Danh mục tài liệu ISO 14001:2015

Khái quát về tài liệu ISO 14001:2015

Trước khi tìm hiểu về danh mục tài liệu ISO 14001:2015 chúng ta cùng xem tài liệu ISO 14001:2015 là gì. Tài liệu ISO 14001:2015 được hiểu là tập hợp những thông tin về hệ thống quản lý môi trường (EMS) được lưu trữ dưới dạng văn bản. Các văn bản này có thể là văn bản pháp quy hoặc có tính pháp quy và được xây dựng trên cơ sở phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:2015. 

Việc xây dựng danh mục tài liệu ISO 14001:2015 thường để phục vụ một số mục đích dưới đây:

• Duy trì tính hiệu lực của EMS.
• Cung cấp thông tin quan trọng cho nội bộ doanh nghiệp cùng các bên liên quan.
• Là căn cứ để doanh nghiệp đánh giá, đo lường hiệu quả của EMS.
• Giúp doanh nghiệp xem xét và có những quyết định cải tiến EMS phù hợp. 

Ở mỗi doanh nghiệp, danh mục tài liệu ISO 14001:2015 sẽ có những sự khác biệt nhất định tùy thuộc vào những yếu tố sau:

• Quy mô của doanh nghiệp;
• Lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp;
• Sản phẩm/ dịch vụ mà doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh;
• Mức độ cần thiết trong việc chứng minh việc thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ;
• Mức độ phức tạp cùng sự tương tác giữa các quy trình sản xuất kinh doanh. 
• Trình độ năng lực của người thực hiện công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức. 

Danh mục tài liệu ISO 14001:2015

Thực tế, không có quy định cụ thể danh mục tài liệu ISO 14001:2015 cần phải có bao nhiêu tài liệu hay hồ sơ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải xác định rõ những tài liệu nào là cần thiết và bắt buộc phải xây dựng và bổ sung thông tin các câu hỏi về ISO 14001 để đảm bảo sự thành công của EMS. 

Những tài liệu hồ sơ bắt buộc

Theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015 - Hệ thống quản lý môi trường, những tài liệu về EMS cần phải duy trì trong suốt quá trình áp dụng EMS bao gồm:

Bên cạnh đó, tiêu chuẩn ISO 14001:2015 cũng yêu cầu doanh nghiệp cần phải lưu trữ một số hồ sơ bắt buộc sau đây:

Những tài liệu hồ sơ không bắt buộc nhưng cần thiết

Có một thực tế là doanh nghiệp sẽ cần nhiều hơn những tài liệu/ hồ sơ bắt buộc để đảm bảo EMS được vận hành một cách có hiệu lực và đem lại thành công. Một số tài liệu tuy không bắt buộc nhưng vẫn thường được nhiều doanh nghiệp sử dụng để nâng cao hiệu quả của EMS bao gồm: 

Căn cứ vào tình hình thực tế mà doanh nghiệp có thể xem xét và xây dựng những tài liệu EMS sao cho phù hợp. Hãy cân nhắc xem liệu quy trình, thủ tục nào có có cần thiết phải lập thành văn bản để đảm bảo sự nhất quán trong hệ thống hay không.

Một lưu ý khác khi xây dựng danh mục tài liệu ISO 14001:2015 là hãy giữ tài liệu thật đơn giản, rõ ràng. Một tài liệu quá phức tạp sẽ chỉ khiến các quy trình hoạt động kém hiệu quả đi, thậm chí là làm trì trệ cả hệ thống.

Cấu trúc tài liệu

Trong quá trình thiết kế tài liệu EMS, các doanh nghiệp  nên tập trung vào hiệu quả và tạo ra các quy trình, tài liệu có thể áp dụng trong doanh nghiệp của bạn. Để có Hệ thống quản lý môi trường hiệu quả, tài liệu cần được cấu trúc như sau:

• Chính sách EMS

Một chính sách EMS đại diện cho một tuyên bố của các tổ chức về Hệ thống quản lý môi trường. Hầu hết, chính sách được viết bởi lãnh đạo cao nhất và mục đích của nó là xác định phương hướng và mục tiêu của EMS. Hơn nữa, Chính sách EMS cung cấp một khuôn khổ để thiết lập các Mục tiêu EMS.

• Sổ tay EMS 

Theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015, sổ tay EMS không phải là tài liệu bắt buộc. Sổ tay EMS thường được sử dụng để ghi lại phạm vi của EMS, cũng như các yếu tố chính của EMS và các tương tác của chúng. Trong quá trình chứng nhận của tổ chức, Sổ tay EMS thường là tài liệu đầu tiên được tổ chức chứng nhận yêu cầu để làm quen với hệ thống.

• Quy trình

Quy trình EMS có thể có các định dạng và cấu trúc khác nhau. Chúng có thể được cấu trúc, minh họa, tường thuật (được mô tả qua văn bản) cũng như kết hợp. Trong hầu hết các trường hợp, các quy trình nên bao gồm tiêu đề, mục đích, phạm vi, trách nhiệm và quyền hạn, mô tả các hoạt động,...

• Hướng dẫn công việc, hướng dẫn và SOP

Mục đích của hướng dẫn công việc là để tránh sự không phù hợp bằng cách giải thích chính xác cách thức thực hiện một hoạt động nhất định. Hướng dẫn công việc được viết cho các hoạt động trong quy trình có khả năng xảy ra sự không phù hợp cao nhất. Chúng cũng có thể là một phần của các quy trình, hoặc được tham chiếu trong một quy trình. Đồng thời, các hướng dẫn công việc có thể được cấu trúc giống như các quy trình và bao gồm các yếu tố giống như các quy trình.

• Hồ sơ và biểu mẫu

Để đảm bảo rằng các quá trình được tiến hành theo cách quy định trong các quy trình và hướng dẫn công việc, cần phải có một số bằng chứng. Hồ sơ và biểu mẫu là mục đích chính của các hoạt động này. Các yêu cầu của ISO 14001 nêu rõ rằng tổ chức cần duy trì hồ sơ phù hợp với các yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường. 

Thông thường, các hồ sơ được điền bởi nhân viên, nhưng đồng thời, một số hồ sơ cũng được điền bởi quản lý cao nhất. Hồ sơ và biểu mẫu phải được điền theo cách dễ hiểu nhất có thể. Để đảm bảo rằng hệ thống quản lý môi trường là trong đi đúng hướng, các hồ sơ, biểu mẫu phải được bảo vệ.

Đảm bảo tài liệu tốt là cần thiết cho một EMS hiệu quả. Tài liệu EMS cần phải dựa trên nhu cầu của tổ chức. Hơn nữa, cấu trúc tài liệu tốt hơn sẽ làm cho các hoạt động dễ dàng hơn nhiều, trong khi cấu trúc tài liệu không tốt sẽ không mang lại gì ngoại trừ các vấn đề phát sinh.

Trên đây là danh mục tài liệu ISO 14001:2015 doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo hệ thống quản lý môi trường của mình có thể duy trì hiệu lực, vận hành hiệu quả và cải tiến theo thời gian.

Mọi thắc mắc về hệ thống quản lý môi trường ISO 14001:2015 hay các hệ thống quản lý ISO khác, xin vui lòng truy cập website: isocert.org.vn hoặc liên hệ 0976389199 để được ISOCERT tư vấn, giải đáp chi tiết, phù hợp trong thời gian sớm nhất.