Chứng thư giám định là gì? Giá trị pháp lý của chứng thư giám định

Chứng thư giám định là gì?

Chứng thư giám định (tên tiếng Anh là Certificate of Inspection) là văn bản xác định tình trạng của hàng hóa (đặc biệt là hàng hóa dễ hư hỏng), dịch vụ theo các nội dung giám định được khách hàng yêu cầu tại thời điểm phân tích hoặc kiểm tra, hoặc trước khi vận chuyển. Hay nói đơn giản, chứng thư giám định là văn bản thể hiện kết quả của quá trình giám định.

Giám định hàng hóa thường được thực hiện khi hàng hóa được vận chuyển hoặc vận chuyển đến các quốc gia khác nhau, đặc biệt là các quốc gia đang phát triển. Giấy chứng nhận thường được yêu cầu tại các cảng và dự kiến ​​sẽ chứa các thông tin chi tiết và danh tính của người đại diện có thẩm quyền của thương nhân kinh doanh dịch vụ giám định, chữ ký, họ tên của giám định viên và phải được đóng dấu nghiệp vụ được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền. Chứng thư giám định thường là tài liệu bắt buộc để xuất trình thư tín dụng.

Nội dung có trong chứng thư giám định?

Chứng thư giám định phải có các nội dung chi tiết sau: 

1. Ngày cấp
2. Ngày và địa điểm kiểm tra
3. Chi tiết liên hệ của người nộp đơn
4. Nơi xuất xứ
5. Mô tả hàng hóa
6. Số và ngày của hóa đơn chiếu lệ
7. Số hợp đồng bảo hiểm
8. Số lượng gói
9. Số và ngày của vận đơn
10. Tổng trọng lượng
11. Cảng dỡ hàng
12. Chi tiết liên hệ của nhà cung cấp
13. Mã số của biểu thuế quan
14. Loại đóng gói
15. Nơi phát hành
16. Tên và chữ ký của người được ủy quyền

Mục đích của chứng thư giám định

Chứng thư giám định cho thấy hàng hóa trong lô hàng đã được cơ quan có thẩm quyền kiểm tra và chứng nhận rằng chúng phù hợp với các điều khoản ghi trên hợp đồng mua bán. Nó xác minh xem hàng hóa có phù hợp với tất cả các thông số kỹ thuật liên quan đến chất lượng, số lượng, tính đủ điều kiện nhập khẩu, phân loại thuế quan và giá cả hay không.

Các loại chứng thư giám định 

Có hai loại giấy tờ cần được cấp trước khi xuất khẩu hàng hóa: 

Chứng thư giám định chính thức (bản gốc)

Cơ quan hải quan của một số nước yêu cầu cấp giấy chứng nhận kiểm tra chính thức để làm thủ tục thông quan hàng hóa. Nó giúp cơ quan chức năng kiểm tra và xác nhận xem hàng hóa trong lô hàng có đáp ứng các thông số kỹ thuật khác nhau được đề cập trong hợp đồng mua bán hay không. Chúng bao gồm việc tuân thủ các thông số kỹ thuật liên quan đến chất lượng, số lượng, phân loại thuế quan, tính đủ điều kiện nhập khẩu và giá cả của hàng hóa.

Giấy chứng nhận kiểm nghiệm thương mại

Giấy chứng nhận kiểm nghiệm thương mại (hay còn gọi là báo cáo kiểm tra thương mại) là hoạt động giám định hàng hóa trước khi xuất khẩu, điều đó phải được thực hiện trước khi hoàn thành việc sản xuất một lô hàng hóa. Giấy chứng nhận kiểm nghiệm được gửi cho người mua để xác định xem chất lượng lô hàng được bán đúng như những cam kết của người bán với người mua và các quy định cụ thể khác hay không.

Nếu lô hàng không đáp ứng các điều khoản của hợp đồng, việc kiểm tra được coi là không đạt. Trong những trường hợp như vậy, người mua có thể thực hiện bất kỳ hành động thích hợp nào trước khi lô hàng rời khỏi nhà máy. Tuy nhiên, nếu lô hàng được kiểm tra rõ ràng, người mua có thể sử dụng báo cáo làm bằng chứng rằng sản phẩm có chất lượng tốt và được đóng gói chính xác.

Quy định về chứng thư giám định

Căn cứ vào Điều 260, Chứng thư giám định Luật Thương Mại năm 2005 sửa đổi bổ sung năm 2017 quy định:

• Chứng thư giám định là văn bản xác định tình trạng thực tế của hàng hóa, dịch vụ theo các nội dung giám định được khách hàng yêu cầu.
• Chứng thư giám định phải có chữ ký của người đại diện có thẩm quyền của thương nhân kinh doanh dịch vụ giám định, chữ ký, họ tên của giám định viên và phải được đóng dấu nghiệp vụ được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền.
• Chứng thư giám định chỉ có giá trị đối với những nội dung được giám định.
• Thương nhân kinh doanh dịch vụ giám định chịu trách nhiệm về tính chính xác của kết quả và kết luận trong Chứng thư giám định.

Như vậy, Chứng thư giám định theo luật thương mại năm 2005 sửa đổi bổ sung năm 2017 được hiểu là văn bản xác định tình trạng thực tế của hàng hóa, dịch vụ theo các nội dung giám định được khách hàng yêu cầu, phải có chữ ký của người đại diện có thẩm quyền của thương nhân kinh doanh dịch vụ giám định, chữ ký, họ tên của giám định viên và phải được đóng dấu nghiệp vụ được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền và Chứng thư giám định chỉ có giá trị đối với những nội dung được giám định.

Chứng thư giám định hàng hóa do ai cấp?

Chỉ các tổ chức, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật và được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giám định thương mại thì mới được phép thực hiện dịch vụ giám định và cấp chứng thư giám định. Trong hầu hết các trường hợp, chứng thư giám định được ký bởi các cơ quan hữu quan sẽ được cấp ngay sau khi hoàn thành các quy trình giám định.

Giá trị pháp lý của chứng thư giám định

- Đối với bên yêu cầu giám định:

Chứng thư giám định có giá trị pháp lý đối với bên yêu cầu giám định, nếu bên yêu cầu giám định không chứng minh được kết quả giám định không khách quan, không trung thực hoặc sai về kỹ thuật và đối với bên nghiệp vụ giám định.

- Đối với các bên trong hợp đồng:

• Trong trường hợp các bên có thỏa thuận về việc sử dụng chứng thư giám định của một thương nhân kinh doanh dịch vụ giám định cụ thể; thì chứng thư giám định đó có giá trị pháp lý đối với tất cả các bên nếu không chứng minh được kết quả giám định không khách quan và không trung thực hoặc sai về kỹ thuật, nghiệp vụ giám định.
• Trong trường hợp các bên không có thỏa thuận về việc sử dụng chứng thư giám định của một thương nhân kinh doanh dịch vụ giám định cụ thể; thì chứng thư giám định có giá trị pháp lý đối với các bên yêu cầu giám định theo quy định tại Điều 261 của Luật Thương mại năm 2005 sửa đổi bổ sung năm 2017 quy định. Bên kia trong hợp đồng có quyền yêu cầu thực hiện giám định lại.
• Khi chứng thư giám định lại có kết quả khác với chứng thư giám định ban đầu thì xử lý như sau: 

1. Trường hợp thương nhân kinh doanh dịch vụ giám định cấp chứng thư giám định ban đầu thừa nhận kết quả của chứng thư giám định lại, thì kết quả của chứng thư giám định lại có giá trị pháp lý với tất cả các bên 

2. Trong trường hợp thương nhân kinh doanh dịch vụ giám định cấp chứng thư giám định ban đầu không thừa nhận kết quả của chứng thư giám định lại, thì các bên thỏa thuận lựa chọn một thương nhân kinh doanh dịch vụ giám định khác giám định lại lần thứ hai. Kết quả giám định lại lần thứ 2 có giá trị pháp lý với tất cả các bên.

Một số giấy tờ khác có thể thay thế là gì?

Ngoài chứng thư giám định, bạn cũng sẽ cần các tài liệu sau đây để tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa của bạn thông qua hải quan. Chúng bao gồm:

1. Vận đơn

Vận đơn là một chứng từ thương mại quan trọng đề cập đến số lượng, điểm đến và loại hàng hóa. Nó cũng được sử dụng như một biên lai gửi hàng sau khi hàng hóa đến đích.

2. Giấy chứng nhận bảo hiểm

Giấy chứng nhận bảo hiểm khẳng định rằng hàng hóa được bảo vệ chống lại bất kỳ loại mất mát hoặc hư hỏng nào. Giấy chứng nhận này cung cấp tất cả các thông tin liên quan đến phạm vi bảo hiểm của hàng hóa.

3. Giấy phép xuất nhập khẩu

Giấy phép nhập khẩu và giấy phép xuất khẩu là hai tài liệu khác nhau xác nhận rằng bạn đã được cấp phép xuất nhập khẩu hàng hóa vào và ra khỏi một quốc gia.

4. Báo cáo thử nghiệm

Một báo cáo thử nghiệm xác nhận rằng hàng hóa đã được thử nghiệm và chúng tuân thủ các tiêu chuẩn được yêu cầu.

Lợi ích của chứng thư giám định 

Sau đây là một số lợi ích quan trọng của chứng thư giám định:

• Nó giúp các nhà xuất khẩu giảm khả năng nhận được hàng hóa không phù hợp với tiêu chuẩn đã thỏa thuận. Nó cũng đảm bảo tuân thủ các điều khoản khác của hợp đồng.
• Nhà xuất khẩu có thể theo dõi quy trình sản xuất và thực hiện các bước khắc phục cần thiết trước khi hoàn thành quy trình sản xuất và đóng gói hàng hóa.
• Nó cung cấp cho các nhà xuất khẩu một ý tưởng rõ ràng về các mốc thời gian sản xuất và đảm bảo rằng chúng được tuân thủ đồng thời cũng biết chính xác thời gian hàng hóa sẽ được vận chuyển.
• Chứng thư giám định giúp bên thứ 3 loại bỏ những nghi ngờ về chất lượng hàng hóa. Trường hợp người nhập khẩu nhận được hàng kém chất lượng mặc dù đã có chứng thư giám định thì phải yêu cầu công ty giám định bồi thường.

Một số câu hỏi thường gặp về chứng thư giám định

Tất cả các chứng thư giám định có giống nhau không?

Câu trả lời là “Không”. Không phải tất cả các chứng thư giám định đều giống nhau. Có nhiều hình thức kiểm tra khác nhau được thực hiện như kiểm tra trước khi vận chuyển, giám sát xếp dỡ container, trong quá trình kiểm tra sản xuất, kiểm tra trước khi sản xuất, kiểm tra sau khi vận chuyển, v.v. Do đó, các quy trình và báo cáo kiểm tra cũng khác nhau giữa các cuộc kiểm tra này.

Chứng thư giám định có giá trị trong bao lâu?

Chứng thư giám định thường có giá trị trong 5 năm. Bạn sẽ phải đăng ký một cái mới khi hết hiệu lực. Nếu sản phẩm của bạn không duy trì được các tiêu chuẩn chất lượng được yêu cầu hoặc có bất kỳ vấn đề tuân thủ nào khác, bạn có thể bị từ chối chứng nhận kiểm tra.

Chứng thư giám định được cấp khi nào?

Chứng  thư giám định được cấp ngay sau khi kết thúc kiểm tra thành công để xác nhận rằng hàng hoá đáp ứng các yêu cầu như đã nêu trong hợp đồng.

Phải làm gì nếu bạn không hài lòng với quy trình/ báo cáo kiểm tra?

Trong trường hợp này, bạn có thể tìm ra giải pháp cho vấn đề bằng cách thương lượng với công ty giám định.

Giả sử bạn đang xuất khẩu sang một quốc gia thành viên của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO). Trong trường hợp đó, bạn có nghĩa vụ tuân theo các quy tắc nêu trong hiệp định WTO, trong đó đề cập đến trách nhiệm của nhà xuất khẩu và công ty giám định đối với quy trình kiểm tra trước khi giao hàng. Theo thỏa thuận, công ty giám định phải chỉ định một quan chức kháng nghị và tuân thủ các hướng dẫn của thỏa thuận. Đây là điều bắt buộc khi thực hiện các dịch vụ kiểm tra trước khi vận chuyển đối với các nước ký kết.