Đánh giá chứng nhận ban đầu hai giai đoạn

Đánh giá ISO 9001 yêu cầu chuyên gia đánh giá hiểu rõ về hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của bên được đánh giá, bản chất hoạt động kinh doanh của bên đó, cũng như hiểu chiến lược kinh doanh và hệ sinh thái của bên được đánh giá. Đây là lý do tại sao việc tổ chức chuyến thăm ban đầu đến tổ chức của đại diện đoàn đánh giá như một phần của đánh giá chứng nhận. Đây được gọi là Giai đoạn 1 của đánh giá chứng nhận.

Giai đoạn đầu tiên này chủ yếu là để xác định phạm vi và lập kế hoạch cho phần tiếp theo của đánh giá chứng nhận (Giai đoạn 2) và cho phép đánh giá viên có được sự hiểu biết về tổ chức và đánh giá xem tổ chức đó đã sẵn sàng để được chứng nhận hay chưa. Ví dụ, Giai đoạn 1 có thể được sử dụng để thu thập kiến ​​thức về Hệ thống quản lý chất lượng, chính sách, mục tiêu, rủi ro, quy trình, địa điểm, v.v. Nó cũng có thể được sử dụng để cơ quan đánh giá thông báo nhu cầu và mong đợi của mình cho bên được đánh giá.

Các hoạt động được thực hiện ở giai đoạn 1 sơ bộ bao gồm:

• Đảm bảo rằng khách hàng đã chuẩn bị và đang sử dụng bất kỳ tài liệu hệ thống quản lý cần thiết nào;
• Đánh giá vị trí của khách hàng và các điều kiện cụ thể của địa điểm, đồng thời tiến hành các cuộc thảo luận với nhân viên được lựa chọn để xác định sự chuẩn bị của khách hàng cho giai đoạn 2;
• Xem xét tình trạng và hiểu biết của khách hàng về các yêu cầu của tiêu chuẩn, đặc biệt là liên quan đến việc xác định các chỉ số hoạt động chính, các quá trình, mục tiêu và hoạt động của hệ thống quản lý.
• Thu thập bất kỳ thông tin cần thiết nào liên quan đến:

- phạm vi của hệ thống quản lý,

- các quy trình và (các) vị trí của khách hàng,

- các khía cạnh luật định và quy định liên quan và các yêu cầu tuân thủ (ví dụ: về chất lượng, các khía cạnh pháp lý trong hoạt động của khách hàng, các rủi ro liên quan, v.v.);

• Xem xét việc phân bổ các nguồn lực chứng nhận cần thiết để thực hiện hiệu quả giai đoạn 2 của đánh giá chứng nhận và đạt được thỏa thuận với khách hàng về các chi tiết liên quan, chẳng hạn như thỏa thuận ngày và lịch trình, v.v.;
• Cung cấp trọng tâm cho việc lập kế hoạch giai đoạn 2 của cuộc đánh giá bằng cách hiểu đầy đủ về hệ thống quản lý của khách hàng và các hoạt động của địa điểm trong bối cảnh các khía cạnh quan trọng có thể xảy ra;
• Đánh giá xem các cuộc đánh giá nội bộ và đánh giá của ban giám đốc có đang được lên kế hoạch và thực hiện hay không, và liệu mức độ thực hiện của hệ thống quản lý có chứng minh rằng khách hàng đã sẵn sàng cho đánh giá giai đoạn 2 hay không.

Không thể kỳ vọng rằng Giai đoạn 1 yêu cầu một kế hoạch đánh giá chính thức hoặc báo cáo đánh giá. Tuy nhiên, để Giai đoạn 1 có thể hoạt động hiệu quả, đại diện của tổ chức cần được thông báo trước về thời gian và mục tiêu của chuyến thăm Giai đoạn 1. Tương tự, nếu trong Giai đoạn 1, hệ thống quản lý còn thiếu sót theo bất kỳ cách nào, đánh giá viên / Tổ chức chứng nhận phải thông báo chính thức cho tổ chức để khách hàng có cơ hội sửa chữa những thiếu sót đã xác định trước Giai đoạn 2 của đánh giá chứng nhận.

Thông thường không cần thực hiện đánh giá theo 2 giai đoạn đối với mỗi cuộc đánh giá chứng nhận. Tuy nhiên, trong trường hợp có những thay đổi đáng kể đối với hệ thống Quản lý Chất lượng (ví dụ: những thay đổi quan trọng trong môi trường pháp lý của khách hàng) thì Giai đoạn 1 hoàn chỉnh hoặc một phần có thể thích hợp khi lập kế hoạch đánh giá chứng nhận tiếp theo.