Chi phí chất lượng (Quality cost) là gì? Tầm quan trọng của COQ

Chi phí chất lượng (Quality cost) là gì?

Chi phí chất lượng (Cost of Quality - COQ) là một phương pháp để tính toán chi phí mà công ty phải gánh chịu để đảm bảo rằng sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng, cũng như chi phí sản xuất hàng hóa không đạt tiêu chuẩn chất lượng.

Mục tiêu của việc tính toán chi phí chất lượng là tạo ra sự hiểu biết về cách chất lượng ảnh hưởng đến lợi nhuận. Cho dù đó là chi phí phế liệu và làm lại liên quan đến chất lượng kém, hay chi phí kiểm tra và bảo trì liên quan đến chất lượng tốt, cả hai đều được tính. Chi phí chất lượng mang lại cho các nhà sản xuất cơ hội để phân tích, và do đó cải thiện hoạt động chất lượng của họ.

Chi phí chất lượng tốt (Cost Of Good Quality)

Chi phí chất lượng tốt là chi phí liên quan đến việc ngăn ngừa, phát hiện và khắc phục các vấn đề liên quan đến chất lượng của sản phẩm. Chi phí chất lượng tốt không chỉ đơn giản là nâng cấp giá trị cảm nhận của sản phẩm lên một tiêu chuẩn cao hơn. Thay vào đó, chất lượng liên quan đến việc tạo ra và cung cấp một sản phẩm đáp ứng mong đợi của khách hàng. 

Chi phí chất lượng kém (Cost Of Poor Quality)

Chi phí không chất lượng (hay gọi là chi phí chất lượng kém) được định nghĩa là chi phí liên quan đến việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ kém chất lượng cho khách hàng. Nói cách khác, nó là toàn bộ tổn thất tài chính mà công ty phải gánh chịu do thực hiện những điều không đúng. Ví dụ phế liệu, làm lại, sửa chữa, bảo hành hỏng hóc. 

Tổng quan, chi phí Chất lượng được biểu thị qua phương trình cơ bản dưới đây:

CoQ = CoGQ + CoPQ

Chi phí chất lượng bao gồm loại nào?

Chi phí chất lượng có thể được chia thành bốn loại: Chi phí phòng ngừa, chi phí thẩm định, chi phí hư hỏng bên trong và chi phí hư hỏng bên ngoài.

Chi phí phòng ngừa 

Đây là một khoản chi phí mà tổ chức bạn phải trả để ngăn ngừa hoặc tránh các vấn đề về chất lượng kém. Các chi phí này liên quan đến việc thiết kế, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng. Các hoạt động được lên kế hoạch và thiết kế trước khi hoạt động để đảm bảo chất lượng tốt và ngăn ngừa các sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng kém.

Ví dụ bao gồm đánh giá sản phẩm mới, lập kế hoạch chất lượng, khảo sát nhà cung cấp, đánh giá quá trình, nhóm cải tiến chất lượng, giáo dục và đào tạo.

Chi phí thẩm định 

Như trường hợp của chi phí phòng ngừa, chi phí thẩm định được phát sinh để giữ cho vấn đề chất lượng kém không xảy ra. Điều này được thực hiện thông qua các hoạt động đo lường và giám sát liên quan đến chất lượng. Các chi phí này liên quan đến việc đánh giá của nhà cung cấp và khách hàng về vật liệu, quy trình, sản phẩm và dịch vụ đã mua để đảm bảo rằng chúng phù hợp với các thông số kỹ thuật. Ví dụ như:

• Xác minh: Kiểm tra nguyên liệu đầu vào, thiết lập quy trình và sản phẩm so với các thông số kỹ thuật đã thỏa thuận
• Đánh giá chất lượng: Xác nhận rằng hệ thống chất lượng đang hoạt động chính xác
• Đánh giá nhà cung cấp: Đánh giá và phê duyệt các nhà cung cấp sản phẩm và dịch vụ

Chi phí lỗi nội bộ 

Chi phí lỗi nội bộ được phát sinh để khắc phục các lỗi được phát hiện trước khi sản phẩm hoặc dịch vụ được giao cho khách hàng. Các chi phí này xảy ra khi kết quả công việc không đạt tiêu chuẩn chất lượng thiết kế và được phát hiện trước khi chuyển giao cho khách hàng. Chúng có thể bao gồm:

• Lãng phí: Thực hiện công việc không cần thiết hoặc giữ hàng do sai sót, tổ chức kém hoặc giao tiếp
• Phế liệu: Sản phẩm hoặc vật liệu bị lỗi không thể sửa chữa, sử dụng hoặc bán được
• Làm lại hoặc sửa chữa: Chỉnh sửa tài liệu bị lỗi hoặc sai sót
• Phân tích lỗi: Hoạt động cần thiết để xác định nguyên nhân của lỗi sản phẩm hoặc dịch vụ nội bộ

Chi phí hỏng hóc bên ngoài 

Chi phí phát sinh để khắc phục những khiếm khuyết do khách hàng phát hiện sau khi khách hàng nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ. Nhưng bây giờ chi phí này lớn hơn nhiều, vì nó bao gồm chi phí thu hồi sản phẩm, yêu cầu bảo hành , dịch vụ tại hiện trường và thậm chí có thể là chi phí pháp lý liên quan đến các vụ kiện của khách hàng . Nó cũng bao gồm một chi phí tương đối không thể xác định được, đó là chi phí để mất khách hàng.

Chi phí chất lượng có thể phát sinh ở bất kỳ đâu trong một tổ chức. Có thể có các vấn đề về thiết kế sản phẩm bắt đầu từ bộ phận kỹ thuật, cũng như các vấn đề về sản xuất có thể tạo ra lỗi sản phẩm. Hơn nữa, bộ phận mua sắm có thể mua các thành phần không đạt tiêu chuẩn dẫn đến sai sót của sản phẩm. Ngoài ra, bộ phận nhập đơn hàng có thể đã nhập sai đơn hàng của khách dẫn đến việc khách hàng nhận nhầm sản phẩm. Những vấn đề này đều dẫn đến chi phí chất lượng.

Qua việc phân tích cụ thể 4 loại chi phí  trên, chúng ta có thêm một phương trình mở rộng như sau:

COQ = (PC + AC) + (IFC + EFC)

• Chi phí Chất lượng Tốt là tổng của Chi phí Phòng ngừa và Chi phí thẩm định (CoGQ = PC + AC)
• Chi phí cho chất lượng kém là tổng chi phí lỗi bên trong và bên ngoài (CoPQ = IFC + EFC)

Một yếu tố quan trọng cần lưu ý là phương trình Chi phí Chất lượng là phi tuyến tính. Đầu tư vào Chi phí Chất lượng Tốt không nhất thiết có nghĩa là Chi phí Chất lượng tổng thể sẽ tăng lên. Trên thực tế, khi các nguồn lực được đầu tư vào đúng lĩnh vực, Chi phí Chất lượng sẽ giảm xuống. Khi các lỗi được ngăn chặn hoặc phát hiện trước khi rời cơ sở và đến tay khách hàng, Chi phí Chất lượng Kém sẽ được giảm xuống.

Ví dụ về Chi phí Chất lượng Kém (COPQ)

Đảm bảo chất lượng là tất cả mọi thứ cho một tổ chức. Việc kết hợp Six Sigma và các công cụ Lean khác, điều này cho phép các công ty giảm lãng phí (Nguyên liệu thô, chi phí Logistics và nhân công không cần thiết) , điều này  làm tăng lợi nhuận của họ .

Giả sử bạn đang chạy một  dự án nào đó. Trong  giai đoạn xác định , bạn muốn định lượng chi phí của chất lượng kém. Bạn bắt đầu bằng cách xác định khiếm khuyết là gì, sau đó đo lường xem quy trình của bạn có bao nhiêu khiếm khuyết trên một triệu cơ hội. (Bạn sẽ sử dụng chính vật liệu này để  tạo dấu hiệu cơ sở của mình  trong  giai đoạn đo lường , tiếp theo.)

Ví dụ: Hãy tưởng tượng đang sản xuất TV và cứ 1 triệu chiếc được sản xuất ra thì có 2% bị hỏng… Đó là 20.000 chiếc TV. Nếu những thiệt hại đó không thể cứu vãn được và chi phí 100 đô la để sản xuất mỗi chiếc, thì công ty của bạn sẽ tiêu tốn 20k * 100 đô la = 2 triệu đô la.

Tầm quan trọng của chi phí chất lượng

Chi phí để thực hiện một công việc có chất lượng, tiến hành cải tiến chất lượng và đạt được các mục tiêu phải được quản lý cẩn thận sao cho chất lượng đạt được hiểu quả lâu dài là điều mà tổ mong muốn.

Các chi phí này phải là thước đo thực sự của nỗ lực chất lượng và chúng được xác định tốt nhất từ ​​việc phân tích chi phí chất lượng. Phân tích như vậy cung cấp một phương pháp đánh giá hiệu quả của việc quản lý chất lượng và một phương tiện để xác định các lĩnh vực vấn đề, cơ hội, tiết kiệm và ưu tiên hành động.

Chi phí chất lượng cũng là một công cụ truyền thông quan trọng. Philip Crosby đã chứng minh nó có thể là một công cụ mạnh mẽ để nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của chất lượng. Ông gọi biện pháp này là "cái giá của sự không phù hợp" và cho rằng các tổ chức chọn cách trả tiền cho chất lượng kém.

Nhiều tổ chức sẽ có chi phí thực sự liên quan đến chất lượng cao tới 15-20% doanh thu bán hàng, một số có thể lên tới 40% tổng hoạt động. Một nguyên tắc chung là chi phí chất lượng kém trong một công ty đang phát triển mạnh sẽ chiếm khoảng 10-15% hoạt động. Các chương trình cải tiến chất lượng hiệu quả có thể làm giảm đáng kể điều này, do đó đóng góp trực tiếp vào lợi nhuận.

Hệ thống chi phí chất lượng, khi đã được thiết lập, phải trở nên năng động và có tác động tích cực đến việc đạt được sứ mệnh, mục tiêu và mục tiêu của tổ chức.

Các công ty nên chủ động trong việc quản lý chi phí chất lượng và đầu tư nhiều vào chi phí phòng ngừa và thẩm định để giảm rủi ro đối với cả hư hỏng bên trong và chi phí hư hỏng bên ngoài. Hy vọng bài viết trên đây sẽ hữu ích cho quý bạn đọc.

Clip: Chi phí chất lượng (Quality cost) là gì? Tầm quan trọng của COQ