Quy trình đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015- ISOCERT

Ngày càng nhiều doanh nghiệp xin đăng ký cấp Giấy Chứng nhận ISO 9001 - chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được công nhận rộng rãi trên toàn thế giới. Dưới đây là bài viết đề xuất quy trình đánh giá nội bộ ISO một cách chi tiết và cụ thể mà các doanh nghiệp có thể tham khảo. 

Đánh giá nội bộ ISO là gì?

Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, đánh giá được hiểu là quá trình có hệ thống, độc lập và được xây dựng thành văn bản nhằm thu thập được bằng chứng khách quan và xem xét đánh giá chúng một cách minh bạch để xác định mức độ thực hiện các chuẩn mực đánh giá.

Đánh giá nội bộ ISO hay còn được gọi là đánh giá bên thứ nhất chính là việc doanh nghiệp tự đánh giá hệ thống quản lý của mình nhằm mục đích tuyên bố hệ thống quản lý của doanh nghiệp phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.

Mục đích của đánh giá nội bộ

Việc đánh giá nội bộ đem có vai trò rất quan trọng trong tổ chức, cụ thể:

• Xác định sự phù hợp của hệ thống hoặc một phần của hệ thống quản lý so với chuẩn mực đánh giá.
• Đánh giá năng lực của hệ thống quản lý chất lượng nhằm đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu pháp lý hoặc các yêu cầu khác…
• Đánh giá hệ thống quản lý trong việc đáp ứng các mục tiêu đã xây dựng có hiệu quả không.
• Chuẩn bị sẵn sàng cho bên đánh giá thứ ba.
• Nâng cao nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001.
• Đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.

Nguyên tắc đánh giá

Tính toàn vẹn

Tính toàn vẹn được thể hiện qua sự chuyên nghiệp.

Trình bày trung thực

Người có trách nhiệm đánh giá cần báo cáo một cách chính xác và trung thực.

Đánh giá chuyên nghiệp

Đánh giá chuyên nghiệp là một trong nguyên tắc được thể hiện qua trách nhiệm và có sự suy xét trong đánh giá.

Bảo mật

Thông tin có được trong quá trình đánh giá cần được bảo mật.

Độc lập

Nguyên tắc độc lập là cơ sở cho tính công bằng của cuộc đánh giá và tính khách quan của kết luận đánh giá theo quy trình đánh giá nội bộ ISO.

Tiếp cận dựa trên bằng chứng

Đây là nguyên tắc thể hiện phương pháp hợp lý để đạt được kết luận đánh giá đáng tin cậy.

Áp dụng quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001

Lập chương trình và kế hoạch đánh giá

Sau khi đăng ký làm ISO 9001, dựa vào tình hình hoạt động chung của doanh nghiệp, thư ký ban chỉ đạo ISO sẽ thực hiện lập kế hoạch đánh giá theo mẫu có sẵn. Kế hoạch đánh giá cần đảm bảo các yếu tố như đơn vị được đánh giá, hoạt động được đề cập đến, thời gian tiến hành, các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có liên quan.

Phân công nhiệm vụ và thành lập đoàn đánh giá

Trường ban ISO chỉ định trưởng đoàn đánh giá và các thành viên trong nhóm theo nguyên tắc đánh giá chéo giữa các bộ phận nhằm đảm bảo công bằng, khách quan. Lưu ý người đánh giá không tự đánh giá công việc của mình. Nhân viên đội đánh giá phải được đào tạo về đánh giá chất lượng nội bộ và có kiến thức am hiểu về chứng chỉ ISO 9001:2015. 

Lập thông báo chương trình và nội dung đánh giá

Trưởng đoàn có nhiệm vụ lập thông báo về chương trình và nội dung đánh giá. Sau đó gửi đến các đơn vị được đánh giá trước thời gian đánh giá ít nhất 01 tuần. Chương trình đánh giá cần đề cập đầy đủ các yêu cầu của Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO.

Công tác chuẩn bị

- Sau khi có thông báo của trưởng đoàn, các thành viên trong nhóm cần chuẩn bị nội dung như sau:

• Xác định rõ nhiệm vụ, chức năng của đơn vị được đánh giá;
• Xem xét yêu cầu của tài liệu, tiêu chuẩn có liên quan đến hoạt động đánh giá;
• Chuẩn bị báo cáo/phiếu ghi chép;
• Chuẩn bị sẵn phiếu hỏi nếu cần;

- Đơn vị được đánh giá: Những đơn vị, tổ chức được đánh giá phải có yêu cầu gửi trước tài liệu có liên quan đến trưởng đoàn đánh giá, bố trí nhân sự, thời gian, hồ sơ và phương tiện cần thiết.

Tiến hành đánh giá

1. Họp khai mạc

Nhóm đánh giá nội bộ phối hợp với nhân viên phụ trách đơn vị cùng các đại diện liên quan để:

• Khẳng định và thông báo lại mục tiêu, phạm vi, nội dung của cuộc đánh giá.
• Bổ sung, sửa đổi chương trình đánh giá đã thông báo (nếu cần).
• Rà soát lại các tài liệu, thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu cần thiết cho việc đánh giá.

2. Đánh giá thực tiễn

Trưởng đoàn đánh giá có nhiệm vụ thông báo tóm tắt cho trưởng bộ phận được đánh giá về phạm vi, phương pháp và các yêu cầu khi đến doanh nghiệp. Quá trình đánh giá được thực hiện theo nguyên tắc lấy mẫu ngẫu nhiên, mẫu đại diện nhưng cần đảm bảo xem xét hết các yếu tố chính của hệ thống. Các chuyên gia đánh giá ISO 9001 phải thực hiện những công việc sau trong quá trình đánh giá:

•  Các yêu cầu của ISO 9001:2015 có liên quan lĩnh vực công việc được đánh giá có được nêu chi tiết và đầy đủ trong các thủ tục, tài liệu, hướng dẫn hay chưa.
•  Các hướng dẫn, thủ tục, biểu mẫu có thích hợp và có được áp dụng hay không.
• Bằng chứng của việc áp dụng được thể hiện trong doanh nghiệp như thế nào.
•  Tiến hành kiểm tra và đánh giá việc thực hiện các hành động khắc phục cũng như phòng ngừa mà lần đánh giá trước đó có liên quan.

Báo cáo đánh giá và theo dõi hành động khắc phục

Sau khi kết thúc thời gian đánh giá, đội đánh giá sẽ có cuộc họp riêng để thống nhất và cùng nhận định về những điều đã tìm được khi đánh giá. Đội đánh giá cũng xem xét các dạng không phù hợp và phân mức độ không phù hợp. Sau đó, nhóm đánh giá sẽ tiến hành họp tổng kết toàn bộ cuộc đánh giá với các thông tin sau:

1. Thành phần dự: 

• Lãnh đạo hoặc đại diện của doanh nghiệp.
• Nhóm đánh giá

2. Nội dung: Trưởng nhóm đánh giá trình bày những điều được phát hiện và các kết luận của nhóm đánh giá bao gồm:

• Tính hiệu quả cũng như các ưu nhược điểm của hệ thống;
• Công bố những sự không phù hợp (nếu có) và mức độ của chúng;
• Thảo luận và giải thích về những sự không phù hợp;
• Nếu có sự chưa nhất trí nào đó giữa đơn vị và nhóm đánh giá thì cần phải đi đến thống nhất để không gây cản trở cho các quá trình triển khai sau này.
• Rút kinh nghiệm cho những lần đánh giá tiếp theo.

3. Tổng hợp báo cáo: Kết thúc cuộc họp, Trưởng đoàn lập báo cáo dựa vào các căn cứ trên cơ sở các điểm không phù hợp đã thống nhất.

Trên đây là toàn bộ quy trình đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015 được cung cấp bởi ISOCERT - đơn vị chứng nhận ISO 9001 uy tín hàng đầu tại Việt Nam với đội ngũ chuyên gia giàu kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực chiến, sẵn sàng đồng hành cùng các doanh nghiệp trên hành trình chinh phục chứng chỉ quốc tế.

>>> Nếu doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký chứng nhận ISO 9001 hoặc xin báo giá chi phí làm ISO 9001:2015, xin vui lòng liên hệ tới hotline: 0976389199 (hoàn toàn miễn phí) để được các chuyên gia của ISOCERT hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.