Bối cảnh của tổ chức ISO 14001 - Hiểu thế nào cho đúng?

Bối cảnh của một tổ chức là gì?

Hiểu được bối cảnh của tổ chức ISO 14001 sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng áp dụng thành công ISO 14001. Vậy bối cảnh tổ chức là gì? Bối cảnh của một tổ chức được hiểu là môi trường kinh doanh của một doanh nghiệp/ tổ chức cụ thể. Bao gồm các điều kiện bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. 

Trong đó, các điều kiện bên trong thường là các yếu tố mà doanh nghiệp có thể kiểm soát được. Là cơ sở để doanh nghiệp xác định điểm mạnh cùng điểm yếu của mình.

Ngược lại, các điều kiện bên ngoài thường rất khó và gần như không thể kiểm soát. Chúng có thể là cơ hội hoặc rủi ro tiềm ẩn gây ảnh hưởng tới sự thành công, hoặc thất bại của một doanh nghiệp. 

Ví dụ về bối cảnh của tổ chức

Nếu như vẫn còn mơ hồ về bối cảnh của tổ chức, ví dụ dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khái niệm này: 

Bối cảnh của tổ chức ISO 14001

Việc xác nhận và phân tích bối cảnh của tổ chức là một trong các điều khoản của ISO 14001 đặc biệt quan trọng của tiêu chuẩn ISO 14001 về môi trường. Cụ thể, tiêu chuẩn này đặt ra các yêu cầu như sau: 

Hiểu về tổ chức và bối cảnh tổ chức 

Để hiểu được về tổ chức cùng bối cảnh của tổ chức, bản thân doanh nghiệp cần phải xác nhận rõ các yếu tố ở bên trong và bên ngoài có liên quan tới mục tiêu và có tác động hoặc bị tác động bởi hệ thống quản lý môi trường (EMS) trong doanh nghiệp. 

Cụ thể hơn, một số yếu tố bên trong cùng bên ngoài có thể ảnh hưởng tới EMS của doanh nghiệp bao gồm: 

Một số công cụ doanh nghiệp có thể áp dụng để xác định những yếu tố bên trong cùng yếu tố bên ngoài bao gồm: 

• Công cụ phân tích SWOT (Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, đe dọa). 
• Công cụ phân tích PESTLE (Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ, Pháp luật, Môi trường).
• Chính sách, mục tiêu cùng định hướng chiến lược của doanh nghiệp. 
• Biên bản những cuộc họp liên quan tới hoạt động quản lý môi trường của doanh nghiệp. 
• Kết quả phân tích, đánh giá hoạt động quản lý môi trường của doanh nghiệp. 
• Dữ liệu về phản hồi, khiếu nại của khách hàng. 
• ...

Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm

Không dừng lại ở việc hiểu về bối cảnh, doanh nghiệp cũng cần phải xác định được rõ nhu cầu cũng như các mong đợi của những bên quan tâm. Cụ thể hơn, tiêu chuẩn ISO 14001 yêu cầu doanh nghiệp cần phải xác định rõ: 

• Những bên quan tâm có liên quan tới EMS: khách hàng, nhà cung ứng, nhà đầu tư, các cơ quan quản lý có thẩm quyền, các tổ chức phi chính phủ về môi trường, cộng đồng, truyền thông....
• Nhu cầu, mong đợi có liên quan tới EMS của những bên quan tâm đã được xác định: các yêu cầu trong hợp đồng, hành vi tiêu dùng của khách hàng, các văn bản pháp luật, các trao đổi trực tiếp...
• Đánh giá những nhu cầu, mong đợi quan trọng cần trở thành nghĩa vụ phải tuân thủ. 

Xác định phạm vi của hệ thống quản lý môi trường

Theo bối cảnh của tổ chức ISO 14001, doanh nghiệp phải xác định phạm vi của hệ thống quản lý môi trường. ISO 14001, hoạt động xác định phạm vi của EMS cần phải căn cứ vào các yếu tố sau đây:

• Các yếu tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp. 
• Những nghĩa vụ cần được tuân thủ. 
• Các đơn vị, các bộ phận chức năng cùng ranh giới vật lý của doanh nghiệp.
• Các sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp cùng quy trình sản xuất, kinh doanh chúng. 
• Sự ảnh hưởng của hoạt động sản xuất, kinh doanh tới các khía cạnh của môi trường. 
• Khả năng của doanh nghiệp trong việc kiểm soát sự ảnh hưởng đó.

Sau khi xác định được phạm vi của EMS, doanh nghiệp cần phải đảm bảo mọi hoạt động, sản phẩm hay dịch vụ thuộc phạm vi này phải được đưa vào EMS. Tránh bỏ sót gây ảnh hưởng tới hiệu quả của EMS trong quá trình vận hành, áp dụng. 

Đặc biệt, phạm vi áp dụng của EMS phải được thiết lập dưới dạng văn bản và lưu trữ trong hệ thống tài liệu, hồ sơ ISO 14001. Đồng thời, doanh nghiệp cần phải đảm bảo tính sẵn có cho tài liệu về phạm vi áp dụng của EMS khi các bên quan tâm yêu cầu. 

Hệ thống quản lý môi trường

Tiêu chuẩn ISO 14001 yêu cầu doanh nghiệp cần phải xây dựng và vận hành hệ thống quản lý môi trường một cách có hiệu lực, duy trì được hiệu quả và cải tiến liên tục. Đây chính là cơ sở để doanh nghiệp đạt được kết quả dự kiến và hướng đến sự phát triển bền vững, dài lâu.

Để làm được này, doanh nghiệp cần phải thiết lập một kế hoạch cụ thể với những quy trình phù hợp, được diễn giải một cách chi tiết, khoa học trên cơ sở những yếu tố liên quan tới bối cảnh của doanh nghiệp đã được xác định trước đó. 

Hy vọng với những chia sẻ trên đây, doanh nghiệp đã hiểu rõ hơn về việc xác định bối cảnh của tổ chức ISO 14001 khi xây dựng và vận hành EMS. Mọi thắc mắc về tiêu chuẩn ISO 14001 hoặc các hệ thống quản lý ISO khác, doanh nghiệp có thể liên hệ với ISOCERT qua hotline 097689199 để được tư vấn, hỗ trợ hoàn toàn miễn phí. 

Tham khảo thêm các dịch vụ mà ISOCERT cung cấp:

• ISO 9001:2015 về Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng
• ISO 14001:2015 về Hệ Thống Quản Lý Môi Trường
• ISO 13485:2016 về Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng cho lĩnh vực Trang Thiết Bị Y Tế
• ISO 22000:2018 về Hệ Thống Quản Lý An Toàn Thực Phẩm
• ISO 45001:2018 về Hệ Thống Quản Lý An Toàn và Sức Khỏe Nghề Nghiệp
• ISO/IEC 27001:2013 về Hệ Thống Quản Lý An Toàn Thông Tin