Trong mọi hoạt động của tổ chức từ pháp lý cho đến kinh doanh, các hồ sơ tài liệu là những yếu tố đóng vai trò then chốt, nhất là trong hệ thống quản lý chất lượng. Danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015 bao gồm những gì? Để nâng cao tính hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng thì tổ chức cần chuẩn bị những hồ sơ, tài liệu nào để có thể đáp ứng được tiêu chuẩn của ISO? Hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé.
Lợi ích của việc thiết lập và lưu trữ tài liệu ISO
Việc xây dựng và lưu trữ hồ sơ tài liệu theo tiêu chuẩn ISO có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp, cụ thể:
- Là bằng chứng để xử lý dữ liệu thống kê, làm báo cáo
- Là cơ sở chứng minh về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, công ty
- Xem xét hướng phát triển mới của doanh nghiệp
- Đánh giá kinh doanh hiệu quả hơn
- Cung cấp bằng chứng cho các cơ quan có thẩm quyền, các bên liên quan được yêu cầu
- Đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ nhân viên
- Lưu trữ các tài liệu quan trọng khác về quá trình hoạt động của doanh nghiệp
- Là cơ sở cho quá trình đào tạo nhân viên mới
Yêu cầu cơ bản về hệ thống tài liệu
Doanh nghiệp cần ban hành và áp dụng các tài liệu sau khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm:
- Sổ tay chất lượng
- Chính sách chất lượng
- Mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp
- Mục tiêu chất lượng của từng cấp phòng ban chức năng
- Sáu quy trình cơ bản sau:
- Quy trình đánh giá nội bộ
- Quy trình kiểm soát hồ sơ
- Quy trình kiểm soát tài liệu
- Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp
- Quy trình hành động khắc phục
- Quy trình hành động phòng ngừa
Danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015
Dưới đây là danh sách các hồ sơ, tài liệu bắt buộc đối với doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, bao gồm:
- Hồ sơ đánh giá yêu cầu sản phẩm, dịch vụ
- Hồ sơ đào tạo, kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm
- Hồ sơ về đầu vào thiết kế và phát triển
- Theo dõi và kiểm tra các hồ sơ hiệu chuẩn thiết bị
- Ghi lại đánh giá đầu ra thiết kế và phát triển
- Biên bản thay đổi thiết kế và phát triển
- Hồ sơ thiết kế và kiểm soát phát triển
- Hồ sơ thiết kế và đầu ra phát triển
- Hồ sơ kiểm soát thay đổi cung cấp dịch vụ sản xuất / dịch vụ
- Kết quả giám sát và đo lường
- Đặc điểm của sản phẩm được sản xuất và dịch vụ cung cấp
- Bản ghi sự phù hợp của sản phẩm / dịch vụ với các tiêu chí chấp nhận
- Bản ghi kết quả đầu ra không phù hợp
- Chương trình kiểm toán nội bộ
- Kết quả hành động khắc phục
- Kết quả rà soát quản lý
.jpg "chứng nhận ISO 9001")
Hình ảnh: Mẫu giấy chứng nhận ISO 9001
Danh mục tài liệu không bắt buộc
Dưới đây là danh sách tài liệu không bắt buộc khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Cụ thể:
- Quy trình bảo trì thiết bị và thiết bị đo
- Thủ tục xác định ngữ cảnh của tổ chức và các bên liên quan
- Thủ tục thẩm quyền, đào tạo và nhận thức
- Thủ tục kiểm soát tài liệu và bản ghi
- Quy trình bán hàng
- Thủ tục kho bãi
- Thủ tục thiết kế và phát triển
- Thủ tục giải quyết các rủi ro và cơ hội (khoản 6.1)
- Thủ tục giám sát sự hài lòng của khách hàng
- Thủ tục sản xuất và cung cấp dịch vụ
- Thủ tục quản lý các điểm không phù hợp và các biện pháp khắc phục
- Thủ tục rà soát quản lý
- Thủ tục kiểm toán nội bộ
Trên đây là danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015 mà các doanh nghiệp cần chuẩn bị. Ngoài những tài liệu, hồ sơ bắt buộc trên, các tổ chức có thể xây dựng thêm các quy trình, hướng dẫn công việc và lập các hồ sơ cần thiết để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng đạt hiệu quả.
Ngoài ra, doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký chứng nhận ISO 9001 hoặc chứng nhận sản phẩm hãy liên hệ tới hotline: 0976389199 (hoàn toàn miễn phí) để được các chuyên gia của ISOCERT hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.
