Hướng dẫn về: Đánh giá các khía cạnh văn hóa trong doanh nghiệp

Trong quá trình làm việc của mình, chuyên gia đánh giá có thể được yêu cầu đánh giá các tổ chức có nền văn hóa “doanh nghiệp” nội bộ rất khác nhau và trong các nền văn hóa dân tộc, xã hội, kinh tế, chính trị hoặc tôn giáo khác nhau. Điều quan trọng là chuyên gia đánh giá phải nhạy bén với các vấn đề văn hóa này để tránh xung đột có thể xảy ra, nhưng đồng thời vẫn vô tư trong việc thực hiện đánh giá và đạt được các mục tiêu của cuộc đánh giá. Đánh giá viên cũng cần phải có khả năng diễn đạt bằng các thuật ngữ sẽ được hiểu, đặc biệt khi ngôn ngữ là một vấn đề. Điều quan trọng cần nhớ là trách nhiệm của đánh giá viên là phải điều chỉnh các kỹ năng ngôn ngữ của người được đánh giá và rằng việc thiếu kỹ năng ngôn ngữ của người được đánh giá sẽ không ảnh hưởng đến kết quả đánh giá. Ngoài ra, có thể có các khía cạnh văn hóa và ngôn ngữ khác nhau trong các bộ phận riêng biệt của một tổ chức, ví dụ như trong các tập đoàn đa quốc gia.

Hướng dẫn

1) Lập kế hoạch đánh giá

a. Nơi tốt nhất để bắt đầu xem xét các khía cạnh văn hóa có thể có của cuộc đánh giá là trong giai đoạn lập kế hoạch. Điều này có thể bao gồm:

i. Lựa chọn nhóm đánh giá (các đặc điểm cá nhân bao gồm giới tính; khả năng ngôn ngữ; kỹ năng xã hội; xung đột văn hóa tiềm ẩn)
ii. Lịch trình kiểm tra (tôn trọng giờ làm việc điển hình, truyền thống, ngày lễ, giờ ăn, giờ cầu nguyện, v.v. bất cứ khi nào có thể)
iii. Cân nhắc nhu cầu dịch độc lập và phân bổ thêm thời gian
iv. Làm cho nhóm đánh giá nhận thức được bất kỳ lĩnh vực nào có khả năng nhạy cảm về văn hóa

b. Bất cứ khi nào có thể, nên sử dụng các đánh giá viên thông thạo các ngôn ngữ và phong tục địa phương. Ngoài ra, có thể thích hợp để tìm kiếm hướng dẫn trước khi tiến hành đánh giá.
c. Mọi khía cạnh văn hóa quan trọng cần được đánh giá trong Giai đoạn 1 của Đánh giá chứng nhận ban đầu và có thể thích hợp để thực hiện các sửa đổi trước Giai đoạn 2 và các cuộc đánh giá tiếp theo.

2) Văn hóa nội bộ doanh nghiệp

Tất cả các tổ chức đều khác nhau và không có văn hóa doanh nghiệp “chuẩn”. Văn hóa bên trong có thể độc lập với văn hóa bên ngoài mà tổ chức tồn tại. Có rất nhiều khía cạnh cần được xem xét. Sau đây là một số ví dụ.

a) Mức độ trang trọng/Quy tắc trang phục
Đánh giá viên có thể gặp bất lợi về tâm lý nếu họ ăn mặc quá lịch sự và hầu hết các tổ chức chứng nhận đều có quy định về trang phục để giải quyết vấn đề này. Tuy nhiên, điều quan trọng không kém và thường bị bỏ qua là khả năng chuyên gia đánh giá “ăn mặc quá lố”, do đó có nguy cơ gây khó chịu hoặc ức chế đối với bên được đánh giá và ảnh hưởng đến kết quả đánh giá. Một mẹo hữu ích khi chuẩn bị cho một cuộc đánh giá là "ăn mặc như các giám đốc của tổ chức". Việc đánh giá một trang trại ở một nước nhiệt đới đòi hỏi một quy định về trang phục khác rất nhiều so với việc đánh giá một ngân hàng đầu tư tại một thủ đô tài chính lớn ở nơi có khí hậu lạnh. Các chuyến thăm trước khi đánh giá, Giai đoạn 1 của đánh giá chứng nhận ban đầu và nhận thức chung cơ bản là tất cả các công cụ hữu ích để xác định phong cách ăn mặc nào là phù hợp.

b) Hệ thống phân cấp tổ chức
Điều quan trọng là phải nhận ra rằng trang trọng không nhất thiết có nghĩa là tốt và không chính thức không nhất thiết có nghĩa là xấu. Một số tổ chức được điều hành tốt nhất có phong cách quản lý rất chính thống và đặc biệt là các giao tiếp và tương tác theo thứ bậc của họ. Đánh giá viên cần phải nhạy bén với các giao thức tổ chức liên quan đến hệ thống phân cấp của tổ chức, nhưng không nên bị hạn chế trao đổi trực tiếp với người thực sự đang thực hiện công việc. Nên tránh xu hướng “chỉ nói chuyện với người quản lý” bằng mọi giá, mặc dù có thể cần cho người quản lý thêm thời gian đối mặt để tránh bối rối.

c) Phương pháp tiếp cận các phát hiện đánh giá tiêu cực
Điều quan trọng là bất kỳ và tất cả sự không phù hợp được xác định trong quá trình đánh giá phải được lập thành tài liệu và trình bày một cách thích hợp cho tổ chức (xem thêm hướng dẫn của APG về “Lập hồ sơ về sự không phù hợp”). Một số nền văn hóa tổ chức rất nhạy cảm và đề phòng các báo cáo không phù hợp, và trong một số tình huống, ban giám đốc có thể tìm cách quy trách nhiệm cho “những người chịu trách nhiệm”. Điều này có thể tạo thêm căng thẳng trong quá trình đánh giá, nhưng không được ngăn cản chuyên gia đánh giá nêu ra những điểm không phù hợp như vậy. Tuy nhiên, có thể thích hợp để nhấn mạnh lại thực tế rằng cuộc đánh giá là nhằm xác minh hệ thống chứ không phải các cá nhân - điều này lẽ ra đã được đề cập trong cuộc họp khai mạc.

3) Văn hóa bên ngoài (địa phương hoặc khu vực)

Việc cung cấp hướng dẫn chi tiết về tất cả các tình huống văn hóa mà Chuyên gia đánh giá có thể cần phải giải quyết là không thực tế, tuy nhiên, một số hướng dẫn cơ bản sẽ luôn hữu ích. Điều này có thể bao gồm, ví dụ:

• Ngôn ngữ
• Thói quen ăn uống
• Bất bình đẳng xã hội
• Nhạy cảm về giới
• Phong cách ăn mặc
• Ngôn ngữ cơ thể
• Tự tôn và tự hào dân tộc (và đặc biệt là thái độ tiếp nhận NC)
• Niềm tin tôn giáo và ngày diễn ra các lễ hội hoặc ngày lễ chính của tôn giáo
• Phong tục địa phương
• Các vấn đề chính trị nhạy cảm

Nói chung, nguyên tắc vàng đối với Chuyên gia đánh giá là không bao giờ tham gia vào các cuộc thảo luận về tôn giáo hoặc chính trị, nhưng nhận thức về những điều này và các khía cạnh văn hóa tiềm ẩn khác trước khi đánh giá có thể giúp ngăn ngừa sự bối rối hoặc xung đột ở giai đoạn sau.

Đánh giá viên phải luôn cố gắng phù hợp với văn hóa địa phương, nhưng khi làm như vậy, cần đảm bảo rằng điều này không ảnh hưởng đến tính khách quan và kết quả của cuộc đánh giá.