Cách xác định bối cảnh của tổ chức theo ISO 9001 - ISOCERT

Bối cảnh của tổ chức là gì?

Bối cảnh của tổ chức bao gồm các yếu tố bên ngoài như các điều kiện kinh tế- xã hội hoặc các yếu nội bộ như văn hóa của doanh nghiệp.

Các yếu tố liên quan đến bối cảnh của tổ chức bao gồm mục tiêu, văn hóa của đơn vị, độ phức tạp của quy trình, sản phẩm, thông tin, quy mô của tổ chức, khách hàng, thị trường...Thông qua các yếu tố này, tổ chức có thể xác định được các cơ hội  và rủi ro liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình.

Theo tiêu chuẩn ISO 9000, định nghĩa về Bối cảnh của Tổ chức là “môi trường kinh doanh”, là “sự kết hợp của các yếu tố và điều kiện bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến cách tiếp cận của một tổ chức đối với các sản phẩm, dịch vụ và đầu tư cũng như các Bên quan tâm”. Lưu ý nêu rõ rằng khái niệm Bối cảnh tổ chức này có thể áp dụng tương tự cho các tổ chức phi lợi nhuận, các tổ chức dịch vụ công và các tổ chức chính phủ. Cũng theo ngôn ngữ thông thường, khái niệm này còn được gọi là môi trường kinh doanh, môi trường tổ chức hay hệ sinh thái của một tổ chức.

Yêu cầu của ISO 9001:2015 về bối cảnh tổ chức

Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu doanh nghiệp phải xác định rõ các vấn đề liên quan đến định hướng, chiến lược, mục tiêu của đơn vị có ảnh hưởng đến khả năng của việc có thể đạt được những kết quả dự kiến của hệ thống quản lý chất lượng (QMS).

Các điều khoản này yêu cầu tổ chức xác định các vấn đề và yêu cầu có thể tác động đến việc hoạch định hệ thống quản lý chất lượng. Các bên quan tâm không thể vượt ra ngoài phạm vi của ISO 9001. Không có yêu cầu vượt ra ngoài các bên quan tâm có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng. Xem xét tác động đến khả năng của tổ chức trong việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ một cách nhất quán đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các quy định và luật định hiện hành hoặc mục đích của tổ chức là nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Tổ chức có thể vượt ra ngoài các yêu cầu tối thiểu để xác định nhu cầu và mong đợi bổ sung đối với các bên quan tâm mà không phải là “phù hợp” theo quyết định của tổ chức và phải rõ ràng trong hệ thống quản lý chất lượng. Mệnh đề "Bối cảnh của Tổ chức" có bốn mệnh đề phụ, tức là

• Điều khoản 4.1 Hiểu về Tổ chức và bối cảnh của Tổ chức
• Điều khoản 4.2 Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm
• Điều khoản 4.3 Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng
• Điều khoản 4.4 Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của nó

Mục tiêu của việc xác định bối cảnh tổ chức

Không phải tự nhiên mà các chuyên gia lại đưa điều khoản 4 về Bối cảnh tổ chức trong phiên bản ISO 9001:2015. Theo đó, tổ chức muốn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng phải bắt đầu bằng việc nghiên cứu bối cảnh của tổ chức trước. Điều này có ý nghĩa rằng doanh nghiệp cần xác định được điểm mạnh, điểm yếu, những vấn đề còn tồn tại bên trong doanh nghiệp, và các rủi ro có thể phát sinh.

Việc xác định bối cảnh tổ chức sẽ giúp đơn vị đạt được những mục tiêu sau:

• Thiết lập chiến lược, mục tiêu cụ thể cho tổ chức;
• Thiết lập các yếu tố cần kiểm soát trong doanh nghiệp;
• Thiết lập quy trình quản lý và các vấn đề cần quản lý;
• Xác định được các cơ hội và rủi ro có thể xuất hiện;
• Đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn

Cách xác định vấn đề nội bộ của tổ chức

Việc hiểu xác định các vấn đề nội bộ của doanh nghiệp là điều không hề đơn giản. Để xác định các điều này chúng ta có thể sử dụng những câu hỏi sau đây và tự trả lời.

Các câu hỏi dùng để xác định vấn đề nội bộ của tổ chức

Dưới đây là một số câu hỏi doanh nghiệp có thể sử dụng để xác định vấn đề bên trong của tổ chức:

• Công ty có điểm gì nổi bật nhất: sản phẩm giá rẻ, đặc thù, công nghệ độc quyền?
• Đối thủ cạnh tranh quan tâm những điều gì về doanh nghiệp của mình?
• Điều gì trong nội bộ doanh nghiệp giúp chúng ta tiếp cận dễ dàng với khách hàng mới?
• Văn hóa trong doanh nghiệp bao gồm những gì, khía cạnh văn hóa nào là nổi trội?
• Nếu chúng ta không cẩn thận thì điều gì có thể làm việc kinh doanh của chúng ta?
• Điều gì trong tổ chức làm phiền khách hàng?
• Các vấn đề còn tồn đọng trong tổ chức là gì?
• Bộ phận/ phòng ban nào cần cải thiện? Cải thiện vấn đề gì?
• Năng lực của nhân sự trong doanh nghiệp đang ở mức nào?
• Những nguồn lực cần thiết để đạt được mục đích của tổ chức là gì?

Các câu hỏi này do bộ phận trưởng phòng hoặc cấp quản lý tự trả lời. Để trả lời các vấn đề này chính xác và khách quan hơn thì có thể cần một đội hỗ trợ hoặc phản biện. 

Các vấn đề nội bộ chính trong doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những vấn đề khác nhau. Thông thường các vấn đề nội bộ của tổ chức có thể bao gồm:

• Dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp
• Cơ cấu tổ chức, quản trị, vai trò và trách nhiệm
• Yêu cầu quy định đang áp dụng
• Mục tiêu và chính sách, các chiến lược thực hiện để đạt được mục tiêu
• Tài sản bao gồm trang thiết bị, cơ sở vật chất, công nghệ
• Khả năng, kiến thức và sự thấu hiểu về nguồn lực (thời gian, quy trình, con người, hệ thống và công nghệ)
• Hệ thống trao đổi thông tin và các quá trình ra quyết định (cả không chính thức và chính thức)
• Mối quan hệ giữa các thành viên và sự nhận thức về giá trị của các bên liên quan nội bộ
• Văn hóa của doanh nghiệp
• Hướng dẫn, tiêu chuẩn và các mô hình được chấp nhận bởi doanh nghiệp
• Mức độ và hình thức của mối quan hệ hợp đồng trong doanh nghiệp

Thông tin để xác định các vấn đề nội bộ

Doanh nghiệp có thể dựa trên các dữ liệu sau để xác định các vấn đề nội bộ, cụ thể:

• Phân tích dữ liệu chi phí chất lượng;
• Kết quả đánh giá hệ thống, đánh giá nội bộ;
• Xác định các thông tin kỹ thuật;
• Xác định các lợi thế cạnh tranh;
• Kết quả của việc đánh giá, xem xét, phản hồi của khách hàng;
• Hoạt động của doanh nghiệp;
• Dữ liệu phân tích sự thỏa mãn của người lao động.

Cách xác định vấn đề bên ngoài của tổ chức

Các bối cảnh bên ngoài của doanh nghiệp có thể phát sinh từ môi trường xã hội, công nghệ, chính trị, đạo đức hoặc các vấn đề kinh tế và pháp lý.

Doanh nghiệp cần theo dõi và cập nhật liên tục các vấn đề về khoa học công nghệ, văn hóa, luật định, môi trường kinh tế...để từ đó xây dựng các biện pháp kịp thời trước những thay đổi này.

• Các vấn đề về bối cảnh bên ngoài có thể gồm:
• Những thay đổi trong luật và quy định của chính phủ ban hành
• Xác định sự thay đổi kinh tế trong thị trường của doanh nghiệp
• Xác định sự kiện có thể ảnh hưởng đến hình ảnh công ty
• Các vấn đề liên quan đến thay đổi công nghệ

Các vấn đề bên ngoài doanh nghiệp

Một số vấn đề bên ngoài có thể gồm:

• Yếu tố kinh tế: các công ty, sản phẩm và dịch vụ thuế, thị trường, thương mại và điều kiện tiền tệ, lãi suất và trao đổi, chính sách và xu hướng kinh tế quốc dân, điều kiện của thể của ngành.
• Yếu tố chính trị: luật quốc tế và có những thay đổi ảnh hưởng toàn cầu, các chính sách của chính phủ và quy định, hỗ trợ, tài trợ, các sáng kiến; pháp luật hiện tại và dự đoán tương lai pháp luật; vận động hành lang chính trị các nhóm; các cuộc chiến tranh và xung đột, xu hướng của môi trường.
• Yếu tố công nghệ: sự hình thành của các dịch vụ, sản phẩm, quá trình; xu hướng cạnh tranh và các tiến bộ của công nghệ; xu hướng và những tiến bộ trong công nghệ thông tin truyền thông; sử dụng phương tiện truyền thông xã hội.
• Yếu tố xã hội: phương tiện truyền thông quan điểm và báo cáo; xu hướng dân số, cơ cấu, phân bố và lối sống; luật ảnh hưởng đến hành vi xã hội; người tiêu dùng, thái độ và ý kiến; thời trang và vai trò của mô hình; chuẩn mực đạo đức và tôn giáo; quảng cáo và công khai.
• Yếu tố Marketing: xu hướng và các chỉ số; kiến thức của khách hàng; tổng quy mô thị trường; đối thủ cạnh tranh; xây dựng thương hiệu và bao bì; kênh phân phối; sản phẩm tiềm năng, sản phẩm thay thế.

Phương pháp xác định các vấn đề bên ngoài

Doanh nghiệp có thể xác định các vấn đề bên ngoài bằng một số phương pháp sau đây:

• Tính cạnh tranh của dịch vụ và sản phẩm
• Xác định điều kiện thương mại quốc tế
• Xu hướng kinh tế và môi trường
• Xác định xu hướng công nghệ
• Xác định các cơ hội và điều kiện liên quan đến gia công bên ngoài
• Xác định nguồn nguyên vật liệu và giá của chúng

Trên đây là các cách xác định bối cảnh của tổ chức theo ISO 9001. Hy vọng với những chia sẻ trên, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của bối cảnh tổ chức trong hệ thống quản lý chất lượng.

Doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký chứng nhận ISO 9001 hoặc các chứng nhận ISO khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ tới hotline: 0976389199 (hoàn toàn miễn phí) để được các chuyên gia của ISOCERT hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.

Cách lựa chọn tổ chức chứng nhận uy tín tại Việt Nam?

Khi bạn hài lòng rằng doanh nghiệp của bạn đang làm việc theo các hướng dẫn của Hệ thống quản lý, đã đến lúc bạn nên gọi đến Tổ chức chứng nhận. Việc đánh giá có thể được thực hiện bởi một số Tổ chức chứng nhận khác nhau, tuy nhiên điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả các tổ chức chứng nhận đều có năng lực cấp tất cả các loại chứng nhận ISO ở trên.

Xem thêm: Bí quyết lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO uy tín >