tế- xã hội hoặc các yếu nội bộ như văn hóa của doanh nghiệp.
Các yếu tố liên quan đến bối cảnh của tổ chức bao gồm mục tiêu, văn hóa của đơn vị, độ phức tạp của quy trình, sản phẩm, thông tin, quy mô của tổ chức, khách hàng, thị trường...Thông qua các yếu tố này, tổ chức có thể xác định được các cơ hội và rủi ro liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình.
Theo tiêu chuẩn ISO 9000, định nghĩa về Bối cảnh của Tổ chức là “môi trường kinh doanh”, là “sự kết hợp của các yếu tố và điều kiện bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến cách tiếp cận của một tổ chức đối với các sản phẩm, dịch vụ và đầu tư cũng như các Bên quan tâm”. Lưu ý nêu rõ rằng khái niệm Bối cảnh tổ chức này có thể áp dụng tương tự cho các tổ chức phi lợi nhuận, các tổ chức dịch vụ công và các tổ chức chính phủ. Cũng theo ngôn ngữ thông thường, khái niệm này còn được gọi là môi trường kinh doanh, môi trường tổ chức hay hệ sinh thái của một tổ chức.
Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu doanh nghiệp phải xác định rõ các vấn đề liên quan đến định hướng, chiến lược, mục tiêu của đơn vị có ảnh hưởng đến khả năng của việc có thể đạt được những kết quả dự kiến của hệ thống quản lý chất lượng (QMS).
Các điều khoản này yêu cầu tổ chức xác định các vấn đề và yêu cầu có thể tác động đến việc hoạch định hệ thống quản lý chất lượng. Các bên quan tâm không thể vượt ra ngoài phạm vi của ISO 9001. Không có yêu cầu vượt ra ngoài các bên quan tâm có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng. Xem xét tác động đến khả năng của tổ chức trong việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ một cách nhất quán đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các quy định và luật định hiện hành hoặc mục đích của tổ chức là nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Tổ chức có thể vượt ra ngoài các yêu cầu tối thiểu để xác định nhu cầu và mong đợi bổ sung đối với các bên quan tâm mà không phải là “phù hợp” theo quyết định của tổ chức và phải rõ ràng trong hệ thống quản lý chất lượng. Mệnh đề "Bối cảnh của Tổ chức" có bốn mệnh đề phụ, tức là
Không phải tự nhiên mà các chuyên gia lại đưa điều khoản 4 về Bối cảnh tổ chức trong phiên bản ISO 9001:2015. Theo đó, tổ chức muốn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng phải bắt đầu bằng việc nghiên cứu bối cảnh của tổ chức trước. Điều này có ý nghĩa rằng doanh nghiệp cần xác định được điểm mạnh, điểm yếu, những vấn đề còn tồn tại bên trong doanh nghiệp, và các rủi ro có thể phát sinh.
Việc xác định bối cảnh tổ chức sẽ giúp đơn vị đạt được những mục tiêu sau:
Việc hiểu xác định các vấn đề nội bộ của doanh nghiệp là điều không hề đơn giản. Để xác định các điều này chúng ta có thể sử dụng những câu hỏi sau đây và tự trả lời.
Dưới đây là một số câu hỏi doanh nghiệp có thể sử dụng để xác định vấn đề bên trong của tổ chức:
Các câu hỏi này do bộ phận trưởng phòng hoặc cấp quản lý tự trả lời. Để trả lời các vấn đề này chính xác và khách quan hơn thì có thể cần một đội hỗ trợ hoặc phản biện.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những vấn đề khác nhau. Thông thường các vấn đề nội bộ của tổ chức có thể bao gồm:
Doanh nghiệp có thể dựa trên các dữ liệu sau để xác định các vấn đề nội bộ, cụ thể:
Các bối cảnh bên ngoài của doanh nghiệp có thể phát sinh từ môi trường xã hội, công nghệ, chính trị, đạo đức hoặc các vấn đề kinh tế và pháp lý.
Doanh nghiệp cần theo dõi và cập nhật liên tục các vấn đề về khoa học công nghệ, văn hóa, luật định, môi trường kinh tế...để từ đó xây dựng các biện pháp kịp thời trước những thay đổi này.
Một số vấn đề bên ngoài có thể gồm:
Doanh nghiệp có thể xác định các vấn đề bên ngoài bằng một số phương pháp sau đây:
Trên đây là các cách xác định bối cảnh của tổ chức theo ISO 9001. Hy vọng với những chia sẻ trên, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của bối cảnh tổ chức trong hệ thống quản lý chất lượng.
Doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký chứng nhận ISO 9001 hoặc các chứng nhận ISO khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ tới hotline: 0976389199 (hoàn toàn miễn phí) để được các chuyên gia của ISOCERT hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.
Cách lựa chọn tổ chức chứng nhận uy tín tại Việt Nam?
Khi bạn hài lòng rằng doanh nghiệp của bạn đang làm việc theo các hướng dẫn của Hệ thống quản lý, đã đến lúc bạn nên gọi đến Tổ chức chứng nhận. Việc đánh giá có thể được thực hiện bởi một số Tổ chức chứng nhận khác nhau, tuy nhiên điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả các tổ chức chứng nhận đều có năng lực cấp tất cả các loại chứng nhận ISO ở trên.
Xem thêm: Bí quyết lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO uy tín >
Hotline: 0976389199 hoặc tổng đài: 1900 636 538
Email: contacts@isocert.org.vn >